96
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
penyimpan, perangkat komunikasi, pemakai yang saling berhubungan,
terkait, ketergantungan
dalam rangka
mendukung proses pengambilan keputusan dalam tata pengambilan keputusan yang berkewenangan.
Uraian pada butir 1 di atas yang membahas sistem informasi manajemen dalam kerangka sistem manajemen, SIM
merupakan sub sistem dari sistem manajemen. Demikian juga, membahas sistem informasi manajemen nasional dalam
kerangka sistem manajemen nasional, maka sistem informasi manajemen nasional merupakan subsistem dari sistem
manajemen nasional.
D. Latihan
1. Diskusikan macam kegiatan dan wujud datainformasi dalam
model dasar suatu sistem input, process, output dan feedback di instansi atau salah satu unit instansi Anda.
Berikan juga contoh-contoh konkret. 2.
Perhatikan jenis-jenis sistem yang dikemukakan dalam model ini, kemudian coba diskusikan jenis-jenis sistem apa saja
yang ada di instansi Anda. 3.
Berikan juga contoh-contoh konkret. 4.
Diskusikan tentang perkembangan dan upaya pengembangan SIM di instansi Anda. Kaji pula tentang pemanfaatan
komputer sebagai salah satu perangkatnya.
Modul Diklatpim Tingkat IV
97 5.
Inventarisasikan : a.
Informasikan apa yang diperlukan oleh instansi Anda untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.
b. Dari pihak-pihak organisasi, kelompok masyarakat
mana informasi itu diperoleh dan dalam wujud apa? c.
Pihak-pihak mana yang memerlukan informasi dari instansi Anda, dan dalam wujud apa?
E. Rangkuman
Setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatan - kegiatannya untuk mencapai tujuan selalu membutuhkan berupa informasi, di
samping bahan-bahan materiil dan energi. Apa yang dihasilkan oleh organisasi, di samping barang atau jasa sebagai output, juga
informasi. Informasi ini selanjutnya akan dipakai sebagai input kembali oleh organisasi yang bersangkutan, di samping
organisasi dan pihak-pihak lain yang berkaitan. Begitu pentingnya informasi ini, maka agar informasi dapat
dipergunakan dengan optimal diperlukan suatu sistem. Sistem yang berhubungan dengan penanganan informasi dalam
kaitannya dengan pimpinan tentunya harus dapat mendukung tugas pimpinan di semua tingkatan. Bahkan tidak hanya
pimpinan yang didukung oleh sistem yang dikenal dengan sebutan sistem informasi manajemen SIM ini juga mendukung
para pelaksana. Oleh karena itu informasi yang dihasilkan oleh sistem ini ditegaskan mendukung fungsi operasional, fungsi
manajemen dan fungsi pengambilan keputusan.
98
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
Sistem informasi manajemen, sebagaimana sistem-sistem yang lain terdiri atas subsistem bisa didasarkan pada substansi
kegiatan pokok yang dilakukan organisasi atau unit organisasi, atau bisa juga di dasarkan pada jenjang manajemen yang ada.
Namun demikian, seluruh subsistem yang masing-masing punya tujuan ini tetap menuju ke satu arah, yaitu tujuan sistem.
Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, sistem informasi manajemen pun berkembang. Pendorong
perkembangan dan pengembangannya pada masing-masing organisasi bisa bermacam-macam baik yang bersifat internal
maupun eksternal. Dalam perkembangannya saat ini peran komputer semakin dominan. Akan tetapi tentu saja komputer
tetap hanya sebagai alat, keputusan tetap ada di tangan manusianya. Di samping itu, hendaknya kita tidak tergantung
semata pada komputer. Sebelum komputer diciptakan, sistem informasi manajemen pasti sudah ada lebih dahulu, dan setiap
organisasi pasti mempunyai sistem informasi. Sistem memiliki ciri-ciri, model umum, jenis-jenis sistem,
penggolongan dan tingkat keruwetannya. Beda antara data dan informasi. Informasi ialah data yang diproses dan mengandung
arti bagi seseorang untuk mengambil keputusan. Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang
Modul Diklatpim Tingkat IV
99 telah ditetapkan dengan menggunakan manusia dan sumber-
sumber lain. Sistem informasi manajemen ialah himpunan-himpunan formal
yang sistematis yang melaksanakan pemrosesan data, untuk memperoleh informasi yang sah dan transaksional serta
menyediakan informasi kepada manajemen untuk mendukung perencanaan, pengawasan dan kegiatan pengambilan keputusan
dan menyediakan beraneka ragam laporan, karena diperlukan terhadap pihak-pihak luar yang berkepentingan.
SIM melalui tahap perkembangan yaitu SIM tradisional, dengan dukungan electronic data processing, berdasar komputer, sebagi
sistem penunjang keputusan, dan sebagai sistem ahli. Adapun pengguna informasi dalam organisasi ialah para
pimpinan baik tingkat puncak, menengah ataupun tingkat bawah; pelaksana dan masyarakat. SIM sendiri adalah sebagai
subsistem dalam sistem manajemen.
100
BAB IV TEKNIK PELAPORAN
Penulisan atau pembuatan laporan telah menjadi kegiatan umum di lingkungan pekerjaan. Kegiatan itu merupakan kegiatan penting
dalam sistem informasi tiap organisasi. Menyusun laporan merupakan tugas akhir suatu kegiatan, baik
kegiatan rutin atau kegiatan yang dilakukan sewaktu-waktu. Dalam pembuatan laporan sebaiknya pelapor berperan sebagai
pembaca, sehingga dapat menilai laporan yang disajikan apakah sudah baik dan dapat dimengerti atau belum.
Laporan sebaiknya dibuat bertahap, tahap pertama berupa laporan pendahuluan, dan tahap berikutnya berupa laporan akhir. Laporan
pendahuluan ini sifatnya berupa naskah, yang masih perlu disempurnakan. Penyempurnaan dilakukan dalam forum terbatas di
lingkungan satuan unit kerja atau dikonsultasikan kepada pimpinan. Setelah mempelajari Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu
menjelaskan : 1.
teknik pelaporan dengan menggunakan teknologi informasi 2.
pengertian laporan, peranan, syarat-syarat dan macam laporan.
3. laporan dalam siklus manajemen;
4. penyusunan laporan;
5. penyajian laporan.
Modul Diklatpim Tingkat IV
101 Pembinaan laporan merupakan tulisan ilmiah, untuk itu harus dibuat
secara sistematis, faktual dan logis pada setaip bagian. Dengan mempunyai kompetensi dan indikator keberhasilan seperti
tersebut, peserta Diklat memperoleh manfaat bagaimana mengakhiri suatu tugas kegiatan dengan mempertanggungjawabkan kepada
pimpinan atau yang memberi tugas secara sistematis, faktual dan logis, dalam segala macam tugas dan fungsi baik rutin.
A. Pengertian, Peranan, Syarat, dan Macam
