1. User dapat mengirim pesan kepada orang yang dituju secara langsung.
2. Pesan akan masuk ke Inbox masing-masing profil karyawan tersebut,
sehingga dapat mengoptimalkan fungsi dari aplikasi ini.
i. Knowledge Map
Fitur knowledge map disajikan untuk memonitor semua knowledge yang ada di perusahaan, siapa saja yang memiliki knowledge tersebut dan tingkatan
knowledge yang dimilikinya. Untuk itu, fitur ini digunakan oleh semua unsur manajemen perusahaan untuk memutuskan semua hal tentang pekerjaan dan
keputusan untuk menugaskan seseorang karyawan berdasarkan knowledge yang
dimiliki karyawan tersebut.
Selain itu, terdapat fitur tambahan untuk melengkapi aplikasi Knowledge Management System ini, antara lain :
a. News
Fitur ini difasilitasi kemampuan untuk memberikan informasi dan berita- berita terbaru melalui aplikasi ini. Berita terbaru akan tampil dihalaman utama.
User juga diberikan kemampuan untuk melihat semua berita yang ada.
b. User Setting
User Setting ini merupakan fitur pengendali hak akses user yang ada. Dalam
fitur ini terdapat beberapa fasilitas seperti:
1. Dapat menambah daftar user baru beserta penentuan hak user.
2. Admin dapat meng-update hak akses dari tiap perubahan hak akses pada
user yang telah diberikan.
c. Chat
Fitur ini memberikan kemudahan bagi user untuk dapat berkomunikasi melalui chating antar karyawan di perusahaan baik kantor pusat atuapun kantor
cabang.
d. Science Info
Fitur ini difasilitasi kemampuan untuk memberikan informasi tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan baik yang berlaku untuk karyawan itu
sendiri ataupun untuk pihak klien atau pelanggan melalui aplikasi ini.
4.8 Use Case Model Diagram Sistem Usulan
4.8.1 Class and Event Analysis
Tabel 4.3 Class dan Event Analysis
4.8.2 Class Diagram
Gambar 4.10 Class Diagram Sistem Usulan
4.8.3 Spesifikasi Database
1. Nama File
: karyawan
Alias : Tabel Karyawan
Media : Harddisk
Isi : Data Karyawan
Primary key : nik
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan data karyawan secara keseluruhan.
Tabel 4.4 Spesifikasi database Data Karyawan
2. Nama File
: Dokumen Alias
: Tabel Dokumen Media
: Harddisk Isi
: Dokumen Primary key
: doc_id Fungsi
: tabel master yang digunakan untuk menjelaskan dokumen yang tersimpan secara keseluruhan.
No Nama Field Jenis
Lebar Desimal Null
Keterangan
1. nik
Varchar 20
- No
Id Karyawan 2.
nama Varchar
100 -
No Nama Karyawan
3. id_div
Varchar 20
- No
Id Divisi Karyawan 4.
id_dept Varchar
20 -
No Id Dept Karyawan
5. 6.
7. 8.
9. 10.
11. 12.
13. jabatan
jjk ttmpt_lahir
ttgl_lahir alamat
telp email
ahli kerja
Varchar Enum
Varchar Varchar
Text Varchar
Varchar Text
Text 50
- 50
50 -
50 50
- -
- -
- -
- -
- -
- No
No No
No No
No Yes
Yes Yes
Jabatan Karyawan Jenis Kelamin
Tempat Lahir Tanggal Lahir
Alamat Karyawan Telepon Karyawan
Email Karyawan Keahlian Karyawan
Pengalaman Kerja
Tabel 4.5 Spesifikasi database Data Dokumen
3. Nama File
: Riset Alias
: Tabel Riset Media
: Harddisk Isi
: Dokumen hasil riset Primary key
: riset_id Fungsi
: tabel master yang digunakan untuk menjelaskan dokumen hasil riset yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.6 Spesifikasi database Data Riset No
Nama Field Jenis
Lebar Desimal Null
Keterangan
1. doc_id
Varchar 20
- No
Id Dokumen 2.
doc_title Varchar
200 -
No Judul Dokumen
3. doc_desc
Varchar 300
- No
Deskripsi Dokumen 4.
doc_file Varchar
300 -
No File Dokumen
5. 6.
7. doc_date
doc_author doc_type
Date Int
Varchar -
11 10
- -
- No
No No
Tanggal Upload User Upload
Type Dokumen
No Nama Field
Jenis Lebar Desimal
Null Keterangan
1. riset_id
Varchar 20
- No
Id Riset 2.
riset_date date
- -
No Tanggal Riset
3. riset_author
Varchar 100
- No
Author 4.
cat_id int
10 -
No Id Kategori
5. riset_desc
Text -
- No
Riset deskripsi
4. Nama File
: Work Knowledge Alias
: Tabel Wk Media
: Harddisk Isi
: Dokumen hasil catatan work knowldge Primary key
: wk_id Fungsi
: tabel master yang digunakan untuk menjelaskan dokumen hasil catatan work knowledge yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.7 Spesifikasi database Data Knowledge
5. Nama File
: Kasus Alias
: Tabel case
6. 7.
8. 9.
10. riset_tools
riset_cara riset_hasil
riset_contoh riset_pic
Text Text
Text Text
Text -
- -
- -
- -
- -
- No
No No
No No
Riset tools Cara kerja
Hasil Riset Contoh Riset
Gambar
No Nama Field
Jenis Lebar Desimal
Null Keterangan
1. wk_id
Varchar 20
- No
Id Work Knowledge 2.
wk_type Varchar
50 -
No Type Work Knowledge
3. wk_title
Varchar 50
- No
Judul Work Knowledge 4.
wk_desc Text
- -
No Deskripsi Work
Knowledge 5.
6. 7.
wk_date wk_mod1
wk_mod2 Date
Varchar Varchar
- 50
50 -
- -
No No
No Tanggal Upload
Penanggung Jawab 1 Penanggung Jawab 2
Media : Harddisk
Isi : Record Kasus
Primary key : case_id
Fungsi : tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil
record kasus yang terjadi dan yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.8 Spesifikasi database Data Kasus
6. Nama File
: Pesan Alias
: Tabel pesan Media
: Harddisk Isi
: Record message Primary key
: pesan_id Fungsi
: tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil record pesan yang tersimpan secara keseluruhan.
No Nama Field
Jenis Lebar Desimal
Null Keterangan
1. case_id
Varchar 25
- No
Id kasus 2.
case_status Varchar
1 -
No Status Kasus
3. case_author
Varchar 20
- No
User Upload 4.
cat_id Varchar
6 -
No Id Kategori
5. 6.
7. 8.
9. 10.
case_title case_desc
case_focus nik
person case_chrono
Varchar Text
Enum Varchar
Varchar Text
100 -
- 20
100 -
- -
- -
- -
No No
No No
Null No
Judul Kasus Deskripsi Kasus
Fokus Kasus Id karyawan
Orang yang terlibat Kronlogi kasus
Tabel 4.9 Spesifikasi database Pesan
7. Nama File
: Science Info Alias
: Tabel Info Media
: Harddisk Isi
: Informasi Knowledge Primary key
: info_id Fungsi
: tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil record Info Science yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.10 Spesifikasi database Data ScienceInfo No
Nama Field Jenis
Lebar Desimal Null
Keterangan
1. pesan_id
Varchar 25
- No
Id Pesan 2.
pesan_subjek Varchar
50 -
No Subjek Pesan
3. pesan_isi
Text -
- No
I Isi Pesan 4.
pesan_receiver Int
100 -
No Penerima Pesan
5. 6.
