BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Karakteristik Responden
Informan dalam penelitian ini adalah beberapa arsiparis yang ada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara yang
bertugas mengelola seluruh arsip yang ada. Berikut ini adalah daftar karakteristik informan:
Tabel 4.1: Karakteristik Informan Kode
Informan Bagian
I
1
Ibu Herli Selbi Simanjuntak, S.E., M.Si
Bagian Kasubid Pengelolaan Arsip
I
2
Ibu Elisabeth Arsiparis
I
3
Ibu Zulaikha Bagian Pengelolaan Arsip
I
4
Bapah Herry Akbar Nasution Bagian Pemeliharan dan
Perawatan arsip Ket.:
I = Informan
Informan pertama I1 adalah informan yang berhasil diwawancarai dengan perkenalan pendekatan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3, dan I4.
Kemudian diminta waktu dan kesediaannya untuk diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan pada penelitian dan yang
dilakukan melalui wawancara. Setelah perkenalan barulah dilakukan wawancara, wawancara berlangsung secara informal, dimana wawancara dilakukan dengan
pedoman wawancara dan wawancara secara mendalam. Suasana dan kondisi wawancara yang bersifat alamiah, yang artinya apa adanya tidak dibuat-buat atau
tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan tidak formal informal. Meskipun terkadang penulis
menggunakan istilah bidang Ilmu Perpustakaan. Wawancara berkembang sesuai dengan istilah bidang ilmu perpustakaan. Wawancara dilakukan berulang jika
penulis merasa ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
Untuk informan selanjutnya, penulis terus berusaha untuk mencari keterangan yang lebih jelas dan lengkap. Informan yang akan diwawancarai
selanjutnya adalah hasil dari pengembangan wawancara sebelumnya yang merekomendasikan penulis untuk menemui informan yang lainnya untuk
mendapatkan hasil yang lebih mendalam.
4.2. KategoriAnalisis Data
Berdasarkan hasil wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan pengkodean coding.
Dengan pedoman ini, kemudian penulis membaca kembali transkrip wawancara dan melakukan pengkodean coding, melakukan pemilihan data yang relevan
dengan pokok pembicaraan dan menunjukkan hubungan antar bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Adapun kategori tersebut adalah
sebagai berikut: 1. Life cycle Arsip
a. Akuisisi b. Deskripsi
c. Pemeliharaan d. Perawatan
e. Penggunaan pelayanan f. Temu Kembali
2. Penciptaan Kearsipan a. Proses Kearsipan
b. Peranan Kearsipan 3. Penempatan Kearsipan
a. Tempat Penyimpanan Arsip b. Pengkodean Arsip
4. Penyebab Kerusakan Arsip
5. Jadwal Retensi Arsip 6. Arsiparis
7. Evaluasi
Universitas Sumatera Utara
4.2.1. Daur Hidup life cycle Arsip Statis
Daur hidup arsip merupakan konsep yang sangat penting, banyak bagian yang saling berhubungan yang harus bekerja sama untuk membantuk suatu
program manajemen kearsipan yang efektif. Daur hidup arsip BPAD Propinsi Sumatera Utara mencakup pada beberapa kegiatan yaitu:
4.2.1.1. Akuisisi acquisition
Kegiatan akuisisi di anggap penting di lingkungan BPAD Provinsi Sumatera Utara akan hilang begitu saja. Dalam proses akuisisi pengadaan arsip
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara biasanya menerima langsung arsip-arsip tersebut dari penciptanya. Hal ini sesuai
dengan pernyataan informan I1,I2,I3, berikut: I1 : Dalam proses pengadaan, biasanya kami menerima arisp-arsip yang
diserahkan langsung oleh penciptanya seperti lembaga pemerintah, pejabat dan instansi-instansi pendidikan.
I2 : ya, pengadaan arsip statis itu biasanya yang kami peroleh langsung dari penciptanya, seperti instansi pemerintah lainnya yang ada di Provinsi
Sumatera Utara. Biasanya dari, arsip biro umum, pemerintahan, perkebunan, arsip kepegawaian, dll.
