Azmi 2010: 8 mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip,
fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan dapat di ambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan
sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang
penyimpanandepo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.
Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangat penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat
menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.
2.1.4.4. Peralatan
Umumnya pengaturan arsip statis memerlukan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip stacks, boks, mapfolder, amplop, can, dan pembungkus
lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam acid free dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik
fisik arsipnya. Menurut Azmi 2010: 8 ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni
peralatan untuk arsip berbasis kertas paper based, berbasis audio-visual film, video, foto, rekaman suara, berbas elektronik magnetik, optik, dan arsip tanpa
ukuran nonstandard size.
2.1.4.5. Sumber Daya Manusia
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam
hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis – Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang
dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan
Menteri Negara Nomor 09KEPM.PAN22002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Komalasari 2010: 2 Arsiparis sebagai tenaga profesional berhak untuk mengolahmengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus
ada kekawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran informasi.
Tugas arsiparis administrator arsip statis atau archivist adalah mempersiapkan pemusnahan arsip dinamis yang tidak perlu disimpan permanen
serta pemindahan arsip dinamis yang akan disimpan permanen ke lembaga arsip. Arsiparis harus cermat dalam mengenali dan menetapkan semua arsip yang
memiliki nilai sejarah. Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat diketahui bahwa Arsiparis
memiliki tugas dan tanggungjawab yang besar dalam mengelolah dan mengatur arsip yang masih memiliki nilai sejarah.
2.1.4.6. Koordinasi
Koordinasi merupakan suatu istilah singkatpendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan
arsip dalam lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan
layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan. Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip statis tidak mungkin
dapat berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian
Penyimpanan dan Reproduksi serta Unit Kerja Layanan Informasi.
Handoko 2003: 195 menyatakan bahwa koordinasi coordination merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada
satuan-satuan yang terpisah departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Dari penyataan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang efisien.
2.1.5. Lingkup Arsip Statis
