Lampiran II Hasil Wawancara
2.1 Wawancara dengan Informan I
1
HariTanggal : Kamis, 5 Juli 2012 Waktu
: 09.00 WIB Lokasi
: Bagian Pengolahan Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Keterangan :
P : Penulis I : Informan
P : Selamat siang buk
I1 : Siang, silahkan masuk dek
P : O, iya bu’,
I1 : Silahkan duduk
P : Terima kasih buk mohon maaf ya buk kalau saya mengganggu
dikarenakan Informan sedang sibuk. Kita mulai aja ya buk wawancaranya, mohon bantuan ibu dalam penelitian saya ini.
I1 : Ooo gak apa-apa dek, kami dari arsiparis siap membantu penelitian adek.
P : Kalau gitu kita mulai saja wawancaranya ya buk P dan I mengambil
kertas yang berisi pertanyaan wawancara. Begini buk, untuk pertanyaan nomor satu, ada berapa jumlah arsiparis yang bekerja disini
dan latar belakang pendidikannya apa buk? I1
: Untuk jumlah arsiparis yang ada disini semuanya berjumlah sepuluh orang dan latar belakang pendidikannya SMA.
P : oh gitu ya bu’. Kita lanjut ya buk ke pertanyaan selanjutnya, bagaimana
proses pengadaan arsip statis nya? I1
: Dalam proses pengadaan, biasanya kami menerima arsip-arsip yang diserahkan langsung oleh penciptanya seperti lembaga pemerintah,
pejabat dan instansi-instansi pendidikan.
Universitas Sumatera Utara
P : kalau dari masyarakatnya sendiri, ada gak buk mereka menyerahkan
arsip yang mereka miliki? I1
: Selama ini arsip satis yang ada disini hanya berasal dari lembaga pemerintah, kalau dari masyarakat sendiri belum ada. Padahal sesuai
dengan Peraturan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, bahwa setiap i instansi harus menyerahkan arsip yang ada ke lembaga kearsipan dan
juga Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 Tentang Pedoman Tata Kearsipan Di Daerah. Tetapi dari kami kami sendiri sudah
membuat surat ke setiap instansi atau unit kerja untuk menyerahkan arsip yang mereka miliki.
P : kalau dari arsiparisnya sendiri, ada gak buk kebijakan untuk meminta
arsip-arsip tersebut? I1
: ada, kami sudah menurunkan atau mengirim surat dari gubernur kepada unit kerja yang ada untuk menyerahkan arsip-arsip yang mereka miliki ke
lembaga kearsipan, ada sebagian unit kerja yang menyerahkan, tapi ada juga unit kerja yang tidak mau menyerahkan arsip-arsip yang mereka
miliki. Selain itu, mereka juga ada yang menyerahkan dalam bentuk foto dan rekaman video.
P : selanjutnya buk, kriteria apa saja yang digunakan dalam proses
pengadaan arsip statis tersebut? I1
: sebenarnya, kriteria yang arsip yang harus diserahkan sudah ditentukan sendiri oleh masing-masing unit kerja, tapi malah sebaliknya mereka
menyerahkan arsip begitu saja tanpa memilih-milih dahulu arsip yang akan diserahkan. Kriteria yang kami gunakan untuk deskripsi arsip,
seperti nilai informasi arsip, bentuk arsipnya, kalau arsipnya kertas maka disusun berdasarkan kertas semua, trus pokok permasalahan. Trus
setelah proses penilaian tersebut dicatat pada kartu deskripsi, yang didalamnya sekurang-kurangnya terdapat keterangan jenis arsip, keaslian
arsip, kondisi, tanggal arsip tersebut dicatat dan semua dinilai oleh suatu tim. Dari situ kami sendiri yang menentukan apakah arsip tersebut masih
aktif atau inaktif dan dimusnakan atau menjadi arsip statis permanen. P
: kalau menurut lembaga penciptanya sendiri ada gak buk?
Universitas Sumatera Utara
I1 : ya, itu juga termasuk, tetapi kami juga masih mengikuti cara kerja arsip
nasional. Hhehe.. P
: Kalau untuk perawatannya buk, gimana ya? I1
: kalau untuk perwatannya, kita sudah lakukan fumigasi. Fumigasi itu dilakukan setiap tahun yang selama 3 bulan sekali yang memakai bahan
kimia, atau kalau misalnya fumigasi itu tidak ada, kita menggunakan kapur barus yang dimasukkan ke dalam kotak-kotak arsip tersebut, selain
itu suhu ruangan dan cahaya juga di atur. P
: dari arsip-arsip yang sudah ditata tadi buk, ada gak arsip yang rusak?? I1
: sampai saat ini belum ada, karena kita kan sudah melakukan perawatan tadi. Tetapi, dari instansi sendiri, sudah ada yang menyerahkan arsip yang
rusak misalnya kertasnya yang koyak atau sudah lapuk. Kalau disini kita memang betul-betul rawat arsip-arsip itu.
P : selanjutnya buk, kalau untuk pemeliharaannya gimana ya buk?
