Sejauh mana PWG berperan efektif ? Di Sulawesi Utara kelompok ini

Pelajaran dari Pengalaman Proyek Pesisir 1997 - 1999 proyek yang spesifik, seperti pemilihan desa lokasi proyek. Akhir-akhir ini pertemuan rutin PWG menjadi sekali setiap 3 bulan dan partisipasinya cenderung bersifat pasif. Meskipun peran kelompok ini dalam koordinasi pelaksanaan proyek di tahun pertama 19971998 sangat penting, namun ternyata sulit untuk menemukan bagaimana caranya agar kelompok ini dapat terlibat lebih aktif dan efektif di tahun selanjutnya. Sementara itu, pada tahun ke 2 19981999 di Sulawesi Utara Kabupaten Task Force KTF dibentuk. Tugas KTF ditekankan pada pengkajian dan peninjauan usulan rencana pengelolaan pesisir di tingkat desa. Saat ini PWG berubah menjadi Provincial Advisory Group PAG, dengan tugas utama menyangkut kegiatan- kegiatan pengarahan, seperti diskusi-diskusi kebijakan untuk penerapan strategi pengelolaan pesisir tingkat desa secara lebih luas scalling up dan kegiatan lain lebih sesuai dengan kapasitas dan peranannya sebagai tim pengarah. Di Kalimantan Timur, Provincial Steering Committee PSC dan Provincial Task Force PTF baru saja dibentuk dan mereka telah mulai terlibat dalam kegiatan-kegiatan teknis dan pelatihan. Di Lampung, para calon anggota Provincial Steering Committee PSC telah mulai membantu dan terlibat dalam kegiatan-kegiatan program Proyek Pesisir setempat. Beberapa pelajaran yang mungkin dapat diambil dari pengalaman provincial working group: 6. Tim penasihat atau tim pengarah seharusnya dibentuk dalam waktu yang tepat agar dapat berpartisipasi dalam pengambilan keputusan kegiatan utama proyek, seperti pemilihan lokasi lapang dan lokasi contoh. Namun tidak cukup jelas apakah tim semacam ini selalu diperlukan. Jika tim ini diperlukan maka tim ini harus dibentuk. 7. Sebuah surat keputusan SK dari Gubernur diperlukan untuk memberi legitimasi atau kewenangan bagi lembaga koordinasi propinsi semacam PWG. Namun SK tersebut tidak boleh mengganggu pelaksanaan tanggungjawab dan tugas-tugas instansi pemerintahan. 8. Jika pengusaha swasta dan LSM diinginkan untuk berpartisipasi dalam kelompok ini, Surat Keputusan Gubernur mungkin tidak selalu sesuai. Suatu kelompok lain yang sifatnya informal dimana anggotanya mencakup berbagai macam stakeholder mungkin lebih diminati. Namun aturan main dan pengambilan keputusan dalam kelompok lain ini mungkin harus dirancang berbeda. Pemilihan wakil-wakil dari lembaga-lembaga yang bukan instansi pemerintahan membutuhkan suatu pemikiran yang hati-hati mengingat satu lembaga belum tentu dianggap mewakili lembaga-lembaga lainnya. KEGIATAN MONITORING 1. Apa yang dimaksud dengan kegiatan monitoring? Kegiatan monitoring adalah kegiatan yang secara sistematis melakukan pendokumentasian terhadap upaya-upaya yang dilakukan Proyek Pesisir, baik pada skala proyek secara keseluruhan maupun pada skala program di setiap skala geografi yang relevan. 2. Apa tujuan kegiatan monitoring? Tujuan kegiatan monitoring adalah: a mengidentifikasi perubahan-perubahan kondisi sosial-ekonomi masyarakat dan lingkungan yang memiliki kemungkinan berkaitan dengan adanya kegiatan-kegiatan Proyek Pesisir; b untuk memastikan kegiatan- kegiatan proyek dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan; c untuk mendokumentasikan kegiatan yang menyangkut penyusunan peraturan- peraturan governance activities, termasuk persiapan rencana-rencana dan peraturan lokal, upaya penegakan hukum atau aturan dan kepatuhan terhadap hukum atau aturan tersebut; d mengumpulkan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan bagi keperluan para Program Manajer Lapang dan pemberi dana; dan e mengumpulkan informasi untuk keperluan kegiat- an pembelajaran learning activity, penyesuaian atau adaptasi rancangan proyek dan pengangkatan model-model yang potensial diterapkan di tempat lain. xi Pelajaran dari Pengalaman Proyek Pesisir 1997 - 1999 3. Jenis kegiatan monitoring apa saja yang sudah dilakukan oleh Proyek Pesisir? Seperti sudah dilakukan oleh Proyek Pesisir, kegiatan monitoring mencakup: a kegiatan monitoring jangka panjang terhadap perubahan kondisi sosio-ekonomi dan lingkungan tingkat desa; b pembandingan hasil awal, hasil antara intermediate output dan output akhir dari kegiatan-kegiatan khusus dengan tingkat pencapaian yang diharapkannya benchmarking; c ringkasan kegiatan Proyek Pesisir untuk setiap lokasi proyek dan kantor pusat proyek seperti diperintahkan oleh USAIDProject Monitoring Performance. Kegiatan monitoring di tingkat desa mencakup pelaksanaan survey-survey dan pengamatan sistematis yang dilakukan oleh Proyek Pesisir serta kegiatan monitoring yang melibatkan anggota masyarakat. 4. Bagaimana status kegiatan monitoring? Saat ini: a kegiatan monitoring masyarakat secara sistematis tengah berlangsung di desa-desa lokasi proyek di Sulawesi Utara; b kegiatan monitoring yang melibatkan masyarakat desa telah berlangsung di empat desa lokasi proyek; c sebuah sistem telah dirancang dan tersedia untuk mengidentifikasi, mengumpulkan dan menyebarluaskan informasi tentang semua kegiatan proyek Performance Monitoring Plan - PMP. Tidak ada rencana sistematis untuk memonitor setiap kegiatan proyek di tingkat propinsi. Namun terdapat banyak informasi sudah dikumpulkan atau didokumentasikan di Sulawesi Utara dalam bentuk laporan bulanan para petugas penyuluh lapangan, selain dokumen-dokumen proyek lainnya. Dalam tahun kedua 19981999, Learning Team telah memusatkan perhatiannya untuk memonitor kegiatan-kegiatan tingkat desa Proyek Pesisir di Sulawesi Utara. Informasi untuk kegiatan pembelajaran ini diperoleh dari laporan-laporan lokakarya, wawancara dengan para staf lapangan dan laporan-laporan yang disusun oleh Learning Team. 5. Bagaimana variabel-variabel yang dimonitor tersebut ditentukan? Di Sulawesi Utara, staf proyek dan konsultan teknis menentukan variabel- variabel yang akan untuk baseline survey dan monitoring. Mereka juga menentukan variabel-variabel untuk kegiatan monitoring lingkungan yang dilaksanakan oleh anggota masyarakat. Variabel-variabel PMP ditentukan oleh USAID dengan konsultasi kepada Chief of Party. Namun, data untuk PMP dikumpulkan oleh staf proyek dan disatukan oleh staf Learning Team. Staf Proyek Pesisir menemukan sejumlah variabel-variabel PMP, seperti jumlah orang yang berpartisipasi, sangat berguna. 6. Prosedur apa yang diterapkan untuk memastikan kebenaran data? Di Sulawesi Utara, prosedur yang jelas telah dibuat untuk mengumpulan dan pengolahan data dari kegiatan monitoring. Beberapa prosedur untuk memonitor aspek sosio-ekonomi dan kegiatan monitoring yang dilaksanakan oleh anggota masyarakat sudah diuji-coba di desa lokasi proyek di Sulawesi Utara. Prosedur-prosedur ini telah diterapkan dengan hati-hati. Pengalaman menunjukkan bahwa kegiatan pengumpulan dan pengolahan data memerlukan waktu yang cukup banyak. Beberapa pelajaran yang mungkin dapat diambil dari pengalaman pelaksanaan kegiatan monitoring: 7. Kegiatan monitoring terbukti merupakan kegiatan penting dalam hal meningkatkan nilai pertanggungjawaban accountability dan kinerja Proyek Pesisir serta mendukung proses pembelajaran. Namun, pentingnya kegiatan monitoring ini kadang tidak disadari oleh staf Proyek Pesisir. Di Sulawesi, pengalaman Proyek Pesisir menunjukan bahwa kegiatan monitoring ini memerlukan waktu yang relatif besar dan sumberdaya untuk merancang sistem monitoring, prosedur, melaksanakan kegiatan pelatihan staf, pengumpulan dan pengolahan data. 8. Di Sulawesi Utara, informasi baseline terbukti berguna bagi penyusunan profil setiap lokasi proyek. 9. Dalam penyusunan dan perbaikan program monitoring untuk kegiatan- kegiatan Proyek Pesisir di desa penekanan perlu dilakukan dalam hal penilaian pencapaian tujuan-tujuan antara intermediate objectives. Maksud xii