tersedia sejak dibangunnya BPAD Provinsi Sumatera Utara, apakah sudah sesuai dengan prosedur penataan arsip atau tidak.
Bertolak dari hal ini penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “Manajemen Pelestarian Arsip Statis Daerah Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas maka yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana manajemen pelestarian arsip statis daerah pada
BPAD Provinsi Sumatera Utara?
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi : 1.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Sebagai bahan masukan atau pertimbangan dalam meningkatkan kualitas
manajemen pelestarian arsip statis daerah pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
2. Peneliti
Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui tentang manajemen atau pengelolaan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
3. Penulis
Diharapkan dapat menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai manajemen arsip statis dalam upaya pelestarian informasi pada BPAD
Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
1.5. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang ingin diteliti oleh penulis adalah manajemen arsip yang berkaitan dengan daur hidup arsip yang diantaranya berupa akuisisi,
deskripsi, pemeliharaan, perawatan, pelayanan pengguna, sumber publikasi. Selain itu, penulis juga ingin membahas tentang Penciptaan arsip dan
Penyimpanan arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Arsip Statis
Dalam paradigma daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan kelak akan beralih menjadi archives arsip yang menurut penilaian teknik dan
hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional. Lembaga Kearsipan memiliki
kewajiban melestarikan dan mengaktualisasikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka
pembentukan jati diri bangsa. Menurut Walne 1988: 128 “Arsip sebagai informasi terekam recorded
information merupakan endapan informasi kegiatan administrasibukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media”. Arsip
dapat dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi, Walne mengatakan sebenarnya
membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi corporate memory tentang bagaimana organisasi
itu dibangun, dijalankan, dan dikembangkan. Arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan dalam
memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan dan tidak melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-nya.
2.1.1. Pengertian Arsip Statis
Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Menurut Martono 1994: 28 “Arsip statis adalah arsip yang tidak berlaku
lagi bagi suatu organisasi atau lembaga yang dipelihara karena nilai yang berkelanjutan”.
Selanjutnya menurut Rusidi 2010: 1 “Arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan
kehidupan bangsa pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-
Universitas Sumatera Utara
hari administrasi negara, namun tetap harus dikeloladisimpan berdasarkan pada pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.”
Sedangkan berdasarkan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga kearsipan.
Dari beberapa pengertian di atas maka dapat dikemukakan bahwa arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung namun masih
memiliki nilai guna yang dipermanenkan oleh lembaga kearsipan.
2.1.2. Fungsi Arsip Statis
Arsip statis dapat dijadikan sebagai bukti otentik dan bukti sejarah yang terpercaya dari suatu kegiatan serta berfungsi sebagai memori kolektif yang
menjadi simpul-simpul pemersatu bangsa seiring dengan melemahnya nilai-nilai nasionlalisme dan batas-batas wilayah bangsa pada era reformasi dan globalisasi.
Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang
efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah: 1.
Sebagai memori perusahaan atau perorangan 2.
Sebagai pembuktian 3.
Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan 4.
Sebagai sumber penelitian, khususnya peneitian sejarah 5.
Untuk keselamatan manusia 6.
Untuk kepentingan masyarakat 7.
Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan 8.
Memelihara aktivitas hubungan masyarakat 9.
Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan 10.
Untuk menelusur silsilah 11.
Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan 12.
Anip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi, maupun hak lainnya.
Sulistyo-Basuki 2003: 10
Universitas Sumatera Utara
2.1.3. Tujuan Arsip Statis
Tujuan arsip statis pada umumnya sebagai arsip yang dirawat dan dipelihara sehingga mudah untuk ditemukan kembali yang bermanfaat bagi
organisasi dan masyarakat, serta bagi peneliti dan pengguna arsip dalam upaya melaksanakan suatu kegiatan penelitian.
Menurut Novyanti 2010: 2 arsip statis bagi Pemerintah memiliki tujuan untuk menjamin keselamatan atas bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan bangsa dan negara sesuai dengan kegiatan pemerintah.
