I1 : “ada, kami sudah menurunkan atau mengirim surat dari gubernur kepada unit kerja yang ada untuk menyerahkan arsip-arsip yang mereka
miliki ke lembaga kearsipan, ada sebagian unit kerja yang menyerahkan.....”.
Dari beberapa pernyataan di atas menunjukkan bahwa sebenarnya BPAD Provinsi Sumatera Utara telah membuat suatu kebijakan, dimana kebijakan
tersebut mengharuskan para pencipta arsip untuk menyerahkan karya mereka kepada BPAD Provinsi Sumatera Utara, namun kebijakan tersebut belum
sepenuhnya terlaksana karena masih ada sebagian pencipta arsip tidak mau menyerahkan karya mereka hal ini dikarenakan kurangnya kesadaran mereka
tentang pentingnya sebuah arsip.
4.2.1.2. Deskripsi Description
Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan yang di lakukan setelah kegiatan akuisisi atau pengadaan dalam daur hidup arsip. Dalam proses pendeskripsian
pada BPAD Provinsi Sumatera Utara terdapat beberapa kriteria yang digunakan oleh para arsiparis untuk mendeskripsikan sebuah arsip yaitu nilai informasi,
bentuk arsip, pokok permasalahan, jenis arsip, keaslian arsip, kondisi penyusunan, JRA jadwal retensi arsip dan tanggal arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan
informan I1,I2, dan I3 I1 : “…kriteria yang kami gunakan untuk deskripsi arsip, seperti nilai
informasi arsip, bentuk arsipnya, kalau arsipnya kertas maka disusun berdasarkan kertas semua…”.
I2 : “oh, kalau itu ya ada, kriteria arsip itu sendiri seperti nilai arsip, bentuk fisiknya maksudnya arsip tersebut masih dalam bentuk dokumen atau
sudah disalin ke dalam bentuk digital…”. “…kriteria ini dilakukan hanya menurut lembaga kerjanya dan tahun pembuatan arsip tersebut dan juga
penentuan kode-kode arsip itu”.
I3 : “kriterianya, ya harus memang memiliki nilai dan sesuai dengan JRA kriterianya. JRA memiliki keterangan permanen dan dimusnahkan, tetapi
dilihat juga berapa tahun masa arsip itu”.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2. Kartu Deskripsi Arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa BPAD Provinsi Sumatera
Utara telah melakukan proses pendeskripsian terhadap arsip yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk dapat memberikan akses-akses informasi mengenal sebuah
arsip seperti asal-usul arsip tersebut, isi dan sumber arsip, bagaimana arsip itu ditemukan dan hubungannya dengan arsip lain. Sehingga arsip yang tersimpan
nantinya dapat ditemukan.
4.2.1.3. Pemeliharaan Preventive Conservation
Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan sebuah arsip baik dari segi fisik maupun
informasinya. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara kegaitan pemeliharaan di lakukan dengan baik hal ini terbukti dengan dilakukannya berbagai macam
kegiatan perlindunganpemeliharaan terhadap arsip-arsip yang ada seperti dilakukannya pembersihan fisik arsip agar keawetannya terjaga, dilakukannya
fumigasi dan meletakkan kapur barus. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I3, dan I4 berikut:
I1 : “sebenarnya sama dengan perawatan yang dilakukan, arsip-arsip tadi dipelihara seperti pembersihan fisik arsip agar keawetan fisiknya tetap
terjaga…”. I2 : “pemeliharaannya sendiri ya, arsip-arsip yang di terima tadi
dibersihkan dari debu-debu yang menempel pada kertas, setelah itu keadaan fisiknya juga harus di perhatikan.
Universitas Sumatera Utara
I3 : “pemeliharaannya sendiri ya itu tadi, dilakukannya fumigasi dan diletakkan kapur barus”.
I4 : “untuk pemeliharannya sendiri ya, kita lakukan fumigasi dan pemberian kapur barus yang dimasukkan ke dalam kotak-kotak arsip-arsip tersebut.
Dari pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan yang dilakukan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara terhadap arsip-arsipnya
sudah dikatakan baik, hal ini ditandai dengan selalu dilakukannya pembersihan terhadap arsip-arsip yang sudah berdebu dan melakukan fumigasi untuk untuk
menghindari adanya rayap-rayap yang dapat merusak keutuhan dari arsip-arsip tersebut.
4.2.1.4. Perawatan Currative Conservation
