112
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
d. Laporan Harus Lengkap
Sebagai bahan untuk mengambil keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus:
1 Mencakup segala segi yang dilaporkan
Contoh: Untuk melaporkan pertanggungjawaban pembelian ATK Semester I tahun anggaran 2001,
laporan harus meliputi: Kapan dibeli
Apa saja dan macamnya Berapa harga satuan dan jumlahnya
Berapa jumlah harga semua Kuitansi bukti pembayaran dan faktur barang
Jumlah potongan pajak yang dipungut Bukti pungutan dan setoran pajak
Kapan pajak disetor ke kas pajak Berapa sisa kas pembelian ATK
2 Uraian tidak memberikan kesempatan timbulnya
masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. Artinya, uraian berfokus pada masalah yang
dikemukakan. Dapatkah
Anda memberikan
contohnya? Tentu mudah saja. Tidak diselipkan ke dalamnya laporan atau uraian tentang kehilangan
uang arisan yang disimpan dalam laci meja kantor. Mengapa tidak boleh? Karena memang tidak ada
hubungan atau kaitan dengan pokok masalahnya, yaitu laporan pertanggungjawaban pembelian ATK.
Modul Diklatpim Tingkat IV
113 3
Disertai data penunjang, seperti statistik, tabel, skema, bagan dan sebagainya. Apabila Anda
membuat laporan tentang pembelian ATK, bentuk data pendukung apa yang dapat Anda gunakan?
Berupa statistik? Tabel? Skema? Bagan? Atau apa? Mana yang tepat? Tentunya berupa tabel yang
paling tepat, seperti contoh berikut.
Pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester I TA 2006
No. Jumlah
Satuan NamaJenis
ATK Harga Stuan
Jumlah 1.
2. 3.
4.
Jumlah Rp………… dengan huruf
Jambi, 2 Oktober 2006 Kepala Bagian TU,
Drs. .............. NIP
Apabila laporan tentang pemakaian ATK dari bulan ke bulan, mungkin yang paling tepat
digunakan Grafik.
e. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
1. Tidak ada kontroversi antara bagian yang satu dan
yang lain. 2.
Keterangan tidak berubah-ubah dalam situasi apapun. Mengapa demikian? Agar si pembaca jangan
bingung. Misalnya
kalau disebutkan
bahwa
114
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
“Anggaran yang digunakan untuk pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester 1 TA 2001,
sebesar Rp 4.000.000,00” Berdasarkan keterangan tersebut dapatkah Anda menunjukkan keterangan
contoh yang tidak berubah-ubah? 3.
Gaya penulisan stabil dari awal sampai akhir Gaya penulisan laporan jangan diselingi dengan gaya
penulisan buku ilmiah atau gaya penulisan lain. Gaya penulisan laporan berbeda dengan gaya penulisan
lainnya. Dapatkah Anda memberikan contohnya? Bandingkan gaya penulisan laporan atau surat yang
pernah Anda buat kepada kawan, dengan gaya penulisan buku ilmiah atau buku petunjuk. Sangat
berbeda bukan? Demikian maksudnya, jangan dicampuradukkan.
f. Laporan Harus Tepat pada Waktunya
Artinya penyampaian dan penerimaan laporan harus tepat pada waktunya. Kalau tidak, apa akibatnya?
1. Pimpinan
tidak mengetahui
masalah yang
berkembang pada waktunya 2.
Pimpinan tidak dapat mengambil keputusan tepat pada waktunya
3. Perencanaan bisa terlambat
4. Mekanisme kerja tidak lancar dan dapat terganggu
5. Laporan sia-sia, tidak mencapai tujuan
6. Apa masih ada lagi yang lain? Silahkan Anda
tambah.
Modul Diklatpim Tingkat IV
115 Yang pasti, apabila penyampaian dan penerimaan
laporan tidak tepat pada waktunya, maka tujuan laporan itu tidak tercapai. Bahkan dapat menimbulkan akibat
lain yang sangat merugikan atau merusak organisasi atau yang lainnya.
g. Laporan Harus Tepat Penerimanya
Laporan harus diterima oleh yang berkompeten atau pihak yang berhak menerimanya. Laporan jangan
diberikan atau diterima oleh pihak yang tidak berhak. Menurut Anda, apa kira-kira akibat yang muncul apabila
terjadi salah alamat atau salah kirim laporan? Tidak tepatnya penerima laporan, bisa mengakibatkan:
1 Timbulnya suatu masalah yang apabila tidak segera
ditangani, bisa berkembang lebih parah. Apabila terdapat suatu masalah, pimpinan harus secepatnya
mengambil tindakan. Karena kalau tidak, masalah akan berkembang lebih parah lagi, sedangkan
laporan belum diterima. Rupanya laporan salah alamat, salah penerimanya. Lalu dicari ke mana?
Berapa lama waktu mencarinya? Kapan tindakan harus diambil? Dapatkah pimpinan mengambil
keputusan? Tentunya tidak. 2
Terlambatnya komunikasi administrasi 3
Untuk menangani masalah tersebut, perlu ada komunikasi administrasi surat-menyurat sesuai
dengan isi laporan pimpinan dengan pihak-pihak lain yang berkaitan. Tetapi laporan tidak diterima, karena
116
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
nyasar ke tempat lain. Dapatkah dilakukan komunikasi administrasi tepat waktu? Akhirnya
masalah tidak dapat ditangani sebagaimana mestinya karena komunikasi administrasi terlambat.
