12
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran moderen, jelas datainformasi merupakan sasaran utama, dan
sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran.
C. Pengertian Administrasi Perkantoran Moderen
Pengertian kantor sudah dibahas di atas. Untuk mengetahui pengertian administrasi perkantoran kiranya perlu lebih dahulu
melihat sekilas pengertian administrasi. Di Indonesia sebelum tahun 1950-an, yaitu sebelum berdirinya Lembaga Administrasi
Negara LAN, setiap mendengar perkataan administrasi orang lebih mengartikan administrasi ini sebagai kegiatan kertas
paper work, sebagai kegiatan tata usaha, kegiatan tulis menulis atau ‘clerical works’. Administrasi dalam hal ini diartikan
hampir sama dengan ‘administratie’ dalam bahasa Belanda. Setelah berdirinya Lembaga Adminstrasi Negara dengan
Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1957, lebih-lebih setelah kegiatannya berjalan tahun 1958, mulai luas dikenal bahwa
pengertian administrasi adalah lebih luas, bahkan jauh lebih luas daripada ‘sekedar’ kegiatan tulis menulis atau ‘clerical works’.
Memang berbagai pengertian diberikan terhadap perkataan administrasi atau ‘administration’ dalam bahasa Inggris. Namun
pada intinya administrasi sebagai proses diartikan sebagai keseluruhan proses kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh
Modul Diklatpim Tingkat IV
13 dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Sebagai proses administrasi terdiri atas berbagai macam
kegiatan. Kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam administrasi ini juga saling berhubungan baik langsung atau tidak langsung,
saling tergantung dan saling menentukan sebagai suatu sistem. Sebagai suatu sistem administrasi tentunya dipengaruhi oleh
komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang ada di dalamnya dan juga dipengaruhi oleh suprasistem atau
lingkungannya. Dari uraian di atas jelas bahwa administrasi mempunyai
pengertian yang sangat luas. Dalam pengertian yang luas itu dua aspek yang ada dalam administrasi adalah organisasi dan
manajemen. Dua aspek administrasi yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya.
Eksistensi manajemen adalah di dalam organisasi, sedangkan organisasi merupakan alat bagi manajemen untuk memperoleh
hasil-hasil dalam rangka mencapai tujuan administrasi. Perkantoran adalah juga kegiatan usaha bersama yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh karena itu perkantoran pun merupakan suatu
administrasi, yaitu administrasi bidang perkantoran atau administrasi perkantoran. Mengacu pada pengertian administrasi
dan pengertian kantor, maka administrasi perkantoran dapat dirumuskan pengertiannya sebagai keseluruhan proses kegiatan
14
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
usaha bersama yang dilakukan dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam bidang
perkantoran. Kegiatan
perkantoran sebagaimana
telah disebutkan di bagian depan adalah kegiatan yang berhubungan
dengan penanganan datainformasi. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek
dari administrasi yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen, maka bicara mengenai administrasi perkantoran
berarti juga bicara organisasi perkantoran dan manajemen perkantoran beserta kegiatan-kegiatannya. Meskipun demikian
kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. Kedua istilah
ini digunakan silih berganti, misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. Bush bisa juga disebut manajemen
pemerintahan Presiden George W. Bush. Administrasi Perkantoran Office Administration atau juga disebut
Manajemen Perkantoran Office Management. Mengacu pada pengertian bahwa membahas administrasi berarti
mambahas organisasi dan manajemen, maka membahas administrasi moderen berarti membahas organisasi dan
manajemen moderen. Membahas administrasi perkantoran moderen berarti membahas organisasi perkantoran dan
manajemen perkantoran moderen. Organisasi perkantoran moderen sebagaimana organisasi
moderen pada umumnya adalah organisasi yang disusun dan
Modul Diklatpim Tingkat IV
15 bekerja secara analistis, sistematis dan rasional. Sesuai dengan
pengertian yang disebutkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia terhadap perkataan moderen, tentu saja orang-orang
yang tergabung dalam organisasi moderen diharapkan memiliki “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan
zaman”. Era
moderen menuntut
keterbukaan, domokratis,
dan partisipapsi yang dapat dipertanggungjawabkan. J.B. Kristiadi
sebagai ketua Lembaga Administrasi negara LAN dalam Rapat Koordinasi Nasional Pendayagunaan Aparatur Negara
RAKOR PAN tanggal 20 s.d. 24 April 1994, mengindikasikan bahwa ciri organisasi dalam manajemen moderen akan berubah
antara lain karena: 1.
Perkembangan teknologi sistem informasi akan mengurangi hirarkhi yang ketat;
2. Organisasi lebih mendasarkan pada sistem informasi
information based organization. Tentang Manajemen Perkantoran Moderen, sebagaimana
manajemen bidang-bidang lain, keberadaannya merupakan hasil dari suatu proses evolusi. Sudah banyak dibahas dalam berbagai
kepustakaan ilmu administrasi mengenai fase pemunculan manajemen dalam berbagai bentuk:
1. Manajemen Klasik atau sering juga disebut Manajemen
Tradisional; 2.
Manajemen Ilmiah; 3.
Manajemen Model Hubungan Manusia;
16
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
4. Manajemen Model Sumber Daya Manusia;
5. Manajemen Moderen.
Manajemen Moderen merupakan siklus evolusi yang saling melengkapi dari teori-teori manajemen. J.B. Kristiadi pada
kesempatan yang sama dalam Rakor PAN menyebutkan terdapat empat perkembangan yang menumbuhkan manajemen moderen:
1. Semakin sempurna teknik-teknik kuantitatif;
2. Telah
berkembang konsep
kesisteman, sehingga
memungkinkan adanya interkoneksi dan interdependensi; 3.
Adanya perkembangan teknologi komunikasi; 4.
Adanya perkembangan teknologi sistem informasi yang mampu menawarkan on-linereal time.
J.B. Kristiadi juga menyebutkan beberapa ciri menonjol dalam manajemen moderen antara lain:
1. Manajemen menerapkan asas keterpaduan dan partisipasi
share, kepedulian care, dan keadilan fair; 2.
Manajemen menerapkan piranti-piranti manajemen yang tepat guna, relevan dengan situasi dan kondisi lingkungan,
sehingga mampu menunjukkan kinerja. Dengan uraian singkat tersebut di atas, kiranya mudah
dimengerti dan mudah dirumuskan pengertian Administrasi Perkantoran Moderen. Administrasi Perkantoran Moderen
adalah administrasi perkantoran yang menunjukkan ciri-ciri organisasi dan manajemen moderen dengan orang-orang yang
Modul Diklatpim Tingkat IV
17 tergabung di dalamnya memiliki sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan zaman.
D. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran
