106
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat
bersangkutan. 2
Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan
merupakan alat untuk menyampaikan informasi. 3
Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang
pimpinan memerlukan data dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil.
Data dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang
disampaikan oleh semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam
organisasi. 4
Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk
membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan
sangat mendukung kerja sama yang baik. 5
Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi, maka pengetahuan kita
sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas
dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
Modul Diklatpim Tingkat IV
107
3. Syarat Laporan
Anda pasti sudah memahami tentang syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu. Laporan yang bermutu
memberikan manfaat yang besar dalam kegiatan manajerial,
khususnya dalam
proses pengambilan
keputusan yang rasional dan objektif. Adapun syarat-syarat laporan yang baik dan bermutu
adalah sebagai berikut :
a. Laporan Harus Lengkap dan Objektif
Laporan harus lengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak
direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat
dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, laporan harus pula:
1 Perlu didukung data yang lengkap, relevan, akurat,
sahih, dan tidak kadaluwarsa up to date. Laporan yang tidak didukung oleh data yang tepat akan
mengaburkan persoalan. Sebagai akibatnya, laporan menjadi taksatidak jelas.
2 Penganalisisan persoalan harus objektif, sehingga
ide-ide yang dikemukakan logis dan dapat diterima. Jika laporan tersebut tidak objektif, yang berarti ide-
ide yang dikemukakan dalam laporan adalah gambaran keinginannya sendiri, bukan gambaran
tuntutan yang sebenarnya, maka kita dapat membayangkan tentang apa akibat yang akan tejadi
selanjutnya.
108
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
3 Penggambaran laporan harus jelas dan mudah
dimengerti. Bagaimana jika penggambaran laporan taksakabur dan samar-samar? Hal ini tentu saja
masudnya sulit
dimengerti. Bahkan
penyimpulannyapun sulit. Apa akibatnya? Tentu kebenaran isi laporan tersebut diragukan bukan?
4 Penulisan laporan harus mengacu pada tujuan
pembuatan laporan. Setiap penulisan atau kegiatan harus berorientasi pada tujuan. Jika tidak demikian,
maka arti, kebenaran penulisan atau kegiatan tersebut diragukan.
b. Laporan Harus Jelas
Laporan harus jelas, artinya laporan tersebut harus mudah dimengerti. Tahukah Anda, bagaimana pedoman
umum penulisan laporan, agar laporan mudah dimengerti?
Pedoman umum penulisan laporan sebagai berikut: 1
Kalimatnya sederhana, tidak berbelit-belit, pendek, tidak dengan anak kalimat dan cucu kalimat.
Coba Anda bandingkan contoh-contoh di bawah ini, mana kalimat-kalimat yang sederhana, pendek,
dan mana pula kalimat yang berbelit-belit? Contoh:
a Adalah tangung jawab setiap dan masing-
masing kepala
bagian untuk
mengatur masalah-masalah organisasinya secara rapi
dengan cara yang demikian rupa sehingga
Modul Diklatpim Tingkat IV
109 setiap pegawai, termasuk dirinya sendiri, akan
menerima cuti penuh yang menjadi haknya. b
Laporan ini
mencakup kegiatan
tahun anggaran 20002001.
c Laporan yang dibuat ini di dalamnya
mencakup kegiatan yang dilaksanakan pada tahun anggaran 20002001 yang baru lalu
2 Selektif dalam menggunakan istilah-istilah
Istilah-istilah yang digunakan hendaknya istilah- istilah yang populer.
Bandingkan ketiga pernyataan di bawah ini, kemudian diskusikan dengan teman-teman, kalimat
mana yang sebaiknya digunakan? a
Jumlah peserta Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Departemen “X” 30 orang peserta, 5
wanita, 25 pria. b
Jumlah populasi Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan Departemen “X” 30 orang peserta, 5
wanita, 25 pria. c
Jumlah anggota Diklat Pimpinan Tingkat IV Angkatan I Departemen “X” 30 orang peserta, 5
wanita, 25 pria. 3
Tata bahasa dan ejaan yang digunakan harus benar, demikian juga tanda-tanda baca yang digunakan.
Mengapa demikian? Karena, kalimat yang tidak menggunakan tata bahasa dan ejaan yang benar akan
mengandung makna
yang rancu
dan bisa
menimbulkan salah tafsir. Di samping itu juga dapat
110
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
menimbulkan perasaan
janggal dan
tidak menyenangkan bagi pembaca. Dapatkah Anda
membuat kalimat yang demikian? Tentu saja dapat bukan? Perhatikan contoh di bawah ini, kemudian
diskusikan dengan teman-teman Anda, kalimat mana yang sesuai dengan tata bahasa dan ejaan yang benar,
dan kalimat mana yang tidak sesuai? Perhatikan kesalahannya.
a Setelah kenaikan BBM yang lalu, penghasilan
para sopir omprengan biasanya di atas Rp 5.000,-- per hari sekarang menurun drastis
karena kelebihan uang setoran yang biasanya dapat dibawanya pulang, sekarang dipakai untuk
pembelian bensin. b
Setelah kenaikan BBM yang lalu, penghasilan para sopir omprengan biasanya di atas Rp
5.000,-- per hari sekarang menurun drastis karena kelebihan uang setoran yang biasanya
dibawanya pulang, sekarang dipakai untuk membeli bensin
4 Menggunakan kalimat langsung, tidak kalimat
ungkapan. Untuk jelasnya, Anda dapat membandingkan contoh
berikut ini: a
Saya sampaikan kepada Bapak, bahwa jumlah pegawai kurang.
Modul Diklatpim Tingkat IV
111 b
Maksud hati hendak menyampaikan kepada Bapak, bahwa pegawai kurang. Bukan demikian
kenyataannya.
c. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
