104
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
PIMPINAN
LAPORAN
`
PELAKSANA •
Kesimpulan yang
benar •
Objektif •
Fakta dan
data lengkap
• Sistematis
• Analistis dan logis
• Tepat waktu
•
Sesuai dengan
ketentuan
Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa
tujuan berikut: a.
Mengatasi masalah b.
Mengambil keputusan c.
Mengetahui perkembangan d.
Mengetahui perkembangankemajuan e.
Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan f.
Menemukan teknik-teknik baru. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan
laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. Misalnya tentang menumpuknya barang-barang
dibaca ditindaklanjuti
dipahami dipercaya
Modul Diklatpim Tingkat IV
105 di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya,
dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang
yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar
dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya
gudang dan rumitnya sistem yang dianut.
2. Peranan Laporan
a. Peranan Laporan dalam Organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan
balik feedback, sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah
dibuat. Di samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial
dalam melaksanakan
tugasfungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan,
pengawasan dan pengendalian.
b. Peranan
Laporan dalam
“ administrative
communication”
Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai:
1 Pertanggungjawaban dan pengawasanpengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabatpetugas kepada atasannya sesuai
dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya.
106
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat
bersangkutan. 2
Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan
merupakan alat untuk menyampaikan informasi. 3
Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang
pimpinan memerlukan data dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil.
Data dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang
disampaikan oleh semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam
organisasi. 4
Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk
membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan
sangat mendukung kerja sama yang baik. 5
Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi, maka pengetahuan kita
sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas
dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
Modul Diklatpim Tingkat IV
107
3. Syarat Laporan
