Kinerja Tata Laksana dalam Program PHBM

83 Sementara 3 LSM menyatakan telah memiliki sumber dana mandiri dan telah berkontribusi terhadap lembaga, misalnya dari iuran anggota dan dana swadaya dari masyarakat. Namun sejumlah 2 LSM masih belum memiliki sumber dana mandiri sehingga sampai saat ini masih mengandalkan lembaga donor terutama lembaga donor dari luar negeri. Ketergantungan LSM kepada lembaga donor masih sangat besar. LSM masih mengandalkan bantuan dari lembaga donor dengan alasan lebih besar hasilnya dan dapat diperoleh dengan cepat bila lulus seleksi. Kedekatan antara pengurus LSM dengan pihak-pihak yang mempunyai akses terhadap lembaga donor juga sangat mempengaruhi kinerja pendanaan. Pengurus LSM yang mempunyai hubungan baik dan sudah kenal baik dengan pihak yang mempunyai akses pendaaan akan lebih mudah untuk memperoleh pendanaan. Penggalangan dana kerap kali masih dilakukan secara sporadis, tidak direncanakan secara matang, dan tidak diarahkan secara jangka panjang. Metode yang digunakan biasanya juga terbatas pada pengiriman proposal kepada lembaga donatur internasional. Pola penggalangan dana seperti ini terjadi karena adanya gap kapasitas pengetahuan dan pemahaman pengelola organisasi sosial terhadap berbagai aspek yang berkaitan dengan penggalangan dana. Semua hal yang berkaitan dengan dana tentunya membutuhkan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman. Organisasi harus cukup informasi ke tempat mana dana bisa dicari, kemudian harus punya cukup keahlian dan kreativitas, agar dana tersebut dapat mengucur ke lembaganya. Setelah itu dibutuhkan pengetahuan, ketrampilan dan komitmen agar dana dapat dikelola dengan baik, transparan, serta terjaga akuntabilitasnya.

5.1.4. Kinerja Tata Laksana dalam Program PHBM

Tata Laksana mengacu pada tatanan organisasi dalam merumuskan dan melaksanakan kebijakan yang menuntun pelaksanaan misi dan tujuan yang ingin dicapai. Pengambilan keputusan, kepemimpinan dan kaderisasi, pertanggungjawaban, dan struktur organisasi merupakan elemen kunci dalam penyelenggaraan governing suatu organisasi Tifa, 2006. 84 Semua hal yang berkaitan dengan mekanisme dalam organisasi pengambilan keputusan, kepemimpinan dan kaderisasi, dan struktur organisasi dilandasi kesepakatan bersama seluruh anggota organisasi. Kesepakatan ini untuk kemudian didokumentasikan agar jelas dan dapat dijadikan pedoman yang diterapkan organisasi secara konsisten. Pada proses pengambilan keputusan, misalnya, keputusan tersebut dapat mempengaruhi kebijakan organisasi secara keseluruhan. Keterlibatan berbagai pihak pengurus, direktur eksekutif, staf organisasi dapat mempengaruhi tingkat transparansi dan akuntabilitas proses. Penelitian ini menunjukkan bahwa 4 LSM menyatakan sudah mempunyai mekanisme pengambilan keputusan seperti apabila ada masalah penting di lapangan yang harus diselesaikan dalam proyek UNDP ini dan telah diterapkan secara konsisten oleh lembaga. Pengambilan keputusan tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi. Keputusan-keputusan yang biasanya berhubungan dengan kelembagaan, maka diperlukan diskusi dengan para pengambil keputusan tertinggi di lembaga, dan dilakukan secara berjenjang. Terkait dengan proyek UNDP, biasanya Koordinator Proyek harus mendiskusikan kepada penanggung jawab proyek. Namun, jika ada persoalan di lapangan, tim di lapang dapat mengambil keputusan sendiri bila diperlukan keputusan yang cepat dan tidak terlalu terkait dengan persolan mendasar lembaga, prinsip dasar. Semua hal yang terjadi di lapang dan informasi-informasi lain terkait proyek dikomunikasikan secara berkala pada rapat koordinasi setiap bulan, serta laporan tertulis dalam bentuk publikasi maupun tulisan catatan proses. Persepsi, misalnya, telah menetapkan aturan internal terkait dengan pengambilan keputusan ini. Ada tingkatan pengambilan keputusan dengan mekanismenya masing-masing, yaitu: tingkat lapangan di kendalikan dan diselesaikan oleh Tim Pelaksana Proyek melalui Rapat Koordinasi bulanan, tingkat program dan stakeholder oleh Manajemen Program melalui Rapat Direksi dan tingkatan nasional dan internasional oleh Pengurus Perhimpunan melalui Rapat Umum Anggota RUA. Sementara 1 LSM belum memiliki mekanisme pengambilan keputusan dalam proyek UNDP. Pengambilan keputusan dilakukan melalui musyawarah dengan masyarakat dampingan tanpa ada aturan khusus yang dibuat lembaga Tabel 14. 85 Tabel 14. Penilaian Kinerja Elemen Tata Laksana Jumlah Nilai Elemen Tata Laksana No Indikator Baik Cukup Kurang Total T.1 Mekanisme pengambilan keputusan dalam proyek UNDP 4 4 1 9 T.2 Mekanisme pertanggungjawaban dan aksesibilitas laporan tahunan program dan keuangan untuk proyek UNDP 2 5 2 9 T.3 Ketersediaan ruang untuk mempublikasikan pertanggungjawaban laporan tahunan program dan keuangan proyek UNDP kepada publik 4 4 1 9 Total 10 13 4 27 Sumber: Hasil pengolahan data Mekanisme pertanggungjawaban dan aksesibilitas laporan tahunan dan keuangan merupakan salah satu indikator yang penting dalam tata laksana sebuah LSM. Sebagian besar LSM yaitu 5 LSM menytakan bahwa lembaga mempunyai laporan program dan keuangan dan berkala namun hanya untuk kalangan terbatas yaitu untuk lembaga donor. Mekanisme pertanggungjawaban penggunaan dana proyek dilakukan secara berjenjang. Dana yang digunakan oleh tim proyek untuk pelaksanaan proyek dilaporkan kepada bagian keuangan lembaga. Selanjutnya bagian keuangan akan melaporkan secara berkala setiap 3 bulanan kepada UNDP. Pelaporan ini juga disertakan laporan substansi yang berjalan setiap 3 bulanan, 6 bulanan dan laporan akhir. Sementara untuk laporan keuangan masih ditujukan kepada lembaga donor, namun bisa tetap terbuka untuk publik karena tidak ada perjanjian tertulis antara UNDP dan LSM untuk mempublikasikan laporan tahunan program dan keuangan kepada publik. Sejumlah 2 LSM telah menyampaikan laporan program dan keuangan secara berkala untuk publik. Semua laporan program dan keuangan ini dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat, lembaga donor dan pihak-pihak lainnya dan disebarkan melalui beberapa media, misalnya, buletin dan laporan tahunan lembaga. Ketersediaan ruang untuk mempublikasikan pertanggungjawaban laporan tahunan program dan keuangan kepada publik menjadi faktor penting dalam pelaksanaan proyek UNDP. Sebanyak 4 LSM menyatakan bahwa telah tersedia ruang untuk mempublikasikan pertanggungjawaban laporan tahunan program dan keuangan dalam proyek UNDP dan telah dikelola dengan baik. Ruang-ruang 86 yang disediakan beragam, misalnya, pencetakan publikasi media kampanye, seperti buku, buletin, film, poster menjadi bahanalat yang digunakan untuk diskusi dan dialog dengan para pengambil kebijakan dan para pihak lainnya. Media lainnya adalah melalui website yang dikelola lembaga sebagai media penyebarluasan informasi. Sementara 1 LSM menyatakan bahwa belum tersedia ruang bagi lembaga untuk mempublikasikan pertanggungjawaban laporan tahunan program dan keuangan dalam proyek UNDP kepada publik. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan lembaga dalam mengelola dan mempertanggungjawabkan laporan tahunan kepada publik.

5.1.5. Kinerja Administrasi dalam Program PHBM