84
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
organisasi berada adalah salah satu persyaratan survival. Tetapi apa yang diinteraksikan itu juga tidak lain dan tidak
bukan adalah informasi. Baru kemudian dilanjutkan dengan bentuk konkretnya, baik berupa barang maupun jasa.
Mengacu pada analogi bahwa organisasi adalah “living organism”,
maka organisasi
mengalami tiga
fase perkembangan sebagaimana mahluk hidup, yakni lahir,
berkembang, dan mati. Di antara tiga fase ini, maka fase perkembangan memiliki dimensi paling luas, karena memang
rentang waktunya paling panjang. Oleh karena itu kebanyakan orang mengkaji organisasi dalam fase ini.
Pasang surut organisasi, sukses dan gagalnya organisasi berada dan dibahas dalam fase ini.
2. Fungsi Informasi
Bila ada pertanyaan apa fungsi informasi, maka jawaban umumnya adalah untuk pengambilan keputusan. Jawaban ini
tidak salah tetapi juga tidak sepenuhnya benar. Hal ini karena setelah keputusan diambil, tidak sepenuhnya
implementasinya sesuai dengan maksud dan tujuan diambilnya keputusan, meskipun informasi yang dijadikan
pertimbangan dianggap sudah mencukupi bahkan sangat selektif. Hal ini terjadi karena, pertama adanya time lag,
yakni bahwa informasi diperoleh dari masa lalu, keputusan diambil sekarang dan implementasinya besok, di lain pihak
tidak ada seorangpun yang dapat memprediksikan dengan tepat apa yang akan terjadi besok. Apa yang akan terjadi
besok adalah ketidakpastian, dan ketidakpastian selalu
Modul Diklatpim Tingkat IV
85 mengandung resiko. Kedua keterbatasan kemampuan
manusia baik dalam mengumpulkan informasi maupun dalam membuat prediksi tepat.
Di samping itu dalam keputusan-keputusan tertentu pengalaman, instuisi, feeling dan tingkat pendidikan seorang
pengambil keputusan lebih berperan dari pada informasi yang diterima. Oleh karena itu fungsi utama informasi
sebenarnya adalah mengurangi ketidakpastian di mana ketidakpastian selalu mengandung resiko. Dengan demikian
dapat dirangkum bahwa fungsi utama informasi adalah mengurangi ketidakpastian, mengurangi resiko, bukan
menghilangkannya. Mengapa? Karena hanya Tuhan yang tahu apa yang akan terjadi besok. Oleh karena itu setiap
pengambil keputusan dalam strata apapun, hendaknya menyadari kelemahan ini, sehingga terkesan ragu-ragu.
3. Informasi Bagi Pengambil Keputusan
Pada butir 2 di atas telah dikemukakan bila pertanyaan apa fungsi informasi, maka jawaban umumnya adalah untuk
pengambilan keputusan memang setiap orang pasti pernah mengambil keputusan. Bahkan dalam kehidupan sehari -
hari kegiatan manusia selalu dipenuhi dengan pengambil keputusan, baik yang dianggap penting atau kurang penting
atau yang berdampak luas maupun yang berdampak sempit. Dari uraian di atas, jelas bahwa setiap orang dapat
mengambil keputusan. Demikian juga di dalam suatu organisasi, setiap orang dalam organisasi dapat mengambil
86
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
keputusan. Artinya tidak hanya orang yang berkedudukan sebagai pimpinan, para pelaksana pun dapat mengambil
keputusan sesuai lingkup kewenangannya. Namun demikian, yang paling banyak dibahas tentunya pengambilan keputusan
oleh pimpinan, mengingat dampaknya yang luas. Berbagai macam pengertian yang diberikan terhadap istilah
pengambilan keputusan. Siagian dalam bukunya Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan menyebutkan:
“Pada hakikatnya pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat suatu masalah,
pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang
menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat.” Pengertian-pengertian lain banyak juga yang diberikan
terhadap istilah pengambilan keputusan, secara singkat dapat disebutkan bahwa pengambilan keputusan adalah proses
pengenalan dan pemilihan suatu tindakan dari beberapa alternatif untuk mewujudkan suatu sasaran yang telah
ditetapkan. Dari pengertian pengambilan keputusan seperti tersebut di
atas jelas bahwa dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara kebetulan. Keadaan, kejadian atau
permasalahan yang
menyebabkan perlunya
diambil keputusan bisa saja terjadi secara kebetulan, tetapi proses
pengambilan keputusannya sendiri cepat atau lambat dilihat dari dimensi waktu, selalu mengalami tahapan-tahapan
Modul Diklatpim Tingkat IV
87 tertentu. Dalam setiap tahapan dalam proses pengambilan
keputusan selalu memerlukan informasi yang sesuai. Informasi merupakan sarana khusus, meskipun sebagian
kecil bisa saja didukung oleh inspirasi atau mungkin insting. Robert G. Murdick dan kawan-kawan dalam buku mereka
yang berjudul Information Systems for Modern Management mengatakan bahwa keputusan yang baik adalah 90 persen
informasi dan 10 persen inspirasi. Tahap-tahap pengambilan keputusan secara ringkas adalah:
identifikasi masalah, pengembangan alternatif, pemilihan alternatif terbaik, dan implementasi.
Input dan output data dan informasinya tentu saja sesuai dengan masing-masing tahap.
Berdasarkan tingkat pimpinan dalam piramida organisasi, jenis-jenis keputusan dikelompokkan:
1. Keputusan Perencanaan Strategis Strategic Planning;
2. Keputusan
Pengendalian Manajerial
Managerial Control.
Input dan output data serta informasi untuk masing-masing jenis keputusan tentunya sesuai dengan kegiatan masing-
masing. Sedangkan mengenai karakteristik data informasi dapat
digambarkan sebagaimana terlihat di halaman berikut. Dari
88
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
gambar tersebut dapat dilihat bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, data dan informasi
yang dibutuhkan lebih banyak berasal dari luar external. Semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi
semakin lebih banyak membutuhkan data informasi yang berasal dari dalam.
Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi penyebaran data dan informasi yang dibutuhkan semakin
bermacam-macam, sedangkan semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi data dan informasi yang
dibutuhkannya semakin tertentu dan bersifat sempit. Demikian pula penyebaran data dan informasi yang
dihasilkannya, semakin tinggi semakin luas dan bermacam- macam, semakin rendah semakin rendah semakin sempit.
4. Informasi Bagi Para Pimpinan