I3 : Kalau untuk kegiatan pengadaan sendiri, dari pengadaan arsip biasanya dari lembaga-lembaga pemerintahan dan dari unit kerja masing-masing.
Kebanyakan arsip-arsip yang ada di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara berasal dari lembaga
pemerintahan sedangkan yang berasal dari masyarakat umum belum ada. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1 berikut:
I1 : “Selama ini arsip statis yang ada disini hanya berasal dari lembaga pemerintah, kalau dari masyarakat sendiri belum ada”.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah mengadakan kebijakan untuk meminta arsip-arsip kepada lembaga-
lembaga pemerintahan, akan tetapi kebijakan tersebut belum sepenuhnya dilaksanakan oleh lembaga-lembaga yang bersangkutan. Hal ini sesuai dengan
pernyataan informan I1 berikut:
Universitas Sumatera Utara
I1 : “ada, kami sudah menurunkan atau mengirim surat dari gubernur kepada unit kerja yang ada untuk menyerahkan arsip-arsip yang mereka
miliki ke lembaga kearsipan, ada sebagian unit kerja yang menyerahkan.....”.
Dari beberapa pernyataan di atas menunjukkan bahwa sebenarnya BPAD Provinsi Sumatera Utara telah membuat suatu kebijakan, dimana kebijakan
tersebut mengharuskan para pencipta arsip untuk menyerahkan karya mereka kepada BPAD Provinsi Sumatera Utara, namun kebijakan tersebut belum
sepenuhnya terlaksana karena masih ada sebagian pencipta arsip tidak mau menyerahkan karya mereka hal ini dikarenakan kurangnya kesadaran mereka
tentang pentingnya sebuah arsip.
4.2.1.2. Deskripsi Description
Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan yang di lakukan setelah kegiatan akuisisi atau pengadaan dalam daur hidup arsip. Dalam proses pendeskripsian
pada BPAD Provinsi Sumatera Utara terdapat beberapa kriteria yang digunakan oleh para arsiparis untuk mendeskripsikan sebuah arsip yaitu nilai informasi,
bentuk arsip, pokok permasalahan, jenis arsip, keaslian arsip, kondisi penyusunan, JRA jadwal retensi arsip dan tanggal arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan
informan I1,I2, dan I3 I1 : “…kriteria yang kami gunakan untuk deskripsi arsip, seperti nilai
informasi arsip, bentuk arsipnya, kalau arsipnya kertas maka disusun berdasarkan kertas semua…”.
I2 : “oh, kalau itu ya ada, kriteria arsip itu sendiri seperti nilai arsip, bentuk fisiknya maksudnya arsip tersebut masih dalam bentuk dokumen atau
sudah disalin ke dalam bentuk digital…”. “…kriteria ini dilakukan hanya menurut lembaga kerjanya dan tahun pembuatan arsip tersebut dan juga
penentuan kode-kode arsip itu”.
I3 : “kriterianya, ya harus memang memiliki nilai dan sesuai dengan JRA kriterianya. JRA memiliki keterangan permanen dan dimusnahkan, tetapi
dilihat juga berapa tahun masa arsip itu”.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2. Kartu Deskripsi Arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa BPAD Provinsi Sumatera
Utara telah melakukan proses pendeskripsian terhadap arsip yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk dapat memberikan akses-akses informasi mengenal sebuah
arsip seperti asal-usul arsip tersebut, isi dan sumber arsip, bagaimana arsip itu ditemukan dan hubungannya dengan arsip lain. Sehingga arsip yang tersimpan
nantinya dapat ditemukan.
4.2.1.3. Pemeliharaan Preventive Conservation
Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan sebuah arsip baik dari segi fisik maupun
informasinya. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara kegaitan pemeliharaan di lakukan dengan baik hal ini terbukti dengan dilakukannya berbagai macam
kegiatan perlindunganpemeliharaan terhadap arsip-arsip yang ada seperti dilakukannya pembersihan fisik arsip agar keawetannya terjaga, dilakukannya
fumigasi dan meletakkan kapur barus. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I3, dan I4 berikut:
I1 : “sebenarnya sama dengan perawatan yang dilakukan, arsip-arsip tadi dipelihara seperti pembersihan fisik arsip agar keawetan fisiknya tetap
terjaga…”. I2 : “pemeliharaannya sendiri ya, arsip-arsip yang di terima tadi
dibersihkan dari debu-debu yang menempel pada kertas, setelah itu keadaan fisiknya juga harus di perhatikan.
