126
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Kesimpulan, sampai dengan Saran serta Rangkuman Laporan.
Nah, sekarang kami yakin seandainya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun
sebuah laporan
yang sesuai
dengan kehendak
atasanpimpinan Anda.
D. Langkah-langkah Pembuatan Laporan
Setiap Anda melakukan kegiatan, Anda pasti menempuh langkah-langkah yang harus Anda lalui. Demikian pula apabila
Anda akan membuat laporan yang baik dan bermutu, tentu Anda harus melalui langkah-langkah tertentu, tidak diperkenankan
seenaknya. Langkah-langkah berikut adalah langkah-langkah yang harus
Anda tempuh apabila akan menyusun laporan.
1. Menetapkan perihal subjek dan judul laporan
Menetapkan perihal subjek laporan adalah langkah awal dalam membuat laporan. Maksud ditetapkan perihal laporan
adalah agar: a
Hal-hal yang akan dilaporkan jelas, maka perihal perihal yang akan dilaporkan harus jelas pula;
b Ada pembatasan permasalahan yang jelas;
c Kita dapat memenuhi keinginan pihak-pihak yang akan
menerima laporan, yaitu pimpinan; d
Dalam menetapkan perihal subjek laporan, kita harus memperhatikan apa saja yang diinginkan pimpinan
Modul Diklatpim Tingkat IV
127 sebagai pihak yang meminta dan akan menerima
laporoan; e
Kita mudah dalam mengumpulkan data Dengan ditentukan perihal subjek laporan, hal ini akan
memudahkan kita dalam mengumpulkan data. Karena data yang kita kumpulkan adalah data yang akan
menyangkut perihal subjek laporan, bukan data lainnya. Setelah Anda menetapkan perihal subjek laporan,
kemudian Anda dapat tetapkan judul laporannya. Butir- butir yang muncul dalam judul suatu laporan biasanya
sama dengan butir-butir yang ada dalam perihal subjek laporan. Demikian juga kata-kata dalam perihal laporan
dan judul laporan biasanya sama. Jika ada bedanya hanya dalam redaksinya saja.
Contoh: Seorang pimpinan Departemen X meminta laporan
tentang keuangan projek Semester I TA 2006. Dengan demikian, maka kita dapat menentukan judul
laporan sebagai berikut: Perihal laporan : “Laporan Keuangan Projek Semester I
TA 2006 Departemen X” Judul laporan : “Laporan Keuangan Projek Semester I TA
2006 Departremen X”.
128
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Dapat pula berjudul : “Laporan tentang Keuangan Projek Semester I TA 2006 Departemen X”
Atau mungkin judul laporan dapat berbeda. Coba Anda menetapkan alternatif judul lainnya
2. Mengumpulkan data
Langkah selanjutnya setelah Anda menetapkan perihal dan judul
laporan, maka
langkah yang
kedua adalah
mengumpulkan data. Mengapa dalam menyusun laporan kita perlu mengumpulkan
data? Karena memang data sangat menentukan nilai dan tingkatan kebenaran isi laporan.
Dapat kita bayangkan apabila laporan yang kita susun tidak berdasarkan data yang sesungguhnya, tetapi berdasarkan
perkiraan-perkiraan dan rekaan-rekaan, bahkan mungkin berdasarkan rekayasa pembuat laporan. Apabila ada laporan
yang demikian, maka pimpinan dalam mengambil keputusan tentu tidak akan tepat. Karena laporan sebagai salah satu
bahan pengambilan keputusan tidak berdasarkan keadaan yang sesungguhnya. Oleh karena itu, hal ini tidak boleh
terjadi dalam menyusun laporan. Ada beberapa data yang dapat Anda pergunakan dalam menyusun laporan, misalnya:
Surat-surat keputusan, dan landasan-landasan yuridis lainnya; a.
Skema atau struktur organisasi; b.
Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan, dan lain sebagainya;
c. Rencana kerja;
Modul Diklatpim Tingkat IV
129 d.
Notulen rapat; e.
Grafik, tabel, bagan, denah; f.
Uraian tugas job description; g.
Buku pedoman kerja. Untuk mengumpulkan data primer, tahukah Anda ada berapa
macam metode atau teknik pengumpulan data? Metode atau teknik pengumpulan data primer ada tiga macam, yaitu:
pengamatan observasi,
kuesioner, dan
wawancara interview.
a. Metode pengamatan observasi
Pengamatan biasanya diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan dengan sistematis fenomena-fenomena yang
diselidiki. Menurut Sutrisno Hadi 1995, metode pengamatan ada tiga jenis yaitu:
1 Observasi partisipan
Kita dapat menyebut suatu observasi sebagai observasi partisipan jika seorang yang mengadakan
observasi observer turut ambil bagian dalam perikehidupan orang atau orang-orang yang
diobservasi observees, bukan pura-pura semata. Namun, jika unsur partisipapsi sama sekali tidak
terdapat dalam observasi disebut non participant observation.
2 Observasi sistematik
Observasi sistematik yang biasa juga disebut observasi berkerangka structured observation
adalah observasi yang mempunyai kerangka dan
130
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
memuat faktor-faktor yang kategorisasinya telah diatur terlebih dahulu. Sedangkan kalau observasi
nonsistematik adalah sebaliknya. Coba Anda memberikan rumusan sendiri apa yang dimaksud
dengan observasi nonsistematik. 3 Observasi eksperimental
Observasi eksperimental adalah observasi yang dilakukan dengan mengendalikan unsur-unsur
penting dalam suatu situasi agar situasi itu diatur dan dikendalikan sesuai dengan tujuan penelitian
untuk menghindari
faktor-faktor yang
bisa mempengaruhi situasi tersebut.
b. Metode kuesioner
Metode kuesiner adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan menyebarkan kueseioner. Dengan
menggunakan kuesioner, kita dapat mengumpulkan data mengenai perbuatan-perbuatan yang sangat
pribadi misalnya
jumlah penghasilan,
jumlah pengeluaran, prasangka-prasangka dan semacamnya,
dan perbuatan-perbuatan di masa yang lampau. Data seperti itu tidak dapat diungkap dengan menggunakan
metode observasi. Ada dua macam kuesioner, yaitu kuesioner langsung
dan tidak langsung. Suatu kuesioner disebut kuesioner langsung jika daftar pertanyaan dikirim langsung
kepada orang yang ingin diminta pendapat, keyakinan, atau diminta menceritakan tentang keadaan dirinya
Modul Diklatpim Tingkat IV
131 sendiri. Sebaliknya, kuesioner disebut kuesioner tidak
langsung jika daftar pertanyaan dikirim kepada seseorang yang diminta menceriterakan tentang
keadaan orang lain. c. Metode wawancara interview
Wawancara adalah suatu proses tanya jawab lisan, di mana dua orang atau lebih berhadap-hadapan secara
fisik bersemuka yang satu dapat melihat muka yang lain, dan dapat mendengarkan suara yang lain dengan
telinganya sendiri.
Pengumpulan data
dengan menggunakan wawancara dapat mengungkapkan
tentang tanggapan, pendapat, keyakinan, perasaan, motivasi, proyeksi seseorang terhadap masa depannya.
Anda dapat mengumpulkan data sekunder dengan menggunakan metode kepustakaan. Coba jelaskan apa
yang dimaksud dengan pengumpulan data dengan menggunakan metode kepustakaan
3. Evaluasi data
