Bentuk MemoNota Laporan berbentuk surat

146 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan mana yang digunakan terserah pada penulis laporan.

b. Mean

Mean adalah angka yang kita dapat jika total nilai dalam suatu distribusi dibagi oleh jumlah nilai distribusi. Sebagai contoh, jika enam orang dalam suatu tes memperoleh nilai masing- masing adalah 60, 70, 75, 80, 85, 90, jumlah nilai total adalah 620. Membagi 620 dengan 8 hasilnya aritmatik mean 77,5. Kita mengatakan menamakan 77,5 adalah nilai rata-rata average score, tetapi mean adalah suatu istilah yang lebih tepat.

c. Median

Median adalah nilai tengah dalam suatu distribusi. Sebagai contoh, hasil skor tes adalah 60, 65, 70, 75, 80, 85 dan 100 sehingga mempunyai suatu nilai tengah 75, skor tengah dari ketujuh skor.

d. Mode

Mode adalah dinilai yang paling sering ditemukan dalam suatu distribusi. Sebagai contoh, hasil skor suatu tes ialah 65, 70, 75, 75, 75, 80, 80, 80, 90 dan 95 akan mempunyai mode 75, karena 75 yang paling sering dalam distribusi tersebut. Dalam kelompok data, mode adalah bukan nilai tunggal tetapi adalah rentang Modul Diklatpim Tingkat IV 147 keseluruhan klas yang mempunyai frekuensi yang paling tinggi.

e. Range

Sebab nilai-nilai ekstrim dapat mempengaruhi ukuran tendensi sentral, range – perbedaan antara nilai yang paling rendah dan nilai yang paling tinggi – sering digunakan untuk menggambarkan batas-batas dari distribusi. Skor tes 20, 30, 75, 75, 80, 85, 95, dan 95 mempunyai suatu range 20 sampai 95, atau 76 nilai 95 dikurangi 20 plus 1, untuk menghitung keduanya baik 20 dan 95.

F. Penyajian Laporan

Sebagaimana telah disebutkan, bahwa bentuk-bentuk laporan tertulis adalah: MemoNota, Surat, Memograf, Buku, dan Matriks. Bagaimana cara penyajiannya, marilah kita ikuti uraian berikut ini.

1. Bentuk MemoNota

Anda dapat menyajikan laporan dalam bentuk MemoNota, apabila Anda bermaksud melaporkan objek laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya saja, singkat dan untuk diedarkan di kalangan intern. Penyajian laporan dalam bentuk ini biasanya disajikan di atas sehelai formulir atau blangko memonota. Apabila kantor 148 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Anda tidak mencetak formulir atau blangko memonota, Anda dapat merancang sendiri formulir atau blangkonya. Untuk dapat merancang blangko atau formulir dimaksud, Anda perlu memperhatikan bagian-bagian penting memo, yang menurut E. Martono 1990 dalam bukunya “Mahir Surat-menyurat Dinas Bahasa Indonesia”, digolongkan ke dalam tiga bagian penting, yaitu: kepala, badan dan kaki memo. Kepala memonota memuat nama dan alamat kantor, kadang-kadang dilengkapi dengan gambar lambang atau logo, perkataan “Memo atau MemorandumNota Dinas”, Kepada, Dari, Hal dan “Tanggal” apabila tanggal ditulis sebelum pesan. Badan memonota memuat pesanlaporan yang disampaikan. Kaki memonota pada umumnya terdiri dari “tanggal” apabila tanggal ditulis sesudah pesan, tanda tangan dan nama jelas. Mengenai penulisan tanggal, ada yang ditulis sebelum dan ada pula yang ditulis sesudah pesan yaitu sebelum tanda tangan. Laporan bentuk memonota diketik dua spasi, kecuali: a. Jarak pengetikan antara kepala memonota dan badan memonota adalah empat spasi b. Jarak antara badan dan kaki memonota juga empat spasi c. Baris pertama setiap alinea, diketik masuk lima ketuk dari pasak kiri.

2. Laporan berbentuk surat

Laporan bebentuk surat ini dibuat dalam bentuk surat resmi. Isinya lebih panjang dan lebih rinci daripada laporan bentuk Modul Diklatpim Tingkat IV 149 memonota. Jumlah halaman antara 2 s.d. 4 halaman, diketik dengan dua spasi. Kecuali untuk bagian-bagian laporan tertentu. Sebagaimana diuraikan dalam buku “Surat Bisnis Moderen” yang disusun oleh Thomas Wiyasa Bratawidjaya, bentuk surat resmi atau surat dinas pada instansi-instansi pemerintah di Indonesia pada umumnya berbentuk setengah lurus. Bentuk surat resmi antara lain mempunyai ciri dengan tidak menggunakan pembuka maupun penutup surat. Bentuk surat resmi merupakan bentuk variasi, yang terdiri atas: a Bentuk setengah lurus dengan bagian alamat surat ditempatkan di bagian kanan atas, di bawah nama tempat dan tanggal surat. b Bentuk setengah lurus dengan bagian alamat surat ditempatkan di sebelah kiri vertikal di bawah nomor dan perihal surat Kedua bentuk surat resmi tersebut, dapat kita jadikan model dalam menyajikan laporan dalam bentuk surat. Penomoran halaman menggunakan angka arab: 1, 2, 3, dst, di tengah- bawah. Kecuali halaman pertama surat, tidak diberi nomor, tetapi tetap diperhitungkan sebagai halaman pertama.

3. Laporan berbentuk memograf