2.2. Wawancara dengan Informan I2
HariTanggal : Kamis, 5 Juli 2012 Waktu
: 11.00 WIB Lokasi
: Bagian Arsiparis Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
P : Selamat siang buk
I2 : Siang, silahkan masuk dek
P : O, iya bu’,
I2 : Silahkan duduk. Ini adek yang datang kemaren kan?
P : iy buk, masih ingat ya buk? Hehehe
I2 : iy lh, ibu masih ingat sama adek. Sambil ketawa.
P : langsung aja ya buk, kita mulai wawancaranya?
I2 : iy. Apa yang bisa ibu bantu?
P : gini buk, saya mau tanya buk, jumlah arsiparis disini berapa orang ya buk
dan latar belakang pendidikannya apa ya buk? I2
: arsiparis disini berjumlah 10 orang dan latar belakang pendidikannya SMA semua, tapi ada kok yang sedang menyusun skripsi dan sebentar
lagi mau wisuda. Heheh... P
: oh, berarti sama lh dengan saya ya buk. Hahahha... keduanya tertawa. I2
: iy, sama dengan adek. P
: lanjut ya buk, bagaimana proses pengadaan arsip disini buk dan dari lembaga-lembaga apa saja?
I2 : ya, pengadaan arsip statis itu biasanya yang kami peroleh langsung dari
penciptanya, seperti instansi pemerintah lainnya yang ada di Provinsi Sumatera Utara. Biasanya dari, arsip biro umum, pemerintahan,
perkebunan, arsip kepegawaian, dll. P
: oh, gtu. Kalau untuk penerimaan arsip tersebut, ada gk buk memiliki kriteria?
I2 : oh, kalau itu ya ada, kriteria itu arsip itu sendiri seperti nilai arsip, bentuk
fisiknya maksudnya arsip statis tersebut masih dalam bentuk dokumen atau sudah di salin dalam bentuk digital, hal ini diperlukan untuk proses
Universitas Sumatera Utara
penyusunannya nanti, jadi proses penyusunan arsipnya sudah langsung dimulai dari awal penerimaan arsip itu sendiri tadi.
P : oh.. jadi, kriteria tadi sekaligus penyusunan jga y buk?
I2 : iy dek, kriteria ini dilakukan hanya menurut lembaga kerjanya dan tahun
pembutan arsip tersebut dan juga penentuan kode-kode arsip itu. P
: selanjutnya buk, untuk proses perawatannya sendiri, seperti apa buk? I2
: kalau proses perawatannya sendiri, ya dilakukan penyemprotan atau sering disebut dengan fumigasi. Kegiatan ini dilakukan setiap tahun,
sekitar 3 atau 4 kali dalam setahun. Selain itu, kita juga menyediakan kapur barus untuk diletakkan ke dalam lemari arsip-arsip itu.
P : ohh.. untuk pemeliharaannya sendiri gimana y buk?
I2 : pemeliharaanya sendiri ya, arsip-arsip yang di terima tadi debersihkan
dari debu-debu yang menempel pada kertas, setelah itu keadaan fisiknya juga harus di perhatikan.
P : selanjutnya buk, bagaimana layanan pengguna di sini buk?
I2 : layanan penggunanya, untuk ruangan khusus sih belum ada, cuman kalau
si peminjam ingin melihat atau meminjam arsip, dia harus menemui arsiparis Bu’Zulaikha, ibu itu nanti yang melihat daftar pertelaan, arsip
apa yang ingin dicari oleh si peminjam. P
: Kalau temu baliknya sendiri buk, menggunakan apa? I2
: sistem temu baliknya, itu tadi berdasarkan daftar pertalaan. P
: oy buk. Pernah gak mengalami kesulitan dalam menemukan arsip-arsip tadi?
I2 : sebelum menggunakan daftar pertalaan tadi, iy kami mengalami
kesulitan. Tapi, setelah menggunakan daftar tersebut kami jadi lebih mudah dalam menemukan arsip yang dibutuhkan, hanya dengan melihat
kode dari arsip tersebut. P
: pertanyaan selanjutny buk, kalau proses pengolahan arsip itu sendiri gimana y buk?
I2 : itu pertama-tama kita adakan pemisahan antara arsip dan nonarsipnya
atau antara unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lainnya. Setelah itu, baru kita memakai skema untuk mendapatkan found dari instansi
Universitas Sumatera Utara
tersebut yang ingin kita olah. dari situ kita lakukan pendeskrispian pengolahan dari nonaktif ke aktifnya, baru kita masukkan ke deskripsi
atau dicatat. Contohnya, kita memakai inisial pengolahnya. Misalnya nama saya, di singkat jadi EM, lalu dibuat nomor urutnya, misalnya
mulai awal bulan, yaudah kita sambung aja buat seterusnya. Setelah itu, lalu kita manufare lalu kita kumpulkan pada tim manufare.
P : manufare itu apa y buk?
I2 : Manufare itu istilahnya menyatukan, kemungkinan aja saya menyusun
rupanya dibagian lain juga memiliki arsip yang sama jadi kita menyatukan arsip tersebut. setelah manufare itu diteliti mereka panggil
berdasarkan inisial manufer titik, selanjutnya kita serahkan ke mereka lalu dibungkus dan dimasukkan ke dalam kotak lalu disimpan ke lemari
opek di ruang arsipnya. P
: klo untuk pengolahan arsip statisnya sendiri gimana buk? I2
: untuk arsip statisnya, ya kita liat lagi dan kita kumpulkan. Baru kita serahkan ke Ibu Zulaikha, nanti ibu itu yang nilai arsip tersebut permanen
atau dimusnahkan. Tapi, kita juga sudah menilai arsip itu, baru lah ibu itu yang nentukan musnah atau di permanenkan dengan menggunakan
JRA. P
: Kalau menurut ibu sendiri, peranan arsip itu seperti apa? I2
: Peranan kearsipan buat saya, sangat penting karena arsip merupakan sejarah yang memiliki nilai informasi, yang kedepannya perlu menambah
pengetahuan dan arsip ini juga disebut sebagai memori dan juga harta yang kemudian hari dapat digunakan untuk generasi yang akan datang.
P : benar itu buk, arsip itu memang sangat penting khususnya bagi generasi-
generasi muda. Hehehhe... I2
: iy benar, msih banyak yang belum mengenal arsip itu apa. P
: menurut ibu, tempat penyimpanan arsip statis itu apa ya buk? I2
: tempat penyimpanan arsip itu, ya hanya sebuah lemari aja yang disebut lemari opek.
P : kalau menurut Penyebab kerusakan arsip itu apa ya buk?
I2 : penyebab kearsipan itu sendiri ya, bisa rayap, debu, dll.
Universitas Sumatera Utara
P : pernah gk buk, arsip-arsip yang ada di sini rusak?
I2 : kalau rusak sih gak ada, paling yang dari instansi itu yang menyerahkan
arsip-arsip yang rusak, misalnya kadar kertas yang menguning atau sudah koyak.
P : oh, jadi dari instansinya sendiri yang menyerahkan arsip rusak ya buk?
I2 : iy dek, dari instansi masing-masing sambil ketawa. Hahahha
P : oke buk, makasih atas waktunya ya buk. Semoga penelitian saya ini
lancar dan dapat bermanfaat bagi kita y buk. I2
: iy sama-sama dek. Semoga lancar ya skripsinya dan cepat wisuda? P
: amin.. sekali lagi makasih ya buk. I2
: sambil tersenyum bilang iy. Hati-hati ya dek dijalan. P
: iya buk, makasih.
Universitas Sumatera Utara
2.3. Wawancara dengan Informan I3
Kategori