72
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Berguna tidaknya informasi tergantung pada: 1
tujuan penerima 2
ketelitian penyampaian dan pengolahan data 3
waktu 4
ruang dan tempat 5
bentuk efektifitas, hubungan yang diperlukan, kecenderungan
dan bidang-bidang
yang memerlukan perhatian manajemen
6 semantik yaitu hubungan antara kata dan arti yang
diinginkan, apakah sudah jelas, sudah sesuai dengan tujuan, sudah tepat sasaran.
d. Data dan Informasi
Data hanya menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang, dalam arti mengerakkan orang untuk
berperilaku sesuai
dengan maksud
dan tujuan
disampaikannya data itu, yaitu mengambil keputusan. Pertanyaan adalah kapan pengaruh itu akan berlaku.
Misalnya prakiraan cuaca yang disiarkan TVRI. Data atau informasi? dari mana kita akan melihatnya? Bukankah
temperatur yang disiarkannya itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku
menjadi informasi, biasanya mulai tanggal dan jam tertentu. Kalau kita mengacu pada pengertian informasi sebagai data
yang telah diolah, bagaimana pendapat Saudara? Kita
harus ingat bahwa, pertama, ada selang waktu antara
pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu,
dan kedua, dengan efek terhadap perilaku seseorang.
Modul Diklatpim Tingkat IV
73 Perilaku yang bagaimana yang terpengaruh oleh data?
Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. Dalam
kaitan ini, terdapat selang waktu, di mana “the earliest data are yesterday’s, the earliest decision is today’s and the
earliest outcome is tomorrow’s. Jelas bahwa dalam keadaan demikian, data dan informasi dalam bentuk
pengambilan keputusan adalah incomplete tidak lengkap, baik waktu maupun isinya. Selang waktu time lag karena
data berasal dari waktu yang telah lalu dan masa berlakunya kemudian; sedang isinya, yakni bahan bakubahan mentah
tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul, tetapi hanya beberapa penyebab berapapun
banyaknya informasi yang dikumpulkan, betapapun selektifnya informasi, maka informasi tidak pernah dan
tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. Seorang pengambil
keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada
dihadapannya, tetapi juga adalah instuisi, feeling, pengetahuan, latar belakang pendidikan, lingkungan,
ketrampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar bahkan biasanya sangat dominan. Contoh; dokter,
pengemudi, manajer, bahkan para menteri kabinet.
74
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
e. Manajemen
