Laporan Harus Tegas dan Konsisten Laporan Harus Tepat pada Waktunya Laporan Harus Tepat Penerimanya

112 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan

d. Laporan Harus Lengkap

Sebagai bahan untuk mengambil keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus: 1 Mencakup segala segi yang dilaporkan Contoh: Untuk melaporkan pertanggungjawaban pembelian ATK Semester I tahun anggaran 2001, laporan harus meliputi: Kapan dibeli Apa saja dan macamnya Berapa harga satuan dan jumlahnya Berapa jumlah harga semua Kuitansi bukti pembayaran dan faktur barang Jumlah potongan pajak yang dipungut Bukti pungutan dan setoran pajak Kapan pajak disetor ke kas pajak Berapa sisa kas pembelian ATK 2 Uraian tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. Artinya, uraian berfokus pada masalah yang dikemukakan. Dapatkah Anda memberikan contohnya? Tentu mudah saja. Tidak diselipkan ke dalamnya laporan atau uraian tentang kehilangan uang arisan yang disimpan dalam laci meja kantor. Mengapa tidak boleh? Karena memang tidak ada hubungan atau kaitan dengan pokok masalahnya, yaitu laporan pertanggungjawaban pembelian ATK. Modul Diklatpim Tingkat IV 113 3 Disertai data penunjang, seperti statistik, tabel, skema, bagan dan sebagainya. Apabila Anda membuat laporan tentang pembelian ATK, bentuk data pendukung apa yang dapat Anda gunakan? Berupa statistik? Tabel? Skema? Bagan? Atau apa? Mana yang tepat? Tentunya berupa tabel yang paling tepat, seperti contoh berikut. Pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester I TA 2006 No. Jumlah Satuan NamaJenis ATK Harga Stuan Jumlah 1. 2. 3. 4. Jumlah Rp………… dengan huruf Jambi, 2 Oktober 2006 Kepala Bagian TU, Drs. .............. NIP Apabila laporan tentang pemakaian ATK dari bulan ke bulan, mungkin yang paling tepat digunakan Grafik.

e. Laporan Harus Tegas dan Konsisten

1. Tidak ada kontroversi antara bagian yang satu dan yang lain. 2. Keterangan tidak berubah-ubah dalam situasi apapun. Mengapa demikian? Agar si pembaca jangan bingung. Misalnya kalau disebutkan bahwa 114 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan “Anggaran yang digunakan untuk pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester 1 TA 2001, sebesar Rp 4.000.000,00” Berdasarkan keterangan tersebut dapatkah Anda menunjukkan keterangan contoh yang tidak berubah-ubah? 3. Gaya penulisan stabil dari awal sampai akhir Gaya penulisan laporan jangan diselingi dengan gaya penulisan buku ilmiah atau gaya penulisan lain. Gaya penulisan laporan berbeda dengan gaya penulisan lainnya. Dapatkah Anda memberikan contohnya? Bandingkan gaya penulisan laporan atau surat yang pernah Anda buat kepada kawan, dengan gaya penulisan buku ilmiah atau buku petunjuk. Sangat berbeda bukan? Demikian maksudnya, jangan dicampuradukkan.

f. Laporan Harus Tepat pada Waktunya

Artinya penyampaian dan penerimaan laporan harus tepat pada waktunya. Kalau tidak, apa akibatnya? 1. Pimpinan tidak mengetahui masalah yang berkembang pada waktunya 2. Pimpinan tidak dapat mengambil keputusan tepat pada waktunya 3. Perencanaan bisa terlambat 4. Mekanisme kerja tidak lancar dan dapat terganggu 5. Laporan sia-sia, tidak mencapai tujuan 6. Apa masih ada lagi yang lain? Silahkan Anda tambah. Modul Diklatpim Tingkat IV 115 Yang pasti, apabila penyampaian dan penerimaan laporan tidak tepat pada waktunya, maka tujuan laporan itu tidak tercapai. Bahkan dapat menimbulkan akibat lain yang sangat merugikan atau merusak organisasi atau yang lainnya.