Universitas Sumatera Utara
I3 : “pemeliharaannya sendiri ya itu tadi, dilakukannya fumigasi dan diletakkan kapur barus”.
I4 : “untuk pemeliharannya sendiri ya, kita lakukan fumigasi dan pemberian kapur barus yang dimasukkan ke dalam kotak-kotak arsip-arsip tersebut.
Dari pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan yang dilakukan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara terhadap arsip-arsipnya
sudah dikatakan baik, hal ini ditandai dengan selalu dilakukannya pembersihan terhadap arsip-arsip yang sudah berdebu dan melakukan fumigasi untuk untuk
menghindari adanya rayap-rayap yang dapat merusak keutuhan dari arsip-arsip tersebut.
4.2.1.4. Perawatan Currative Conservation
Kegiatan perawatan bertujuan untuk melestarikan informasi yang tersimpan sebagai arsip dan mudah untuk melakukan penemuan kembali
informasi yang suatu saat diperlukan. Pada dasarnya perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi BPAD Provinsi
Sumatera Utara sama, yaitu dengan melakukan fumigasi setiap 3 bulan sekali dan melakukan kapur barus pada kotak-kotak arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan
informan I1,I2,I3,I4 berikut: I1 : “kalau untuk perwatannya, kita sudah lakukan fumigasi. Fumigasi itu
dilakukan setiap tahun yang selama 3 bulan sekali yang memakai bahan kimia, atau kalau misalnya fumigasi itu tidak ada, kita menggunakan
kapur barus yang dimasukkan ke dalam kotak-kotak arsip tersebut, selain itu suhu ruangan dan cahaya juga di atur”.
I2 : “kalau proses perawatannya sendiri, ya dilakukan penyemprotan atau sering disebut dengan fumigasi. Kegiatan ini dilakukan setiap tahun,
sekitar 3 atau 4 kali dalam setahun. Selain itu, kita juga menyediakan kapur barus untuk diletakkan ke dalam lemari arsip-arsip itu”.
I3 : “untuk perawatan arsip statisnya dilakukan fumigasi dilakukan 3 bulan sekali dalam setahun dan bisa juga menggunakan kapur barus dan ada
alat listrik yang dipakai untuk mengusir rayap”. I4 : “cara perawatannya, biasanya dilakukan fumigasi dan bahan yang
digunakan PH3, kalau dulu kami menggunakan metepromit. Karena sekarang penggunaan metepromit itu sudah dilarang karena besarnya
Universitas Sumatera Utara
resiko yang terjadi, jadi kami menggunakan PH3, itu lah zat kimia yang kami gunakan”.
Dari pernyataan informan di atas jelas terlihat bahwa antara kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara memiliki kesamaan. Kegiatan ini dilakukan 3 sampai 4 bulan bulan sekali setiap tahunnya. Dengan adanya fumigasi
maka arsip-arsip yang ada pada BPAD sangat terawat, walau kadang-kadang ada arsip-arsip yang diserahkan oleh pencipta sudah dalam keadaan rusak, akan tetapi
BPAD Propinsi Sumatera Utara terus berupaya untuk melestarikannya, hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1 berikut:
I1 : “sampai saat ini belum ada, karena kita kan sudah melakukan perawatan tadi. Tetapi, dari instansi sendiri, sudah ada yang
menyerahkan arsip yang rusak misalnya kertasnya yang koyak atau sudah lapuk. Kalau disini kita memang betul-betul rawat arsip-arsip itu”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara selalu dan terus berupaya untuk melestarikan arsip-arsip yang ada
agar nilai informasinya tidak berkurang, walau terkadang ada arsip yang sudah rusak BPAD Provinsi Sumatera Utara tetap mengupayakan kandungan nilai
informasi pada arsip tersebut tetap terjaga.
