86 yang disediakan beragam, misalnya, pencetakan publikasi media kampanye,
seperti buku, buletin, film, poster menjadi bahanalat yang digunakan untuk diskusi dan dialog dengan para pengambil kebijakan dan para pihak lainnya.
Media lainnya adalah melalui website yang dikelola lembaga sebagai media penyebarluasan informasi. Sementara 1 LSM menyatakan bahwa belum tersedia
ruang bagi lembaga untuk mempublikasikan pertanggungjawaban laporan tahunan program dan keuangan dalam proyek UNDP kepada publik. Hal ini disebabkan
oleh keterbatasan lembaga dalam mengelola dan mempertanggungjawabkan laporan tahunan kepada publik.
5.1.5. Kinerja Administrasi dalam Program PHBM
Administrasi berkaitan dengan penyelenggaraan atau pengelolaan organisasi setiap hari. Hal ini meliputi pembagian kerja, sistem manajemen informasi dan
personalia. Organisasi perlu sistem pengelolaan bahkan aturan main yang baik agar efektivitas dan efisiensi dapat terwujud. Untuk menimbulkan sense of
belonging dan keterlibatan semua anggota organisasi terhadap sistem pengelolaan,
dilakukan penyusunan secara partisipatif Tifa, 2006. Dalam penelitian ini, sejumlah 7 LSM menyatakan telah mempunyai uraian
tugas job describtion untuk setiap pelaksana yang menjalankan proyek UNDP. Uraian tugas ini disampaikan pada saat mengawali proyek berjalan melalui rapat
managemen program. Uraian tugas ini kemudian menjadi acuan tim proyek dalam menjalankan tugas dan fungsinya di dalam tim proyek sekaligus sebagai
acuan evaluasi kinerja tim proyek. Sementara satu LSM juga menyatakan bahwa uraian tugas telah dibuat namun masih belum dijalankan dengan konsisten.
Sementara sejumlah 1 LSM menyatakan tidak mempunyai uraian tugas secara khusus. Apabila ada masalah yang berkaitan dengan proyek akan
dimusyawarahkan dengan pengurus dan pelaksana proyek Tabel 15.
87 Tabel 15. Penilaian Kinerja Elemen Administrasi
Jumlah Nilai Elemen Administrasi No
Indikator Baik
Cukup Kurang
Total A.1 Adanya uraian tugas untuk setiap
pelaksana yang menjalankan proyek UNDP
7 1 1 9 A.2 Intensitas rapat koordinasi dalam
menjalankan proyek UNDP 5 4 0 9
A.3 Mendokumentasikan data-data
seperti data internal, data program, data kegiatan, dan data keuangan
untuk proyek UNDP 9 0 0 9
A.4 Kemudahan dalam
mengakses data
dan informasi hasil pelaksanaan proyek UNDP
0 9 0 9 A.5 Sistem perekrutan pelaksana proyek
UNDP 4 2 3 9
A.6 Program pengembangan SDM bagi lembaga danatau pelaksana proyek
dalam proyek UNDP 3 5 1 9
A.7 Kebijakan tentang sistem evaluasi kinerja pelaksana proyek UNDP
5 3 1 9 Total 33
24 6
63
Sumber: Hasil pengolahan data
Rapat koordinasi dalam pelaksanaan proyek yang dilakukan secara periodik penting untuk dilakukan. Sebagian besar LSM yaitu 5 LSM menyatakan telah
melakukan rapat koordinasi secara periodik dengan melibatkan pimpinan dan pelaksana proyek. Rapat ini dianggap penting karena dapat dijadikan sebagai
wahana evaluasi dan menjaga konsistensi proyrk yang dijalankan. RMI, misalnya, menjelaskan bahwa rapat koordinasi antara tim proyek dan penanggung
jawab proyek pimpinan lembaga dilakukan setiap bulan. Hasil rapat koordinasi tersebut juga akan disampaikan kepada staf di RMI untuk diketahui kerja-kerja
yang dilakukan oleh tim proyek UNDP. Selain itu, Masta, misalnya, menyatakan bahkan beberapa kali juga melibatkan masyarakat dampingan. Sementara
sejumlah 4 LSM telah melakukan rapat koordinasi secara periodik namun hanya melibatkan pimpinan lembaga dan pelaksana proyek saja, tanpa melibatkan
seluruh staf lembaga. Biasanya rapat program dilakukan 1 bulan sekali untuk membahas program di tingkat pimpinan dan pengelola program dan 1 bulan sekali
juga di tingkat anggota yang dikemas dalam bentuk diskusi komunitas. Dokumentasi terhadap data dan informasi terkait dengan pelaksanaan proyek
penting untuk dilakukan oleh LSM. Seluruh LSM menyatakan bahwa lembaga
88 telah mendokumentasikan data-data seperti data internal, data program, data
kegiatan, dan data keuangan untuk proyek UNDP. Dokumen dan data-data proyek SGPPTF masih menjadi acuan bagi pengurus untuk melaksanakan
program selanjutnya terutama dalam memperoleh hak akses terhadap hutan secara resmi. Dokumentasi dilakukan secara rutin dalam bentuk laporan proses kegiatan
dan keuangan. Ada laporan bulanan di tingkat pelaksana lapang, 3 bulanan di tingkat kepala proyek, dan semesteran dan tahunan di tingkat direksi, baik untuk
