118
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
c Menurut Gaya Penulisan: 1
Laporan Resmi Formal report Contoh: Laporan Ketua Badan Pertimbangan
Jabatan dan Kepangkatan Baperjakat pada suatu instansi kepada pimpinan instansi.
2 LaporanTak Resmi Informal Report
Contoh: Laporan mengikuti rapat yang dibuat oleh seorang bawahan kepada atasannya.
Perlu diketahui bahwa setiap laporan manajerial harus tertulis, dari bentuk yang sederhana sampai
yang lengkap secara deskriptif atau pun secara statistik.
Adapun bentuk-bentuk laporan tertulis adalah: a
MemoNota Bentuk laporan sangat pendek dan hanya memuat
pokok masalah dan hanya digunakan untuk intern. b
Surat, lebih panjang dari memonota, ditujukan kepada beberapa pejabat saja dan dapat
merupakan laporan ekstern. c
Memograf, lebih luas daripada surat, sistematik dan dikirim dengan surat pengantar.
d Buku, berbentuk bukumakalah yang dicetak dan
diberi sampul cover serta penyajiannya secara sistematika bab demi bab, untuk pejabat-
pejabatpihak-pihak yang relevan, dan dikirim dengan surat pengantar.
Modul Diklatpim Tingkat IV
119 e
Matriks, laporan dengan mengisi matriks format yang tersedia distandardisasikan.
B. Laporan dalam Siklus Manajemen
Tahukah Anda apa yang dimaksud dengan siklus manajemen? Siklus berarti perputaran suatu proses dari awal sampai akhir
dan kembali ke awal lagi. Yang dimaksud dengan siklus manajemen adalah proses
kegiatan dari
pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen perencanaan pengorganisasian, pengarahan,
pelaksanaan, pengendalian,
pengawasan, dan
pelaporan dalam
penyelenggaraan administrasi untuk mencapai tujuan organisasi. Fungsi-fungsi manajemen tersebut melekat pada pimpinan yang
bertugas melakukan perencanaan, mengorganisasikanmengatur, mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan
pendayagunaan sumberdaya secara efektif dan efisien. Tahukah Anda posisi strategis sistem pelaporan dalam siklus
manajemen? Sistem pelaporan dalam siklus manajemen mempunyai posisi
strategis dalam pelaksanaan program. Laporan sebagai hasil rekaman yang berupa keterangan-keterangan, informasi, ide-ide
dari suatu kegiatan, merupakan dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan untuk kegiatan
selanjutnya. Agar suatu program dapat mencapai hasil secara efektif dan efisien, serta produktif, maka harus ada tindakan-
tindakan sebagai berikut:
120
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
1. Lakukan
monitoring terhadap
proses perkembangan
pelaksanaan program yang diikuti dengan koreksi-koreksi. Kegiatan monitoring harus dibuat laporan monitoring.
2. Lakukan pengawasan dan pengandalian terhadap teknis dan
prosedur pelaksanaan program kegiatan agar sesuai dengan rencana, mengikuti peraturan perundang-undangan, dan tetap
sesuai dengan
kebijaksanaan pimpinan.
Kegiatan pengawasan dan pengendalian harus dibuat Laporan Hasil
Pemeriksaan LHP yang disertai Berita Acara Pemeriksaan BAP.
3. Lakukan
evaluasi hasil
fisik pelaksanaan
program kegiatanprojek. Untuk mengetahui apakah tujuan akhir
tercapai, apakah pelaksanaan sesuai dengan rencana, apakah terjadi penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya,
serta sejauh mana dampak dari hasil itu. Perlu Anda ketahui bahwa evaluasi ini tidak hanya bersifat kuantitatif, tetapi juga
secara kualitatif mengenai Konteks lingkungan, Input, Proses, dan Produk CIPP Evaluation.
C. Penyusunan Laporan