4.2.1.5. Layanan Pengguna Informasi services
Arsip merupakan sebuah sumber informasi, maka arsip juga memiliki daya guna bagi pengguna yang membutuhkan. Untuk menggunakan arsip yang ada
pada BPAD Provinsi Sumatera Utara, pengguna harus mengikuti prosedur terlebih dahulu yang diantaranya arsiparis memberikan daftar pertelaan arsip, setelah itu
data arsip yang dibutuhkan dicatat oleh arsiparis yang kemudian diambilkan ke rak. Akan tetapi untuk dapat melakukan peminjaman pengguna harus memiliki
surat pengantar dari unit kerja mereka agar tidak terjadi penyalah gunaan arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I3,I4 berikut:
I1 : “...tapi, apabila mereka ingin meminjam mereka harus memiliki surat dari unit kerja atau instansi mereka masing-masing yang menyatakan
bahwa mereka hanya memanfaatkan arsip hanya untuk penelitian dalam rangka penyusunan skripsi, contohnya ya kayak adek ini, hehe...”.
Universitas Sumatera Utara
I2 : “layanan penggunanya, untuk ruangan khusus sih belum ada, cuman kalau si peminjam ingin melihat atau meminjam arsip, dia harus menemui
arsiparis Bu’Zulaikha, ibu itu nanti yang melihat daftar pertelaan, arsip apa yang ingin dicari oleh si peminjam”.
I3 : “layanan penggunanya tersedia, seperti kalian kan yang ingin mencari tau tentang arsip, dengan menggunakan daftar pertelaan arsip statis yang
telah ada yang bisa digunakan oleh pengunjung, dan untuk mencari arsipnya liat dulu di daftar pertelaan arsip”.
I4 : “untuk pelayanannya, kami menyediakan ruangan untuk pengguna, tetapi ruangannya belum bisa dikatakan ruangan khusus, karena jika
pengguna ingin meminjam arsip tersebut, maka pengguna itu harus membawa surat keterangan yang menyatakan bahwasanya dia memang
membutuhkan arsip itu, agar arsip-arsip tadi tidak disebarluaskan kepada orang lain, hehe...”.
Gambar 3. Ruangan Arsip yang berisi foto pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Untuk ruangan pelayanan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah ada walau mereka
menyatakan ruangan tersebut tidak dikatakan sebagai ruangan khusus untuk pengguna arsip tetapi setidaknya BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah
menyediakan ruangan untuk pengguna yang ingin memanfaatkan arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I2, I3, I4 berikut:
I2 : “layanan penggunanya, untuk ruangan khusus sih belum ada...”. I3 : “ada, itu dia ruangannya yang ada di depan namanya ruangan layanan
arsip”.
Universitas Sumatera Utara
I4 : “untuk pelayanannya, kami menyediakan ruangan untuk pengguna, tetapi ruangannya belum bisa dikatakan ruangan khusus...”.
Selanjutnya sistem layanan arsip yang digunakan pada BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah layanan yang dilakukan secara tertutup dan manual, bukan
melalui suatu jaringan atau program komputer. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1 dan I3 berikut:
I1 : “ya sistem tertutup. Karena, kalau tidak dilakukan seperti itu ya itu tadi bisa-bisa semua rahasia tetang arsip tersebut tersebar di masyrakat umum
atau diluar sana”. I3 : “sistemnya masih bersifat manual dan tidak yang melalui internet atau
menggunakan komputer...”. Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi
Sumatera Utara berupaya untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna, salah satunya yaitu melalui arsip. Walau pada BPAD Provinsi Sumatera Utara tidak
menyediakan ruangan khusus untuk pengguna arsip dan pelayanan yang diberikan secara tertutup.
4.2.1.6. Temu BalikTemu Kembali
Agar pelayanan pengguna bisa berjalan dengan lancar haruslah memiliki suatu sistem yaitu yang dinamakan dengan sistem temu kembali. Pada BPAD
Provinsi Sumatera Utara telah ada sistem temu kembali arsip yang diterapkan. Sistem temu kembali itu dinamakan daftar pertelaan, dimana daftar pertelaan
tersebut dibuat dengan pengkodean pada arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1, I2,I3 berikut:
I1 : “Ada dong, kita menggunakan daftar arsip yang sering disebut dengan daftar pertelaan arsip”.
I2 : “sistem temu baliknya,itu tadi berdasarkan daftar pertelaan”. I3 : “sistem temu baliknya,itu tadi daftar pertelaan arsip”.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 4. Daftar Pertelaan Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dengan adanya sistem temu balik arsip pada BPAD Provinsi Sumatera Utara para arsiparis dengan mudah menemukan arsip yang dibutuhkan, jika
dibandingkan dengan sebelum adanya sistem temu balik tersebut para arsiparis mengalami kesulitan untuk menemukan sebuah arsip. Hal ini sesuai dengan
pernyataan informan I2 berikut: I2 : “sebelum menggunakan daftar pertalaan tadi, iy kami mengalami
kesulitan. Tapi, setelah menggunakan daftar tersebut kami jadi lebih mudah dalam menemukan arsip yang dibutuhkan, hanya dengan melihat
kode dari arsip tersebut”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem temu balik yang ada pada BPAD Provinsi Sumatera Utara dinamakan daftar
pertelaan arsip, dimana dengan adanya daftar tersebut memudahkan arsiparis untuk menemukan arsip yang dibutuhkan.
4.2.2. Penciptaan Arsip 4.2.2.1. Proses Kearsipan
Secara umum proses kearsipan merupakan proses pengendalian arsip secara efisien, efektif dan sistematis. Dimana proses kearsipan ini adalah
menjalankan kegiatan seluruh daur hidup arsip yang mencakup akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan dan sebagainya. Pada BPAD Provinsi
Sumatera Utara proses ini diawali dengan pemisahan antara arsip aktif dan arsip nonaktif, setelah itu baru dilakukan pendeskripsian. Setelah pendeskripsian dan
menentukan maka arsip yang harus disimpan dan mana yang dimusnahkan, hal ini
Universitas Sumatera Utara
berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip JRA. Penjelasan tersebut sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I3,I4 berikut:
I1 : “dalam proses pengolahan, biasanya dari semua unit kerja dilingkungan pemerintah provinsi. Tapi, sampai sekarang ini belum ada lembaga
pemerintahan maupun instansi yang menyerahkan arsip statisnya, yang diserahkan hanya arsip yang disimpan dalam karung yang masih bersifat
kacau balau, setelah itu kita sendiri yang memilah dan memisahkan arsip statis dan arsip lainnya, bukan dari unit kerja itu”.
I2 : “itu pertama-tama kita adakan pemisahan antara arsip dan nonarsipnya atau antara unit kerja yang satu dengan unit kerja yang lainnya. Setelah
itu, baru kita memakai skema untuk mendapatkan found dari instansi tersebut yang ingin kita olah. dari situ kita lakukan pendeskrispian
pengolahan dari nonaktif ke aktifnya, baru kita masukkan ke deskripsi atau dicatat”.
I3 : “oh prosesnya, dari arsip aktif ke arsip inaktif dilihat dari jadwal retensi arsip dilihat masa retensinya, dilihat berapa tahun masanya setelah habis
masa retensinya masuklah ke masa inaktifnya, setelah habis masa inaktifnya misalnya tadi masa aktifnya 5 tahun baru lah dilihat
keterangannya, apakah arsip itu di musnahkan atau di permanenkan, yang permanen itu lah arsip statis”.
I4 : “ya, pertama-tama kita terima arsip dari unit kerja, setelah itu kita pilih lah arsip-arsip yang masih aktif, inaktif dan arsip yang dipermanenkan,
tapi untuk melihat arsip tersebut masih aktif atau tidak, kita menggunakan JRA”.
Setelah proses pengarsipan selesai dilakukan maka arsip-arsip yang sudah dipisahkan untuk di simpan dilakukan terlebih dahulu manufare yaitu menyatukan
arsip-arsip yang sama dan kemudian barulah disimpan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I2 berikut:
I2 : “Manufare itu istilahnya menyatukan, kemungkinan aja saya menyusun rupanya dibagian lain juga memiliki arsip yang sama jadi kita
menyatukan arsip tersebut. setelah manufare itu diteliti mereka panggil berdasarkan inisial manufer titik, selanjutnya kita serahkan ke mereka
lalu dibungkus dan dimasukkan ke dalam kotak lalu disimpan ke lemari opek di ruang arsipnya”.
Berdasarkan pernyataan informan di atas disimpulkan bahwa proses kearsipan pada BPAD Propinsi Sumatera Utara merupakan kegiatan melakukan
daur hidup arsip dan kemudian barulah dilakukan penyimpanan arsip tersebut.
Universitas Sumatera Utara
4.2.2.2. Peranan Kearsipan
Arsip sangat memiliki peranan yang sangat penting, dengan arsip kita bisa mengetahui sejarah. Begitu juga hanya bagi BPAD Provinsi Sumatera Utara
peranan arsip sangatlah penting karena arsip merupakan bukti sejarah yang memiliki nilai informasi yang sangat tinggi. Hal ini sesuai dengan pernyataan
informan I1,I2,I3,I4 I1 : “oo, arsip itu merupakan tulang punggung dari organisasi, karna apa
tidak akan ada 1 kegiatan pun yang dilaksanakan di kantor mana pun tanpa ada arsip itu ya. Jadi, arsip itu memang sangat-sangat penting,…”.
I2 : “Peranan kearsipan buat saya, sangat penting karena arsip merupakan sejarah yang memiliki nilai informasi, yang kedepannya perlu menambah
pengetahuan dan arsip ini juga disebut sebagai memori dan juga harta yang kemudian hari dapat digunakan untuk generasi yang akan dating”.
I3 : “peranan kearsipan sangat penting, jika tidak punya arsip kita tidak tau sejarahnya gimana. Itu lah pentingnya arsip. misalnya afri nannti tamat,
kan memiliki ijazah, nah ijazah itu lah yang bisa disebut sebagai arsip buat afri.itu lah bukti identik dan autentik bagi pribadi, bangsa dll”.
I4 : “menurut saya sangat penting lah dek. Karena arsip itu merupakan satu- satunya bukti sejarah yang ada dan memiliki nilai yang tinggi. Coba adek
bayangkan, kalau arsip tersebut tidak ada, dari mana kita tau tentang sejarah dulu kalau tidak dari arsip-arsip itu. Itu sebabnya, arsip itu
memang sangat-sangat penting”.
Walaupun arsip memiliki peranan yang sangat penting akan tetapi BPAD Provinsi Sumatera menilai masih kurangnya kesadaran beberapa instansi akan
pentingnya nilai arsip tersebut. Mereka menilai arsip itu sebagai tumpukan sampah dan merasa arsip itu tidak penting bisa jadi ini terjadi karena kurangnya
perhatian dari pimpinan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2 berikut:
I1 : “ia, perhatian dari pimpinan yang kurang”. I2 : “iya benar, masih banyak yang belum mengenal arsip itu apa”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip itu memiliki peranan yang sangat penting bagi BPAD Provinsi Sumatera Utara karena arsip
memiliki nilai informasi tentang sejarah, walau terkadang masih ada isntansi yang
Universitas Sumatera Utara
tidak tahu arti pentingnya arsip tersebut, sehingga suatu instansi menganggap bahwa arsip itu hanyalah sampah.
4.2.3. Penempatan Kearsipan 4.2.3.1. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip haruslah efektif dan nyaman agar kelestarian arsip itu selalu terjaga. BPAD Provinsi Sumatera Utara menyadari bahwa untuk
penyimpanan arsip haruslah disediakan ruangan khusus agar nilai arsip itu tetap terjaga kelestariannya, akan tetapi untuk sementara waktu ini BPAD Provinsi
Sumatera Utara belum memiliki ruangan khusus untuk penyimpanan arsip. Arsip masih disimpan didalam sebuah lemari yang biasa mereka sebut dengan opek. Hal
ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I3,I4 berikut: I1 : “kalau untuk arsip statis belum memiliki ruangan khusus, makanya
arsip-arsip statis ini untuk sementara diletakkan di dalam lemari yang ada di depan itu. Sebenarnya arsip-arsip itu di sediakan ruangan khusus”.
I2 : “tempat penyimpanan arsip itu, ya hanya sebuah lemari saja yang disebut lemari opek”.
I3 : “tempat penyimpanannya ya dengan menggunakan lemari yang disebut dengan apek”.
I4 : “untuk tempat untuk tempat penyimpanannya ya, dimasukkan kedalam sebuah lemari yang sudah disediakan. Biasanya lemari-lemari tersebut
dikunci karena arsip-arsip yang disimpan sangat rahasia, itu lah dia tadi arsip statis”.
Gambar 5. Arsip yang disimpan dalam Lemari Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Dari beberapa pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara sudah menyadari akan pentingnya tempat penyimpan
arsip haruslah memiliki ruangan khusus, akan tetap untuk sementara waktu BPAD Provinsi Sumatera Utara masih menyimpan arsip pada sebuah lemari yang disebut
opek.
4.2.3.2. Pengkodean Arsip
Di dalam pengklasifikasian suatu arsip diberikan kode agar dapat dibedakan dengan arsip yang lain. Menajemen arsip yang baik sudah
menggunakan pengkodean dalam membedakan arsip agar mudah ditemukan kembali. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara juga menggunakan pengkodean
pada arsip yang mereka sebut dengan found. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I4 berikut:
I1 : “untuk pengkodeannya, sama seperti buku yaitu menggunakan klasifikasi, arsip juga seperti itu, tapi istilahnya bukan klasifikasi
melainkan sering disebut sebagai found. I3 : “untuk arsip statis disebut referensi. Dimana dalam referensi itu ada
found dan jumlah itemnya. I4 : “untuk proses pengkodean kita menggunakan found, dimana found itu
kode dari unit kerja dan tahu arsip itu dibuat. Pengkodean yang dilakukan pada arsip di BPAD Provinsi Sumatera Utara
berdasarkan inisiatif arsiparis untuk memberikan kode pada arsip menurut jadwal masuknya ke BPAD dan juga berdasarkan pada keputusan menteri. Hal ini sesuai
dengan pernyataan informan I3 berikut: I3 : “pengkodean arsip statisnya inisiatif kami sendiri, misalnya dinas Pu
kami memiliki kode 35. Kalau dari kabupaten 042. Sebenarnya mulainya dari awal 001, menggunakan 3 angka desimal jadi arsip mana yang
duluan masuk”.
I3 : “iya, pengkodeannya menurut arsip yang duluan masuk, karena kami mengerjakannya menurut instansi, tapi kalau menurut keputusan menteri
ada kodenya, misalnya untuk politik ada kodenya 200, kan ada itu kode klasifikasi”.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6. Contoh Pengkodean Arsip Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara melakukan pengkodean pada arsip berdasarkan pengklasifikasian
yang disebut dengan found. Walau penomoran berasal dari inisiatif para arsiparis di BPAD Provinsi Sumatera Utara.
4.2.4. Penyebab Kerusakan Arsip
Biasanya kerusakan pada arsip menunjukkan bahwa menurunnya kualitas yang dimiliki oleh suatu arsip sehingga tidak dapat dimanfaatkan secara
maksimal, yang dapat disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara biasanya yang menyebabkan kerusakan itu adalah rayap,
debu, atau tempat penyimpanan yang kurang baik. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I1,I2,I3 berikut:
I1 : “biasanya penyebabnya ya, karna rayap, debu yang gak dibersihkan, atau mungkin tempat penyimpanannya gak bagus, itu juga bisa. Macam-
macam penyebabnya. Tapi arsip-arsip disini sampe sekarang belum ada yang rusak”.
I2 : “penyebab kearsipan itu rusak ya biasanya rayap dan debu”. I3 : “penyebabnya ya hama, debu, dan kadar kertas itu sendiri”.
Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara kerusakan pada arsip tidak ada hanya saja kerusakan itu memang berasal dari penciptanya yang menyerahkan
Universitas Sumatera Utara
arsip sudah dalam keadaan rusak. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I2 berikut:
I2 : “kalau rusak sih gak ada, paling yang dari instansi itu yang menyerahkan arsip-arsip yang rusak, misalnya kadar kertas yang
menguning atau sudah koyak”.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip yang ada pada belum ada yang mengalami kerusakan, terkecuali kerusakan yang memang
berasal dari penciptanya sendiri yang menyerahkan arsip dalam keadaan rusak. Ini dapat terjadi karena BPAD Provinsi Sumatera Utara melakukan peranan dan
pemeliharaan dengan baik.
