120
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
1. Lakukan
monitoring terhadap
proses perkembangan
pelaksanaan program yang diikuti dengan koreksi-koreksi. Kegiatan monitoring harus dibuat laporan monitoring.
2. Lakukan pengawasan dan pengandalian terhadap teknis dan
prosedur pelaksanaan program kegiatan agar sesuai dengan rencana, mengikuti peraturan perundang-undangan, dan tetap
sesuai dengan
kebijaksanaan pimpinan.
Kegiatan pengawasan dan pengendalian harus dibuat Laporan Hasil
Pemeriksaan LHP yang disertai Berita Acara Pemeriksaan BAP.
3. Lakukan
evaluasi hasil
fisik pelaksanaan
program kegiatanprojek. Untuk mengetahui apakah tujuan akhir
tercapai, apakah pelaksanaan sesuai dengan rencana, apakah terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya,
serta sejauh mana dampak dari hasil itu. Perlu Anda ketahui bahwa evaluasi ini tidak hanya bersifat kuantitatif, tetapi juga
secara kualitatif mengenai Konteks lingkungan, Input, Proses, dan Produk CIPP Evaluation.
C. Penyusunan Laporan
Sebelum Anda mempelajari lebih jauh tentang bagaimana menyusun suatu laporan, sebaiknya Anda meningat-ingat
kembali bagaimana bentuk laporan yang biasa dibuat di unit kerja Anda. Dan coba Anda bandingkan dengan uraian di bawah
ini, bagian-bagian mana yang sudah cocok dan bagian-bagian mana yang masih perlu diperbaiki.
Modul Diklatpim Tingkat IV
121 Tahukan Anda bagian-bagian laporan terdiri dari apa saja?
Bagian-bagian laporan terdiri dari: Bagian Pendahuluan, Bagian Batang Tubuh, Bagian Kesimpulan dan Saran, Rangkuman,
Kepustakaan, serta Lampiran.
1. Pendahuluan
Sebagaimana telah kita ketahui bahwa laporan merupakan dokumen yang disimpan dan bermanfaat di masa-masa yang
akan datang. Oleh karena itu, maka segala hal ihwal atau latar belakang yang bersangkut paut dengan isi laporan harus
diketengahkan secara jelas. Latar belakang penulisan laporan inilah yang merupakan inti dari pendahuluan.
Latar belakang masalah yang akan dikemukakan itu misalnya hal-hal yang berkenaan dengan: tujuan laporan, mengapa
laporan itu
ditulis, siapa
yang menugaskan
atau memerintahkan membuat suatu laporan, siapa saja yang
diperintahkan menyelidiki
masalah tersebut,
dan melaporkannya perseorangan atau satuan tugas, siapa saja
yang memimpin tugas, wilayah-wilayah mana saja dan masalah-masalah mana saja yang tercakup dalam laporan,
kapan suatu tugas mulai dilaksanakan dan kapan berakhir, di mana dan bagaimana penulis laporan memperoleh informasi
mengenai suatu masalah. Jelasnya, bahwa pendahuluan suatu laporan memuat latar
belakang dan bermaksud mengantarkan dan mengajak
122
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
pembaca untuk mengikuti pokok-pokok persoalan secara berurutan.
Unsur-unsur yang terkandung dalam pendahuluan suatu laporan yang menugaskan adalah:
a. Maksud dan tujuan
b. Ruang Lingkup Kajian Permasalahan yang dilaporkan
c. Waktu Pelaksanaan Tugas Kapan mulai dan berakhir
d. Metode atau teknik perolehan informasi
e. Siapa dan yang ditugaskan membuat laporan
f. Sistematika Laporan
2. Batang Tubuh
Pada umumnya batang tubuhisi laporan dijabarkan ke dalam bab dengan kerangka pikir yang logis dan sistematis. Namun
untuk laporan yang jumlah halamannya kurang dari 20 halaman pemecahan batang tubuh ke dalam bab-bab bisa
tidak perlu dilakukan. Sedangkan untuk laporan yang lebih luas, batang-batang tubuh laporan dapat dibagi dalam judul-
judul bab: a.
Keadaan dan permasalahan b.
Analisis dan pemecahan masalah Keadaan dan permasalahan, memuat hasil pengamatan atas
fakta-fakta keadaan sesungguhnya yang dilaksanakan di lapangan dan keadaan yang seharusnya dilaksanakan, serta
berbagai permasalahan yang timbul. Permasalahan ini merupakan selisih antara keadaan yang sesungguhnya
Modul Diklatpim Tingkat IV
123 dilaksanakan di lapangan dan keadaan yang seharusnya
dilaksanakan. Bab analisis dan pemecahan masalah, memuat uraian tentang
berbagai penyebab terjadinya suatu masalah, dan bagaimana alternatif pemecahan suatu masalah. Masalah-masalah yang
dijumpai tentu banyak sekali. Namun karena berbagai keterbatasan, seperti keterbatasan; waktu, sumber daya
manusia. Dana dan lain-lain, maka dalam memecahkan berbagai masalah yang timbul kita harus menyusun skala
prioritas, masalah yang mana yang mendesak untuk segera dipecahkan.
3. Kesimpulan dan saran, serta rangkuman
