D. Analisis Persyaratan Requirement Analysis
Tahap ini adalah fase yang sangat penting dalam sebuah pengembangan sebuah sistem informasi. Fase ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan-
persyaratan sistem manajemen pengetahuan yang mendukung aktifitas pendokumentasian dan pendistribusian pengetahuan di Departemen Sumber Daya
Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit.
Reqiurements yang ada akan dibagi menjadi 2 dua bagian. Bagian pertama adalah Functional Requirements yaitu aktifitas dan servis yang harus
disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah Nonfunctional Requirement yaitu fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar
sistem dapat lebih memuaskan. Berikut adalah requirements dari Sistem Manajemen Pengetahuan Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega
Semesta DoctoRabbit:
a. Functional Requirement
Sistem yang dirancang harus mempunyai functional requirements sebagai berikut:
1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses
pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di perusahaan. 2.
Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge,
memperbarui knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge.
3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti
fasilitas forum discussion board sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar knowledge dan sebagainya.
4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing
knowledge. 5.
Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada masing-masing individu yang ada di perusahaan sehingga dapat
dikembangkan dan digunakan di perusahaan.
b. Nonfunctional Requirement
Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Nonfunctional Requirement Jenis Kebutuhan
Penjelasan
Model Tampilan Performance a
Mengefisienkan waktu proses pendokumentasian pengetahuan di
Departemen Sumber Daya Manusia.
b Mengurangi tingkat kesalahan dan
ketidaklengkapan data c
Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehingga lebih
mudah dimengerti dan digunakan oleh user.
Model Penyimpanan Data Information
a Melakukan penyimpanan data
penjualan berupa data karyawan, knowledge dokumen, knowledge hasil
riset, knowledge dari eksternal dan mapping knowledge yang terintegrasi
dengan database.
b Mencegah terjadinya penyimpanan
data yang redundant. c
Mencegah hilangnya pengetahuan yang selama ini disebabkan karena
penyimpanan pengetahuan dilakukan manual dengan menggunakan form
kertas.
d Memudahkan penyajian laporan
dengan pembuatan fitur cetak laporan. e
Data terdokumentasi dan terstruktur. Model Segi Ekonomi Economic
a Mengurangi Biaya yang disebabkan
penyediaan media penyimpanan pengetahuan yang masih berupa
kertas.
b Meningkatkan pelayanan terhadap
konsumen dengan telah siapnya kinerja karyawan sehingga tercapai
kepuasan pelanggan yang berdampak pada peningkatan hasil pemasukan
perusahaan..
Model Pengontrolan Sistem Control
a Meningkatkan keamanan terhadap
pelaksanaan proses penyimpanan pengetahuan.
b Seluruh karyawan berperan aktif
dalam pelaksanaan entry pengetahuan dan jalannya aktifitas dalam sistem.
Model Efisiensi Sistem Eficiency a
Mengefisienkan waktu untuk pelaksanaan proses penginputan
dokumen.
b Meminimalisasi biaya dan sumber
daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses pelaporan.
Model Pelayanan Sistem Service a
Menghasilkan pengetahuan yang akurat untuk bahan pertimbangan dan
evaluasi.
b Memberi kemudahan dalam
penggunaan operasional sistem.
E. Analisis Keputusan Decision Analysis
Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem berjalan dan persyaratan akan kebutuhan sistem yang diinginkan, maka fase
selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun dan diimplementasikan. Berikut
merupakan komponen-komponen yang dibutuhkan: 1.
Data Karyawan Proses pendokumentasian seluruh data karyawan yang ada ke dalam satu
database yang mencakup semua data dan informasi yang berkaitan dengan karyawan tersebut mulai dari data diri karyawan sampai dengan data rekam
pengalama kerja karyawan. 2.
Pencetakan Sebagian data master dapat digunakan sebagai bahan untuk mencetak
report hasil riset dan report knowledge yang ada di perusahaan. 3.
Pelaporan Dalam sistem informasi ini data-data dimanfaatkan sebagai bahan laporan
terhadap pengetahuan yang dimiliki karyawan lewat fitur pemetaan pengetahuan atau knowledge map.
4. User
Dalam penggunaannya fungsi-fungsi dalam sistem informasi ini dioperasikan oleh seluruh karyawan dan elemen yang ada di perusahaan.
Setelah mengetahui komponen-komponen sistem yang diusulkan selanjutnya adalah menentukan jenis perangkat sistem yaitu berupa tools atau alat
untuk merancang
dan mengimplementasikan
sistem usulan
sehingga
menghasilkan arsitektur sistem yang diinginkan. Dalam menentukan arsitektur sistem usulan yang terpenting adalah pemahaman terhadap jenis tools yang akan
digunakan karena harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dan fungsi-fungsi sistem yang terdapat didalamnya.
Di dalam sistem lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara manual, sedangkan pada sistem informasi yang akan dikembangkan adalah sistem
informasi terkomputerisasi berbentuk web application, dan konsep pengembangan aplikasi ini menggunakan pemrograman berorientasi objek. Sistem usulan
dirancang dengan menggunakan UML Unified Modeling Language, dan pemrograman berorientasi objek yang digunakan dalam mengimplementasikan
sistem ini adalah PHP.
4.4.2 Analisa Permasalahan
Dari hasil wawancara yang dilakukan Penulis kepada pihak-pihak terkait di PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit maka dapat disimpulkan beberapa
permasalahan yang terjadi pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit adalah sebagai berikut:
a. Terjadi hambatan didalam usaha untuk meningkatkan kinerja perusahaan
karena kurangnya kesadaran akan pentingnya pengetahuan untuk membangun individu didalam sebuah perusahaan, sehingga perusahaan
harus mengeluarka biaya ekstra untuk memberikan pelatihan-pelatihan bagi pengembangan karyawannya.
b. Terjadi banyak kehilangan pengetahuan pada saat karyawan meninggalkan
perusahaan dalam hal ini karyawan tersebut pensiun atau resign. Sehingga
perusahaan akan mengeluarkan biaya tambahan untuk melakukan training terhadap karyawan baru.
c. PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit memiliki banyak karyawan yang
tersebar di 1 kantor pusat dan 2 kantor cabang, sehingga faktor ini menyulitkan untuk mendokumentasikan pengetahuan pada setiap individu
karyawan di masing-masing kantor. d.
Terjadi pengulangan kesalahan pada saat menghadapi suatu situasi yang sulit, karena tidak adanya pendokumentasian dari permasalahan yang terjadi
beserta solusi, sehingga perusahaan mengalami banyak kehilangan waktu, tenaga dan biaya yang seharusnya tidak terulang kembali.
e. Hasil rapat yang telah dicapai seringkali terlupakan dalam waktu yang
singkat, sehingga menyebabkan pelaksanaan hasil rapat tidak sesuai dengan yang semestinya.
f. Tidak ada wadah penyampaian ide karyawan yang berguna bagi perusahaan.
g. Tidak ada tempat berkomunikasi penyebaran pengetahuan untuk semua
karyawan baik di kantor pusat ataupun dikantor cabang. h.
Tidak ada wadah penyimpanan dan pengelolaan semua pengetahuan yang sangat berguna bagi perusahaan.
4.4.3 Analisa Kebutuhan Sistem
Dari permasalahan tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan mengenai kebutuhan sistem yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem manajemen
pengetahuan departemen sumber daya manusia PT. Mitra Mega Semesta
DoctoRabbit antara lain:
1. Sistem
yang akan
dibangun mampu
untuk melakukan
proses pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di perusahaan.
2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam
mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge, memperbarui knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge.
3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti
fasilitas forum discussion board sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar knowledge dan sebagainya.
4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing
knowledge. 5.
Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada masing-masing individu yang ada di perusahaan sehingga dapat
dikembangkan dan digunakan di perusahaan.
