16
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
4. Manajemen Model Sumber Daya Manusia;
5. Manajemen Moderen.
Manajemen Moderen merupakan siklus evolusi yang saling melengkapi dari teori-teori manajemen. J.B. Kristiadi pada
kesempatan yang sama dalam Rakor PAN menyebutkan terdapat empat perkembangan yang menumbuhkan manajemen moderen:
1. Semakin sempurna teknik-teknik kuantitatif;
2. Telah
berkembang konsep
kesisteman, sehingga
memungkinkan adanya interkoneksi dan interdependensi; 3.
Adanya perkembangan teknologi komunikasi; 4.
Adanya perkembangan teknologi sistem informasi yang mampu menawarkan on-linereal time.
J.B. Kristiadi juga menyebutkan beberapa ciri menonjol dalam manajemen moderen antara lain:
1. Manajemen menerapkan asas keterpaduan dan partisipasi
share, kepedulian care, dan keadilan fair; 2.
Manajemen menerapkan piranti-piranti manajemen yang tepat guna, relevan dengan situasi dan kondisi lingkungan,
sehingga mampu menunjukkan kinerja. Dengan uraian singkat tersebut di atas, kiranya mudah
dimengerti dan mudah dirumuskan pengertian Administrasi Perkantoran Moderen. Administrasi Perkantoran Moderen
adalah administrasi perkantoran yang menunjukkan ciri-ciri organisasi dan manajemen moderen dengan orang-orang yang
Modul Diklatpim Tingkat IV
17 tergabung di dalamnya memiliki sikap dan cara berpikir serta
bertindak sesuai dengan tuntutan zaman.
D. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran
dalam Organisasi
Telah dijelaskan bahwa pada subbab di atas, bahwa dua aspek dari administrasi yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat
dipisahkan satu dengan yang lainnya. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi
perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang
organisasi, antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis.
Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas
berarti apabila
dilihat unsur-unsurnya
organisasi mengandung unsur-unsur:
1. Kelompok orang;
2. Kerjasama;
3. Tujuan;
4. Keterikatan formal;
5. Susunan hierarkhi.
Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut, yaitu: a Sebagai kelompok orang yang bekerja sama; dan b
18
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
sebagai wadah dari kerja sama tersebut. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis, sedangkan sebagai
wadah sifatnya relatif statis.
E. Tugas Pokok dan Tugas Penunjang dalam
Organisasi
Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, organisasi melakukan
tugas-tugas atau
kegiatan-kegiatan. Tugas-tugas
dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar, yaitu tugas atau
kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah
kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara
langsung mengenai tujuan organisasi, maka tugas pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok
organisasi yang lain. Sebagai contoh, tugas pokok Rumah Sakit Umum Daerah berbeda dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas
Jalan DLLAJ. Tugas pokok DLLAJ berbeda dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Sama-sama departemen tetapi tugas
pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan berbeda dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan Otonomi
Daerah dan seterusnya. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan
organisasi yang lain, tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya,
Modul Diklatpim Tingkat IV
19 untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas pokok apapun,
dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani,
memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan.
Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian, keuangan,
material, datainformasi, dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. Kegiatan-kegiatan lainnya yang biasa
dimasukkan dalam kegiatan penunjang, misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan, hubungan masyarakat,
penanganan masalah-masalah hukum, organisasi dan tata laksana ORTALA atau organisasi dan metoda OM.
F. Kegiatan
Perkantoran sebagai
Kegiatan Penunjang
Salah satu dari kegiatan penunjang seperti yang telah disebutkan bahwa
kegiatan penanganan
datainformasi. Kegiatan
penanganan datainformamsi itulah yang disebut kegiatan perkantoran. Dengan demikian, jelas bahwa kedudukan kegiatan
perkantoran dalam organisasi adalah termasuk dalam kegiatan penunjang atau sering disebut juga sebagai kegiatan fasilitatif.
Dengan perkataan lain, dalam suatu organisasi kegiatan perkantoran bukanlah tugas pokok.
Penyebutan tugas pokok dan tugas penunjang tidak ada hubungannya dengan penting dan tidak penting, karena kedua
20
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
tugas tersebut sama pentingnya. Tugas pokok tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa kegiatan penunjang yang membantu,
melayani, memudahkan dan melancarkan. Penyebutan tugas pokok dan tugas penunjang juga tergantung
dari mana melihatnya. Mengenai hal ini dapat diterangkan sebagai berikut:
1. Pemilahan tugas pokok dan tugas penunjang merupakan konsep yang umum dipakai oleh organisasi-organisasi baik di
lingkungan administrasi publik maupun di lingkungan administrasi privat atau niaga.
2. Dalam organisasi terutama di lingkungan administrasi publik, kegiatan-kegiatan penunjang dilakukan oleh suatu unit
organisasi atau kelembagaan yang biasanya disebut sekretariat. Sekretariat menangani seluruh atau sebagian
kegiatan penunjang.
Contoh: Sekretariat
Jenderal Perserikatan Bangsa-Bangsa, Sekretariat Negara, Sekretariat
Kabinet, Sekretariat Jenderal Departemen, Sekretariat Direktorat Jenderal, Sekretariat Lembaga Pemerintah
Nondepartemen, dan sebagainya. 3. Dari contoh pada butir b di atas, Sekretariat Jenderal suatu
departemen adalah pelaksana tugas-tugas penunjang bagi departemen yang bersangkutan. Oleh karena itu, Sekretariat
Jenderal suatu departemen minimal menangani kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan kepegawaian, keuangan,
material dan perlengkapan, datainformasi, perencanaan, hukum, kehumasan, dan lainnya yang dianggap perlu.
Dengan singkat dikatakan bahwa kegiatan pokok dari
Modul Diklatpim Tingkat IV
21 sekretariat adalah melaksanakan kegiatan-kegiatan penunjang
bagi organisasi dan manajemen. 4.
Dengan penjelasan sebagaimana telah diuraikan, maka dilihat dari lingkup organisasi contoh departemen
penanganan datainformasi atau kegiatan perkantoran dari lingkup kesekretariatan contoh sekretariat jenderal
departemen kegiatan perkantoran adalah sebagai tugas pokok.
Dari penjelasan di atas, mudah dapat dimengerti bahwa penyebutan tugas pokok atau tugas penunjang tergantung
dari sisi mana melihatnya.
G. Peran
