52
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
d. Standar mendorong ke arah kesederhanaan dalam cara-
cara kerja, proses, alat-alat, kondisi-kondisi kerja; e.
Standar merupakan dasar acuan bersama untuk membentuk kesamaan pandangan dan saling mengerti
antar pegawai, antar pimpinan dan antara pegawai dan pimpinan.
Mengingat manfaatnya yang begitu besar, sedang kehidupan organisasi dan lingkungan dapat senantiasa
berubah, maka standar-standar yang telah ditetapkan secara periodik atau sekali-sekali perlu ditinjau kembali dan
diperbaiki disesuaikan dengan perkembangan.
14. Pengepakan dan Pengiriman
Pengiriman datainformasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Apabila datainformasi yang akan dikirim atau
disampaikan kepada pihak lain tidak begitu banyak, bisa disampaikan melalui telepon, fax atau surat atau mungkin
dengan electronic mail. Akan tetapi, apabila datainformasi yang akan dikirim termuat dalam buku, dan buku atau naskah
lainnya harus dikirimkan jumlahnya cukup banyak, maka pengepakan packing dan pengirimannya sending harus
ditangani secara khusus
15. Pelayanan Telepon dan Telekomunikasi Lain
Hubungan atau komunikasi dalam rangka penyelenggaraan tugas-tugas tidak selalu dapat dilakukan secara langsung tatap
muka atau dalam jarak yang berdekatan, tetapi sering dan kecenderungannya komunikasi jarak jauh, semakin banyak
Modul Diklatpim Tingkat IV
53 dalam jumlah maupun frekuensinya. Pelayanan telepon dan
telekomunikasi sebagai bagian dari kegiatan perkantoran tidak hanya berkaitan dengan teknik dan keterampilan bertelepon,
keterampilan menggunakan dan memanfaatkan faksimili serta keterampilan menyusun dan membuat kalimat-kalimat dalam
bentuk e-mail, atau keterampilan memperoleh home-page yang dianggap dapat menjadi sumber datainformamsi yang
mutakhir dan dapat dipercaya. Pelayanan telepon dan telekomunikasi juga menyangkut perencanaan dan penentuan
pejabat-pejabat mana dalam organisasi yang perlu memperoleh pesawat telepon dengan nomor langsung dan pejabat-pejabat
mana yang perlu diberikan nomor pesawat intern extention, pejabat-pejabat mana yang perlu diberikan seperangkat
komputer yang on-line dalam LAN dan WAN, pejabat-pejabat yang mana yang perlu diberikan komputer yang sekaligus bisa
mengakses ke internet.
16. Penerimaan Tamu dan Penerangan
Di negara-negara maju seperti di Amerika Serikat dan Inggris pada awal tahun 1990-an ramai dibicarakan orang tentang
keinginan kantor-kantor
untuk mengembangkan
robot penerima tamu dan penerangan. Keinginan tersebut lebih
terdorong antara lain oleh aspek praktisnya dan karena mahalnya upah atau gaji pegawai. Namun demikian,
tampaknya yang banyak berkembang hanya peranan “information desk” dengan beberapa keterbatasan. Memang
tugas seorang penerima tamu kantor receptionist tidak sekedar hanya menerima dan menyilakan tamu kantor yang
54
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
ingin menjumpai pejabat-pejabat tertentu, atau sekedar memberitahukan adatidaknya pejabat yang ingin ditemuinya.
Penerima tamu kantor dapat menjadi penghubung antara tamu kantor dan pejabat yang ingin menemuinya, penerima tamu
kantor dapat memberikan keterangan-keterangan yang lebih luas tentang kantornya, penerima tamu kantor dapat bertindak
seperti “juru bicara” atau petugas “hubungan masyarakat” bagi kantornya. Tugas pokok seorang petugas penerima tamu kantor
adalah membantu para tamu kantor yang datang dan ingin bertemu dengan pejabat-pejabat tertentu. Luas atau sempitnya
tugas-tugas lain yang dibebankan kepadanya di samping tugas pokok itu tergantung kebijaksanaan yang ditentukan dan besar-
kecilnya kantor yang bersangkutan. Akan tetapi karena kesan pertama setiap kantor adalah menerima tamunya, maka setiap
petugas penerima tamu kantor harus memenuhi syarat antara lain sopan, ramah, bijaksana dan mempunyai pengetahuan
tentang organisasi tempat dia bekerja.
17. Penyiapan dan Pelayanan Rapat
