2.2.2. Manajemen Arsip Statis
Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umum terbuka untuk umum. Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang
memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban nasional.
Menurut Sedarmayanti 2003: 98 Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus
senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu
akuisisi arsip statis sangat menentukann efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kearsipan.
Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut:
1. Akuisisi dan Penilaian Arsip Acquisition and Records Appraisal
Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang dilakukan oleh
sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi sumbangan, tranfer pemindahan, atau pembelian purchases
Reed, 1993: 137. Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda.
Penilaian arsip records appraisal merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap
sejarah arsip. 2.
Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari
seluruh bagian kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap inventarisasi arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dikenal
tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral
Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Universitas Sumatera Utara
Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja
dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan.
Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam
rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di
perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara
sentralisasi. 3.
Deskripsi Arsip Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas
perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik, atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran perlembar bagi arsip lepas dan tidak
utuh Ismiatun, 2001: 16. Deskripsi pada kartu fiches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut:
a. Bentuk redaksi surat laporan, notulen, dan sebagainya
b. Isi Berkas memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana
c. Tingkat perkembangan konsep, tembusan, asli, turunan, dan
sebagainya d.
Tanggal surat dibuat e.
Bentuk luar Iembar, berkas,sarnpul, yang menunjukkan volumearsip
f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat
2.2.3. Daur Hidup Arsip Statis
Kategori