Lasswell dalam Effendy 2001, menyatakan dalam karyanya, The Structure and Function of Communication in Society, bahwa cara terbaik untuk menerangkan
komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan : Who Says What in Which Channel to Whom With What Effect Siapa Mengatakan Apa melalui Saluran Apa Kepada
Siapa dengan Efek Apa. Jawaban bagi pertanyaan paradigmatik Laswell tersebut merupakan unsur-unsur proses komunikasi yang meliputi komunikator, pesan, media,
komunikan, dan efek. Berdasarkan definisi komunikasi di atas, dapat disimpulkan bahwa
komunikasi merupakan suatu proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain dengan mempergunakan lambang-lambang yang berarti, baik verbal maupun
nonverbal, yang dapat terjadi secara langsung maupun dengan mempergunakan media. Adapun tujuan komunikasi adalah agar orang dapat mengerti atau memahami
pesan yang disampaikan dan sekaligus dapat mengubah sikap, pendapat, dan perilakunya.
2.3.1. Fungsi Komunikasi
Menurut Lasswell dalam Effendy 2001, komunikasi terdiri dari tiga fungsi : 1 Pengamatan terhadap lingkungan the surveillance of the environment,
penyingkapan ancaman dan kesempatan yang memengaruhi nilai masyarakat dan bagian-bagian unsur di dalamnya.
2 Korelasi unsur-unsur masyarakat ketika menanggapi lingkungan correlation of the components of society in making a response to the environment.
3 Penyebaran warisan sosial transmission of the social inheritance. Di sini berperan sebagai pendidik, baik dalam kehidupan rumah tangganya maupun di
sekolah, yang meneruskan warisan sosial kepada keturunan berikutnya.
2.3.2. Tujuan Komunikasi
Menurut Widjaja dalam Yulianita 2007, umumnya komunikasi dapat mempunyai beberapa tujuan antara lain :
1. Supaya yang disampaikan dapat dimengerti. Sebagai pejabat ataupun komunikator harus menjelaskan kepada komunikan
penerima atau bawahan dengan sebaik-baiknya dan tuntas sehingga komunikan dapat mengikuti apa yang dimaksudkan komunikator.
2. Memahami orang lain. Komunikator sebagai pimpinan harus mengetahui benar aspirasi masyarakat
tentang yang diinginkan. 3. Supaya gagasan dapat diterima oleh orang lain.
Harus berusaha agar gagasan dapat diterima oleh orang lain dengan pendekatan yang persusif dan bukan melaksanakan kehendak.
4. Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu. Menggerakkan sesuatu dapat dilakukan bermacam-macam kegiatan, seperti
melakukan dorongan yang positif guna memotivasi penerima. Menurut Cutlip dan Center dalam Yulianita 2007, komunikasi yang efektif
harus dilaksanakan dengan 4 tahap yaitu :
1. Fact finding adalah mencari dan mengumpulkan fakta-fakta dan data sebelum seseorang melakukan kegiatan komunikasi.
2. Planning, dari yang ada dan data dibuat suatu rencana tentang apa yang akan dikemukakan dan begaimana penyampaiannya.
3. Communicating, setelah planning disusun maka tahap selanjutnya adalah berkomunikasi.
4. Evaluation, penilaian dan menganalisa kembali untuk setiap kali hasil komunikasi tersebut.
Menurut Liliweri 2007, komunikasi yang efektif dapat : 1. Menumbuhkan kesadaran
2. Meningkatkan pengetahuan 3. Memengaruhi sikap
4. Membawa keuntungan dalam mengubah perilaku 5. Menegaskan pengetahuan, sikap dan perilaku yang sudah ada
6. Menunjukkan keterampilan 7. Mendorong aksi yang segera
8. Meningkatkan wawasan untuk layanan 9. Menghilangkan mitos dan kesalahpahaman
10. Memengaruhi norma 11. Menumbuhkan volume suara kampanye untuk tema tertentu
Rakhmat 2003, menyatakan bahwa berkomunikasi juga sangat penting dan berperan dalam kehidupan organisasi, hal ini jika dipandang dari sudut pimpinan
maka komunikasi berguna dalam : a. Menyampaikan kebijaksanaan yang telah ditetapkan
b. Memberikan keputusan yang telah diambil c. Menyampaikan perintah dan instruksi
d. Memberikan nasihat e. Melakukan pembinaan
f. Menyampaikan informasi g. Melakukan tindakan-tindakan disiplin
Komunikasi juga sangat penting diperhatikan dari sudut pandangan para bawahan yaitu :
a. Menyampaikan informasi b. Mengajukan saran dan pendapat
c. Meneruskan keluhan, keberatan dan sejenisnya. Human Communication dalam Cangara 2006, membagi komunikasi atas
lima macam tipe, yakni: a. Komunikasi antar pribadi interpersonal communication
b. Komunikasi kelompok kecil small group communication c. Komunikasi organisasi organizational communication
d. Komunikasi massa massa communication e. Komunikasi publik public communication.
2.4. Komunikasi Organisasi Formal 2.4.1. Komunikasi Organisasi