7. pesan_sender
pesan_date
pesan_status Int
Date Tinyint
100 -
5 -
- -
No No
No Pengirim Pesan
Tanggal Status pesan
No Nama Field
Jenis Lebar Desimal
Null Keterangan
1. info_id
Varchar 20
- No
Id info 2.
info_title Varchar
100 -
No Judul Info
3. info_content
Text -
- No
I Isi Info 4.
info_date Date
- -
No Tanggal Info
8. Nama File
: News Alias
: Tabel Artikel Media
: Harddisk Isi
: Berita Primary key
: id Fungsi
: tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil record Berita yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.11 Spesifikasi database News
9. Nama File
: Forum Diskusi Alias
: Tabel Forum Media
: Harddisk Isi
: Record topik dan pembahasan di forum Primary key
: id_topik Fungsi
: tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil record Topik diskusi yang tersimpan secara keseluruhan.
No Nama Field
Jenis Lebar Desimal
Null Keterangan
1. id
Varchar 20
- No
Id berita 2.
title Varchar
100 -
No Judul Berita
3. author
Int 11
- No
I User upload 4.
content Text
- -
No Isi Berita
5. news_date date
- -
No Tanggal
Tabel 4.12 Spesifikasi database Forum diskusi
10. Nama File
: Knowledge Map Alias
: Tabel Knowledge Media
: Harddisk Isi
: Record Knowledge yang tersimpan Primary key
: knowledge_id Fungsi
: tabel master yang digunakan untuk menjelaskan hasil record Knowledge yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.13 Spesifikasi database Map Knowledge No
Nama Field Jenis
Lebar Desimal Null
Keterangan
1. id_topik
Varchar 10
- No
Id Topik 2.
nama Varchar
40 -
No Nama user
3. email
Varchar 50
- No
I email user 4.
topik Text
- -
No Judul Topik
5. 6.
7. isi
tanggal
id_reply Text
Varchar Varchar
- 20
10 -
- -
No No
No Isi topik
Tanggal Id Reply
No Nama Field
Jenis Lebar Desimal
Null Keterangan
1. knowledge_id
Varchar 100
- No
Id Map 2.
knowledge_title Varchar 30
- No
J Judul Map 3.
knowledge_des Text
- -
No Deskripsi Map
4. knowledge_type Varchar
30 -
No Type Map
5. knowledge_level Varchar
30 -
No Level Map
11. Nama File
: User Account Alias
: Tabel User Media
: Harddisk Isi
: Data User account yang tersimpan Primary key
: user_id Fungsi
: tabel master user account yang digunakan untuk menyimpan user account yang tersimpan secara keseluruhan.
Tabel 4.14 Spesifikasi database user account
No Nama Field
Jenis Lebar Desimal
Null Keterangan
1. user_id
Varchar 20
- No
Id User 2.
username Varchar
50 -
No J User name
3. password
Varchar 50
- No
Password 4.
level Enum
- -
No Level akses
4.8.4 Statechart Diagram
4.8.4.1 Statechart Diagram Employee
Gambar 4.11 Statechart Diagram Employee Pada Gambar 4.11 diatas, digambarkan Statechart Diagram Employee
yang dapat menjelaskan semua aktifitas yang terjadi didalam fitur karyawan. Mulai dari meng-create data karyawan sampai mengedit dan menghapus data
karyawan. Semua actor yang terlibat dalam sistem ini dapat mengakses fitur ini hanya saja hak akses dan keistimewaan yang diberikan berbeda-beda.
4.8.4.2 Statechart Diagram Documents
Gambar 4.12 Statechart Diagram Document Gambar 4.12 diatas menjelaskan semua aktifitas yang ada dan terjadi di
dalam fitur input dokumen, user diberikan kemudahan untuk meng-create sebuah dokumen kemudian di input ke dalam aplikasi yang ada, lalu dimudahkan juga
untuk meng-edit dan men-delete semua dokumen. Semua hak akses yang diberikan untuk semua user sama, mulai akses untuk meng-create sampai delete.
4.8.4.3 Statechart Diagram User Account
Gambar 4.13 Statechart Diagram User Account Seperti ditampilkan dalam Gambar 4.13 diatas, Statechart Diagram User
Account menjelaskan bagaimana administrator meng-create sebuah account untuk seorang user, Administrator akan mendaftarkan seorang user baru, otomatis kalau
seseorang sudah menjadi salah satu bagian dari seorang karyawan perusahaan, user baru dapat mengganti password yang diberikan admin dengan user yang
ditentukan sendiri dengan menggunakan fitur change password yang disediakan sistem.
4.8.4.4 Statechart Diagram Case Problem Solving
Gambar 4.14 Statechart Diagram Case Problem Solving Gambar 4.14 menjelaskan tentang Statechart Diagram Case yang
menggambarkan mengenai kejadian aktifitas yang terjadi pada fitur Case yang
ada dalam sistem. User dapat mengakses fitur ini untuk meng-create sebuah kasus yang terjadi dan kemudian di update ataupun di delete. Fitur ini dapat di akses
oleh semua actor yang terlibat dalam sistem.
4.8.4.5 Statechart Diagram News
Gambar 4.15 Statechart Diagram News Gambar 4.15 menunjukan penjelasan mengenai Statechart Diagram News
yang memberikan sebuah gambaran mengenai kegiatan atau aktifitas apa saja yang terjadi di dalam fitur News. Fitur ini mampu memberikan kemudahan kepada
user untuk memberikan berita-berita yang mengandung knowledge untuk disebarluaskan kepada user lainnya. User dapat mengakses fitur ini dengan bebas,
mereka diberikan kemudahan untuk meng-create berita yang ingin disebarkan dalam sistem.
4.8.4.6 Statechart Diagram Admin
Gambar 4.16 Statechart Diagram Admin
Gambar 4.16 diatas menjelaskan bagaimana seorang Admin melakukan
kegiatan di dalam sistem ini, mulai dari akses fitur sampai meng-update semua fitur yang diperlukan dan akhirnya admin tersebut keluar dari sistem.
4.8.4.7 Statechart Diagram Chronology Case
Gambar 4.17 Statechart Diagram Chronology Case Gambar 4.17 diatas menjelaskan hubungan antara fitur kronologi kasus
dengan fitur kasus itu sendiri, di dalam Statechart Diagram diatas dijelaskan bahwa kronologi kasus dibuat pada saat user membuat kasus di fitur kasus. User
memiliki kemudahan dalam membuat atau mengakses fitur ini karena memiliki account tersendiri dan memiliki hak akses yang sama dengan administrator, mulai
dari meng-input kronologi sampai meng-save kronologi kasus yang terjadi.
4.8.4.8 Statechart Diagram Solution
Gambar 4.18 Statechart Diagram Solution Pada Gambar 4.18 diatas menjelaskan proses untuk meng-input solusi
dari kasus-kasus yang telah ada di database. Dalam Statechart Diagram ini user
diberikan sebebas-bebasnya untuk mem-posting solusi yang ditawarkan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi. Fitur ini diberikan akses kepada
seluruh user yang terlibat dalam sistem dan administrator sebagai moderator dalam mengelola fitur ini.
