Functional Requirement Konsep Arsitektur Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan PT.

D. Analisis Persyaratan Requirement Analysis

Tahap ini adalah fase yang sangat penting dalam sebuah pengembangan sebuah sistem informasi. Fase ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan- persyaratan sistem manajemen pengetahuan yang mendukung aktifitas pendokumentasian dan pendistribusian pengetahuan di Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit. Reqiurements yang ada akan dibagi menjadi 2 dua bagian. Bagian pertama adalah Functional Requirements yaitu aktifitas dan servis yang harus disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah Nonfunctional Requirement yaitu fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar sistem dapat lebih memuaskan. Berikut adalah requirements dari Sistem Manajemen Pengetahuan Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit:

a. Functional Requirement

Sistem yang dirancang harus mempunyai functional requirements sebagai berikut: 1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di perusahaan. 2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge, memperbarui knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge. 3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti fasilitas forum discussion board sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar knowledge dan sebagainya. 4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing knowledge. 5. Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada masing-masing individu yang ada di perusahaan sehingga dapat dikembangkan dan digunakan di perusahaan.

b. Nonfunctional Requirement

Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Nonfunctional Requirement Jenis Kebutuhan Penjelasan Model Tampilan Performance a Mengefisienkan waktu proses pendokumentasian pengetahuan di Departemen Sumber Daya Manusia. b Mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaklengkapan data c Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehingga lebih mudah dimengerti dan digunakan oleh user. Model Penyimpanan Data Information a Melakukan penyimpanan data penjualan berupa data karyawan, knowledge dokumen, knowledge hasil riset, knowledge dari eksternal dan mapping knowledge yang terintegrasi dengan database. b Mencegah terjadinya penyimpanan data yang redundant. c Mencegah hilangnya pengetahuan yang selama ini disebabkan karena penyimpanan pengetahuan dilakukan manual dengan menggunakan form kertas. d Memudahkan penyajian laporan dengan pembuatan fitur cetak laporan. e Data terdokumentasi dan terstruktur. Model Segi Ekonomi Economic a Mengurangi Biaya yang disebabkan penyediaan media penyimpanan pengetahuan yang masih berupa kertas. b Meningkatkan pelayanan terhadap konsumen dengan telah siapnya kinerja karyawan sehingga tercapai kepuasan pelanggan yang berdampak pada peningkatan hasil pemasukan perusahaan.. Model Pengontrolan Sistem Control a Meningkatkan keamanan terhadap pelaksanaan proses penyimpanan pengetahuan. b Seluruh karyawan berperan aktif dalam pelaksanaan entry pengetahuan dan jalannya aktifitas dalam sistem. Model Efisiensi Sistem Eficiency a Mengefisienkan waktu untuk pelaksanaan proses penginputan dokumen. b Meminimalisasi biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses pelaporan. Model Pelayanan Sistem Service a Menghasilkan pengetahuan yang akurat untuk bahan pertimbangan dan evaluasi. b Memberi kemudahan dalam penggunaan operasional sistem.

E. Analisis Keputusan Decision Analysis

Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem berjalan dan persyaratan akan kebutuhan sistem yang diinginkan, maka fase selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun dan diimplementasikan. Berikut merupakan komponen-komponen yang dibutuhkan: 1. Data Karyawan Proses pendokumentasian seluruh data karyawan yang ada ke dalam satu database yang mencakup semua data dan informasi yang berkaitan dengan karyawan tersebut mulai dari data diri karyawan sampai dengan data rekam pengalama kerja karyawan. 2. Pencetakan Sebagian data master dapat digunakan sebagai bahan untuk mencetak report hasil riset dan report knowledge yang ada di perusahaan. 3. Pelaporan Dalam sistem informasi ini data-data dimanfaatkan sebagai bahan laporan terhadap pengetahuan yang dimiliki karyawan lewat fitur pemetaan pengetahuan atau knowledge map. 4. User Dalam penggunaannya fungsi-fungsi dalam sistem informasi ini dioperasikan oleh seluruh karyawan dan elemen yang ada di perusahaan. Setelah mengetahui komponen-komponen sistem yang diusulkan selanjutnya adalah menentukan jenis perangkat sistem yaitu berupa tools atau alat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem usulan sehingga menghasilkan arsitektur sistem yang diinginkan. Dalam menentukan arsitektur sistem usulan yang terpenting adalah pemahaman terhadap jenis tools yang akan digunakan karena harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dan fungsi-fungsi sistem yang terdapat didalamnya. Di dalam sistem lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara manual, sedangkan pada sistem informasi yang akan dikembangkan adalah sistem informasi terkomputerisasi berbentuk web application, dan konsep pengembangan aplikasi ini menggunakan pemrograman berorientasi objek. Sistem usulan dirancang dengan menggunakan UML Unified Modeling Language, dan pemrograman berorientasi objek yang digunakan dalam mengimplementasikan sistem ini adalah PHP.

4.4.2 Analisa Permasalahan

Dari hasil wawancara yang dilakukan Penulis kepada pihak-pihak terkait di PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit maka dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang terjadi pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit adalah sebagai berikut: a. Terjadi hambatan didalam usaha untuk meningkatkan kinerja perusahaan karena kurangnya kesadaran akan pentingnya pengetahuan untuk membangun individu didalam sebuah perusahaan, sehingga perusahaan harus mengeluarka biaya ekstra untuk memberikan pelatihan-pelatihan bagi pengembangan karyawannya. b. Terjadi banyak kehilangan pengetahuan pada saat karyawan meninggalkan perusahaan dalam hal ini karyawan tersebut pensiun atau resign. Sehingga perusahaan akan mengeluarkan biaya tambahan untuk melakukan training terhadap karyawan baru. c. PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit memiliki banyak karyawan yang tersebar di 1 kantor pusat dan 2 kantor cabang, sehingga faktor ini menyulitkan untuk mendokumentasikan pengetahuan pada setiap individu karyawan di masing-masing kantor. d. Terjadi pengulangan kesalahan pada saat menghadapi suatu situasi yang sulit, karena tidak adanya pendokumentasian dari permasalahan yang terjadi beserta solusi, sehingga perusahaan mengalami banyak kehilangan waktu, tenaga dan biaya yang seharusnya tidak terulang kembali. e. Hasil rapat yang telah dicapai seringkali terlupakan dalam waktu yang singkat, sehingga menyebabkan pelaksanaan hasil rapat tidak sesuai dengan yang semestinya. f. Tidak ada wadah penyampaian ide karyawan yang berguna bagi perusahaan. g. Tidak ada tempat berkomunikasi penyebaran pengetahuan untuk semua karyawan baik di kantor pusat ataupun dikantor cabang. h. Tidak ada wadah penyimpanan dan pengelolaan semua pengetahuan yang sangat berguna bagi perusahaan.

4.4.3 Analisa Kebutuhan Sistem

Dari permasalahan tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan mengenai kebutuhan sistem yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem manajemen pengetahuan departemen sumber daya manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit antara lain: 1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di perusahaan. 2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge, memperbarui knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge. 3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti fasilitas forum discussion board sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar knowledge dan sebagainya. 4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing knowledge. 5. Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada masing-masing individu yang ada di perusahaan sehingga dapat dikembangkan dan digunakan di perusahaan.

4.4.4 Analisa Pemecahan Masalah yang Diusulkan

Dari uraian permasalahan yang ditemui di PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit diatas, penulis mengusulkan untuk membentuk sebuah sistem manajemen pengetahuan yang berbasis web yang dapat menyimpan pengetahuan yang berhubungan dengan Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit serta menyediakan fasilitas-fasilitas untuk memudahkan pertukaran pengetahuan antar karyawan di kantor pusat atau pun dikantor cabang. Sistem ini diharapkan mampu untuk membantu dalam proses perolehan pengetahuan, pengembangan dan penyebaran dan distribusi pengetahuan antar karyawan yang mendukung proses kegiatan pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit. Deskripsi sistem yang akan dibangun antara lain: a. Sistem ini menyediakan fasilitas dalam penciptaan pengetahuan, dan fasilitas untuk pertukaran pengetahuan dan media komunikasi antar karyawan dan manajemen di kantor pusat dan kantor cabang. b. Menyediakan fasilitas untuk memberikan informasi mengenai berita dan peristiwa yang terjadi di lingkungan perusahaan. c. Sistem yang online dan berbasis web sehingga dapat diakses oleh para karyawan yang memiliki hak dan kewenangan untuk melihat informasi tersebut baik yang ada di kantor pusat maupun di kantor cabang. d. Sistem yang menyediakan fasilitas untuk mendokumentasikan laporan kerja, notulen rapat, agenda harian dan tugas-tugas karyawan sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan yang berdampak pada kualitas perusahaan.

4.5 Konsep Arsitektur Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan PT.

Mitra Mega Semesta DoctoRabbit yang diusulkan. Gambar 4.9 Arsitektur pada Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit DoctoRabbit Knowledge Management System merupakan perangkat teknologi informasi yang digunakan departemen sumber daya manusia PT. Mitra Mega Semesta sebagai wadah pengumpulan, pengelolaan dan pendistribusian knowledge yang ada diperusahaan untuk seluruh karyawan yang ada di kantor pusat dan kantor cabang. Dalam merancang aplikasi sistem manajemen pengetahuan di departemen sumber daya manusia, digunakan arsitektur perancangan berbasis web. Setiap karyawan PT. Mitra Mega Semesta memiliki hak yang sama untuk mengakses sistem ini, dan setidaknya akan menjadi kewajiban setiap karyawan untuk mengakses sistem ini, karena di sistem ini nantinya akan banyak sekali knowledge yang ada sehingga akan menjadikan semakin baiknya kinerja karyawan diperusahaan. Karena di aplikasi ini Knowledge Worker, yang hal ini adalah seluruh pengguna knowledge management system, akan melakukan komunikasi dan sharing melalui DoctoRabbit Knowledge Management System, sehingga dapat mengakses seluruh knowledge yang dibutuhkan. Sumber knowledge yang berada di DoctoRabbit Knowledge Management System berasal dari dua sumber, yaitu sumber knowledge yang tidak terstruktur dan sumber knowledge yang ada di DoctoRabbit atau DoctoRabbit knowledge. Sumber knowledge yang tidak terstruktur terdiri dari knowledges yang diperoleh dari web, file system maupun knowledge yang berasal dari hasil komunikasi melalui messaging ataupun forum diskusi. File system yang dikategorikan sebagai sumber knowledge yang tidak terstruktur antara lain dokumentasi untuk masing- masing knowledge worker user, pengalaman-pengalaman yang terdokumentasi dan telah dijadikan data source, kronologi project atau Case yang telah ditangani dan evaluasi serta saran-saran yang ada. Selain itu sumber knowledge yang lain adalah sumber knowledge yang diperoleh dari link alamat web yang terkait dengan knowledge yang terkait. Sumber knowledge lain adalah knowledge yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri atau yang disebut Doctorabbit knowledge. DoctoRabbit knowledge base mencakup semua hal yang berhubungan dengan perusahaan, SOP, strategi perusahaan, job descriptions, program kerja, laporan-laporan dan knowledge lainnya yang sudah terdokumentasi atau ekplisit.

4.6 Pemetaan Fitur Sistem Usulan