100
BAB IV TEKNIK PELAPORAN
Penulisan atau pembuatan laporan telah menjadi kegiatan umum di lingkungan pekerjaan. Kegiatan itu merupakan kegiatan penting
dalam sistem informasi tiap organisasi. Menyusun laporan merupakan tugas akhir suatu kegiatan, baik
kegiatan rutin atau kegiatan yang dilakukan sewaktu-waktu. Dalam pembuatan laporan sebaiknya pelapor berperan sebagai
pembaca, sehingga dapat menilai laporan yang disajikan apakah sudah baik dan dapat dimengerti atau belum.
Laporan sebaiknya dibuat bertahap, tahap pertama berupa laporan pendahuluan, dan tahap berikutnya berupa laporan akhir. Laporan
pendahuluan ini sifatnya berupa naskah, yang masih perlu disempurnakan. Penyempurnaan dilakukan dalam forum terbatas di
lingkungan satuan unit kerja atau dikonsultasikan kepada pimpinan. Setelah mempelajari Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu
menjelaskan : 1.
teknik pelaporan dengan menggunakan teknologi informasi 2.
pengertian laporan, peranan, syarat-syarat dan macam laporan.
3. laporan dalam siklus manajemen;
4. penyusunan laporan;
5. penyajian laporan.
Modul Diklatpim Tingkat IV
101 Pembinaan laporan merupakan tulisan ilmiah, untuk itu harus dibuat
secara sistematis, faktual dan logis pada setaip bagian. Dengan mempunyai kompetensi dan indikator keberhasilan seperti
tersebut, peserta Diklat memperoleh manfaat bagaimana mengakhiri suatu tugas kegiatan dengan mempertanggungjawabkan kepada
pimpinan atau yang memberi tugas secara sistematis, faktual dan logis, dalam segala macam tugas dan fungsi baik rutin.
A. Pengertian, Peranan, Syarat, dan Macam
Laporan
1. Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa, mengangkut,
menyampaikan. Awalan prefix “re” berarti sarat, mundur, kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk
mengadakan penelitian, dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta, data hasil informasi penelitian tersebut secara
lengkap. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara
objektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang
benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki
bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti bahasa dengan kritis.
102
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara
khusus yaitu
dalam konteks
administrasi, laporan
memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi.
Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian
fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu berkenaan dengan
tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Menurut Prajudi Atmosurdjo, laporan adalah setiap tulisan
yang berisi hasil pengolahan data - informasi. Laporan sebagai salah satu produk kantor diperlukan oleh pimpinan
organisasi. Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam
organisasi yang berwujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain, disebut juga sebagai “administrative
communication” komunikasi administrasi. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan
administrasi tersebut. Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan
bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan datainformasi. Laporan juga merupakan alat
Modul Diklatpim Tingkat IV
103 komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan
atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengertian ini, suatu laporan
berkaitan dengan
suatu penyelidikan,
penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu keadaan
yang kemudian diperoleh data informasi yang relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis
menjadi suatu laporan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan
oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan diberitahukan oleh pelapor, baik atas inisiatif sendiri
maupun karena diminta oleh atasan atau pejabat yang memberikan tugas. Untuk lebih jelas coba Anda mencermati
bagan di bawah ini.
104
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
PIMPINAN
LAPORAN
`
PELAKSANA •
Kesimpulan yang
benar •
Objektif •
Fakta dan
data lengkap
• Sistematis
• Analistis dan logis
• Tepat waktu
•
Sesuai dengan
ketentuan
Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa
tujuan berikut: a.
Mengatasi masalah b.
Mengambil keputusan c.
Mengetahui perkembangan d.
Mengetahui perkembangankemajuan e.
Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan f.
Menemukan teknik-teknik baru. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan
laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. Misalnya tentang menumpuknya barang-barang
dibaca ditindaklanjuti
dipahami dipercaya
Modul Diklatpim Tingkat IV
105 di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya,
dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang
yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar
dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya
gudang dan rumitnya sistem yang dianut.
2. Peranan Laporan