Dari penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan arsip statis sangat penting untuk menjamin keselamatan arsip yang rawat dan dipelihara agar
dapat ditemukan kembali dalam suatu kegiatan penelitian.
2.1.4. Strategi Pengaturan Arsip Statis
Lembaga kearsipan sebagai institusi yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan statis harus menyadari sejak awal, bahwa untuk
memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi
oleh kesiapan lingkungan internal oleh lembaga kearsipan.
Schellenberg 1961: 17 menyebutkan dua tujuan utama dari pengaturan arsip statis, yakni melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian to
preserve their evidential value dan mendayagunakannya agar dapat di akses dan dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakatpublik making
them accessible for use
.
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi
pengaturan arsip statis menurut Azmi 2010: 4 adalah: 1
Ilmu kearsipan 2
Standar deskripsi 3
Ruang pengolahan 4
Peralatan 5
SDM yang profesional. 6
Koordinasi
2.1.4.1. Ilmu Kearsipan
Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa di dasari ilmu kearsipan akan menjadikan
Universitas Sumatera Utara
informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya pustakamuseum, bukan lagi sebagai informasi yang unik. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-
prinsip kearsipan statis harus dijadikan sebagai acuan bagaimana informasi arsip
statis dapat diolah.
Dari sisi kultural, arsip memiliki karakteristik yang berlainan dengan produk pustaka. Schellenberg 1956: 20 menyebutkan dua perbedaan mendasar,
yaitu cara keduanya tercipta dan cara bagaimana keduanya dikelola. Kekhasan arsip yang tercipta atau terakumulasi sebagai akibat langsung dari kegiatan
fungsional, sehingga arti pentingnya terletak pada keterkaitan organisasi dalam hubungannya dengan instansi pencipta creating agency dan naskah lainnya.
2.1.4.2. Standar Deskripsi
Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapi harus diolah terlebih dahulu sehingga dapat
dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga
kearsipan hingga menjadi sumber informasi yang senantiasa dapat diakses
dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.
Azmi 2010: 6 deskripsi arsip dimaksudkan agar dapat memberikan akses informasi mengenai asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip,
struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana
arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan.
2.1.4.3. Ruang Pengolahan
Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungankeamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja Arsiparis.
Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis
media arsip. Kegiatan mengolah arsip merupakan proses kegiatan kinerja
kearsipan yang sangat panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Sehingga kegiatan mengolah arsip dibutuhkan
suatu ruang yang khusus sebagai unsur pendukung dalam pelaksanaan pengaturan
arsip statis.
Universitas Sumatera Utara
Azmi 2010: 8 mengatakan beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan seperti: volume arsip, jenis arsip,
fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip. Dengan adanya studi kelayakan akan dapat di ambil keputusan tepat apakah suatu Lembaga Kearsipan
sudah memerlukan ruang pengolahan arsip yang menyatu dengan ruang
penyimpanandepo atau terpisah dengan depo tetapi dalam satu area.
Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa ruang pengolahan sangat penting dalam melakukan kegiatan pengaturan terhadap arsip agar dapat
menciptakan perlindungan, keamanan serta kenyamanan bagi arsiparis.
2.1.4.4. Peralatan
Umumnya pengaturan arsip statis memerlukan peralatan kearsipan, seperti lemari atau rak arsip stacks, boks, mapfolder, amplop, can, dan pembungkus
lainnya. Peralatan maupun sarana kearsipan secara umum harus memperhitungkan dua hal, yakni bebas asam acid free dan sesuai dengan kebutuhan karakteristik
fisik arsipnya. Menurut Azmi 2010: 8 ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni
peralatan untuk arsip berbasis kertas paper based, berbasis audio-visual film, video, foto, rekaman suara, berbas elektronik magnetik, optik, dan arsip tanpa
ukuran nonstandard size.