program maupun keuangan. Data-data yang ada dikemas kedalam media publikasi, seperti buletin, buku, poster, data base, film, data keuangan, dan data
lainnya terkait dengan proyek. Data-data tersebut digunakan sebagai bahan evaluasi lembaga sekaligus sebagai perencanaan, analisis dan penyusunan laporan
lembaga. Hal tersebut menjadi salah satu indikator keberhasilan program sekaligus untuk mempermudah lembaga dalam melakukan pengawasan dan
evaluasi. Kemudahan dalam mengakses data dan informasi hasil pelaksanaan sebuah
proyek seharusnya dapat dengan mudah diperoleh oleh publik. Penelitian ini menunjukkan bahwa seluruh LSM telah menyediakan data dan informasi di
lembaga dan dapat diakses oleh publik secara luas. Beberapa publikasi yang sudah dipublikasikan oleh lembaga dapat dengan mudah diperoleh di internal
lembaga. Namun beberapa publikasi yang belum dipublikasikan hanya bisa dibaca atau di-photocopy saja. SHK Lestari, misalnya, mempunyai aturan khusus
yaitu data dan informasi ini dapat diakses namun harus melalui persetujuan pimpinan organisasi dengan maksud untuk mengetahui lebih lanjut penggunaan
data dan informasi tersebut. Hal ini juga senada dengan Paramitra, yang menerapkan aturan bahwa pihak-pihak yang berkepentingan dapat mengakse data
dan informasi tersebut namun harus mengajukan surat secara resmi kepada lembaga. Mekanisme ini bertujuan untuk mengontrol data dan informasi yang
akan digunakan oleh yang berkepentingan. Sistem perekrutan bagi pelaksana proyek diperlukan untuk mencari staf
yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan proyek, bila diperlukan. Berdasarkan penelitian ini, sebanyak 4 LSM sudah memiliki sistem perekrutan
staf yang baku dan telah dilakukan secara konsisten. Persepsi, misalnya, telah
89 memiliki aturan bahwa perekrutan dilakukan melalui serangkaian tahapan proses,
yaitu selesksi secara administratif, tes tertulis, wawancara, dan ujicoba lapang selama 3 bulan. Jika dalam waktu 3 bulan dinilai kinerjanya bagus, maka yang
bersangkutan dapat diterima sebagai staf baru. Namun sejumlah 3 LSM tidak mempunyai sistem perekrutan yang baku. Sistem perekrutan dilakukan langsung
oleh pimpinan lembaga, baik secara tertulis maupun lisan. Pengembangan SDM bagi pelaksana proyek merupakan faktor penting
dalam pelaksanaan sebuah program. Sebagian besar LSM yaitu 5 LSM sudah memiliki program pengembangan SDM dalam proyek UNDP namun program ini
belum diterapkan oleh lembaga secara konsisten. Pengembangan SDM ini dilakukan berdasarkan kebutuhan lembaga. Apabila membutuhkan keahlian
tertentu maka lembaga akan berusaha untuk diikutsertakan dalam pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan lembaga, baik yang dilakukan oleh internal LSM
maupun yang diselenggarakan oleh pihak luar. Menurut Paramitra, pengembangan SDM dilakukan melalui diskusi proses dan evaluasi terhadap
personel secara berjenjang, selanjutnya dilakukan asistensi dan pengkaderan terhadap SDM potential. Sementara satu LSM menyatakan tidak memiliki
program pengembangan SDM karena keterbatasan dana dan sebagian besar pelaksana proyek UNDP telah memiliki kapasitas sesuai dengan yang diinginkan.
Sistem evaluasi kinerja terhadap pelaksana proyek merupakan salah satu faktor penting dalam pelaksanaan sebuh program. Penelitian ini menunjukkan
bahwa sebagain besar LSM yaitu 5 LSM telah memiliki kebijakan tentang sistem evaluasi kinerja pelaksana proyek UNDP dan telah diterapkan secara konsisten.
Menurut Persepsi, ada standar penilaian kinerja staf, dan standar penilaian kinerja pelaksanaan program sebagaimana dituangkan di dalam Matrik Perencanaan
Program MPP atau Logical Framework. Untuk tingkat lembaga dilakukan kajian dampak impact studies untuk mengukur pengaruh proyek terhadap
perubahan akses dan kontrol masyarakat pada pengelolaan sumberdaya dan kebijakannya. RMI berpendapat bahwa evaluasi kinerja secara tidak langsung
dilakukan bersamaan dengan rapat koordinasi setiap bulannya. Penilaian juga dilakukan berdasarkan capaian-capaian yang dihasilkan selama proyek berjalan.
Hanya satu LSM tidak memiliki kebijakan tentang sistem evaluasi kinerja
90 pelaksana proyek. Evaluasi kinerja dilakukan tidak hanya pada proyek UNDP
namun dilakukan secara menyeluruh dan sifatnya tidak mengikat.
5.1.6. Legitimasi Sosial dalam Program PHBM