4.8.4.9 Statechart Diagram Forum
Gambar 4.19 Statechart Diagram Forum Gambar 4.19 diatas menjelaskan apa yang terjadi dalam sebuah
Statechart Diagram dalam fitur forum diskusi, dalam Statechart Diagram tersebut dijelaskan user diberikan akses untuk meng-posting topik diskusi yang kemudian
bisa diupdate oleh semua user lainnya. Fitur ini diberikan akses kepada seluruh user yang terlibat dalam sistem ini.
4.8.4.10 Statechart Diagram Research and Development
Gambar 4.20 Statechart Diagram Research and Development Seperti dalam Gambar 4.20 Statechart Diagram untuk Research and
Development menjelaskan semua aktifitas user didalam mengelola fitur dari riset
dalam sebuah sistem ini, user diberikan hak akses sepenuhnya untuk mengelola fitur tersebut mulai dari meng-input hasil riset sampai meng-update hasil riset
tersebut.
4.8.4.11 Statechart Diagram ScienceInfo
Gambar 4.21 Statechart Diagram ScienceInfo Dari Statechart Diagram Gambar 4.21, user memulai state awal dari
meng-create window scienceinfo. Sistem akan memproses semua input yang telah di akses oleh user. User dapat juga meng-update semua data knowledge
yang terdapat dalam fitur science info ini. Semua user berhak melakukan hak akses terhadap fitur ini, mulai dari create info sampai meng-update dan simpan
data knowledge di fitur tersebut.
4.8.4.12 Statechart Diagram Work Knowledge
Gambar 4.22 Statechart Diagram Work Knowledge Seperti yang terlihat di Gambar 4.22, Statechart Diagram ini
menjelaskan bagaimana seorang user meng-akses fitur Work Knowledge dalam
sistem yang kemudian meng-inputkan knowledge yang ada ke dalam sistem. Dimulai dengan membuat sebuah state yang berisi fitur dari work knowledge
tersebut dan form-form yang ada dalam fitur yang kemudian bisa diisikan oleh seluruh user yang terlibat dalam sistem ini, yang kemudian dapat juga digunakan
untuk meng-update database dalam state ini. State ini berakhir pada saat user selesai mengakses dan meng-upadate layanan yanga ada dengan menyimpan
database ke dalam sistem.
4.8.4.13 Statechart Diagram Knowledge Map
Gambar 4.23 Statechart Diagram Knowledge Map
Statechart Diagram Knowledge Map dimulai oleh user yang memiliki hak akses dengan level tinggi, memulainya dengan men-create sebuah state
knowledge map yang berisikan aktifitas yang terjadi di fitur ini, seperti meng- input tingkat kepemilikan suatu knowledge oleh karyawan, yang dilakukan oleh
seorang administrator yang memiliki hak untuk mengakses state ini, kemudian dalam state ini juga bisa dilakukan update-ing database yang kemudian berakhir
dengan tersimpannya ke dalam database dan prosespun selesai.
4.8.4.14 Statechart Diagram Category
Gambar 4.24 Statechart Diagram Category Pada Gambar 4.24 dijelaskan mengenai state dari Statechart Diagram
Category, statechart ini diawali pada saat user ingin mengakses dengan cara men- create terlebih dahulu state yang diinginkan, yang berisikan form-form
mendukung untuk user dan sistem. Kemudian user akan mulai mengakses dan updateing database yang ada ataupun meng-input data baru ke dalam sistem. State
ini berakhir ketika user telah melakukan proses penyimpanan kategori ke dalam database sistem.
4.8.4.15 Statechart Diagram Message
Gambar 4.25 Statechart Diagram Message Statechart Diagram Message seperti yang ada dalam Gambar 4.25
dijelaskan bahwa permulaan state yang dilakukan oleh user dengan membuat sebuah state Message yang telah berisikan fitur ataupun aktifitas lainnya. Pada
saat telah dibuat state yang diinginkan, user bisa mengaksesnya dengan leluasa
dan dapat melakukan pengiriman message sesuai keinginan dalam state ini. State ini berakhir pada saat user telah melakukan proses pengiriman message kepada
user lain, kemudian user keluar dari fitur ini.
4.8.4.16 Statechart Diagram Search
Gambar 4.26 Statechart Diagram Search Gambar 4.26 menjelaskan sebuah alur kerja dari Statechart Diagram
Search dimulai dengan meng-create state active yang digunakan dalam proses pencarian data. Dalam state yang telah dibuat ini, user dapat melakukan proses
search knowledge dalam database lalu berakhir dengan ditampilkannya semua hasil pencarian yang dilakukan.
4.8.5 Table Actor
Tabel 4.15 Tabel Actor yang terlibat dalam sistem
4.8.6 Actor Specification
Tabel 4.16 Actor Specification Administrator Administrator
Goal : Seorang yang memiliki account dengan hak akses yang mendapatkan
sebuah keistimewaaan untuk mengelola sebuah sistem. Administrator memiliki kekuasaan untuk melakukan perubahan apapun didalam sebuah sistem.
Characteristics: sebuah sistem memiliki banyak pengguna dengan masing-
masing memiliki account user tersendiri tetapi memiliki perbedaan dalam hal hak akses dan keistimewaan lainnya.
Examples : Seorang administrator ingin meng-update sebuah data dari seorang
karyawan, yang dilakukan oleh seorang administrator adalah dengan mencari data karyawan yang dimaksud kemudian dengan actions yang ada, seorang
administrator berhak melakukan semua perubahannya.
Tabel 4.17 Actor Spesification Employee Employee
Goal : Seorang yang bekerja di perusahaan yang terdaftar sebagai karyawan
tetap, kontrak maupun karyawan part timer ataupun outsourcing. Dalam penggunaan sistem ini seorang karyawan memiliki hak akses untuk merubah
semua data yang berhubungan dengan data karyawan tersebut.
Characteristics: Sebuah sistem memiliki banyak pengguna dengan masing-
masing memiliki account user tersendiri tetapi memiliki perbedaan dalam hal hak akses dan keistimewaan lainnya.
Examples: Seorang employee ingin melakukan input data mengenai riset atau
penelitian yang dilakukan, seorang employee memiliki hak penuh atas akses untuk meng-input data hasil riset yang terdapat dalam sistem.
Tabel 4.18 Actor Specification General ManagerBoard of Direction General Manager Board of Direction
Goal : Seseorang yang bertugas sebagai pengendali kegiatan di sebuah
perusahaan dan sebagai pihak manajemen yang mengatur kinerja dari sebuah perusahaan dari segi finansial dan strategis perusahaan. Dalam penggunaan
sistem ini seorang General Manager ataupun seorang BOD memiliki hak akses khusus berupa username dan password tersendiri yang berguna sebagai akses
untuk mengendalikan sistem.
Characteristic : dalam penggunaan sistem, actor memiliki hak akses yang
berbeda dibanding dengan hak akses untuk admin dan employee, dengan memiliki keistimewaan berupa pengendali dalam sebuah sistem.
Examples : seorang General Manager atau BOD ingin mengetahui tingkat
keaktifan karyawan dalam menggunakan sistem ini, maka akan bisa diakses melalui report-report yang telah disediakan dan map mengenai pengetahuan
yang dimiliki seorang karyawan, sehingga akan menghasilkan sebuah pandangan mengenai diri karyawan seutuhnya.
