38
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
rekaman, film dan lain sebagainya. Naskah-naskah sebagaimana dimaksudkan di atas sering disebut
warkat atau dalam bahasa Inggris disebut records. Dalam kaitan ini William Benedon dalam buku
Records Management sebagaimana dikutip oleh The Liang Gie 1995: 116 menyebutkan records
sebagai “any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any
copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units or
its successor as evidence of its activities or because of information contained therein.
b. Arsip Dinamis dan Arsip Statis
Arsip dibedakan ke dalam arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan
secara langsung
dalam kegiatan
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip
statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk kegiatan
perencanaan dan
penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi. Arsip dinamis dibedakan ke dalam arsip
aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
Modul Diklatpim Tingkat IV
39 Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
c. Nilai Guna Arsip
Arsip-arsip yang memuat berbagai macam keterangan perlu disimpan dan dipelihara agar aman, tidak rusak
atau hilang. Secara umum dikatakan arsip mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat. Sebagai alat
pengingat selanjutnya dapat digunakan sebagai bahan acuan untuk penilaian atau penyusunan program-
program pengembangan selanjutnya dari kegiatan organisasi yang bersangkutan. Selain mempunyai
kegunaan secara umum sebagai pengingat, warkat- warkat yang disimpan sebagai arsip juga karena
mempunyai satu atau beberapa kegunaan khusus. Di Amerika Serikat sudah banyak dikenal orang bahwa
nilai guna yang mungkin terdapat pada warkat sehingga perlu disimpan, dicakup dalam satu istilah pengingat
“ALFRED” yang kepanjangannya: A - Administrative value nilai administrasi
L - Legal value nilai hukum F - Fiscal value nilai bidang keuangan
R - Research value nilai penelitian E - Educational value nilai pendidikan
D - Documentary value nilai dokumentasi
40
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Beberapa pendapat yang hampir mirip menyebutkan juga nilai-nilai seperti: value for policy use, value for
operating use, value for historical use.
d. Penyusutan Arsip
Beberapa warkat yang mempunyai nilai kompleks, seperti dokumen yang menyangkut tanah, gedung,
perusahaanorganisasi, riwayat orang, kebijaksanaan- kebijaksanaan,
biasanya secara
terus menerus
diperlukan meskipun frekuensi pemakaiannya tidak tentu. Warkat-warkat semacam itu penyimpanannya
biasanya ditempatkan secara khusus; bahkan jika dilihat dari jangka waktu penyimpanannya bisa bersifat
abadi. Namun demikian untuk warkat-warkat yang lain pada umumnya mempunyai kegunaan yang tidak
berlangsung untuk selama-lamanya. Dengan kata lain, tingkat pemakaian bahkan nilai guna arsip bisa
berkurang dan bahkan mungkin pada suatu saat tidak mempunyai nilai guna lagi. Oleh karena itu perlu
dilakukan pengurangan arsip atau biasa disebut dengan penyusutan.
Penyusutan arsip
adalah kegiatan-kegiatan
pengurangan arsip dengan cara: 1
Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-
lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing;
Modul Diklatpim Tingkat IV
41 2
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan- ketentuan yang berlaku;
3 Menyerahkan arsip statif oleh Unit Kearsipan
kepada Arsip Nasional. Mengenai penyusutan arsip di lingkungan lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintahan diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip, beserta peraturan-peraturan pelaksanaannya.
e. Sistem Penyimpanan