82
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
berdasarkan komputer
memang maju
pesat. Pertimbangan utamanya adalah agar pengolahan data
bisa lebih cepat dan lebih cermat. Dengan lebih cepat dan lebih cermat pengolahan data, maka pengambilan
keputusan dan pemecahan masalah beserta tindak lanjutnya akan dapat lebih cepat dan lebih cermat pula.
Elemen-elemen dasar SIM Berdasarkan Komputer adalah :
a Hardware
b Software
c Brainware
d Prosedur
e Data
Strategi pengembangannya bisa simultan atau bisa per modul. Adapun langkah-langkah pengembangan
secara garis besar : a
Upaya memperoleh dukungan dan komitmen pimpinan;
b Perencanaan;
c Penelitian Organisasi;
d Pengembangan Program dan Pemilihan Mesin;
e Implementasi.
B. Pengguna Informasi dalam Organisasi
Modul Diklatpim Tingkat IV
83
1. Mengapa Informasi Dibutuhkan
Information is power; it’s the lifeblood of the organisation. Kita sudah mengetahui bahwa organisasi adalah suatu sistem.
Pada organisasi jaman dahulu atau organisasi tradisional, sistem yang dimiliki amat sederhana, dalam arti bahwa setiap
sub sistem tidak terbagi seperti organisasi pada masa sekarang. Seorang top manajer adalah juga merangkap
fungsi sebagai manajer keuangan, produksi, pemasaran, personalia, dan lain-lain. Karena sistemnya yang amat
sederhana itu, ia juga kurang berinteraksi dengan lingkungannya, dalam arti ia kurang mempengaruhi dan juga
sekaligus kurang dipengaruhi lingkungannya. Ada interaksi, tetapi ruang lingkupnya sangat lemah dan intensitasnya kecil.
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, maka demikian juga halnya dengan organisasi.
Semua sistem organisasi dewasa ini mempunyai ciri terbuka. Dalam arti ia dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya
dengan ruang
lingkup dan
bentuk proses
saling mempengaruhi
yang bermacam-macam
dan dengan
itensitasnya yang sangat tinggi. Dikhotomi tradisional dan moderen bukan terletak pada sarana dan fasilitas yang
digunakan, tetapi pada diferensiasi dan spesifikasi pembagian tugas dan independensi dalam pengambilan keputusan.
Produk dari setiap organisasi pada dasarnya adalah informasi. Demikian juga apa yang dibutuhkan. Dengan singkat dapat
dikatakan bahwa manajemen membutuhkan informasi untuk survival-nya, pengakuan atas eksistensinya dan pengambilan
keputusan. Interaksi yang terjadi dengan lingkungan di mana
84
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
organisasi berada adalah salah satu persyaratan survival. Tetapi apa yang diinteraksikan itu juga tidak lain dan tidak
bukan adalah informasi. Baru kemudian dilanjutkan dengan bentuk konkretnya, baik berupa barang maupun jasa.
Mengacu pada analogi bahwa organisasi adalah “living organism”,
maka organisasi
mengalami tiga
fase perkembangan sebagaimana mahluk hidup, yakni lahir,
berkembang, dan mati. Di antara tiga fase ini, maka fase perkembangan memiliki dimensi paling luas, karena memang
rentang waktunya paling panjang. Oleh karena itu kebanyakan orang mengkaji organisasi dalam fase ini.
Pasang surut organisasi, sukses dan gagalnya organisasi berada dan dibahas dalam fase ini.
2. Fungsi Informasi