4.8.7 Use Case Diagram
Gambar 4.27 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit
Pada Gambar 4.27 menunjukan Actor yang terlibat di dalam use case
diagram perancangan sistem adalah Karyawan, BODGM dan Administrator. Pada use case diagram tersebut, terdapat dua belas use case, diantaranya terdapat
dua use case pada package update file master yaitu update data karyawan dan update user account. Pada package manajemen knowledge terdapat use case
manajemen knowledge yang lebih detail akan digambarkan melalui sequence
diagram. Pada package cetak laporan terdapat tiga use case yaitu cetak dokumen riset, cetak dokumen work knowledge, cetak laporan kasus. Selanjutnya akan
dibahas lebih detil mengenai use case diagram sistem usulan tersebut dan dibagi berdasarkan actor yang terlibat di sistem usulan.
Gambar 4.28 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit Actor Karyawan
Pada Gambar 4.28, karyawan sebagai actor melakukan dua aktivitas use
case pada update file master yaitu update data karyawan dan update user account. Pada use case update data karyawan, menampilkan form yang berisi data-data .
Atribut-atribut yang berada di dalam form update data karyawan yaitu nik
karyawan, nama karyawan, alamat, telepon, email dsb. Pada form tersebut, karyawan dapat mengakses data-data karyawan, mengedit dan menghapus data
karyawan, untuk menambah data hanya bisa dilakukan oleh admin. Pada use case update user account, menampilkan form yang berisi data-user account. Atribut-
atribut yang berada di dalam form update user account yaitu Password lama dan password baru. Pada form tersebut, karyawan dapat mengakses data-user account,
dan mengedit user account. Aktivitas lain actor karyawan terjadi pada use case diagram manajemen
knowledge. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, karyawan melakukan aktivitas use case manajemen knowledge yang terdiri dari entry file knowledge
yaitu entry kasus, entry knowledge dokumen, entry berita, entry forum dan entry message. Pada entry kasus, form ditujukan untuk membuatmencetak laporan
kasus. Form tersebut berisi data-data kasus yang terjadi dalam pekerjaan sehari- hari. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry kasus yaitu id kasus, status
kasus, judul kasus, karyawan yang terlibat, fokus kasus dan sebagainya. Pada form tersebut, karyawan dapat mengakses data kasus, memasukan kasus baru
yang terjadi, melakukan sharing untuk menemukan solusi dan mencetak laporan kasus.
Pada entry knowledge dokumen, form ditujukan untuk membuatmencetak knowledge dokumen. Form tersebut berisi knowledge yang ada di perusahaan
berupa knowledge hasil riset, knowledge yang berasal dari dokumen-dokumen, dan dokumen mengenai knowledge sehari-hari atau work knowledge. Atribut-
atribut yang berada di dalam form entry knowledge dokumen yaitu no.knowledge dokumen, tanggal knowledge dokumen, judul dokumen, hasil riset dan sebagainya.
Pada form tersebut karyawan dapat mengakses data-data knowledge dokumen, membatalkan knowledge dokumen dan mencetak knowledge dokumen dengan
memanggil dan mencari data tersebut terlebih dahulu untuk menampilkan data dokumen yang diinginkan. Knowledge dokumen yang sudah dicetak akan
digunakan user untuk keperluannya sendiri. Pada entry berita, form ditujukan untuk membuatmencetak berita. Form
tersebut berisi berita yang telah di entry. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry berita yaitu nomor berita, tanggal berita dan judul berita, Pada form
tersebut karyawan dapat mengakses data-data berita, membuat berita, dan menyimpan berita.
Pada entry forum, form ditujukan untuk membuat sebuah topik di forum diskusi. Form tersebut berisi topik-topik knowledge yang berisi mengenai hal-hal
yang perlu disikusikan dengan user lain sehingga menghasilkan sebuah informasi berupa knowledge dan dimanfaatkan oleh user. Atribut-atribut yang berada di
dalam form entry forum yaitu id topik, isi topik, nama pembuat topik dan tanggal topik. Pada form tersebut karyawan dapat mengakses dan membuat topik share di
forum diskusi, membatalkan topik yang telah dibuat oleh user tersebut, dan mendiskusikannya kepada user lain dengan me-reply isi topik. Topik di forum
diskusi yang sudah mendapatkan sebuah knowledge bisa di closed oleh admin. Pada entry message, form ini ditujukan untuk membuat sebuah message
atau pesan yang dikirimkan oleh user yang memiliki account user kepada user lainnya yang terlibat di sistem ini. Atribut-atribut yang berada di form ini antara
lain Id pesan, pengirim pesan, penerima pesan dan isi pesan serta tangga pesan. Pada form tersebut karyawan bisa mengirim dan menerima pesan, menghapus
pesan dan membalas pesan tersebut. Balasan pesan akan di tujukan kepada user lain yang mengirim.
Aktivitas lain actor karyawan terjadi pada use case diagram cetak laporan. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, karyawan melakukan tiga
aktivitas use case pada cetak laporan yaitu cetak dokumen riset, cetak dokumen knowledge dan cetak laporan kasus. Semua form pada masing-masing use case
ditujukan untuk membuatmencetak laporan-laporan dari seluruh kegiatan pendokumentasian knowledge tertentu. Form-form tersebut berisi judul dokumen
apa saja yang diinginkan untuk membuat laporan dari masing-masing form. Karyawan dapat mencetak laporan cetak dokumen riset, cetak dokumen
knowledge dan cetak laporan kasus pada masing-masing form dengan menentukan judul dokumen yang diinginkan terlebih dahulu kemudian diakhiri
dengan menekan tombol print dan laporan akan tercetak. Laporan-laporan yang telah dicetak dimanfaatkan oleh seluruh karyawan.
Gambar 4.29 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit Actor GMBOD
Gambar 4.29 menjelaskan, BODGM sebagai actor melakukan dua
aktivitas use case pada update file master yaitu update data karyawan dan update user account. Pada use case update data karyawan, menampilkan form
yang berisi data-data . Atribut-atribut yang berada di dalam form update data karyawan yaitu nik karyawan, nama karyawan, alamat, telepon, email dsb. Pada
form tersebut, BODGM dapat mengakses data-data karyawan, mengedit data sesuai id karyawan tersebut dan menghapus data karyawan, untuk menambah data
hanya bisa dilakukan oleh admin. Pada use case update user account,
menampilkan form yang berisi data-user account. Atribut-atribut yang berada di dalam form update user account yaitu Password lama dan password baru. Pada
form tersebut, BODGM dapat mengakses data-user account, dan mengedit user account.
Aktivitas lain actor BODGM terjadi pada use case diagram manajemen knowledge. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, sama halnya denga
actor karyawan, BODGM melakukan aktivitas use case manajemen knowledge yaitu entry kasus, entry knowledge dokumen, entry berita, entry forum dan entry
message. Pada entry kasus, form ditujukan untuk membuatmencetak laporan kasus. Form tersebut berisi data-data kasus yang terjadi dalam pekerjaan sehari-
hari. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry kasus yaitu id kasus, status kasus, judul kasus, karyawan yang terlibat, fokus kasus dan sebagainya. Pada
form tersebut, karyawan dapat mengakses data kasus, memasukan kasus baru yang terjadi, melakukan sharing untuk menemukan solusi dan mencetak laporan
kasus. Pada entry knowledge dokumen, form ditujukan untuk membuatmencetak
knowledge dokumen. Form tersebut berisi knowledge yang ada di perusahaan berupa knowledge hasil riset, knowledge yang berasal dari dokumen-dokumen,
dan dokumen mengenai knowledge sehari-hari atau work knowledge. Atribut- atribut yang berada di dalam form entry knowledge dokumen yaitu no. knowledge
dokumen, tanggal knowledge dokumen, judul dokumen, hasil riset dan sebagainya. Pada form tersebut karyawan dapat mengakses data-data knowledge dokumen,
membatalkan knowledge dokumen dan mencetak knowledge dokumen dengan memanggil dan mencari data tersebut terlebih dahulu untuk menampilkan data
dokumen yang diinginkan. Knowledge dokumen yang sudah dicetak akan digunakan user untuk keperluannya sendiri.
Pada entry berita, form ditujukan untuk membuatmencetak berita. Form tersebut berisi berita yang telah di entry. Atribut-atribut yang berada di dalam
form entry berita yaitu nomor berita, tanggal berita dan judul berita, Pada form tersebut BODGM dapat mengakses data-data berita, membuat berita, dan
menyimpan berita. Pada entry forum, form ditujukan untuk membuat sebuah topik di forum
diskusi. Form tersebut berisi topik-topik knowledge yang berisi mengenai hal-hal yang perlu disikusikan dengan user lain sehingga menghasilkan sebuah informasi
berupa knowledge dan dimanfaatkan oleh user. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry forum yaitu id topik, isi topik, nama pembuat topik dan tanggal
topik. Pada form tersebut BODGM dapat mengakses dan membuat topik share di forum diskusi, membatalkan topik yang telah dibuat oleh user tersebut, dan
mendiskusikannya kepada user lain dengan me-reply isi topik. Topik di forum diskusi yang sudah mendapatkan sebuah knowledge bisa di closed oleh admin.
Pada entry message, form ini ditujukan untuk membuat sebuah message atau pesan yang dikirimkan oleh user yang memiliki account user kepada user
lainnya yang terlibat di sistem ini. Atribut-atribut yang berada di form ini antara lain Id pesan, pengirim pesan, penerima pesan dan isi pesan serta tangga pesan.
Pada form tersebut BODGM bisa mengirim dan menerima pesan, menghapus pesan dan membalas pesan tersebut. Balasan pesan akan di tujukan kepada user
lain yang mengirim.
Aktivitas lain actor BODGM terjadi pada use case diagram cetak laporan. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, BODGM melakukan empat
aktivitas use case pada cetak laporan yaitu cetak dokumen riset, cetak dokumen knowledge, cetak laporan kasus dan cetak laporan knowledge map. Semua form
pada masing-masing use case ditujukan untuk membuatmencetak laporan-laporan dari seluruh kegiatan pendokumentasian knowledge tertentu. Form-form tersebut
berisi judul dokumen apa saja yang diinginkan untuk membuat laporan dari masing-masing form. BODGM dapat mencetak laporan cetak dokumen riset,
cetak dokumen knowledge, cetak laporan kasus dan cetak laporan knowledge map pada masing-masing form dengan menentukan judul dokumen yang diinginkan
terlebih dahulu kemudian diakhiri dengan menekan tombol print dan laporan akan tercetak. Laporan-laporan yang telah dicetak dimanfaatkan oleh seluruh karyawan
kecuali laporan knowledge map digunakan sebagai pertimbangan atas kinerja karyawan.
Gambar 4.30 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit Actor GMBOD
Keterangan dari Gambar 4.30 diatas, Administrator sebagai actor dapat
melakukan semua aktifitas yang terjadi di dalam sistem, mulai dari mebuat, meng- edit, menghapus dan mencetak semua fungsi yang terdapat di sistem. Admin juga
berperan sebagai pelaku maintenance sistem untuk merawat sistem tersebut.
4.8.8 Use Case Specification
Tabel 4.19 Use Case Spesification Login User Login User
Use Case : Login user adalah pintu gerbang untuk memasuki
sistem ini, user memiliki account login tersendiri untuk memulai beraktifitas di dalam sistem ini, account login tersebut diberikan
oleh administrator sistem yang dibagi menjadi beberapa tingkatan level hak akses user.
Object: employee
Function: to be added
Tabel 4.20 Use Case Spesification Employee Employee
Use Case : Status employee bisa digunakan oleh administrator,
employee dan general managerBOD. pada use case ini menyajikan informasi mengenai data karyawan yang disajikan
berdasarkan data diri karyawan dan riwayat pekerjaannya. Pada administrator biasanya dapat melakukan banyak hal di usecase
ini seperti update data bahkan men-delete data karyawan tersebut. Karena administrator memiliki hak akses yang berkuasa
untuk mengatur sistem. Untuk actor lainnya hak akses yang dipakai hanya sebatas untuk meng-update data dan searching
data karyawan.
Object: employee
Function: to be added
Tabel 4.21 Use Case Spesification Case Case
Use Case: untuk use case Case, bisa digunakan untuk actor
administrator, employee dan GMBOD. Pada use case ini digunakan sebagai wadah untuk menuangkan kejadian-kejadian
yang terjadi di lapangan ataupun di kantor dalam melaksanakan tugas kerja. Untuk administrator porsi yang didapatkan lebih
besar yaitu sebagai pengawas data-data case yang masuk ke dalam database dan berfungsi sebagai pengendali dalam data
case dan dapat memberikan sebuah solusi dari sebuah kasus yang terjadi. Untuk actor lainnya hak akses yang didapatkan hanya
sebatas input data case, input kronologi kejadian dan meng- update case tanpa bisa men-delete case tersebut.
Object: case, chronology
Function: to be added
Tabel 4.22 Use Case Spesification Document Document
Use Case : Document dapat diakses oleh seluruh actor baik
administrator, employee maupun General Manager ataupun BOD. Use case ini merupakan sebuah proses pendokumentasikan
knowledges yang ada dalam perusahaan berupa bentuk dokumen file hasil research atau hasil dari pelatihan-pelatihan dan berupa
work knowledge yang ada setiap harinya yang dilaporkan oleh seluruh actor. Semua actor berhak menakses semua fungsi yang
ada di use case ini. Hasil akhir yang didapatkan adalah berupa print out dari masing-masing dokumen.
Object: employee, dokumen
Function: to be added
Tabel 4.23 Use Case Spesification Message Message
Use Case: message bisa digunakan oleh semua actor yang terlibat
dalam system ini, baik itu administrator, employee ataupun GMBOD. Semua actor memiliki hak akses yang sama dalam
penggunaan message, baik untuk mengirim message antar karyawan ataupun message ke management atau BOD. Masing-
masing actor memiliki inbox, untuk mengetahui message yang diterima
ataupun untuk
membalas message
ataupun menghapusnya.
Object: message, employee
Function: to be added
Tabel 4.24 Use Case Spesification ScienceInfo ScienceInfo
Use Case: ScienceInfo dapat diakses oleh seluruh actor, hanya
dibedakan oleh hak akses dari masing-masing actor untuk memproses
aktifitas. ScienceInfo
digunakan untuk
menginformasikan segala sesuatu mengenai apa saja yang berhubungan dengan kepegawaian baik berupa jadwal kerja,
pengumuman atau hal lainnya. Administrator bertugas sebagai pihak yang mengatur aktifitas di scienceInfo berupa input, edit dan
delete scienceInfo. Untuk actor lainnya mempunyai hak akses hanya sebatas melihat info saja.
Object: scienceinfo, employee
Function: to be added
Tabel 4.25 Use Case Spesification News News
Use Case: News bisa digunakan oleh seluruh actor yang terlibat
dalam sistem. News berfungsi menampilkan semua berita yang berhubungan dengan perusahaan atau berita lainnya yang berguna
untuk karyawan. Seluruh actor bisa menggunakan news dengan semua aktifitas seperti input dan update news tetapi untuk delete
hanya dapat dipakai oleh administrator.
Object: news, employee..
Function: to be added
Tabel 4.26 Use Case Spesification Forum Forum
Use Case: forum diskusi digunakan untuk melakukan proses sharing
knowledge antar karyawan. Forum dapat digunakan oleh seluruh actor yang terlibat dalam sistem. Semua actor bisa memposting topik
yang ingin di share oleh karyawan lainnya sehingga terjadi interaksi oleh semua karyawan. Seluruh actor bisa membuat new posting dan
mengupdate posting-an tersebut dengan akses yang dimilikinya. Untuk administrator berhak untuk men-delete posting yang dianggap
tidak berguna untuk proses interaksi.
Object: employee
Function: to be added
Tabel 4.27 Use Case Spesification Knowledge Map Knowledge Map
Use Case: Knowledge Map bisa diakses oleh actor yang memiliki
hak akses khusus seperti administrator dan General Manager atau BOD, untuk GM dan BOD diberikan akses hanya Read saja, tidak
diberikan akses untuk menginput data knowledge map tersebut. Knowledge map berisi mengenai tingkat kemahiran seorang
karyawan yang diukur melalui level kemampuan dan kepemilikan knowledge, sehingga akan menggambarkan aset yang dimiliki oleh
seorang karyawan dalam hal kepemilikan knowledge.
Object: employee
Function: to be added
Tabel 4.28 Use Case Spesification Category Category
Use Case: Category hanya bisa diakses oleh seorang administrator,
baik berupa input, edit dan delete category. Category digunakan sebagai penghubung pada knowledge map yang digunakan sebagai
catatan dalam pengelompokan knowledge yang dimiliki oleh karyawan.
Object: kategori
Function: to be added
Tabel 4.29 Use Case Spesification Search Search
Use Case : Fungsi Search digunakan hampir disemua fitur yang ada
di sistem ini, searching digunakan ketika user ingin mengetahuai dan
mendapatkan knowledge yang tersimpan dalam waktu lama di sistem ini.
Object: employee, document, news, scienceinfo, case
Function: to be added
Tabel 4.30 Use Case Spesification Print-out Print-out
Use Case : fungsi Print-out terdapat pada fitur yang memiliki
knowledge yang berbentuk file dokumen dan memiliki sub fitur berupa layanan untuk mencetak hasil dokumen yang ada, dan bisa
dimanfaatkan dalam pengembangan knowledge.
Object: employee, document, research
Function: to be added
Tabel 4.31 Use Case Spesification Logout Logout
Use Case : Fungsi yang dimiliki oleh sistem agar mempermudah user
untuk keluar dari sistem untuk sementara.
Object: employee
Function: to be added
4.8.9 Function List
Tabel 4.32 Function List Knowledge Management System
4.8.10 Window List and Print-Out List
Tabel 4.33 Window List and Print-Out List
4.8.11 Sequence Diagram
4.8.11.1 Sequence Diagram Login Administrator
Gambar 4.31 Sequence Diagram Login Administrator
Dari Diagram diatas menjelaskan bagaimana alur sebuah proses sistem manajemen pengetahuan yang dimulai dari bagaimana seorang admin untuk
mengakses dalam sebuah fungsi login administrator. Pada awalnya seorang aktor yang dalam hal ini seorang admin akan meng-create sebuah fungsi di window
login Admin, di window login admin, aktor akan berinteraksi dengan fungsi timeline di window aktor dengan meng-entry data username dan password login
yang dimilikinya, lalu kemudian masih di window login, aktor akan memilih button login. Setelah itu, sistem akan mengakses database yang berhubungan di
objek tersebut yaitu database user, sistem akan mencocokan username dan
password yang di-entry oleh aktor, apabila cocok sistem akan memberikan hasil berupa hak akses untuk menuju sebuah window berikutnya.
4.8.11.2 Sequence Diagram Login User
Gambar 4.32 Sequence Diagram Login User
Seperti halnya pada sequence diagram login admin, pada login user juga memiliki kesamaan proses dalam mengakses sistem ini, yang membedakan hanya
aktor yang berperan, bukan lagi admin tapi user biasa yang sudah memiliki hak aksesa dalam sistem ini dan window yang digunakan adalah window login khusus
untuk user yang telah terdaftar, secara proses sama dengan login administrator.
4.8.11.3 Sequence Diagram Update Data Karyawan Admin
Gambar 4.33 Sequence Diagram Employee Admin
Pada diagram ini, aktor yang berperan adalah Admin, Admin dalam proses employee berperan sebagai pengatur semua data yang tersedia dan tersimpan di
sistem ini. Dalam sequence diagram ini di jelaskan peranan seorang Admin dalam mengelola sebuah knowledge yang tersedia didalam database employee. Aktor
memulai proses ini dengan berhubungan dengan objek yang terkait antara lain adalah login admin dan window login, seperti di jelaskan sebelumnya, untuk
mengakses sistem ini semua aktor harus melalui proses login user baik itu Admin maupun user terdaftar lainnya. Kali ini yang berperan adalah aktor Admin yang
sudah di jelaskan sebelumnya. Setelah proses login berhasil, masih didalam timeline yang sama dengan objek sebelumnya yaitu window login admin, aktor
akan meneruskan untuk meng-create objek lain yaitu window employee, di dalam window ini Admin dapat melakukan peranannya untuk mengelola knowledge yang
tersedia di database employee ini, mulai dari membuat user baru, membuat hak akses atas user, sampai menghapus account user. Dalam proses mengelola
tersebut, Admin melakukannya di window employee yang pada saat bersamaan akan menghubungkan ke objek lainnya yaitu database karyawan, pada saat itulah
proses terjadi, yaitu proses update knowledge maupun proses lainnya.
4.8.11.4 Sequence Diagram Update Data Karyawan User
Gambar 4.34 Sequence Diagram Employee User
Pada Sequence Diagram diatas dijelaskan bahwa sistem ini diakses oleh aktor lainnya yaitu user. User yang memiliki hak akses ini hanya user yang sudah
terdaftar dalam sistem ini, yang memiliki username dan password untuk login user. Dalam sequence diagram ini digambarkan user dalam mengakses window
employee, proses ini dimulai dari ketika seorang user akan mengakses yaitu dengan menghubungkan objek yang terkait yaitu window employee user dan
database employee. User memulainya dengan meng-create sebuah objek yaitu window employee lalu dari window employee tersebut langsung menghubungkan
dengan database employee. User memiliki hak akses hanya meng-edit data atas namanya sendiri, tidak bisa menghapus dan mengelola account user lainnya. Pada
saat proses edit, sistem akan berinteraksi dengan objek lainnya yang kemudian meng-update data secara otomatis.
4.8.11.5 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry Document
+ ,
-. -.
-.
-. -.
-. -.
-.
-. -.
-.
-. -.
Gambar 4.35 Sequence Diagram Document
Diagram diatas menjelaskan sebuah proses yang terjadi dalam mengelola sebuah objek di dalam sistem yaitu pengelolaan dokumen, baik itu dokumen hasil
riset maupun dokumen lainnya. Sequence diagram ini menjelaskan bagaimana seorang aktor mengelola dan meyimpan sebuah dokumen yang memiliki tingkatan
knowledge yang diperlukan oleh karyawan. Seperti hal proses sebelumnya, aktor yang terlibat dalam proses ini, juga mengawali dengan login user baik itu untuk
Admin maupun user lainnya yang sudah dijelaskan dalam proses sebelumnya. Selanjutnya didalam timeline yang sama aktor meneruskan lagi dengan
berhubungan dengan objek lainnya yaitu meng-create sebuah window document, pada window ini langsung terhubung dengan database. Dalam proses ini ada 3
buah database yang terlibat yaitu database research, work knowledge dan database document itu sendiri dan masing-masing memiliki fungsi yang berbeda
di dalam sistem ini dan tidak berjalan secara bersama.
4.8.11.6 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry News
Gambar 4.36 Sequence Diagram News
Diagram di atas adalah Sequence diagram news, yaitu menjelaskan proses yang terjadi di dalam sistem untuk mengelola sebuah berita yang mengandung
knowledge yang berguna. Aktor yang terlibat dalam proses ini adalah Admin dan user lainnya yang telah terdaftar dalam sistem sebelumnya. Proses ini juga
dimulai dari login user baik login sebagai Admin ataupun login sebagai user, perbadaannya hanya sebagai hak akses dalam mengelola database news ini. Pada
timeline window login, user akan meneruskan untuk meng-create sebuah objek yaitu window news yang telah terhubung dengan objek lainnya yaitu sebuah
database news. Dalam timeline window news ini, terdapat beberapa fungsi sistem yang bisa digunakan oleh aktor yaitu untuk meng-update dan mengelola objek
yang terdapat dalam sistem ini. Setelah proses update dilakukan sistem secara otomatis akan menyimpan ke dalam database yang terhubung.
4.8.11.7 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry ScienceInfo
Admin
Gambar 4.37 Sequence Diagram ScienceInfo Admin
Diagram diatas adalah sequence diagram science info yang berperan sebagai media informasi antara pejabat perusahaan dengan karyawan. Dalam
sequence diagram ini dijelaskan bagaimana seorang aktor akan mengelola objek tersebut di dalam sistem. Dalam sequence diagram ini dijelaskan aktor yang
terlibat adalah Admin, peranan Admin adalah mengelola info yang terdapat dalam sistem ini, baik untuk mengedit info maupun menghapus info. Seperti proses
sebelumnya aktor yang terlibat mengakses sistem ini dengan proses login user,
kemudian di teruskan dengan meng-create sebuah objek yang terlibat yaitu window science info yang terdapat fungsi-fungsi yang bisa di gunakan oleh aktor.
Objek lainnya yang berhubungan dengan sistem ini adalah sebuah database science info yang menyimpan semua knowledge. Pada saat aktor meng-update
info dalam sistem, aktor tersebut melakukan interaksi terhadap objek yang digunakan yaitu window science info dan database, lalu setelah selesai meng-
update sistem akan menyimpan secara otomatis kedalam database tersebut.
4.8.11.8 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry Forum Diskusi
Admin
Gambar 4.38 Sequence Diagram Forum Diskusi Admin
Sequence diagram forum diskusi admin diatas menjelaskan bagaimana interaksi antar objek yang ada di dalam sistem ini. Aktor yang terlibat dalam alur
ini adalah Admin yang berperan dalam mengelola sebuah forum diskusi di dalam sistem. Aktor memulainya dengan melakukan login user untuk Admin, masih
berada di timeline window login Admin, kemudian di lanjutkan dengan interaksi objek lainnya yaitu meng-create sebuah window yang di beri nama window forum
diskusi yang langsung terkoneksi dengan objek lainnya yaitu database forum diskusi. Aktor diberikan hak akses untuk meng-update data yang dibutuhkan
didalam forum diskusi yang akan terotomatisasi tersimpan di dalam database.
4.8.11.9 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Forum Diskusi User
Gambar 4.39 Sequence Diagram Forum Diskusi User
Seperti halnya sequence diagram forum diskusi untuk admin, sequence diagram forum diskusi untuk user hampir memiliki alur proses yang sama, yang
membedakan adalah hak akses yang di berikan kepada aktor yang dalam hal ini adalah user. Jika pada Admin diberikan hak akses yang seluas-luasnya untuk
mengelola forum diskusi dalam sistem ini, pada user diberikan hak akses hanya untuk memberikan masukan atas topik yang ada di dalam forum diskusi tersebut
dan memberikan topik baru, tetapi tidak bisa menghapus topik yang telah ada.
4.8.11.10 Sequence Diagram Search
Gambar 4.40 Sequence Diagram Search
Sequence diagram search menjelaskan mengenai alur dari penggunaan fitur search di dalam sistem, aktor yang terlibat adalah Admin dan user yang
terdaftar. Prosesnya adalah aktor akan meng-create sebuah objek yaitu window
search dan sebuah database yang berisi knowledge di dalam sistem. Selanjutnya aktor akan meng-entry data yang akan di cari di dalam fungsi yang ada di window
search kemudian sistem mulai mencari dengan menghubungkan ke database yang ada, ada ataupun tidak, sistem akan menampilkan hasil yang di dapatkan di
window search.
4.8.11.11 Sequence Diagram Manajemen Knowledge Entry Message
1
1
1
1
+
Gambar 4.41 Sequence Diagram Message
Pada diagram diatas, aktor yang berperan dalam alur proses ini adalah Admin dan user yang terdaftar sebelumnya. Sequence diagram message
menjelaskan bagaimana alur seorang aktor akan mengirimkan message kepada user lainnya dan objek apa saja yang terkait mengenai hal tersebut. Dimulai
dengan interaksi aktor dengan window login, selanjutnya aktor akan meng-create sebuah objek yaitu window message yang di dalamnya terdapat fungsi-fungsi
yang bisa dipergunakan untuk proses pengiriman pesan. Semua aktor memiliki hak akses yang sama, yaitu mengirimkan, membaca dan menghapus pesan.
Setelah ada window message, aktor akan berinteraksi dengan objek lainnya yaitu sender list yang berhubungan dengan database karyawan, dari database itu akan
di dapatkan nama-nama yang akan dikirimkan pesan, setelah itu data yang telah di dapatkan akan ditampilkan di window message kembali, setelah itu aktor baru bisa
mengirimkan pesan. Di dalam message ada layanan inbox yang dimiliki oleh masing-masing user, untuk itu pada window message, aktor akan berinteraksi
dengan objek lain yaitu database message untuk memperoleh data message yang disimpan dan ditampilkan di window message.
4.8.11.12 Sequence Manajemen Knowledge Diagram Knowledge Map
+
+
1
02
Gambar 4.42 Sequence Diagram Map
Diagram diatas mempunyai peranan sebagai alur kegiatan yang dilakukan aktor dalam mengukur atau mengetahui knowledge apa saja yang dimiliki oleh
karyawan. Aktor yang terlibat dalam proses ini adalah Admin dan user yang telah terdaftar, tetapi yang dibedakan adalah hak akses. Dalam proses tersebut, admin
memulai dengan login user terlebih dahulu seperti dijelaskan dalam proses
sebelumnya, lalu kemudian aktor akan meng-create sebuah objek berupa window knowledge map dan berhubungan langsung dengan database knowledge map.
Admin memiliki hak untuk meng-entry data dan meng-update data, dan user
hanya bisa melihat atau membaca data.
