110
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
menimbulkan perasaan
janggal dan
tidak menyenangkan bagi pembaca. Dapatkah Anda
membuat kalimat yang demikian? Tentu saja dapat bukan? Perhatikan contoh di bawah ini, kemudian
diskusikan dengan teman-teman Anda, kalimat mana yang sesuai dengan tata bahasa dan ejaan yang benar,
dan kalimat mana yang tidak sesuai? Perhatikan kesalahannya.
a Setelah kenaikan BBM yang lalu, penghasilan
para sopir omprengan biasanya di atas Rp 5.000,-- per hari sekarang menurun drastis
karena kelebihan uang setoran yang biasanya dapat dibawanya pulang, sekarang dipakai untuk
pembelian bensin. b
Setelah kenaikan BBM yang lalu, penghasilan para sopir omprengan biasanya di atas Rp
5.000,-- per hari sekarang menurun drastis karena kelebihan uang setoran yang biasanya
dibawanya pulang, sekarang dipakai untuk membeli bensin
4 Menggunakan kalimat langsung, tidak kalimat
ungkapan. Untuk jelasnya, Anda dapat membandingkan contoh
berikut ini: a
Saya sampaikan kepada Bapak, bahwa jumlah pegawai kurang.
Modul Diklatpim Tingkat IV
111 b
Maksud hati hendak menyampaikan kepada Bapak, bahwa pegawai kurang. Bukan demikian
kenyataannya.
c. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Mengapa demikian? Kita semua menyadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan, setiap hari terlalu
sibuk dengan banyak persoalan yang dihadapi. Oleh karena itu, dalam membuat laporan diusahakan
sesingkat mungkin, tepat, padat, dan jelas, serta langsung mengenai sasarannya. Tidak berbelit-belit dan
berliku-liku, yang hanya memberi kesan bahwa laporan itu tebal.
Anda perhatikan informasi berikut “Saya melihat Toto berbuat dosa. Di waktu saya sedang
bermain dengan adik saya, dia menangis karena jatuh dari sepeda. Di kala itu Toto mengambil jambu yang
pohonnya tumbuh di pekarangan rumah Pak Azhari”. Bandingkan dengan informasi berikut
“Saya melihat Toto mencuri jambu Pak Azhari” Informasi mana yang langsung mengenai sasaran? Tidak
berbelit-belit?
112
Pengelolaan Informasi dan Teknik Pelaporan
d. Laporan Harus Lengkap
Sebagai bahan untuk mengambil keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus:
1 Mencakup segala segi yang dilaporkan
Contoh: Untuk melaporkan pertanggungjawaban pembelian ATK Semester I tahun anggaran 2001,
laporan harus meliputi: Kapan dibeli
Apa saja dan macamnya Berapa harga satuan dan jumlahnya
Berapa jumlah harga semua Kuitansi bukti pembayaran dan faktur barang
Jumlah potongan pajak yang dipungut Bukti pungutan dan setoran pajak
Kapan pajak disetor ke kas pajak Berapa sisa kas pembelian ATK
2 Uraian tidak memberikan kesempatan timbulnya
masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. Artinya, uraian berfokus pada masalah yang
dikemukakan. Dapatkah
Anda memberikan
contohnya? Tentu mudah saja. Tidak diselipkan ke dalamnya laporan atau uraian tentang kehilangan
uang arisan yang disimpan dalam laci meja kantor. Mengapa tidak boleh? Karena memang tidak ada
hubungan atau kaitan dengan pokok masalahnya, yaitu laporan pertanggungjawaban pembelian ATK.
Modul Diklatpim Tingkat IV
113 3
Disertai data penunjang, seperti statistik, tabel, skema, bagan dan sebagainya. Apabila Anda
membuat laporan tentang pembelian ATK, bentuk data pendukung apa yang dapat Anda gunakan?
Berupa statistik? Tabel? Skema? Bagan? Atau apa? Mana yang tepat? Tentunya berupa tabel yang
paling tepat, seperti contoh berikut.
Pembelian ATK Badan Diklat Provinsi Jambi Semester I TA 2006
No. Jumlah
Satuan NamaJenis
ATK Harga Stuan
Jumlah 1.
2. 3.
4.
Jumlah Rp………… dengan huruf
Jambi, 2 Oktober 2006 Kepala Bagian TU,
Drs. .............. NIP
Apabila laporan tentang pemakaian ATK dari bulan ke bulan, mungkin yang paling tepat
digunakan Grafik.
e. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
