Pelajaran dari Pengalaman Proyek Pesisir 1997 - 1999
2 Team Lampiran-1. Kerangka kerja ini telah disajikan dalam Pertemuan Staf
Tahunan Proyek Pesisir Annual Staff Meeting yang diadakan di Lampung pada tanggal 14-18 Juli 1998.
1.2. Konsultasi dan bimbingan dari
Technical advisor Setelah pertemuan staf di Lampung, selanjutnya Learning Team
berkonsultasi dengan 2 orang technical advisor, yaitu Dr. Kem Lowry dan Brian Needham, pada tanggal 13-18 Agustus 1998. Materi yang didiskusikan
difokuskan pada metode yang akan digunakan oleh Learning Team dalam melakukan pendokumentasian, mempertegas tugas dan fungsi Learning Team,
dan berbagai pilihan topik isu yang perlu didokumentasikan. Hasil konsultasi ini kemudian dijadikan acuan pelaksanaan tugas Learning Team pada tahun
kedua Lampiran-2.
1.3. Identifikasi obyek
Pada tahap ini, Learning Team mencoba mengidentifikasi dan menyusun topik isu pendokumentasian. Topik-topik isu ini berupa jenis kegiatan atau
kasus-kasus yang dipandang penting untuk didokumentasikan. Penentuan pilihan obyek ini sangat terkait erat dengan isu, program dan kegiatan yang
dilakukan oleh Proyek Pesisir di masing-masing propinsi lokasi proyek. Dari tahap ini, Learning Team berhasil mengidentifikasi 10 topik isu pendokumen-
tasian Lampiran-3.
1.4. Pelingkupan dan penetapan obyek pendokumentasian
Kesepuluh topik isu yang diidentifikasi di atas, kemudian disebarluaskan kepada seluruh staf Proyek Pesisir melalui mekanisme yang
tersedia. Mereka diminta untuk memberikan tanggapan dan membuat rekomendasi atau pilihan topik isu mana yang perlu didokumentasikan.
Pemilihan topik isu ini dilakukan mengingat adanya keterbatasan waktu dan tenaga yang dimiliki oleh Learning Team.
Berdasarkan masukan atau usulan dari manajemen Proyek Pesisir para Field Project Manager, Chief of Party dan Technical Advisor, tiga topik dipilih
untuk didokumentasikan. Ketiga topik tersebut adalah early actions dengan studi kasus penanaman mangrove di desa Bentenan dan Tumbak, pendidikan
lingkungan hidup, pengambilan bintang laut serta pelatihan monitoring garis pantai dan terumbu karang, Kelompok Kerja Propinsi Provincial Working
Group dan pemantauan Monitoring.
2. TAHAP IMPLEMENTASI
Dalam tahap implementasi, kegiatan Learning Team secara beurutan adalah: 1 penyusunan proposal, 2 kajian pustaka, 3 kunjungan lapang, 4
pengiriman draft laporan, dan 5 penulisan makalah lokakarya. Dalam tahap ini proses konsultasi dan komunikasi dengan staf di lapang sudah diupayakan
secara intensif untuk mendapatkan masukan, baik untuk penyusunan pro- posal maupun penulisan makalah.
2.1. Penyusunan proposal
Setelah Proyek Pesisir menetapkan topik isu dari kegiatan atau kasus yang akan didokumentasikan, Learning Team menyusun usulan atau proposal
pendokumentasian. Proposal ini pada intinya memuat tujuan dan alasan dilakukannya pendokumentasian suatu obyek, periode atau lama waktu
pendokumentasian, rencana kerja Learning Team, responden yang akan dihubungi dan daftar dokumen yang akan dikaji atau dipelajari. Proposal ini
dilengkapi dengan sejumlah pertanyaan spesifik untuk setiap topik isu yang akan didokumentasikan. Proposal tersebut selanjutnya disebarluaskan kepada
para Field Project Manager dan Chief of Party melalui mekanisme yang ada. Tujuan penyebarluasan ini adalah untuk mendapatkan komentar, saran dan
masukan sekaligus memperkenalkan kegiatan pendokumentasian. Pengenalan kegiatan ini dirasa sangat perlu mengingat keterlibatan para staf Proyek Pesisir
akan sangat menentukan keberhasilan kegiatan ini. Proposal kegiatan Learning Team untuk mendokumentasikan ketiga topik isu terpilih dapat dilihat pada
Lampiran-4.
