88
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
gambar tersebut dapat dilihat bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, data dan informasi
yang dibutuhkan lebih banyak berasal dari luar external. Semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi
semakin lebih banyak membutuhkan data informasi yang berasal dari dalam.
Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi penyebaran data dan informasi yang dibutuhkan semakin
bermacam-macam, sedangkan semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi data dan informasi yang
dibutuhkannya semakin tertentu dan bersifat sempit. Demikian pula penyebaran data dan informasi yang
dihasilkannya, semakin tinggi semakin luas dan bermacam- macam, semakin rendah semakin rendah semakin sempit.
4. Informasi Bagi Para Pimpinan
Memperhatikan fungsi-fungsi manajemen terutama dari segi teoritis ekonomi, selalu ada asumsi bahwa manajer harus :
a. Rasional;
b. Mengejar keuntungan;
c. Membuat pilihan-pilihan tertentu secara matematis;
d. Menggunakan prosedur statistik.
Melalui pandangan teoritis dengan asumsi-asumsi demikian, maka informasi yang disajikan kepada pimpinan pada tingkat
manapun dimaksudkan untuk mendukung pimpinan yang bersangkutan bertindak rasional; dari manapun informasi itu
Modul Diklatpim Tingkat IV
89 berasal, apakan dari sesama pimpinan ataukah dari sumber
lain.
Transmisi dan penerimaan informasi dari sesama pimpinan dalam diagram digambarkan dengan tanda panah penuh
dan arus arus keputusan dan tindak lanjut digambarkan dengan tanda panah garis putus-putus
. Akan tetapi manusia dalam kedudukan atau jabatan apapun,
selalu bersifat kompleks. Kegiatan-kegiatannya pun tidak dapat dilihat dari aspek teoritis ekonomi. Banyak tindakan
dan kegiatan manusia termasuk para pinpinan yang tidak mudah untuk dipilah-pilah dan dimasukkan dalam kelompok
teoritis ekonomi sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen seperti tersebut di atas. Oleh karena itu Mintzberg
mengisyaratkan agar
penyusunan sistem
informasi manajemen yang baik harus memperhatikan pula aspek
pragmatis. Oleh karena manusia sifatnya kompleks, maka
TOP MANAGEMENT MIDDLE MANAGEMENT
LOWER MANAGEMENT
90
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
untuk mengkaji kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak cukup dilihat dari pandangan teoritis dan apa lagi hanya dari
aspek ekonomi. H. Mintzberg dalam bukunya yang berjudul The Nature of Managerial Works, mengemukakan alur pikir
kompleksitas manusia dengan penentuan sistem informasi manajemen sebagai berikut:
manusia kompleks perlu pendekatatan pragmatis mengkaji tindakan-tindakan yang
sebenarnya dilakukan tindakan-tindakan yang seharusnya dalam praktik menentukan
informasi menentukan SIM. Mintzberg menganalisis bahwa setiap pimpinan mempunyai
peran hubungan antar pribadi interpersonal roles, peran informasional informational roles dan peran keputusan
decisional roles. Tidak semua kegiatan yang dilakukan oleh para pimpinan dalam rangka pelaksanaan peran-peran
tersebut mudah dipilah-pilah untuk dimasukkan ke fungsi tertentu dari setiap pimpinan.
Dalam peran hubungan antarpribadi, pimpinan harus bertindak sebagai tokoh utama. Ini berarti dia harus tampil
dalam tugas-tugas sosial, dalam kegiatan-kegiatan simbolik yang memang penting dan harus dilakukan. Pimpinan juga
harus bertindak sebagai pemimpin yang harus memberi motivasi, menjaga stabilitas dan dinamisnya organisasi.
Pimpinan juga bertindak sebagai penghubung bagi organisasi
Modul Diklatpim Tingkat IV
91 dan unitnya dengan pihak lain baik di luar maupun di dalam
organisasinya. Dalam peran informasi, pimpinan harus bertindak sebagai
pemonitor yang mengamati dan mengelola berbagai informasi untuk kepentingan unit dan organisasinya. Dia
merupakan salah satu sel dalam jaringan informasi organisasinya. Dia juga bertindak sebagai penyebar data
baik kepada rekan-rekan pimpinan yang setingkat, atasan maupun bawahan, ke luar maupun di dalam.
Dalam peran desisional atau peran keputusan, pimpinan bertindak sebagai enterpreneur yang selalu mencari dan
berinisiatif menyempurnakan
kegiatan-kegiatan untuk
perbaikan-perbaikan organisasinya. Di samping itu pimpinan juga harus bertindak sebagai pengendali gangguan yang
dihadapi oleh organisasi dan unitnya serta mengambil tindaklan koreksi jika ada penyimpangan. Pimpinan juga
bertindak sebagai pengalokasi sumber daya, karena setiap saat situasi dan kondisi sumber daya berbeda. Dalam peran
desisional ini pimpinan juga harus bertindak sebagai pelindung baik dalam rangka entrepreneurship maupun
dalam menyelesaikan perselisihan-perselisihan, terutama yang terjadi di dalam unitnya.
Untuk mewujudkan peran-peran tersebut di atas, pimpinan melakukan kegiatan-kegiatan berupa kontak-kontak, baik
kontak-kontak lisan maupun kontak-kontak tertulis. Kontak-
92
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
kontak lisan maupun tertulis tentu saja harus didukung dengan informasi baik untuk persiapan-persiapan maupun
untuk tindak lanjutnya. Alat-alat yang sering digunakan untuk melakukan kontak-
kontak tersebut di atas adalah: a.
Surat; b.
Telepon dan telekomunikasi lain; c.
Pertemuan-pertemuan terjadwal dan tidak terjadwal; d.
Perjalanan, peninjauan. Memperhatikan peran-peran pimpinan tersebut, maka
informasi yang diperuntukkan bagi pimpinan setiap level harus disesuaikan dengan kebutuhannya dalam melakukan
tindakan yang senyatanya dan harus dilakukan dalam praktik.
5. Informasi Bagi Para Pelaksana