Pelayanan Perjalanan Penanganan DataInformasi dalam Kegiatan

56 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan dalam ruangan “information desk”?, apakah perlu ada di setiap lantai, apakah cukup berkeliling secara periodik? Keselamatan dan kenyamaan kerja antara lain menyangkut pengaturan letak atau susunan almari, rak-rak buku, filing cabinet termasuk penempatan barang-barang di dalamnya agar tidak membahayakan, penempatan titik arus listrik beserta kabel-kabelnya untuk penyambungan ke peralatan kantor secara aman tidak membahayakan para pegawai. Dalam hal kenyamanan misalnya dibuat taman-taman di sekeliling kantor atau di bagian-bagian tertentu di dalam kantor.

19. Pelayanan Perjalanan

Para pimpinan dan pegawai-pegawai lainnya dalam melaksanakan tugas tidak jarang harus melakukan perjalanan tidak hanya di dalam kota, tetapi juga di luar kota di dalam kota, tetapi juga ke luar kota di dalam negeri maupun ke luar negeri. Sebagai contoh seorang pimpinan kantor di Jakarta hari ini harus melakukan tugas-tugas yang tidak dapat diwakilkan kepada pejabat lain; jam 08.00 harus membuka rapat kerja di kantornya termasuk memberikan sambutan dan pengarahan, jam 11.30 harus berada di Banjarmasin untuk berbicara dalam suatu seminar di sana selama 90 menit. Hari ini juga dia harus mengikuti upacara pembukaan suatu konferensi internasional di Kuala Lumpur pada jam 19.00 waktu setempat, dan setelah selesai dia harus kembali ke Jakarta karena esok harinya jam 08.00 harus menghadap Presiden memenuhi panggilan yang sudah diterimanya dua hari yang lalu. Untuk hal-hal seperti di atas kegiatan perkantoran harus dapat memberikan pelayanan Modul Diklatpim Tingkat IV 57 yang memuaskan. Pelayanan prima yang diharapkan dari kegiatan perkantoran dalam hal semacam ini tentunya tidak cukup hanya menyediakan informasi tentang macam dan jadwal penerbangan, apakah ada penerbangan langsung dari Banjarmasin ke Kuala Lumpur, hotel dan “rate” nya jika diperlukan. Meskipun kegiatan inti sifatnya teknis, tetapi tetap diharapkan pelayanan tuntas sebagai hasil “completed staff works” yaitu terwujudnya perjalanan yang lancar tanpa hambatan suatu apa pun.

I. Latihan

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tugas pokok substantif dan tugas penunjang fasilitatif dalam organisasi. 2. Jelaskan pengertian kantor moderen 3. Apa yang dimaksud dengan administrasi administration dan jelaskan pula apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran moderen 4. Jelaskan pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang terdapat dalam organisasi 5. Mengapa semua pimpinan pada tingkatan yang manapun memerlukan kegiatan perkantoran? Jelaskan 6. Hanry Mintzberg dalam “The Nature of Managerial Works” menyebutkan bahwa setiap pimpinan harus memiliki tiga kecakapan. Sebutkan kecakapan-kecakapan yang dimaksud, dan jelaskan mengapa untuk menerapkan kecakapan tersebut perlu dukungan kegiatan perkantoran 58 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan 7. Hanry Mintzberg juga menyebutkan bahwa setiap pimpinan mempunyai tiga peran dalam proses kegiatan mencapai tujuan organisasi. Sebutkan tiga peran dimaksud dan jelaskan kaitan dengan kegiatan perkantoran 8. Sebutkan kegiatan-kegiatan perkantoran yang a menyangkut bangunan fisik physical establishment, b pekerjaan kertas paper works, c pekerjaan non-kertas non-paper works 9. Sebutkan unsur-unsur kantor dan jelaskan secara ringkas masing-masing 10. Jelaskan faktor-faktor apa yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi pembangunan gedung kantor 11. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ILCOB atau T dan H dalam pembangunan gedung kantor 12. Membahas mengenai kondisi fisik dan faktor lingkungan kantor, sebutkan cakupannya dan jelaskan masing-masing. 13. Jelaskan perbedaan cakupan kegitan-kegiatan perkantoran di bawah ini dalam kaitannya dengan penanganan suratdokumen: a. Korespondensi b. Kearsipan c. Pengurusan surat d. Penggandaan 14. Jelaskan pengertian formulir, dan mengapa formulir dianggap sebagai sarana efisien dalam kegiatan penanganan datainformasi? Jelaskan Modul Diklatpim Tingkat IV 59

J. Rangkuman

Dalam perkembangannya, pengertian kantor bisa diartikan sebagai tempat atau bisa diartikan sebagai proses. Jelasnya, kantor diartikan sebagai tempat atau proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian datainformasi. Kantor sering juga diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan administratif. Kantor moderen mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, para pegawai melaksanakan tugas- tugasnya berdisiplin, memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor moderen juga mendayagunakan biaya serta tata laksana yang efektif, efisien dan produktif. Dengan mengacu pada pengertian administrasi yang sudah banyak dikenal, maka istilah administrasi perkantoran moderen dapat dirumuskan sebagai keseluruhan proses kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam bidang perkantoran. Sebagaimana administrasi yang lain, aspek penting dalam administrasi perkantoran adalah kegiatan-kegiatannya di samping organisasi dan manajemennya. Kegiatan-kegiatan perkantoran mencakup kegiatan yang berhubungan dengan bangunan fisiknya establishment, kegiatan-kegiatan kertas