2.2. Kajian pustaka
Pada tahap ini, Learning Team mempelajari, mengkaji dan membahas setiap dokumen yang telah dihasilkan oleh Proyek Pesisir, khususnya Proyek
Pelajaran dari Pengalaman Proyek Pesisir 1997 - 1999
3 Pesisir Sulawesi Utara PP SULUT untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan
yang dimuat dalam proposal. Dokumen-dokumen yang mendapat prioritas untuk dikaji secara intensif adalah laporan bulanan para penyuluh lapangan
Field Extension Officer - FEO dan makalah yang dibuat oleh staf Proyek Pesisir ataupun para Technical Advisor. Laporan bulanan FEO memberikan
perkembangan setiap program atau kegiatan yang dilakukan di setiap lokasi proyek sebagai basis kegiatan PP SULUT. Sebagai pendahuluan dalam
pengkajian ini, Learning Team menyusun rangkuman dokumentasi suatu topik isu tanpa struktur tertentu, sebagaimana tertulis dalam setiap laporan bulanan
tersebut. Selanjutnya Learning Team menyusun dokumentasi berdasarkan alur sesuai dengan daftar pertanyaan yang dimuat dalam proposal. Setelah itu,
Learning Team menyempurnakan dokumentasi hasil kajian pustaka ini dengan memasukan informasi berdasarkan jawaban para staf Proyek Pesisir di lokasi
proyek terhadap pertanyaan dalam proposal yang telah dikirim sebelumnya.
Hasil kajian pustaka yang telah disempurnakan ini selanjutnya dikirimkan kembali ke Field Project Manager FPM PP SULUT untuk dibahas
lebih lanjut di antara para staf PP SULUT, seperti untuk memeriksa kembali apakah dokumentasi sementara tersebut sesuai dengan kenyataan yang ada,
apakah ada hal-hal lain yang perlu ditambahkan dan sebagainya. Dalam dokumentasi sementara tersebut juga Learning Team mencantumkan pertanyaan
yang belum terjawab ataupun pertanyaan lanjutan yang timbul dari informasi yang terkumpul.
2.3. Kunjungan lapang
Pada tahap ini, Learning Team melakukan kunjungan lapang untuk melakukan verifikasi informasi yang diperoleh dari dokumen-dokumen dan
mengamati langsung serta mencari jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang timbul dari informasi yang terkumpul. Kegiatan ini berlangsung pada tanggal
22-28 November 1998. Kunjungan lapang tersebut dimaksudkan untuk mendapatkan informasi tidak hanya dari para staf Proyek Pesisir, tetapi juga
dari anggota masyarakat yang terlibat, staf instansi pemerintah, perguruan tinggi maupun pihak Lembaga Swadaya Masyarakat LSM. Hasil kunjungan
lapang ini kemudian dituangkan dalam sebuah dokumen hasil kunjungan lapang, misalnya laporan yang berjudul ‘’Pendokumentasian Kegiatan Provin-
cial Working Group PWG di Sulawesi Utara: Hasil wawancara dan observasi di lapang”. Draft dokumen untuk setiap obyek pendokumentasian ini
dikonsultasikan dengan FPM dan staf Proyek Pesisir Sulawesi Utara untuk diperiksa. Kontak melalui telepon dan electronic mail senantiasa dilakukan
dengan para staf Proyek Pesisir.
2.4. Pengiriman draft
Proses ini merupakan tahap konsultasi ataupun verifikasi Learning Team terhadap dokumentasi yang dibuatnya. Setiap dokumen yang dihasilkan
oleh Learning Team, baik hasil kajian pustaka maupun kunjungan lapang senantiasa dikirimkan kembali ke FPM untuk mendapatkan masukan ataupun
komentar. Hal ini dimaksudkan agar isi dari setiap dokumentasi yang dibuat Learning Team benar-benar akurat dan dapat dipertanggung-jawabkan.
2.5. Penulisan makalah
Pada tahap ini, Learning Team menulis makalah yang bahannya diambil dari hasil kajian pustaka dan kunjungan lapang yang telah dikonsultasikan
dengan para staf Proyek Pesisir yang bersangkutan. Penulisan makalah ini dimaksudkan untuk menyajikan hasil pendokumentasian Learning Team dalam
format yang lebih mudah dipahami oleh khalayak luas mengingat makalah ini memuat pengalaman Proyek Pesisir, misalnya melalui forum lokakarya. Draft
makalah yang dibuat oleh Learning Team ini juga dikirimkan kembali ke setiap lokasi proyek untuk mendapatkan masukan dan komentar. Selain itu, draft
makalah juga dikirimkan kepada technical advisor, seperti Dr. Kem Lowry, Brian Needham dan Brian Crawford, setelah diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris.
Masukan dan komentar dari staf Proyek Pesisir dan technical advisor selanjutnya digunakan untuk memperbaiki makalah yang akan disajikan dalam suatu
lokakarya workshop.
3. TAHAP DISEMINASI DAN EVALUASI
Kegiatan diseminasi dan evaluasi dilakukan pertama kali melalui kegiatan lokakarya. Lokakarya ini bertujuan untuk menyebarluaskan