I1 : Sebetulnya sama dengan perawatan yang dilakukan, arsip-arsip tadi
dipelihara seperti pembersihan fisik arsip agar keawetan fisiknya tetap terjaga dan mengalami kerusakan, namun untuk lebih jelasnya adek bisa
menjumpai Pak Herry. P
: kalau untuk layanan penggunanya sendiri, ada gak ya buk? I1
: Kalau untuk layanan, sebenarnya ada kasubdis pembinaan dan layanan aktif. Tapi, untuk arsip statisnya sepanjang ada orang yang datang untuk
mencari arsip yang mereka butuhkan kita layanani, namun petugas yang khusus untuk itu belum ada. Nanti kita kan tanya arsip apa yang dicari
lalu kita beri daftar tentang arsip-arsip yang mereka cari, setelah mereka menemukan arsip yang mereka cari, nanti kita catat nomor
boxnya dan nomor arsipnya lalu kita ambil arsipnya. Tapi, apabila mereka ingin meminjam mereka harus memiliki surat dari unit kerja
atau instansi mereka masing-masing yang menyatakan bahwa mereka hanya memanfaatkan arsip hanya untuk penelitian dalam rangka
penyusunan skripsi, contohnya ya kayak adek ini. Hehe.. Takutnya, nanti dia salah pergunakan arsip tersebut di luar sana, misalnya tentang
Universitas Sumatera Utara
politik, kan masalahnya bisa jadi repot. Kan bisa bahaya itu, ya kan dek?? sambil ketawa
P : iya buk, bahaya juga ya buk kalau sampai tersebar ke publik. Heheh...
berarti sistem layanan yang dilakukan, sistem layanan tertutup lah ya buk??
I1 : ya sistem tertutup. Karena, kalau tidak dilakukan seperti itu ya itu tadi
bisa-bisa semua rahasia tetang arsip tersebut tersebar di masyrakat umum atau diluar sana.
P : Selanjutnya buk. Mengenai temu balik arsip statis tersebut, ada gak pak
temu baliknya? I1
: Ada dong, kita menggunakan daftar arsip yang sering disebut dengan daftar pertelaan arsip.
P : oh, gitu y buk?
I1 : iy. Sambil ketawa.
P : pertanyaan selanjutnya y buk, kalo proses kearsipannya buk?
I1 : Dalam proses pengolahan, biasanya dari semua unit kerja dilingkungan
pemerintah provinsi. Tapi, sampai sekarang ini belum ada lembaga pemerintahan maupun instansi yang menyerahkan arsip statisnya, yang
diserahkan hanya arsip yang disimpan dalam karung yang masih bersifat kacau balau, setelah itu kita sendiri yang memilah dan memisahkan arsip
statis dan arsip lainnya, bukan dari unit kerja itu. Tapi sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang ada, seharusnya arsip yang ada disini
hanya arsip statis saja yang berasal dari unit-unit kerja yang ada di provinsi sumatera utara. Setelah diolah, ada namanya Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional JIKN, yang di dalamnya terdapat nomor box dan tingkatan lainnya, tetapi setiap arsip dipisahkan sesuai dengan unit kerja
kemudian pertahun dan dicatat sampai yang paling kecil yang disebut sebagai item. Jadi pengolahannya seperti itu.
P : menurut sudut pandang ibu, peranan arsip itu seperti apa ya buk?
I1 : oo, arsip itu merupakan tulang punggung dari organisasi, karna apa tidak
akan ada 1 kegiatan pun yang dilaksanakan di kantor mana pun tanpa ada arsip itu ya. Jadi, arsip itu memang sangat-sangat penting, tapi sampe
Universitas Sumatera Utara
sekarang kita belum merasakan bahwasanya arsip itu penting untuk semua unit kerja, karna apa arsip itu masih dibelakangkan hampir
semua unit kerja, jadi untuk menghilangkan images orang bahwa arsip itu adalah sampah, sampe sekarang masih susah untuk mengeser itu
padahal dari kejadian-kejadian sekarang dapat dilihat, informasi yang mereka dapatkan dari arsip-arsip yang ada. Ya itu tadi, perhatian dari
pimpinan sendiri masih jauh dari yang diharapkan. P
: ooo, iya juga y buk? I1
: iya. Perhatian dari pimpinan yang kurang. P
: oy buk, disini ada gak buk tempat penyimpanan arsip statis? I1
: kalau untuk arsip statis belum memiliki ruangan khusus, makanya arsip- arsip statis ini untuk sementara diletakkan di dalam lemari yang ada di
depan itu. Sebenarnya arsip-arsip itu di sediakan ruangan khusus. P
: penyebab kerusakan arsip itu sendiri, apa ya buk? I1
: biasanya penyebabnya ya, karna rayap, debu yang gak dibersihkan, atau mungkin tempat penyimpanannya gak bagus, itu juga bisa. Macam-
macam penyebabnya. Tapi arsip-arsip disini sampe sekarang belum ada yang rusak.
P : BPAD sendiri, punya aturan gak buk dalam menggunakan jadwal retensi
arsip JRA itu sendiri ? I1
: ya, kami menggunakan JRA itu untuk menentukan arsip-arsip yang diserahkan tadi dinilai apakah masih bersifat aktif, inaktif, atau permanen
itu lah yang disering disebut dengan arsip statis. P
: untuk pengkodean arsip sendiri, seperti apa buk? I1
: untuk pengkodeannya, sama seperti buku pake klasifikasi, arsip juga seperti itu, tapi istilahnya bukan klasifikasi melainkan sering disebut
sebagai found. Hehehe... P
: oke buk, trima kasih y buk atas waktunya, sekali lagi maaf ya buk sudah menganggu ibu? Saya permisi dulu y buk?
I1 : iy, sama-sama, gak apa-apa kok, malah saya senang bisa membantu adek.
Semoga skripsinya lancar y? P
: iy buk. Mkasih banyak y buk. Selamat siang buk. I1
: iy, siang dek.
Universitas Sumatera Utara
2.2. Wawancara dengan Informan I2
Kategori