Nilai Guna Arsip Penyusutan Arsip

38 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan rekaman, film dan lain sebagainya. Naskah-naskah sebagaimana dimaksudkan di atas sering disebut warkat atau dalam bahasa Inggris disebut records. Dalam kaitan ini William Benedon dalam buku Records Management sebagaimana dikutip oleh The Liang Gie 1995: 116 menyebutkan records sebagai “any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units or its successor as evidence of its activities or because of information contained therein.

b. Arsip Dinamis dan Arsip Statis

Arsip dibedakan ke dalam arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi. Arsip dinamis dibedakan ke dalam arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Modul Diklatpim Tingkat IV 39 Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

c. Nilai Guna Arsip

Arsip-arsip yang memuat berbagai macam keterangan perlu disimpan dan dipelihara agar aman, tidak rusak atau hilang. Secara umum dikatakan arsip mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat. Sebagai alat pengingat selanjutnya dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk penilaian atau penyusunan program- program pengembangan selanjutnya dari kegiatan organisasi yang bersangkutan. Selain mempunyai kegunaan secara umum sebagai pengingat, warkat- warkat yang disimpan sebagai arsip juga karena mempunyai satu atau beberapa kegunaan khusus. Di Amerika Serikat sudah banyak dikenal orang bahwa nilai guna yang mungkin terdapat pada warkat sehingga perlu disimpan, dicakup dalam satu istilah pengingat “ALFRED” yang kepanjangannya: A - Administrative value nilai administrasi L - Legal value nilai hukum F - Fiscal value nilai bidang keuangan R - Research value nilai penelitian E - Educational value nilai pendidikan D - Documentary value nilai dokumentasi 40 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Beberapa pendapat yang hampir mirip menyebutkan juga nilai-nilai seperti: value for policy use, value for operating use, value for historical use.

d. Penyusutan Arsip

Beberapa warkat yang mempunyai nilai kompleks, seperti dokumen yang menyangkut tanah, gedung, perusahaanorganisasi, riwayat orang, kebijaksanaan- kebijaksanaan, biasanya secara terus menerus diperlukan meskipun frekuensi pemakaiannya tidak tentu. Warkat-warkat semacam itu penyimpanannya biasanya ditempatkan secara khusus; bahkan jika dilihat dari jangka waktu penyimpanannya bisa bersifat abadi. Namun demikian untuk warkat-warkat yang lain pada umumnya mempunyai kegunaan yang tidak berlangsung untuk selama-lamanya. Dengan kata lain, tingkat pemakaian bahkan nilai guna arsip bisa berkurang dan bahkan mungkin pada suatu saat tidak mempunyai nilai guna lagi. Oleh karena itu perlu dilakukan pengurangan arsip atau biasa disebut dengan penyusutan. Penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1 Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga- lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing; Modul Diklatpim Tingkat IV 41 2 Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan- ketentuan yang berlaku; 3 Menyerahkan arsip statif oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional. Mengenai penyusutan arsip di lingkungan lembaga- lembaga negara dan badan-badan pemerintahan diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, beserta peraturan-peraturan pelaksanaannya.

e. Sistem Penyimpanan