22
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
masukan input di samping masukan yang lain seperti bahan dan energi. Hasil dari setiap kegiatanpun di samping jasa atau
barang termasuk yang dihasilkan adalah juga datainformasi. Dengan demikian kegiatan perkantoran yang kegiatan utamanya
adalah menangani datainformasi menyusup ke dalam semua kegiatan dalam organisasi, baik pada tugas substantif organisasi
maupun tugas-tugas fasilitatif lainnya. Dalam kaitannya dengan kegiatan-kegiatan pimpinan, kegiatan
perkantoran pun
sangat penting
dalam menunjang
penyelenggaraan fungsi dan peran pimpinan pada setiap tingkat. Setiap pimpinan atau manajer mempunyai fungsi dan peran yang
penyelenggaraannya tidak mungkin lepas dari kebutuhan datainformasi.
1. Kegiatan Perkantoran dan Fungsi-fungsi Pimpinan
Sudah banyak dibahas dalam berbagai forum dan kepustakaan lain, bahwa setiap pimpinan atau manajer
mempunyai fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan
dan pengarahan,
pengawasan dan
pengendalian. Semua tingkatan manajer mempunyai fungsi-fungsi
tersebut. Memang volume dan intensitasnya untuk masing- masing tingkatan tidak sama, tetapi untuk keperluan
merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengarahkan, serta mengawasi dan mengendalikan
semuanya pasti membutuhkan datainformasi.
Modul Diklatpim Tingkat IV
23
Besarnya persentase untuk masing-masing fungsi pada masing-masing tingkat manajer, yaitu Manajer Teras
Manajer Puncak, Manajer Madya Manajer Menengah dan Manajer Garis Depan Manajer Bawah dikemukakan
oleh Mintzberg 1975 sebagai berikut : Gambar 1
Hubungan antara Tingkat-Tingkat Manajer dan Fungsi Manajemen.
MANAJER MANAJER MANAJER PUNCAK MENENGAH BAWAH
Sumber : Dikembangkan dari H. Mintzberg, The Nature of Managerial Works, Harper and Row, New York, 1975
Untuk penyelenggaraan fungsi-fungsi tersebut perlu penanganan datainformasi yang kegiatan-kegiatannya
Kontrol 10 Mengarahkan
35 Mengorganisasikan
20 Merencanakan
35 Kontrol 10
Mengarahkan 50
Mengorganisasikan 25
Merencanaka
n 15 Kontrol 20
Mengarahkan 60
Mengorganisasikan 10
Merencanakan 10 Kontrol 20
Mengarahkan 60
Mengorganisasikan 10
Merencanakan 10
24
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
berupa pengumpulan,
pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian datainformasi.
2. Kegiatan Perkantoran dan Peran Pimpinan
Di samping mempunyai fungsi-fungsi setiap pimpinan pada setiap tingkatan secara pragmatis mempunyai peran-peran
interpersonal, peran informasional dan peran desisional.
a. Peran Interpersonal
Pimpinan pada setiap tingkatan selalu melakukan hubungan- hubungan antarpribadi baik dengan atasan, dengan bawahan,
dengan pimpinan-pimpinan lain yang setingkat atau relatif setingkat, baik di dalam organisasi sendiri maupun dengan
pejabat-pejabat pimpinan lain di luar organisasinya. Dalam penyelenggaraan peran interpersonal pimpinan harus
bertindak sebagai figure atau tokoh utama dalam tingkat organisasinya. Pimpinan juga harus bisa bertindak sebagai
pemimpin bagi ‘anak buahnya’. Di samping itu pimpinan juga harus bertindak sebagai penghubung bagi kepentingan
unit atau organisasinya. Sangat sulit melakukan peran interpersonal ini tanpa bantuan
kegiatan perkantoran.
b. Peran Informasional
Pimpinan pada setiap tingkat selalu melakukan peran informasional. Dalam melakukan peranan ini pimpinan harus
bertindak sebagai monitor, sebagai penyebar informasi dan sebagai ‘juru bicara’ atau bertindak sebagai ‘petugas
Modul Diklatpim Tingkat IV
25 hubungan masyarakat’ yang positif bagi organisasi dan
unitnya.
c. Peran Desisional
Pimpinan pada setiap tingkat juga selalu melakukan peran desisional atau peran pengambilan keputusan. Dalam
menyelenggarakan peran desisional ini pimpinan harus dapat bertindak sebagai penyelesai persoalan, juga sebagai penentu,
pengatur dan penyalur sumber daya yang diperlukan organisasi atau unitnya. Dalam melakukan peran desisional
ini pimpinan juga bertindak sebagai negosiator dalam pembicaraan-pembicaraan yang perlu dilakukan.
Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh pimpinan seperti di atas menuntut pimpinan harus dapat mengambil
keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat memerlukan informasi yang tepat pula. Informasi yang tepat hanya
dihasilkan oleh kegiatan perkantoran yang tepat pula.
3. Kegiatan Perkantoran dan Kecakapan Pimpinan
Penerapan kecakapan pimpinan juga memerlukan dukungan kegiatan perkantoran. Sebagaimana diketahui setiap pimpinan
atau manajer membutuhkan kecakapan-kecakapan interpersonal, kecakapan teknis dan kecakapan konseptual. Semakin tinggi
tingkat atau posisi pimpinan dalam organisasi semakin lebih banyak membutuhkan kecakapan interpersonal dan kecakapan
konseptual. Sedangkan semakin rendah tingkat atau posisi pimpinan
semakin lebih banyak membutuhkan kecakapan teknis.
26
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Gambar 2 Hubungan antara tingkat-tingkat manajer dan
kecakapan manajer
H. Penanganan DataInformasi dalam Kegiatan
Perkantoran
Penanganan datainformasi
dalam kegiatan
perkantoran mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian. Untuk melakukan kegiatan-kegiatan tersebut tentu saja diperlukan
gedung dan ruangan yang memadai. Dalam penanganan datainformasi juga diperlukan kondisi fisik dan faktor
lingkungan yang menunjang. Bahkan kegiatan-kegiatan lain yang tampaknya tidak secara langsung berhubungan, seperti
kegiatan-kegiatan pengepakan packing dan pengiriman sending diperlukan dalam penanganan datainformasi. Oleh
karena itu di bawah ini diuraikan macam-macam kegiatan
Manajer Puncak Manajer
Menengah Manajer Bawah
Kecakapan Interpersonal
Kecakapan Teknis
Kecakapan Konseptual
Modul Diklatpim Tingkat IV
27 perkantoran yang senyatanya tampak dalam praktik sebagai
berikut:
1. Bangunan dan Tata Ruang Kantor
a. Bangunan Kantor
Mengenai bangunan kantor beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dipertimbangkan antara lain:
1 Lokasi
Sebaiknya memang lokasi bangunan kantor sesuai dengan tugas pokok organisasi. Tetapi ada
pandangan secara umum apabila kantor dibangun di pusat kota atau di kawasan bisnis untuk
perusahaan-perusahaan bisnis biasanya dipandang nilai prestisenya tinggi.
Pertimbangan lain untuk lokasi kantor di samping di pusat kota adalah di pinggir kota, di kota kecil
atau di desa. Pada akhir tahun 1998, sebagai dampak dari krisis
ekonomi yang berkepanjangan di Indonesia, diketahui banyak perusahaan yang memindahkan
kantornya dari Kawasan Pusat Bisnis KPB seperti di Jalan Sudirman atau Jalan Thamrin di
Jakarta ke lokasi pabriknya di Bekasi atau ke lokasi
proyek perumahan
yang sedang
dibangunnya di Bogor.