g. Laporan Harus Tepat Penerimanya

Laporan harus diterima oleh yang berkompeten atau pihak yang berhak menerimanya. Laporan jangan diberikan atau diterima oleh pihak yang tidak berhak. Menurut Anda, apa kira-kira akibat yang muncul apabila terjadi salah alamat atau salah kirim laporan? Tidak tepatnya penerima laporan, bisa mengakibatkan: 1 Timbulnya suatu masalah yang apabila tidak segera ditangani, bisa berkembang lebih parah. Apabila terdapat suatu masalah, pimpinan harus secepatnya mengambil tindakan. Karena kalau tidak, masalah akan berkembang lebih parah lagi, sedangkan laporan belum diterima. Rupanya laporan salah alamat, salah penerimanya. Lalu dicari ke mana? Berapa lama waktu mencarinya? Kapan tindakan harus diambil? Dapatkah pimpinan mengambil keputusan? Tentunya tidak. 2 Terlambatnya komunikasi administrasi 3 Untuk menangani masalah tersebut, perlu ada komunikasi administrasi surat-menyurat sesuai dengan isi laporan pimpinan dengan pihak-pihak lain yang berkaitan. Tetapi laporan tidak diterima, karena 116 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan nyasar ke tempat lain. Dapatkah dilakukan komunikasi administrasi tepat waktu? Akhirnya masalah tidak dapat ditangani sebagaimana mestinya karena komunikasi administrasi terlambat. 4 Dampak penilaian yang negatif dari atasan terhadap bawahan. Apabila seorang pimpinan semestinya telah menerima laporan pada suatu waktu, dan laporan tersebut sangat diperlukan untuk mengambil keputusan penting. Tetapi gara-gara laporan salah alamat, pimpinan tidak dapat mengambil keputusan penting itu. Kemudian kesal dan menilai bahwa stafnya tidak becus, tidak menyampaikan laporan yang diminta. Stafnya dinilai negatif. Bagaimana pendapat Anda? Apakah pimpinan dapat bersikap demikian terhadap staf yang salah mengirim laporan. Tentunya bisa bukan? 5 Timbulnya kasus kebocoran rahasia Akibat ini yang lebih parah daripada 1, 2, dan 3. Coba Anda bayangkan, apa akibat bila suatu laporan yang sifatnya rahasia, kemudian bocor Tahu-tahu laporan itu jatuh di tanganpihak lain, lalu dibocorkan. Berbahaya bukan? Bahkan sangat berbahaya. Modul Diklatpim Tingkat IV 117 4. Macam Laporan Menurut C.L. Littlefield, dkk 1985, secara garis besar ada dua jenis laporan, yaitu: a Laporan penelitian atau laporan akademik Merupakan hasil penelitian yang bisa berbentuk tesis, monografi, atau artikel yang ditujukan kepada sponsor, masyarakat akademik atau masyarakat luas. b Laporan administratif tata laksana atau laporan manajerial, merupakan hasil penelitian, kajian penyelenggaraan administrasi dan manajemen dari suatu organisasi, ditujukan kepada administratormanajer. Laporan administratif tata laksana atau laporan manajerial dapat dibedakan menurut tujuan penggunaan, waktu pembuatan, dan gaya penulisan laporan, sebagai berikut: a Menurut waktu: 1 Laporan Perencanaan Planing Report Contoh: Laporanproposal usulan kegiatan rutinproyek 2 Laporan Pengendalian Control Report Contoh: Laporan hasil pemeriksaan hasil suatu proyek b Menurut waktu: 1 Laporan Berkala Periodical Report Contoh: Laporan tahunan 2 Laporan Khusus Special Report Contoh: Laporan mengikuti Diklat Pimpinan Tingkat IV 118 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan c Menurut Gaya Penulisan: 1 Laporan Resmi Formal report Contoh: Laporan Ketua Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan Baperjakat pada suatu instansi kepada pimpinan instansi. 2 LaporanTak Resmi Informal Report Contoh: Laporan mengikuti rapat yang dibuat oleh seorang bawahan kepada atasannya. Perlu diketahui bahwa setiap laporan manajerial harus tertulis, dari bentuk yang sederhana sampai yang lengkap secara deskriptif atau pun secara statistik. Adapun bentuk-bentuk laporan tertulis adalah: a MemoNota Bentuk laporan sangat pendek dan hanya memuat pokok masalah dan hanya digunakan untuk intern. b Surat, lebih panjang dari memonota, ditujukan kepada beberapa pejabat saja dan dapat merupakan laporan ekstern. c Memograf, lebih luas daripada surat, sistematik dan dikirim dengan surat pengantar. d Buku, berbentuk bukumakalah yang dicetak dan diberi sampul cover serta penyajiannya secara sistematika bab demi bab, untuk pejabat- pejabatpihak-pihak yang relevan, dan dikirim dengan surat pengantar. Modul Diklatpim Tingkat IV 119 e Matriks, laporan dengan mengisi matriks format yang tersedia distandardisasikan.

B. Laporan dalam Siklus Manajemen

Tahukah Anda apa yang dimaksud dengan siklus manajemen? Siklus berarti perputaran suatu proses dari awal sampai akhir dan kembali ke awal lagi. Yang dimaksud dengan siklus manajemen adalah proses kegiatan dari pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan pengorganisasian, pengarahan, pelaksanaan, pengendalian, pengawasan, dan pelaporan dalam penyelenggaraan administrasi untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi manajemen tersebut melekat pada pimpinan yang bertugas melakukan perencanaan, mengorganisasikanmengatur, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan pendayagunaan sumberdaya secara efektif dan efisien. Tahukah Anda posisi strategis sistem pelaporan dalam siklus manajemen? Sistem pelaporan dalam siklus manajemen mempunyai posisi strategis dalam pelaksanaan program. Laporan sebagai hasil rekaman yang berupa keterangan-keterangan, informasi, ide-ide dari suatu kegiatan, merupakan dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan untuk kegiatan selanjutnya. Agar suatu program dapat mencapai hasil secara efektif dan efisien, serta produktif, maka harus ada tindakan- tindakan sebagai berikut: