Mengapa Informasi Dibutuhkan Pengguna Informasi dalam Organisasi

82 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan berdasarkan komputer memang maju pesat. Pertimbangan utamanya adalah agar pengolahan data bisa lebih cepat dan lebih cermat. Dengan lebih cepat dan lebih cermat pengolahan data, maka pengambilan keputusan dan pemecahan masalah beserta tindak lanjutnya akan dapat lebih cepat dan lebih cermat pula. Elemen-elemen dasar SIM Berdasarkan Komputer adalah : a Hardware b Software c Brainware d Prosedur e Data Strategi pengembangannya bisa simultan atau bisa per modul. Adapun langkah-langkah pengembangan secara garis besar : a Upaya memperoleh dukungan dan komitmen pimpinan; b Perencanaan; c Penelitian Organisasi; d Pengembangan Program dan Pemilihan Mesin; e Implementasi.

B. Pengguna Informasi dalam Organisasi

Modul Diklatpim Tingkat IV 83

1. Mengapa Informasi Dibutuhkan

Information is power; it’s the lifeblood of the organisation. Kita sudah mengetahui bahwa organisasi adalah suatu sistem. Pada organisasi jaman dahulu atau organisasi tradisional, sistem yang dimiliki amat sederhana, dalam arti bahwa setiap sub sistem tidak terbagi seperti organisasi pada masa sekarang. Seorang top manajer adalah juga merangkap fungsi sebagai manajer keuangan, produksi, pemasaran, personalia, dan lain-lain. Karena sistemnya yang amat sederhana itu, ia juga kurang berinteraksi dengan lingkungannya, dalam arti ia kurang mempengaruhi dan juga sekaligus kurang dipengaruhi lingkungannya. Ada interaksi, tetapi ruang lingkupnya sangat lemah dan intensitasnya kecil. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka demikian juga halnya dengan organisasi. Semua sistem organisasi dewasa ini mempunyai ciri terbuka. Dalam arti ia dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya dengan ruang lingkup dan bentuk proses saling mempengaruhi yang bermacam-macam dan dengan itensitasnya yang sangat tinggi. Dikhotomi tradisional dan moderen bukan terletak pada sarana dan fasilitas yang digunakan, tetapi pada diferensiasi dan spesifikasi pembagian tugas dan independensi dalam pengambilan keputusan. Produk dari setiap organisasi pada dasarnya adalah informasi. Demikian juga apa yang dibutuhkan. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa manajemen membutuhkan informasi untuk survival-nya, pengakuan atas eksistensinya dan pengambilan keputusan. Interaksi yang terjadi dengan lingkungan di mana 84 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan organisasi berada adalah salah satu persyaratan survival. Tetapi apa yang diinteraksikan itu juga tidak lain dan tidak bukan adalah informasi. Baru kemudian dilanjutkan dengan bentuk konkretnya, baik berupa barang maupun jasa. Mengacu pada analogi bahwa organisasi adalah “living organism”, maka organisasi mengalami tiga fase perkembangan sebagaimana mahluk hidup, yakni lahir, berkembang, dan mati. Di antara tiga fase ini, maka fase perkembangan memiliki dimensi paling luas, karena memang rentang waktunya paling panjang. Oleh karena itu kebanyakan orang mengkaji organisasi dalam fase ini. Pasang surut organisasi, sukses dan gagalnya organisasi berada dan dibahas dalam fase ini.

2. Fungsi Informasi