54
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
ingin menjumpai pejabat-pejabat tertentu, atau sekedar memberitahukan adatidaknya pejabat yang ingin ditemuinya.
Penerima tamu kantor dapat menjadi penghubung antara tamu kantor dan pejabat yang ingin menemuinya, penerima tamu
kantor dapat memberikan keterangan-keterangan yang lebih luas tentang kantornya, penerima tamu kantor dapat bertindak
seperti “juru bicara” atau petugas “hubungan masyarakat” bagi kantornya. Tugas pokok seorang petugas penerima tamu kantor
adalah membantu para tamu kantor yang datang dan ingin bertemu dengan pejabat-pejabat tertentu. Luas atau sempitnya
tugas-tugas lain yang dibebankan kepadanya di samping tugas pokok itu tergantung kebijaksanaan yang ditentukan dan besar-
kecilnya kantor yang bersangkutan. Akan tetapi karena kesan pertama setiap kantor adalah menerima tamunya, maka setiap
petugas penerima tamu kantor harus memenuhi syarat antara lain sopan, ramah, bijaksana dan mempunyai pengetahuan
tentang organisasi tempat dia bekerja.
17. Penyiapan dan Pelayanan Rapat
Para pimpinan dan staf karena tugas dan tanggung jawabnya, sering harus menyelenggarakan atau mengikuti kegiatan rapat.
Rapat lazim digunakan untuk menggantikan pembicaraan melalui surat-menyurat, telepon atau sarana telekomunikasi
lain, yang karena sifat dan persyaratan lainnya harus dibahas oleh beberapa orang dengan cara bertemu.
Beberapa hal yang dianggap sebagai keuntungan dengan membahas sesuatu dalam rapat antara lain:
Modul Diklatpim Tingkat IV
55 a.
Rapat dapat memberikan hasil dalam waktu relatif cepat dibanding misalnya melalui surat-menyurat.
b. Mudah dicapai kesepakatan kerja sama dan koordinasi;
c. Lebih menjamin keterbukaan, setidaknya bagi seluruh
peserta rapat; d.
Dengan metode pengambilan keputusan yang tepat, rapat dapat mewujudkan sifat demokratis.
18. Ketertiban, Keamanan, dan Keselamatan Kerja
Perkantoran
Ketertiban, keamanan dan keselamatan kerja perkantoran meliputi seluruh aktivitas perkantoran baik yang menyangkut
gedung dan ruangan-ruangan, kondisi fisik dan faktor lingkungan, pekerjaan-pekerjaan kertas dan pekerjaan-pekerjaan
nonkertas. Beberapa contoh misalnya mengenai ketertiban antara lain tertib
keluar-masuk serta arus kendaraan pegawai dan tamu-tamu kantor, pengaturan tempat parkir, pengaturan tempat khusus
untuk kendaraan pemadam kebakaran atau ambulans jika diperlukan, tertib pengisian daftar hadir, tertib pakaian dan lain-
lainnya. Keamanan kantor menyangkut antara lain keamanan lingkungan
dan kompleks kantor, keamanan setiap lantai apabila kantor bertingkat, pengamanan ruang-ruangan baik dalam jam kerja
maupun di luar jam kerja. Apakah diperlukan satuan pengamanan Satpam? Jika diperlukan, apakah penempatannya
cukup di luar gedung kantor?, apakah perlu ditempatkan di teras
56
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
dalam ruangan “information desk”?, apakah perlu ada di setiap lantai, apakah cukup berkeliling secara periodik?
Keselamatan dan kenyamaan kerja antara lain menyangkut pengaturan letak atau susunan almari, rak-rak buku, filing
cabinet termasuk penempatan barang-barang di dalamnya agar tidak membahayakan, penempatan titik arus listrik beserta
kabel-kabelnya untuk penyambungan ke peralatan kantor secara aman tidak membahayakan para pegawai. Dalam hal
kenyamanan misalnya dibuat taman-taman di sekeliling kantor atau di bagian-bagian tertentu di dalam kantor.
19. Pelayanan Perjalanan