2.1.4.5. Sumber Daya Manusia
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengaturan arsip statis diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM kearsipan yang profesional. Dalam
hal ini dapat dimanfaatkan Arsiparis – Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwewenang
dalam melaksanakan kegiatan kearsipan yang telah dipersiapkan sebagai tenaga profesional untuk mengolah arsip sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan
Menteri Negara Nomor 09KEPM.PAN22002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Komalasari 2010: 2 Arsiparis sebagai tenaga profesional berhak untuk mengolahmengatur arsip statis di Lembaga Kearsipan tanpa harus
ada kekawatiran kesalahan pengaturan fisik dan informasi, maupun pembocoran informasi.
Tugas arsiparis administrator arsip statis atau archivist adalah mempersiapkan pemusnahan arsip dinamis yang tidak perlu disimpan permanen
serta pemindahan arsip dinamis yang akan disimpan permanen ke lembaga arsip. Arsiparis harus cermat dalam mengenali dan menetapkan semua arsip yang
memiliki nilai sejarah. Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat diketahui bahwa Arsiparis
memiliki tugas dan tanggungjawab yang besar dalam mengelolah dan mengatur arsip yang masih memiliki nilai sejarah.
2.1.4.6. Koordinasi
Koordinasi merupakan suatu istilah singkatpendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit di implementasikan. Kegiatan pengolahan
arsip dalam lingkup archives management, arsip merupakan salah satu bagian dari sub sistem pengelolaan arsip statis akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan
layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan. Selain itu kegiatan pelaksanaan pengolahan arsip statis tidak mungkin
dapat berjalan secara optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dari unit kerja yang lain, misalnya seperti pada Kegiatan Unit Kerja Pelestarian
Penyimpanan dan Reproduksi serta Unit Kerja Layanan Informasi.
Handoko 2003: 195 menyatakan bahwa koordinasi coordination merupakan suatu proses kegiatan pengintegrasian, tujuan, serta fungsi pada
satuan-satuan yang terpisah departemen atau bidang-bidang fungsional suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Dari penyataan di atas maka dapat dikatakan bahwa koordinasi sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengolahan arsip pada suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang efisien.
2.1.5. Lingkup Arsip Statis
Arsip statis memuat warkat-warkat vital yang dapat disimpan sampai batas waktu yang tidak ditentukan atau untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini
Universitas Sumatera Utara
justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Dalam suatu penelitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis, diperkirakan
bahwa arsip statis yang layak dipelihara dan dilestarikan tidak kurang dari 10 . Betty Ricks 1992: 101-102 menggambarkan komposisi volume arsip suatu
organisai sebagai berikut: 10 arsip yang akan dilestarikan statis, 25 arsip dalam kategori aktif, 30 arsip memasuki masa inaktif, 35 arsip yang musnah.
Dari penjelasan di atas dapat di lihat bahwa arsip statis merupakan arsip yang memiliki nila informasi yang tinggi dan dapat diabadikan, karena memiliki
peran yang sangat penting dalam tujuan kegiatan suatu organisasi.
2.2. Manajemen Arsip 2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip
Secara umum manajemen arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana
sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai
dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, sampai dengan penyusutan.
Menurut Wursanto 1991: 216 “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah
maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-
dokumen kantor lainnya. Selanjutnya Menurut Ricks 1992: 14 “manajemen kearsipan merupakan
sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip life cycle of a records”.
Sedangkan Menurut Amsyah 1992: 4 “pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai
mati”. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa manajemen arsip merupakan
pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi yang dilakukan secara permanen dan dapat menjadi
sumber daya informasi.
Universitas Sumatera Utara
2.2.2. Manajemen Arsip Statis
Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat di baca oleh umum terbuka untuk umum. Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang
memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk bahan pertanggungjawaban nasional.
Menurut Sedarmayanti 2003: 98 Arsip statis memiliki nilai yang sangat penting bagi generasi mendatang, karena itu keberadaan arsip statis harus
senantiasa dilestarikan di lembaga kearsipan. Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah dan murah, karena itu
akuisisi arsip statis sangat menentukann efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada lembaga-lembaga kearsipan.
Manajemen arsip statis mencakup beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut:
1. Akuisisi dan Penilaian Arsip Acquisition and Records Appraisal
Akuisisi merupakan suatu proses kegiatan yang telah dilakukan dalam upaya pengembangan jumlah koleksi arsip yang dilakukan oleh
sebuah lembaga arsip. Awalnya akuisisi dapat dilakukan dengan melalui donasi sumbangan, tranfer pemindahan, atau pembelian purchases
Reed, 1993: 137. Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda.
Penilaian arsip records appraisal merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap
sejarah arsip. 2.
Pengolahan Arsip Pengolahan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dari
seluruh bagian kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini sering disebut sebagai tahap inventarisasi arsip statis. Dalam pengelolaan arsip dikenal
tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
Azas Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral
Arsip atau Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Universitas Sumatera Utara
Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja
dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan.
Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam
rangka mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di
perkantoran. Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara
sentralisasi. 3.
Deskripsi Arsip Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas
perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik, atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran perlembar bagi arsip lepas dan tidak
utuh Ismiatun, 2001: 16. Deskripsi pada kartu fiches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut:
a. Bentuk redaksi surat laporan, notulen, dan sebagainya
b. Isi Berkas memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di mana
c. Tingkat perkembangan konsep, tembusan, asli, turunan, dan
sebagainya d.
Tanggal surat dibuat e.
Bentuk luar Iembar, berkas,sarnpul, yang menunjukkan volumearsip
f. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat
2.2.3. Daur Hidup Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang penting untuk dipahami. Banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membentuk suatu
program manajemen kearsipan yang efektif, Sedarmayanti, 2003: 100. Dengan memahami makna dan pentingnya tiap bagian dari seluruh daur hidup, seseorang
akan mampu memahami apa yang diperlukan untuk mengelola semua arsip yang di atas kertas dan yang terekam pada media lain seperti microfilm atau media
magnetik. Untuk dapat mengelola arsip dengan baik dibutuhkan pengetahuan tentang daur hidup arsip statis agar dapat dipelajari pada setiap tahapan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Ricks 1992: 14 daur hidup arsip meliputi: “creation and receipt correspondence, forms, reports, drawings, copies,
microform, computer inputoutput, distribution internal dan external, use decision making, documentation, response, reference, legal
requirements, maintenance file, retrieve, transfer, disposition inactive storage, archive, discard, destroy”. Ricks at al., 1992: 14
Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip
inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen. Dari penjelasan di atas maka kita dapat mengetahui tentang nilai guna dari
sebuah arsip serta dapat memperoleh informasi tentang penciptaan sampai kepada penyimpanan arsip secara permanen. Adapun kegiatan manajemen arsip statis
yang dapat dilihat dari gambar di bawah ini :
Gambar 1: Daur Hidup Arsip Statis Sumber : Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM Yogyakarta
Dari gambar yang tertera di atas maka dapat dijelaskan bahwa kegiatan manajemen arsip statis dimulai dari kegiatan akuisisi, deskripsi, pemeliharaan,
perawatan, penggunaan, dan temu kembali. Dari kegiatan daur hidup arsip statis tersebut, maka dapat dijelaskan sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
2.2.3.1. Akuisisi Acquisition
Akuisisi berasal dari bahasa Inggris acquisition, artinya proses penambahan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilai guna
pertanggungjawaban nasional atau Arsip Statis dari Lembaga Negara dan badan- badan pemerintahan, swasta, perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan yang berlaku. Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology,
penilaian arsip adalah proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan, nilai
evidensial dan informasional atau penelitian penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya Brichford, 1977: 1.
Agar penilaian arsip dapat dilakukan secara optimal, maka dalam melakukan penilaian harus memperhatikan beberapa hal, antara lain :
1. Kepentingan lembaga pencipta creating agency
2. Ketentuan hukum yang spesifik dan mengikat sesuai dengan materinya.
3. Peraturan perundang-undangan kearsipan
4. Kepentingan masyarakat
5. Pertanggungjawaban nasional.
Dari keterangan di atas maka dapat dijelaskan bahwa akuisisi dan penilain arsip merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dalam menyeleksi arsip yang
memiliki referensi atau penelitian yang memiliki nilai guna yang tinggi.
2.2.3.2.Deskripsi Description
Deskripsi arsip dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang akan dituangkan dalam kartu dan di beri nomor
urut sementara. Kegiatan ini di mulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam kartu deskripsi yang terdiri dari lima unsur
deskripsi, yaitu: bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar. Oleh karena itu, dalam manajemen kearsipan tahap
pendeskripsian arsip sangat diperlukan. Dimana dengan adanya proses pencatatan arsipdeskripsi arsip, maka dalam kegiatan penemuan kembali arsip akan lebih
mudah dan dapat mengefisien waktu. Menurut Rusidi 2010: 3 Deskripsi arsip merupakan kegiatan penyusunan
kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsikan secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu deskripsi.
Universitas Sumatera Utara
Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat
lembaran perlembar bagi arsip lepas dan tidak utuh.
Sedangkan menurut Wursanto 1991: 21 arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu berdasarkan
subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya, keseringan penggunaannya,
fungsinya, tingkat pemeliharaan dan penyimpanan, serta menurut keasliannya.
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dikemukan bahwa deskripsi arsip merupakan kegiatan pengelompokkan penyusunan arsip yang disusun
berdasarkan subjek dan isi, bentuk dan kegunaannya dengan menggunakan kartu deskripsi yang dalam temu kembali akan menghemat waktu
2.2.3.3. Pemeliharaan Preventive Conservation
Kegiatan konservasi mencakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan
arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan pemeliharaan termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu Yayan
Daryan, 1998: 130. Tujuan pemeliharaan mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
Tahap pelestarian mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang nilai guna arsip statis. Kegiatan ini dilakukan dalam upaya mengurangi kerusakan
terhadap deteriorasi fisik dan kimia serta untuk mencegah hilangnya nilai informasi yang terdapat pada arsip statis tersebut.
2.2.3.4. Perawatan Currative Conservation
Kegiatan perawatan Conservation merupakan suatu kegiatan dalam melestarikan arsip yang sudah tercipta. Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan
informasi yang tersimpan sebagai arsip dan dengan mudah dalam melakukan penemuan kembali jika diperlukan.
Menurut Yayan Daryan 1998: 130 pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Untuk lingkungan, terutama
berkaitan dengan gedung arsip, perlu penggunaan sistem pendingin selama 24 jam, fentilasi udara dan cahaya yang cukup, serta peralatan pengamanan
Universitas Sumatera Utara
gedungalarm, smoke detector dan sebagainya. Untuk fisik arsip dilakukan usaha penghilangan asam deacidification pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip,
dan fumigasi. Merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi, serta pelestarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan
cara demikian akan terlaksana usaha perawatan dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan.
Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa kegiatan perawatan merupakan kegiatan yang penting dalam arsip yang bertujuan untuk melindungi
arsip dari kerusakan, kehancuran dan kepunahan yang dilakukan pada lingkungan dan fisik arsip mudah ditemukan kembali.
2.2.3.5. Layanan Informasi Information Servises
Layanan informasi merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi dan pelayanan dokumen kepada pengguna serta sebagai sarana uji
keberhasilan dalam kegiatan manajemen arsip statis. Selain itu, kegiatan ini juga dijadikan sebagai bagian dari layanan yang bermanfaat dalam berbagai keperluan
akan informasi yang dibutuhkan, dan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan penetapan
kebijakan dan kegiatan lainnya. Ismiatun, 2001: 17. Untuk menjaga arsip agar tetap dalam kondisi baik saat digunakan, maka
perlu dilakukan semacam kegiatan pengamanan, diantaranya ada beberapa cara- cara yang dapat dilakukan dengan menerapkan sistem tertutup dimana hanya
arsiparis yang memiliki hak dalam mengakses arsip dan untuk pemakaiannya diatur ketat, maksudnya tidak semua orang dapat mengakses arsip dengan bebas
hanya orang-orang yang memiliki wewenang dan tanggungjawab yang dapat mengaksesnya.
2.2.3.6. Sumber Publikasi Sources Publication
Sumber Publikasi kearsipan diselenggarakan dengan penerbitan majalah kearsipan. Selain itu, buku-buku juga termasuk dalam sumber publikas, namun
dokumen-dokumen kearsipan yang ada dalam CD-ROM, video tape, rekaman
Universitas Sumatera Utara
suara, situs web dan format-format dokumen lainnya dapat dilakukan untuk didistribusikan.
Menurut Rusidi 2010: 2 sumber publikasi merupakan suatu kegiatan penelitian dari hasil identifikasi melalui berbagai sumber yang terkait maupun
bahan pustaka. Kegiatan ini dilakukan pada lembaga pencipta arsip maupun pada lembaga-lembaga yang terkait untuk mengetahui sejarah lembaga yang termasuk
didalamnya tugas dan fungsi dari suatu instansi.
2.2.3.7. Penyimpanan Arsip Statis
Arsip statis yang sudah dilestarikan disesuaikan dengan prinsip provenan provenance dan original order. Dimana arsip dinamis yang kini berubah
menjadi arsip statis karena bersifat permanen disimpan untuk melestarikan nilai guna arsip agar dapat digunakan dalam pengamanan terhadap arsip tersebut.
Komalasari, 2010: 4. Arsip yang sudah menurun nilai gunanya pada daftar arsip, kemudian
dipindahkan penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai dengan peraturan yang berlaku. Untuk pengamanan arsip statis perlu
dikembangkan dan diimplementasikan sistem pengamanannya. Pengamanan ini mulai dari saat arsip statis diterima, diolah, digunakan oleh peneliti, sampai pada
penyimpanan di rak.
2.2.3.8. Penyusutan Arsip Statis
Kegiatan penyusutan arsip dilakukan apabila nilai guna dari suatu arsip berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan
penyusutan arsip. Dalam peraturan pemerintah nomor 34 Tahun 1979 tentang
penyusutan arsip disebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara:
a. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan
pemerintahan masing-masing.
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya menurut Komalasari 2010: 4 kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi dan nilai guna yang
di miliki arsip sudah berkurang. Menurut Martono 1994: 35 penyusutan arsip perlu dilakukan dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a
Angka pemakaian b
Jadwal retensi c
Nilai kegunaan arsip d
Pemindahan arsip e
Pemusnahan arsip Dari uraian di atas dapat di lihat bahwa penyusutan arsip dilakukan apabila
nilai guna arsip dan fungsinya berkurang dan menyerahkan arsip-arsip tersebut kepada lembaga yang bertanggungjawab terhadap arsip.
2.3. Nilai Guna Arsip
Penentuan nilai guna arsip dilakukan untuk menentukan jangka waktu penyimpananretensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip,
penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainya. Menurut Sedarmayanti 2003: 104 nilai guna arsip adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna sebuah arsip itu berdasarkan
kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi. Berdasarkan surat edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor: SE021983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arip bagi
pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. 1
Nilai Guna Primer Merupaka arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan
instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan nilai guna teknologi.
2 Nilai Guna Sekunder
Merupakan arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansilembaga lain dan atau kepentingan umum diluar instansi
penciptaannya. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
Universitas Sumatera Utara
Dari beberapa pendapat di atas maka dapat dinyatakan bahwa nilai guna arsip adalah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan dari pengguna arsip yang
berfungsi sebagai penentu jangka waktu arsip serta nilai guna arsip dibagi menjadi dua bagian yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
2.4. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip