124
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Misal, untuk laporan yang berjumlah 50 halaman, kesimpulan cukup satu halaman saja.
b. Saran
Saran merupakan
bagian paling
akhir laporan.
Kesimpulan dan saran-saran dalam sistematika laporan biasanya dijadikan dalam satu bab. Saran-saran yang
disampaikandianjurkan adalah merupakan alternatif yang perlu diambil untuk memecahkan masalahpersoalan yang
timbul.
c. Rangkuman
synopsis
Rangkuman merupakan isi ringkas pokok-pokok laporan. Rangkuman dapat ditempatkan:
a Sebelum atau di depan bab pendahuluan, atau
b Sesudah bab kesimpulan dan saran, atau dapat pula
c Secara terpisahtersendiri
Rangkuman ini sangat diperlukan bagi pimpinan yang waktunya terbatas untuk membaca isi laporan secara
keseluruhan. Acapkali ada hal-hal yang tidak dapat dirumuskan dalam
kesimpulan, tetapi dapat muncul dalam saran-saran. Ini disebabkan karena pembuat laporan tidak hanya
mengetahui fakta-fakta, melainkan juga menghayati masalahnya, sehingga ia mampu memberikan saran
sebagai alternatif dalam memecahkan suatu masalah yang dihadapi.
Modul Diklatpim Tingkat IV
125
4. Daftar Pustaka
Daftar pustaka perlu dicantumkan dalam laporan apabila sumber acuannya berasal dari buku, majalah, surat kabar dan
sebagainya. Pada laporan penelitian daftar pustaka ini merupakan keharusan. Daftar pustaka disusun sesuai dengan
abjad serta penulisannya mengikuti ketentuan yang berlaku dalam perpustakaan.
Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut ini: Bratawidjaya, Thomas Wiyasa. 1990. Surat Bisnis
Moderen. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. Subagyo, P. Joko. 1991. Metode Penelitian Dalam Teori
dan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta.
5. Lampiran
Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak, sehingga tidak dimasukkan dalam
teks laporan. Karena apabila dimasukkan dalam teks laporan, dapat mengganggu kontinuitas laporan, dan lebih jauh lagi
dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal- hal yang diuraikan dalam teks laporan.
Lampiran laporan, dapat berupa: Peraturan perundangan, surat-surat, bagan, diagram, tabel, gambar, foto, denah,
kuesioner, risalah dan sebagainya. Apabila jenismacam laporan banyak perlu dituliskan nomor
urutnya. Sekian uraian mengenai bagaimana cara menyusun laporan
mulai dari mendesian bab: Pendahuluan, Batang Tubuh,
126
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Kesimpulan, sampai dengan Saran serta Rangkuman Laporan.
Nah, sekarang kami yakin seandainya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun
sebuah laporan
yang sesuai
dengan kehendak
atasanpimpinan Anda.
D. Langkah-langkah Pembuatan Laporan
Setiap Anda melakukan kegiatan, Anda pasti menempuh langkah-langkah yang harus Anda lalui. Demikian pula apabila
Anda akan membuat laporan yang baik dan bermutu, tentu Anda harus melalui langkah-langkah tertentu, tidak diperkenankan
seenaknya. Langkah-langkah berikut adalah langkah-langkah yang harus
Anda tempuh apabila akan menyusun laporan.
1. Menetapkan perihal subjek dan judul laporan
Menetapkan perihal subjek laporan adalah langkah awal dalam membuat laporan. Maksud ditetapkan perihal laporan
adalah agar: a
Hal-hal yang akan dilaporkan jelas, maka perihal perihal yang akan dilaporkan harus jelas pula;
b Ada pembatasan permasalahan yang jelas;
c Kita dapat memenuhi keinginan pihak-pihak yang akan
menerima laporan, yaitu pimpinan; d
Dalam menetapkan perihal subjek laporan, kita harus memperhatikan apa saja yang diinginkan pimpinan
Modul Diklatpim Tingkat IV
127 sebagai pihak yang meminta dan akan menerima
laporoan; e
Kita mudah dalam mengumpulkan data Dengan ditentukan perihal subjek laporan, hal ini akan
memudahkan kita dalam mengumpulkan data. Karena data yang kita kumpulkan adalah data yang akan
menyangkut perihal subjek laporan, bukan data lainnya. Setelah Anda menetapkan perihal subjek laporan,
kemudian Anda dapat tetapkan judul laporannya. Butir- butir yang muncul dalam judul suatu laporan biasanya
sama dengan butir-butir yang ada dalam perihal subjek laporan. Demikian juga kata-kata dalam perihal laporan
dan judul laporan biasanya sama. Jika ada bedanya hanya dalam redaksinya saja.
Contoh: Seorang pimpinan Departemen X meminta laporan
tentang keuangan projek Semester I TA 2006. Dengan demikian, maka kita dapat menentukan judul
laporan sebagai berikut: Perihal laporan : “Laporan Keuangan Projek Semester I
TA 2006 Departemen X” Judul laporan : “Laporan Keuangan Projek Semester I TA
2006 Departremen X”.