4.2.5. Jadwal Retensi Arsip JRA
Jadwal retensi arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan ataupun pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan penting untuk dilakukan dalam
manajemen arsip agar dapat mengetahui nilai informasi yang terdapat di dalam arsip tersebut. Begitu juga halnya pada BPAD Provinsi Sumatera Utara Jadwal
Retensi Arsip JRA digunakan sebagai panduan dalam penentuan, mana arsip yang masih aktif, mana yang inaktif serta mana arsip yang permanen. Sesuai
dengan pernyataan informan I1 dan I3 berikut: I1 : “ya, kami menggunakan JRA itu untuk menentukan arsip-arsip yang
diserahkan tadi dinilai apakah masih bersifat aktif, inaktif, atau permanen itu lah yang disering disebut dengan arsip statis”.
I3 : “BPAD tidak punya aturan khusus, cuman penentuan JRA itu menggunakan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 100 Tahun 1991,
tentang Jadwal Retensi Arsip. Departemen Dalam Negeri dan masih berpedoman pada menteri dalam negeri”.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 7. Jadwal Retensi Arsip yang digunakan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara
Dari pernyataan informan di atas dapat disimpulkan bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara menggunakan Jadwal Retensi Arsip sebagai panduan
dalam memilah-memilah arsip. Dimana jadwal tersebut berdasarkan pada keputusan menteri dalam negeri nomor 100 tahun 1991.
4.2.6. Arsiparis
Dalam mengelola arsip sebaiknya haruslah orang yang mengerti dan paham tentang arsip, dan mengetahui bagaimana mengelola arsip dengan baik.
Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara arsiparisnya terdiri dari 10 orang yang berlatar belakang pendidikan SMA, hal ini sesuai dengan pernyataan informan
I1,I2 berikut: I1 : “untuk jumlah arsiparis disini semuanya berjumlah sepuluh orang dan
latar belakang pendidikannya SMA. I2 : “arsiparis disini berjumlah 10 orang dan latar belakang pendidikannya
SMA semua, tapi ada kok yang sedang menyusun skripsi dan sebentar lagi mau wisuda”.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa arsiparis pada BPAD Provinsi Sumatera Utara berjumlah sepuluh orang yang berlatar belakang
pendidikan SMA. Hal ini sangat disayangkan karena dari tingakat pengetahuan dan keahlian arsiparis sangat kurang, kerena tidak ada satupun yang
berpendidikan arsiparis.
Universitas Sumatera Utara
4.3. Evaluasi Manajemen Arsip Statis Pada BPAD Provinsi Sumatera Utara
Sebagaimana kegiatan-kegiatan yang lain, kegiatan yang dilakukan para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada juga harus dilaporkan kepada
kepala perpustakaan, ANRI dan juga gubernur. Dalam laporannya arsiparis akan menerangkan berbagai kondisi yang ada. Pencapaian hasil kerja dan juga target
yang belum dicapai. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan I3 berikut: I3 : “Tentulah ada, dimana-mana setiap kegiatan kan ada evaluasi juga
hasilnya, semuanya kan ada penilaian, berapa pencapaian hasil kerja, berapa yang udah dilaksanakan, berapa juga yang belum dilaksanakan,
semua nya pasti ada dek, dari ANRI itu sendiri pun ada”.
Dari keterangan di atas dapat diperoleh informasi bahwa setiap kegiatan yang ada harus ada evaluasi atau penilaian, hal ini dimaksudkan agar pencapaian
hasil kerja yang dilakukan selama ini terlihat hasilnya dan untuk hasil kerja yang belum tercapai dapat diselesaikan dengan benar. Pada BPAD Provinsi Sumatera
Utara evaluasi yang dilakukan berupa membuat laporan yang kemudian diserahkan pada pimpinan.
4.4. Rangkuman Hasil Wawancara