78
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
1 Kejelasan identitas data dan informasi yang
dibutuhkan; 2
Waktu dibutuhkannya data; 3
Siapa yang menggunakan; 4
Tempat atau di mana data itu akan digunakan; 5
Bentuk data yang dibutuhkan; 6
Biaya yang diperlukan; 7
Prioritas yang akan diberikan dengan tersedianya bermacam-macam data;
8 Mekanisme yang digunakan untuk menjaring data,
pengolahannya menjadi informasi, menyusunnya dan menyampaikannya kepada pengambil keputusan;
9 Pengaturan kontrol umpan balik yang tersedia;
10 Kontinuitasnya.
2. Prinsip Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen SIM pada hakikatnya sama dengan sistem-sistem yang lain, dalam arti ciri dan modelnya
tidak berbeda dengan sistem yang lain. Ciri suatu sistem sebagaimana telah diuraikan pada subbab
D, adalah
terdiri atas
bagian-bagian yang
saling mempengaruhi dan bekerja sama untuk mencapai suatu
tujuan. Suatu sistem terdiri atas kumpulan dari unsur-unsur yang teratur, dapat dikenali dan masing-masing mempunyai
batas tertentu tetapi mempunyai tujuan akhir yang sama. Sedangkan tentang model umum suatu sistem yang telah
diuraikan di muka dapat disebutkan bahwa setiap sistem
Modul Diklatpim Tingkat IV
79 mempunyai masukan, proses, dan keluaran input, process,
output serta umpan balik. Suatu sistem punya batas yang dapat menentukan atau menggambarkan sistem yang
dimaksud; di luar batas itu disebut lingkungan. Dari gambaran singkat tentang ciri dan model sistem seperti
di atas, dapat disebutkan prinsip-prinsip SIM sebagai berikut :
a. Bagian-bagian dari SIM saling berkaitan, saling
mempengaruhi, saling tergantung, saling melengkapi dan terpadu;
b. Pembakuan untuk keterpaduan;
c. Berorientasi untuk mencapai tujuansasaranmaksud
tertentu; d.
Hasil sistem lebih besar dibanding hasil bagian-bagian baik dilihat dari segi mutu dan atau jumlah;
e. Subsistem mempunyai tujuan sebagai bagian dari tujuan
organisasi; f.
Mempunyai manfaat yang jelas; g.
Mempunyai mekanisme
keamanan yang
dapat diandalkan.
3. Perkembangan Sistem Informasi manajemen SIM
Pengembangan sistem informasi dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang sudah ada
atau memperbaiki sistem lama yang bisa saja saat sekarang ini masih atau sedang dipakai. Hal ini mengingat bahwa
setiap organisasi pasti mempunyai sistem informasi
80
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
manajemen. Sistem yang lama mungkin perlu diganti atau diperbaiki disebabkan oleh beberapa hal seperti:
Adanya permasalahan yang timbul dari sistem yang lama;
Perkembangan organisasi;
Ada keinginan untuk meraih kesempatan-kesempatan
opportunities;
Adanya instruksi-instruksi dari atasan atau dari pihak
luar seperti peraturan pemerintah. a.
Tahap Perkembangan SIM 1
SIM Tradisional
Perkembangan SIM yang paling sederhana biasa disebut SIM Tradisional. Ciri utama dari SIM
Tradisional ini adalah bahwa SIM ini mengandalkan tenaga manusia. Kalaupun menggunakan alat,
biasanya pada pengolahan data, masih sederhana. SIM Tradisional ini biasanya terdapat pada organisasi kecil
dan berlakunya secara informal.
2 SIM dengan Dukungan
Electronic Data Processing
Pada tahap ini SIM sudah menggunakan komputer. Tetapi penggunaan komputer di sini lebih banyak
digunakan untuk pengolahan data yang sifatnya rutin seperti pada bidang kepegawaian, keuangan, materiil.
Orientasi penggunaan komputer pada tahap ini adalah pada aplikasi sesuai prosedur struktural dan untuk file
sesuai kepentingan masing-masing unit dalam organisasi yang bersangkutan.
