36
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Bentuk atau ”style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan, Untuk
instansi pemerintah, bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara MENPAN No. 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan
Dinas. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi
pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No.71 Tahun 1993, di lingkungan organisasi
atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat yang biasa dipakai untuk komunikasi secara formal
yaitu: 1
Bentuk Balok Penuh Full Block Style 2
Bentuk Balok yang diubah Modified Block Style 3
Bentuk Setengah Balok Semi Block Style 4
Bentuk Sederhana Simplified 5
Bentuk Inden atau Bentuk Lekuk Indented Style 6
Bentuk Paragraf Hanging Paragraf
4. Kearsipan
Kearsipan menangani arsip sejak warkat atau dokumen dinyatakan ‘simpan’ atau ‘file’ kegiatan ini sering disebut
juga sebagai penciptaan arsip, penyimpanan, penemuan kembali,
peminjaman, pemeliharaan,
pengendalian, penyusutan dan pemusnahan.
Modul Diklatpim Tingkat IV
37
a. Pengertian Arsip
Arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan disebutkan pada pasal 1, ialah:
1 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-lembaga negara
dan Badan-badan
Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan Tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan; 2
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta danatau perorangan, dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan. Arsip sebagaimana disebutkan pada butir 1 di atas
adalah dalam wewenang dan tanggung jawab sepenuhnya
dari pemerintah.
Sedangkan pemerintah berkewajiban untuk mengamankan
arsip sebagaimana dimaksudkan pada butir 2 di atas sebagai bukti pertanggung jawaban nasional,
yang penguasanya
dilakukan berdasarkan
perundangan atau ganti rugi dengan pihak yang menguasai sebelumnya. UU No. 71971, pasal 4.
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apapun dalam pengertian arsip adalah
meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil
38
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
rekaman, film dan lain sebagainya. Naskah-naskah sebagaimana dimaksudkan di atas sering disebut
warkat atau dalam bahasa Inggris disebut records. Dalam kaitan ini William Benedon dalam buku
Records Management sebagaimana dikutip oleh The Liang Gie 1995: 116 menyebutkan records
sebagai “any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any
copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units or
its successor as evidence of its activities or because of information contained therein.
b. Arsip Dinamis dan Arsip Statis
Arsip dibedakan ke dalam arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan
secara langsung
dalam kegiatan
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip
statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk kegiatan
perencanaan dan
penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi. Arsip dinamis dibedakan ke dalam arsip
aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
Modul Diklatpim Tingkat IV
39 Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
c. Nilai Guna Arsip
