Analisa sistem yang berjalan

4.4 Analisa Sistem Manajemen Pengetahuan

4.4.1 Analisa sistem yang berjalan

A. Mendefinisikan Lingkup Scope Definition

Penelitian pengembangan sistem yang dilakukan di fokuskan pada batasan dan ruang lingkup kegiatan di Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit dengan perancangan sistem manajemen pengetahuan yang telah ada. Perancangan sistem ini mengatur bagaimana pengolahan dan penyimpanan serta pendistribusikan knowledge atau pengetahuan dari mulai proses penginputan file master data karyawan, penginputan dokumen yang mengandung sebuah knowledge, menyelesaikan sebuah kasus, proses sharing melalui forum dan chatting hingga mencetak laporan yang terkait dengan sistem. Perancangan sistem ini hanya terkait penggunaannya dibagian Departemen Sumber Daya Manusia dan sistem ini tidak membahas komunikasi serta keamanan data yang terkait secara terperinci. Sistem ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan untuk mengelola pengetahuan yang di miliki karyawan yang akan dikelola di Departemen Sumber Daya Manusia yang didasari dengan teknologi pendukung yang dapat mempermudah dalam proses pendokumentasian, pengelolaan dan pendistribusian pengetahuan yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem ini akan digunakan oleh seluruh karyawan yang ada di kantor pusat maupun kantor cabang yang akan membutuhkan sebuah media untuk mendokumentasikan pengetahuan yang ada ataupun sebagai tempat mencari sebuah pengetahuan yang dibutuhkan. Sistem ini akan terhubung dengan jaringan internet dan dilengkapi dengan perlengkapan seperti printer untuk mencetak laporan di masing-masing client. Sistem ini akan dikelola dan di pertanggungjawabkan penuh oleh semua karyawan yang mengaksesnya dan dikelola oleh Departemen Sumber Daya Manusia. Sistem manajemen pengetahuan ini diterapkan dalam bentuk web dan bersifat online karena menghubungkan kantor pusat dan kantor cabang dan hanya diakses oleh seluruh karyawan baik karyawan di kantor pusat maupun kantor cabang. Sistem yang akan dirancang ini dirangkum dalam system definition. Berikut adalah system definition untuk sistem manajemen pengetahuan pada Depertemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta dengan menggunakan FACTOR Criterion : Functionality : mendukung kegiatan pendokumentasian dan pendistribusian knowledge sehingga dapat menghasilkan sebuah knowledge yang dibutuhkan sewaktu-waktu oleh karyawan. Knowledge tersebut dihasilkan guna menyelesaikan beberapa permasalahan yang terjadi di perusahan seperti penyelesaian kasus yang terjadi di lapangan dan knowledge tersebut juga bisa digunakan dalam upaya peningkatan mutu pengetahuan yang dimiliki karyawan melalui proses sharing dan distribusi knowledge. Application Domain : Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta Doctorabbit Condition : Sistem manajemen pengetahuan ini digunakan dengan kondisi dimana sistem ini berfungsi sebagai suatu sarana yang mendukung efektivitas dan efisiensi kinerja dari sumber daya manusia yang telah cukup memahami konsep manajemen pengetahuan, bagaimana mendokumentasikan dan mendistribusikan serta penggunaan pengetahuan tersebut oleh seluruh karyawan di perusahaan sesuai tugas dan tanggung jawabnya. Technology : Personal Computer PC yang terhubung dengan jaringan internet yang dilengkapi oleh printer di masing-masing client. Object : Departemen Sumber Daya Manusia, Karyawan, Manager, Dokumen, Kasus, Map Knowledge. Responsibility : Kebutuhan media pendokumentasian dan distribusi pengetahuan sebagai sarana media komunikasi yang baik karyawan dengan karyawan dan karyawan dengan management.

B. Analisis Sistem System Analysis

Analisis sistem mempelajari suatu masalah dan mempunyai tujuan utama untuk melakukan tindakan. Terdapat tiga tahapan analisis sistem dalam metodologi RAD yang akan digunakan dalam menganalisis sistem informasi penjualan yang akan dirancang. Diantaranya adalah Analisis Masalah Problem Analysis, Analisis Persyaratan Requirement Analysis, dan Analisis Keputusan Decision Analysis.

C. Analisis Masalah Problem Analysis

Sistem Manajemen Pengetahuan pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta Doctorabbit masih bersifat manual dan hanya tersimpan dalam database seadanya yang terdiri dari folder dan kertas-kertas pemyimpanan pengetahuan tersebut. Sistem tersebut tentu saja memiliki banyak kekurangan, antara lain karyawan yang telah memiliki pengetahuan yang lebih dengan cara mengajarkannya langsung kepada karyawan yang membutuhkan tersebut tidak menggunakan media penyampaian apapun, dengan sistem demikian memungkinkan pengetahuan yang diterima memiliki kendala yang besar karena tidak semua karyawan mengetahui pengetahuan tersebut, dengan demikian sangat memungkinkan pengetahuan yang dimiliki perusahaan akan terus menurun bahkan hilang. Pada sistem berjalan untuk melakukan proses sharing knowledge pihak- pihak yang membutuhkan pengetahuan tersebut harus bertatap muka atau bertemu langsung. Sehingga diperlukan waktu yang lebih untuk melakukan proses yang lebih karena tidak ada media penyampaian yang efektif untuk melakukan proses tersebut. Analisis terhadap sistem berjalan dapat lebih jelas digambarkan menggunakan Rich Picture Berikut adalah analisis terhadap sistem berjalan dengan menggunakan Rich Picture:

a. Perekrutan karyawan baru