92
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
kontak lisan maupun tertulis tentu saja harus didukung dengan informasi baik untuk persiapan-persiapan maupun
untuk tindak lanjutnya. Alat-alat yang sering digunakan untuk melakukan kontak-
kontak tersebut di atas adalah: a.
Surat; b.
Telepon dan telekomunikasi lain; c.
Pertemuan-pertemuan terjadwal dan tidak terjadwal; d.
Perjalanan, peninjauan. Memperhatikan peran-peran pimpinan tersebut, maka
informasi yang diperuntukkan bagi pimpinan setiap level harus disesuaikan dengan kebutuhannya dalam melakukan
tindakan yang senyatanya dan harus dilakukan dalam praktik.
5. Informasi Bagi Para Pelaksana
Informasi tentu saja diperlukan tidak hanya oleh para pengambil keputusan atau para pimpinan pada setiap tingkat.
Informasi juga diperlukan oleh para pelaksana sebagai pihak yang secara langsung melakukan kegiatan dan transaksi-
transaksi secara operasional. Para pelaksana dalam hal ini bisa staf operasi, pegawai tata
usaha, staf teknik, para profesional, atau dapat juga para penyelia atau supervisor. Para pelaksana ini yang melakukan
kegiatan-kegiatan antara lain seperti mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk terjadinya bisnis, urusan gaji,
Modul Diklatpim Tingkat IV
93 persediaan dan penyaluran barang, pendokumentasian,
pembuatan grafik, gambar. Sistem-sistem yang diperlukan untuk para pelaksana ini biasa
disebut Transaction Processing Systems, “Office Automation Systems, Knowledge Work Systems”.
6. Informasi Bagi Masyarakat
Suatu sistem informasi manajemen untuk administrasi publik di dalam praktik tidak lepas dari tujuan melayani masyarakat.
Oleh karena itu, SIM yang dimiliki oleh instansi - instansi dalam adminiatrasi publik harus dapat juga melayani
keperluan informasi bagi masyarakat. Jenis informasi yang diperlukan masyarakat tentunya
mencakup berbagai
macam meliputi
hal-hal yang
berhubungan dengan kebutuhan untuk kelangsungan hidup, informasi yang berhubungan dengan proses dan hasil-hasil
pelaksanaan kehendak dan aspirasi mereka dalam tatanan masyarakat yang sudah menegara.
Dari uraian di atas jelas bahwa customers dari sistem informasi manajemen untuk administrasi publik meliputi para
pelaksana, para pimpinan, para pengambil keputusan sebagai penyelenggara negara, dan masyarakat sebagai pihak yang
dilayani. Sistem informasi manajemen yang dibangun pada setiap organisasiinstansi pemerintah tidak boleh lepas dari
perhatian untuk menyediakan informasi bagi kepentingan
94
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
pelayanan kepada masyarakat dengan sebaik-baiknya. Input datainformasi untuk diproses dalam sistem informasi inipun
tidak boleh lepas dari masukan yang berasal dari masyarakat. Instansi pemerintah didirikan untuk melayani publik, untuk
melayani masyarakat. Kalau dalam upaya melayani masyarakat itu para pegawai dalam satu unit terlebih dahulu
harus melayani orang-orang dalam unitnya, teman- temankoleganya,
atasannya, bawahannya,
maka ini
hendaknya tetap sebagai bagian dalam rangka melayani publik. Kalau pelayanan internal yang dilakukan kemudian
melalaikan pelayanan
publik, maka
berarti esensi
didirikannya instansi yang bersangkutan telah hilang. Dengan hilangnya esensi tersebut, tidak ada gunanya lagi
unit dalam instansi tersebut dipertahankan
C. SIM