Modul Diklatpim Tingkat IV
81
3 SIM berdasarkan Komputer
Orientasi penggunakan komputer pada tahap ini adalah pada fungsi organisasi atau pada bidang bisnis dari
organisasiperusahaan yang
bersangkutan. Arus
informasi dan sistem file pada organisasi yang sudah menggunakan SIM pada tahap ini, sudah terpadu yang
berarti sudah menggunakan data-base. Laporan- laporan untuk kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan
oleh organisasi ini biasanya sudah distandarkan. 4
SIM sebagai Sistem Penunjang Keputusan
SIM pada tahapan ini sudah menggunakan hardware dan software yang sudah disesuaikan dengan data-
base. Para pimpinan mencari sendiri data yang diperlukan untuk melakukan tugas-tuganya dari
komputer. Oleh karena itu orientasi operasi komputer adalah untuk kepentingan masing-masing
5 SIM sebagai Sistem Ahli
Sistem informasi manajemen pada tahapan ini sudah benar-benar mengandalkan kemampuan komputer.
Komputer yang dioperasikan dalam SIM tahap ini dapat
diagnosis masalah
dan memberikan
alternatif pemecahannya
beserta pertimbangan-
pertimbangannya. Hardware
dan Software-nya
dirancang dengan menggunakan inteligensi buatan. Salah satu tahap perkembangan SIM adalah SIM
Berdasarkan Komputer pada instansi - instansi pemerintah saat ini, dengan berbagai alasan,
perkembangan SIM dengan menyandarkan operasinya
82
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
berdasarkan komputer
memang maju
pesat. Pertimbangan utamanya adalah agar pengolahan data
bisa lebih cepat dan lebih cermat. Dengan lebih cepat dan lebih cermat pengolahan data, maka pengambilan
keputusan dan pemecahan masalah beserta tindak lanjutnya akan dapat lebih cepat dan lebih cermat pula.
Elemen-elemen dasar SIM Berdasarkan Komputer adalah :
a Hardware
b Software
c Brainware
d Prosedur
e Data
Strategi pengembangannya bisa simultan atau bisa per modul. Adapun langkah-langkah pengembangan
secara garis besar : a
Upaya memperoleh dukungan dan komitmen pimpinan;
b Perencanaan;
c Penelitian Organisasi;
d Pengembangan Program dan Pemilihan Mesin;
e Implementasi.
B. Pengguna Informasi dalam Organisasi
Modul Diklatpim Tingkat IV
83
1. Mengapa Informasi Dibutuhkan
Information is power; it’s the lifeblood of the organisation. Kita sudah mengetahui bahwa organisasi adalah suatu sistem.
Pada organisasi jaman dahulu atau organisasi tradisional, sistem yang dimiliki amat sederhana, dalam arti bahwa setiap
sub sistem tidak terbagi seperti organisasi pada masa sekarang. Seorang top manajer adalah juga merangkap
fungsi sebagai manajer keuangan, produksi, pemasaran, personalia, dan lain-lain. Karena sistemnya yang amat
sederhana itu, ia juga kurang berinteraksi dengan lingkungannya, dalam arti ia kurang mempengaruhi dan juga
sekaligus kurang dipengaruhi lingkungannya. Ada interaksi, tetapi ruang lingkupnya sangat lemah dan intensitasnya kecil.
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka demikian juga halnya dengan organisasi.
Semua sistem organisasi dewasa ini mempunyai ciri terbuka. Dalam arti ia dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya
dengan ruang
lingkup dan
bentuk proses
saling mempengaruhi
yang bermacam-macam
dan dengan
itensitasnya yang sangat tinggi. Dikhotomi tradisional dan moderen bukan terletak pada sarana dan fasilitas yang
digunakan, tetapi pada diferensiasi dan spesifikasi pembagian tugas dan independensi dalam pengambilan keputusan.
Produk dari setiap organisasi pada dasarnya adalah informasi. Demikian juga apa yang dibutuhkan. Dengan singkat dapat
dikatakan bahwa manajemen membutuhkan informasi untuk survival-nya, pengakuan atas eksistensinya dan pengambilan
keputusan. Interaksi yang terjadi dengan lingkungan di mana
