Kegiatan Perkantoran dan Fungsi-fungsi Pimpinan Kegiatan Perkantoran dan Kecakapan Pimpinan

22 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan masukan input di samping masukan yang lain seperti bahan dan energi. Hasil dari setiap kegiatanpun di samping jasa atau barang termasuk yang dihasilkan adalah juga datainformasi. Dengan demikian kegiatan perkantoran yang kegiatan utamanya adalah menangani datainformasi menyusup ke dalam semua kegiatan dalam organisasi, baik pada tugas substantif organisasi maupun tugas-tugas fasilitatif lainnya. Dalam kaitannya dengan kegiatan-kegiatan pimpinan, kegiatan perkantoran pun sangat penting dalam menunjang penyelenggaraan fungsi dan peran pimpinan pada setiap tingkat. Setiap pimpinan atau manajer mempunyai fungsi dan peran yang penyelenggaraannya tidak mungkin lepas dari kebutuhan datainformasi.

1. Kegiatan Perkantoran dan Fungsi-fungsi Pimpinan

Sudah banyak dibahas dalam berbagai forum dan kepustakaan lain, bahwa setiap pimpinan atau manajer mempunyai fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengarahan, pengawasan dan pengendalian. Semua tingkatan manajer mempunyai fungsi-fungsi tersebut. Memang volume dan intensitasnya untuk masing- masing tingkatan tidak sama, tetapi untuk keperluan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengarahkan, serta mengawasi dan mengendalikan semuanya pasti membutuhkan datainformasi. Modul Diklatpim Tingkat IV 23 Besarnya persentase untuk masing-masing fungsi pada masing-masing tingkat manajer, yaitu Manajer Teras Manajer Puncak, Manajer Madya Manajer Menengah dan Manajer Garis Depan Manajer Bawah dikemukakan oleh Mintzberg 1975 sebagai berikut : Gambar 1 Hubungan antara Tingkat-Tingkat Manajer dan Fungsi Manajemen. MANAJER MANAJER MANAJER PUNCAK MENENGAH BAWAH Sumber : Dikembangkan dari H. Mintzberg, The Nature of Managerial Works, Harper and Row, New York, 1975 Untuk penyelenggaraan fungsi-fungsi tersebut perlu penanganan datainformasi yang kegiatan-kegiatannya Kontrol 10 Mengarahkan 35 Mengorganisasikan 20 Merencanakan 35 Kontrol 10 Mengarahkan 50 Mengorganisasikan 25 Merencanaka n 15 Kontrol 20 Mengarahkan 60 Mengorganisasikan 10 Merencanakan 10 Kontrol 20 Mengarahkan 60 Mengorganisasikan 10 Merencanakan 10 24 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan berupa pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian datainformasi.

2. Kegiatan Perkantoran dan Peran Pimpinan

Di samping mempunyai fungsi-fungsi setiap pimpinan pada setiap tingkatan secara pragmatis mempunyai peran-peran interpersonal, peran informasional dan peran desisional.

a. Peran Interpersonal

Pimpinan pada setiap tingkatan selalu melakukan hubungan- hubungan antarpribadi baik dengan atasan, dengan bawahan, dengan pimpinan-pimpinan lain yang setingkat atau relatif setingkat, baik di dalam organisasi sendiri maupun dengan pejabat-pejabat pimpinan lain di luar organisasinya. Dalam penyelenggaraan peran interpersonal pimpinan harus bertindak sebagai figure atau tokoh utama dalam tingkat organisasinya. Pimpinan juga harus bisa bertindak sebagai pemimpin bagi ‘anak buahnya’. Di samping itu pimpinan juga harus bertindak sebagai penghubung bagi kepentingan unit atau organisasinya. Sangat sulit melakukan peran interpersonal ini tanpa bantuan kegiatan perkantoran.

b. Peran Informasional

Pimpinan pada setiap tingkat selalu melakukan peran informasional. Dalam melakukan peranan ini pimpinan harus bertindak sebagai monitor, sebagai penyebar informasi dan sebagai ‘juru bicara’ atau bertindak sebagai ‘petugas Modul Diklatpim Tingkat IV 25 hubungan masyarakat’ yang positif bagi organisasi dan unitnya.

c. Peran Desisional

Pimpinan pada setiap tingkat juga selalu melakukan peran desisional atau peran pengambilan keputusan. Dalam menyelenggarakan peran desisional ini pimpinan harus dapat bertindak sebagai penyelesai persoalan, juga sebagai penentu, pengatur dan penyalur sumber daya yang diperlukan organisasi atau unitnya. Dalam melakukan peran desisional ini pimpinan juga bertindak sebagai negosiator dalam pembicaraan-pembicaraan yang perlu dilakukan. Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh pimpinan seperti di atas menuntut pimpinan harus dapat mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat memerlukan informasi yang tepat pula. Informasi yang tepat hanya dihasilkan oleh kegiatan perkantoran yang tepat pula.

3. Kegiatan Perkantoran dan Kecakapan Pimpinan

Penerapan kecakapan pimpinan juga memerlukan dukungan kegiatan perkantoran. Sebagaimana diketahui setiap pimpinan atau manajer membutuhkan kecakapan-kecakapan interpersonal, kecakapan teknis dan kecakapan konseptual. Semakin tinggi tingkat atau posisi pimpinan dalam organisasi semakin lebih banyak membutuhkan kecakapan interpersonal dan kecakapan konseptual. Sedangkan semakin rendah tingkat atau posisi pimpinan semakin lebih banyak membutuhkan kecakapan teknis. 26 Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan Gambar 2 Hubungan antara tingkat-tingkat manajer dan kecakapan manajer

H. Penanganan DataInformasi dalam Kegiatan

Perkantoran Penanganan datainformasi dalam kegiatan perkantoran mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian. Untuk melakukan kegiatan-kegiatan tersebut tentu saja diperlukan gedung dan ruangan yang memadai. Dalam penanganan datainformasi juga diperlukan kondisi fisik dan faktor lingkungan yang menunjang. Bahkan kegiatan-kegiatan lain yang tampaknya tidak secara langsung berhubungan, seperti kegiatan-kegiatan pengepakan packing dan pengiriman sending diperlukan dalam penanganan datainformasi. Oleh karena itu di bawah ini diuraikan macam-macam kegiatan Manajer Puncak Manajer Menengah Manajer Bawah Kecakapan Interpersonal Kecakapan Teknis Kecakapan Konseptual Modul Diklatpim Tingkat IV 27 perkantoran yang senyatanya tampak dalam praktik sebagai berikut:

1. Bangunan dan Tata Ruang Kantor

a. Bangunan Kantor

Mengenai bangunan kantor beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dipertimbangkan antara lain: 1 Lokasi Sebaiknya memang lokasi bangunan kantor sesuai dengan tugas pokok organisasi. Tetapi ada pandangan secara umum apabila kantor dibangun di pusat kota atau di kawasan bisnis untuk perusahaan-perusahaan bisnis biasanya dipandang nilai prestisenya tinggi. Pertimbangan lain untuk lokasi kantor di samping di pusat kota adalah di pinggir kota, di kota kecil atau di desa. Pada akhir tahun 1998, sebagai dampak dari krisis ekonomi yang berkepanjangan di Indonesia, diketahui banyak perusahaan yang memindahkan kantornya dari Kawasan Pusat Bisnis KPB seperti di Jalan Sudirman atau Jalan Thamrin di Jakarta ke lokasi pabriknya di Bekasi atau ke lokasi proyek perumahan yang sedang dibangunnya di Bogor.