4 Dampak penilaian yang negatif dari atasan terhadap
bawahan. Apabila
seorang pimpinan
semestinya telah
menerima laporan pada suatu waktu, dan laporan tersebut
sangat diperlukan
untuk mengambil
keputusan penting. Tetapi gara-gara laporan salah alamat, pimpinan tidak dapat mengambil keputusan
penting itu. Kemudian kesal dan menilai bahwa stafnya tidak becus, tidak menyampaikan laporan
yang diminta. Stafnya dinilai negatif. Bagaimana pendapat Anda? Apakah pimpinan dapat bersikap
demikian terhadap staf yang salah mengirim laporan. Tentunya bisa bukan?
5 Timbulnya kasus kebocoran rahasia
Akibat ini yang lebih parah daripada 1, 2, dan 3. Coba Anda bayangkan, apa akibat bila suatu laporan
yang sifatnya rahasia, kemudian bocor Tahu-tahu laporan itu jatuh di tanganpihak lain, lalu
dibocorkan. Berbahaya bukan? Bahkan sangat berbahaya.
Modul Diklatpim Tingkat IV
117
4.
Macam Laporan
Menurut C.L. Littlefield, dkk 1985, secara garis besar ada dua jenis laporan, yaitu:
a Laporan penelitian atau laporan akademik
Merupakan hasil penelitian yang bisa berbentuk tesis, monografi, atau artikel yang ditujukan kepada sponsor,
masyarakat akademik atau masyarakat luas. b
Laporan administratif tata laksana atau laporan manajerial,
merupakan hasil
penelitian, kajian
penyelenggaraan administrasi dan manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administratormanajer.
Laporan administratif tata laksana atau laporan manajerial dapat dibedakan menurut tujuan penggunaan,
waktu pembuatan, dan gaya penulisan laporan, sebagai berikut:
a Menurut waktu: 1
Laporan Perencanaan Planing Report Contoh:
Laporanproposal usulan
kegiatan rutinproyek
2 Laporan Pengendalian Control Report
Contoh: Laporan hasil pemeriksaan hasil suatu proyek
b Menurut waktu: 1
Laporan Berkala Periodical Report Contoh: Laporan tahunan
2 Laporan Khusus Special Report
Contoh: Laporan mengikuti Diklat Pimpinan Tingkat IV
118
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
c Menurut Gaya Penulisan: 1
Laporan Resmi Formal report Contoh: Laporan Ketua Badan Pertimbangan
Jabatan dan Kepangkatan Baperjakat pada suatu instansi kepada pimpinan instansi.
2 LaporanTak Resmi Informal Report
Contoh: Laporan mengikuti rapat yang dibuat oleh seorang bawahan kepada atasannya.
Perlu diketahui bahwa setiap laporan manajerial harus tertulis, dari bentuk yang sederhana sampai
yang lengkap secara deskriptif atau pun secara statistik.
Adapun bentuk-bentuk laporan tertulis adalah: a
MemoNota Bentuk laporan sangat pendek dan hanya memuat
pokok masalah dan hanya digunakan untuk intern. b
Surat, lebih panjang dari memonota, ditujukan kepada beberapa pejabat saja dan dapat
merupakan laporan ekstern. c
Memograf, lebih luas daripada surat, sistematik dan dikirim dengan surat pengantar.
d Buku, berbentuk bukumakalah yang dicetak dan
diberi sampul cover serta penyajiannya secara sistematika bab demi bab, untuk pejabat-
pejabatpihak-pihak yang relevan, dan dikirim dengan surat pengantar.
Modul Diklatpim Tingkat IV
119 e
Matriks, laporan dengan mengisi matriks format yang tersedia distandardisasikan.
B. Laporan dalam Siklus Manajemen
Tahukah Anda apa yang dimaksud dengan siklus manajemen? Siklus berarti perputaran suatu proses dari awal sampai akhir
dan kembali ke awal lagi. Yang dimaksud dengan siklus manajemen adalah proses
kegiatan dari
pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen perencanaan pengorganisasian, pengarahan,
pelaksanaan, pengendalian,
pengawasan, dan
pelaporan dalam
penyelenggaraan administrasi untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi manajemen tersebut melekat pada pimpinan yang
bertugas melakukan perencanaan, mengorganisasikanmengatur, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan
pendayagunaan sumberdaya secara efektif dan efisien. Tahukah Anda posisi strategis sistem pelaporan dalam siklus
manajemen? Sistem pelaporan dalam siklus manajemen mempunyai posisi
strategis dalam pelaksanaan program. Laporan sebagai hasil rekaman yang berupa keterangan-keterangan, informasi, ide-ide
dari suatu kegiatan, merupakan dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan untuk kegiatan
selanjutnya. Agar suatu program dapat mencapai hasil secara efektif dan efisien, serta produktif, maka harus ada tindakan-
tindakan sebagai berikut: