56
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
dalam ruangan “information desk”?, apakah perlu ada di setiap lantai, apakah cukup berkeliling secara periodik?
Keselamatan dan kenyamaan kerja antara lain menyangkut pengaturan letak atau susunan almari, rak-rak buku, filing
cabinet termasuk penempatan barang-barang di dalamnya agar tidak membahayakan, penempatan titik arus listrik beserta
kabel-kabelnya untuk penyambungan ke peralatan kantor secara aman tidak membahayakan para pegawai. Dalam hal
kenyamanan misalnya dibuat taman-taman di sekeliling kantor atau di bagian-bagian tertentu di dalam kantor.
19. Pelayanan Perjalanan
Para pimpinan
dan pegawai-pegawai
lainnya dalam
melaksanakan tugas tidak jarang harus melakukan perjalanan tidak hanya di dalam kota, tetapi juga di luar kota di dalam kota,
tetapi juga ke luar kota di dalam negeri maupun ke luar negeri. Sebagai contoh seorang pimpinan kantor di Jakarta hari ini harus
melakukan tugas-tugas yang tidak dapat diwakilkan kepada pejabat lain; jam 08.00 harus membuka rapat kerja di kantornya
termasuk memberikan sambutan dan pengarahan, jam 11.30 harus berada di Banjarmasin untuk berbicara dalam suatu
seminar di sana selama 90 menit. Hari ini juga dia harus mengikuti upacara pembukaan suatu konferensi internasional di
Kuala Lumpur pada jam 19.00 waktu setempat, dan setelah selesai dia harus kembali ke Jakarta karena esok harinya jam
08.00 harus menghadap Presiden memenuhi panggilan yang sudah diterimanya dua hari yang lalu. Untuk hal-hal seperti di
atas kegiatan perkantoran harus dapat memberikan pelayanan
Modul Diklatpim Tingkat IV
57 yang memuaskan. Pelayanan prima yang diharapkan dari
kegiatan perkantoran dalam hal semacam ini tentunya tidak cukup hanya menyediakan informasi tentang macam dan jadwal
penerbangan, apakah
ada penerbangan
langsung dari
Banjarmasin ke Kuala Lumpur, hotel dan “rate” nya jika diperlukan. Meskipun kegiatan inti sifatnya teknis, tetapi tetap
diharapkan pelayanan tuntas sebagai hasil “completed staff works” yaitu terwujudnya perjalanan yang lancar tanpa
hambatan suatu apa pun.
I. Latihan
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan tugas pokok
substantif dan tugas penunjang fasilitatif dalam organisasi.
2. Jelaskan pengertian kantor moderen
3. Apa yang dimaksud dengan administrasi administration
dan jelaskan pula apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran moderen
4. Jelaskan pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang
terdapat dalam organisasi 5.
Mengapa semua pimpinan pada tingkatan yang manapun memerlukan kegiatan perkantoran? Jelaskan
6. Hanry Mintzberg dalam “The Nature of Managerial Works”
menyebutkan bahwa setiap pimpinan harus memiliki tiga kecakapan. Sebutkan kecakapan-kecakapan yang dimaksud,
dan jelaskan mengapa untuk menerapkan kecakapan tersebut perlu dukungan kegiatan perkantoran
58
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
7. Hanry Mintzberg juga menyebutkan bahwa setiap pimpinan
mempunyai tiga peran dalam proses kegiatan mencapai tujuan organisasi. Sebutkan tiga peran dimaksud dan
jelaskan kaitan dengan kegiatan perkantoran 8.
Sebutkan kegiatan-kegiatan
perkantoran yang
a menyangkut bangunan fisik physical establishment, b
pekerjaan kertas paper works, c pekerjaan non-kertas non-paper works
9. Sebutkan unsur-unsur kantor dan jelaskan secara ringkas
masing-masing 10.
Jelaskan faktor-faktor apa yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi pembangunan gedung kantor
11. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ILCOB atau T dan H
dalam pembangunan gedung kantor 12.
Membahas mengenai kondisi fisik dan faktor lingkungan kantor, sebutkan cakupannya dan jelaskan masing-masing.
13. Jelaskan perbedaan cakupan kegitan-kegiatan perkantoran di
bawah ini
dalam kaitannya
dengan penanganan
suratdokumen: a.
Korespondensi b.
Kearsipan c.
Pengurusan surat d.
Penggandaan 14.
Jelaskan pengertian formulir, dan mengapa formulir dianggap sebagai sarana efisien dalam kegiatan penanganan
datainformasi? Jelaskan
Modul Diklatpim Tingkat IV
59
J. Rangkuman
Dalam perkembangannya, pengertian kantor bisa diartikan sebagai tempat atau bisa diartikan sebagai proses. Jelasnya,
kantor diartikan sebagai tempat atau proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
dan pendistribusian atau penyampaian datainformasi. Kantor sering juga diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan
administratif. Kantor moderen mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan
tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, para pegawai melaksanakan tugas-
tugasnya berdisiplin, memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor moderen juga
mendayagunakan biaya serta tata laksana yang efektif, efisien dan produktif.
Dengan mengacu pada pengertian administrasi yang sudah banyak dikenal, maka istilah administrasi perkantoran moderen
dapat dirumuskan sebagai keseluruhan proses kegiatan usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam bidang perkantoran.
Sebagaimana administrasi yang lain, aspek penting dalam administrasi perkantoran adalah kegiatan-kegiatannya di
samping organisasi dan manajemennya. Kegiatan-kegiatan perkantoran mencakup kegiatan yang berhubungan dengan
bangunan fisiknya establishment, kegiatan-kegiatan kertas