4.4.4 Analisa Pemecahan Masalah yang Diusulkan
Dari uraian permasalahan yang ditemui di PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit diatas, penulis mengusulkan untuk membentuk sebuah sistem
manajemen pengetahuan yang berbasis web yang dapat menyimpan pengetahuan yang berhubungan dengan Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega
Semesta DoctoRabbit serta menyediakan fasilitas-fasilitas untuk memudahkan pertukaran pengetahuan antar karyawan di kantor pusat atau pun dikantor cabang.
Sistem ini diharapkan mampu untuk membantu dalam proses perolehan pengetahuan, pengembangan dan penyebaran dan distribusi pengetahuan antar
karyawan yang mendukung proses kegiatan pada Departemen Sumber Daya
Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit. Deskripsi sistem yang akan dibangun antara lain:
a. Sistem ini menyediakan fasilitas dalam penciptaan pengetahuan, dan
fasilitas untuk pertukaran pengetahuan dan media komunikasi antar karyawan dan manajemen di kantor pusat dan kantor cabang.
b. Menyediakan fasilitas untuk memberikan informasi mengenai berita dan
peristiwa yang terjadi di lingkungan perusahaan. c.
Sistem yang online dan berbasis web sehingga dapat diakses oleh para karyawan yang memiliki hak dan kewenangan untuk melihat informasi
tersebut baik yang ada di kantor pusat maupun di kantor cabang. d.
Sistem yang menyediakan fasilitas untuk mendokumentasikan laporan kerja, notulen rapat, agenda harian dan tugas-tugas karyawan sehingga dapat
meningkatkan kinerja karyawan yang berdampak pada kualitas perusahaan.
4.5 Konsep Arsitektur Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan PT.
Mitra Mega Semesta DoctoRabbit yang diusulkan.
Gambar 4.9 Arsitektur pada Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit
DoctoRabbit Knowledge Management System merupakan perangkat teknologi informasi yang digunakan departemen sumber daya manusia PT. Mitra
Mega Semesta sebagai wadah pengumpulan, pengelolaan dan pendistribusian knowledge yang ada diperusahaan untuk seluruh karyawan yang ada di kantor
pusat dan kantor cabang. Dalam merancang aplikasi sistem manajemen pengetahuan di departemen
sumber daya manusia, digunakan arsitektur perancangan berbasis web. Setiap karyawan PT. Mitra Mega Semesta memiliki hak yang sama untuk mengakses
sistem ini, dan setidaknya akan menjadi kewajiban setiap karyawan untuk
mengakses sistem ini, karena di sistem ini nantinya akan banyak sekali knowledge yang ada sehingga akan menjadikan semakin baiknya kinerja karyawan
diperusahaan. Karena di aplikasi ini Knowledge Worker, yang hal ini adalah seluruh pengguna knowledge management system, akan melakukan komunikasi
dan sharing melalui DoctoRabbit Knowledge Management System, sehingga dapat mengakses seluruh knowledge yang dibutuhkan.
Sumber knowledge yang berada di DoctoRabbit Knowledge Management System berasal dari dua sumber, yaitu sumber knowledge yang tidak terstruktur
dan sumber knowledge yang ada di DoctoRabbit atau DoctoRabbit knowledge. Sumber knowledge yang tidak terstruktur terdiri dari knowledges yang diperoleh
dari web, file system maupun knowledge yang berasal dari hasil komunikasi melalui messaging ataupun forum diskusi. File system yang dikategorikan sebagai
sumber knowledge yang tidak terstruktur antara lain dokumentasi untuk masing- masing knowledge worker user, pengalaman-pengalaman yang terdokumentasi
dan telah dijadikan data source, kronologi project atau Case yang telah ditangani dan evaluasi serta saran-saran yang ada. Selain itu sumber knowledge yang lain
adalah sumber knowledge yang diperoleh dari link alamat web yang terkait dengan knowledge yang terkait.
Sumber knowledge lain adalah knowledge yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri atau yang disebut Doctorabbit knowledge. DoctoRabbit knowledge base
mencakup semua hal yang berhubungan dengan perusahaan, SOP, strategi perusahaan, job descriptions, program kerja, laporan-laporan dan knowledge
lainnya yang sudah terdokumentasi atau ekplisit.
4.6 Pemetaan Fitur Sistem Usulan