4.8.12 Deployment Diagram
3
Gambar 4.43 Deployment Diagram
Deployment diagram tersebut merupakan gambaran dari interface yang terdapat pada client dan server. Pada sistem ini menggunakan sistem client server,
dimana pada client terdapat client user interface dan client system interface yang terhubung dengan server system interface yang diketahui sebagai hubungan dalam
proses dan penyimpanan data knowledge.
4.8.13 Navigation Diagram
4.8.13.1 Navigation Diagram Employee
+
Gambar 4.44 Navigation Diagram Employee
4.8.13.2 Navigation Diagram Case
+ 4
4 4
4 4
4 4
4 4
4
Gambar 4.45 Navigation Diagram Case
4.8.13.3 Navigation Diagram Document
Gambar 4.46 Navigation Diagram Document
4.8.13.4 Navigation Diagram Research
+ 4
Gambar 4.47 Navigation Diagram Research
4.8.13.5 Navigation Diagram ScienceInfo
+ 4
4 4
+ 4
4
4 4
4 4
4
4 4
4
Gambar 4.48 Navigation Diagram ScienceInfo
4.8.14 Window Diagram
4.8.14.1 Window Diagram Login
Gambar 4.49 Window Diagram Login
4.8.14.2 Window Diagram Homepage
Gambar 4.50 Window Diagram Homepage
4.8.14.3 Window Diagram User Account
Gambar 4.51 Window Diagram User Account
4.8.14.4 Window Diagram Case
Gambar 4.52 Window Diagram Case
4.8.14.5 Window Diagram Input Karyawan
Gambar 4.53 Window Diagram Input Karyawan
4.8.14.6 Window Diagram Input Karyawan
Gambar 4.54 Window Diagram Input Karyawan
4.8.14.7 Window Diagram Search Scienceinfo
Gambar 4.55 Window Diagram Search Scienceinfo
4.8.14.8 Window Diagram Document
Gambar 4.56 Window Diagram Document
4.8.14.9 Window Diagram Upload Document
Gambar 4.57 Window Diagram Upload Document
4.8.14.10 Window Diagram Work Knowledge
Gambar 4.58 Window Diagram Work Knowledge
4.8.14.11 Window Diagram Input Work Knowledge
Gambar 4.59 Window Diagram Input Work Knowledge
4.8.14.12 Window Diagram Research
Gambar 4.60 Window Diagram Research
4.8.14.13 Window Diagram Input Research
Gambar 4.61 Window Diagram Input Research
4.8.14.14 Window Diagram Search Research
Gambar 4.62 Window Diagram Search Research
4.8.15 Rancangan User Interface
4.8.15.1 Rancangan Login user
Gambar 4.63 Rancangan Login user
4.8.15.2 Rancangan Homepage
Gambar 4.64 Rancangan Homepage
4.8.15.3 Rancangan User Account
Gambar 4.65 Rancangan User Account
4.8.15.4 Rancangan Input Data Karyawan
+ 2
22 +
+ 54
+ 6
1 7
+
Gambar 4.66 Rancangan Input Data Karyawan
4.8.15.5 Rancangan Case Base
+ 2
22 +
Gambar 4.67 Rancangan Case Base
4.8.15.6 Rancangan Input Case
Gambar 4.68 Rancangan Input Case
4.8.16 Sistem Testing dan Implementasi 4.8.16.1 Sistem Testing
Pada tahap ini, penulis menggunakan metode pengujian unit dengan pendekatan black-box testing. Black-box testing adalah pengujian yang dilakukan
untuk antar muka perangkat lunak, pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima
dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari eksternal data berjalan dengan baik. http:widiyati.wordpress.com, 23 juli
2008 Pada pengujian Black-Box Testing, tidak perlu diketahui apa yang
sesungguhnya terjadi dalam sistemperangkat lunak. Karena yang diuji adalah masukan serta keluarannya. Dalam pengujian ini kita dapat menggunakan Use
Case Diagram yang kita kembangkan saat analisis sebagai panduan, apakah keluaran sesuai dengan harapan serta kebutuhan pengguna.
Pengujian secara black box, yaitu suatu pendekatan untuk menguji apakah setiap fungsi di dalam program dapat berjalan dengan benar. Berikut beberapa
proses yang dilakukan penulisan dalam pengujian ini, yaitu: a.
Fungsi-fungsi yang tidak benar, baik input maupun output. b.
Kesalahan interface. c.
Kesalahan dalam strukturdata atau akses database. Dibawah ini merupakan tabel hasil pengujian dari Aplikasi Sistem
Manajemen Pengetahuan pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit :
Tabel 4.34 Tabel Pengujian Sistem
No Rancangan Proses
Hasil yang Diharapkan Keterangan
Hasil
1. Input address aplikasi
http:localhostbener Menampilkan halaman
beranda pengguna dan form login
OK
2. Sudah terdaftar sebagai
user, Isi form login, kemudian klik tombol
‘login’ Menampilkan sesi
pertama halaman home user
OK
3. Pilih Menu Employee
Base Employee Menampilkan halaman
menu base employee OK
4. Pada base employee
pilih New Account Menampilkan Form
Isian data karyawan OK
5. Isi Data karyawan di
form isian data karyawan kemudian
pilih button create Menampilkan halaman
verifikasi sukses atau tidak dalam melakukan
pengisian Data tersimpan di
database, kemudian data ditampilkan di
base employee OK
6. Pilih salah satu
username lalu kemudian pilih action
set permission
Menampilkan Permission setting form
kemudian pilih Save Pilihan button Radio OK
7. Pilih salah satu
username lalu kemudian pilih action
Edit Menampilkan Form Edit
data account kemudian Update
Menampilkan halaman verifikasi
OK
8. Pilih salah satu
username lalu kemudian pilih action
Delete Menampilkan window
konfirmasi OK
9. Pilih Menu Employee
Search Employee Menampilkan Form
Pencariaan data Pilih Button Search
kemudian menampilkan
halaman result OK
10. Pilih Menu Case Base Case
Menampilkan halaman menu base case
OK
11. Pada base case pilih
Buat Case Menampilkan Halaman
input case OK
12. Isi form input case kemudian pilih button
Submit Menampilkan halaman
verifikasi sukses atau tidak dalam melakukan
pengisian Data tersimpan di
database, kemudian data ditampilkan di
base case OK
13. Pilih salah satu data Menampilkan halaman
Link button back OK
case lalu kemudian pilih action
View detail case.
untuk kembali ke base case
14. Pilih salah satu data case lalu kemudian pilih
action Edit
Menampilkan form edit data
pilih button update
Menampilkan halaman verifikasi
OK
15. Pilih salah satu case lalu kemudian pilih action
Delete Menampilkan halaman
konfirmasi Menampilkan
halaman verifikasi OK
16. Pilih Menu Case Search Case
Menampilkan Form Pencariaan data
Pilih Button Search kemudian
menampilkan halaman result
OK
17. Pilih Menu Document Base Document
Menampilkan halaman menu base document
OK
18. Pada base document pilih Buat Document
Menampilkan Halaman input document
OK
19. Isi form input document kemudian pilih button
Submit Menampilkan halaman
verifikasi sukses atau tidak dalam melakukan
pengisian Data tersimpan di
database, kemudian data ditampilkan di
base document OK
20. Klik icon liat hasil Menampilkan halaman
hasil akhir konsultasi perhitungan waris
Pada tabel record halaman riwayat
perhitungan yang pernah dilakukan
OK
4.8.16.2 Sistem Implementasi
Beberapa tahapan dalam implementasi sistem ini dibutuhkan beberapa pengaturan agar aplikasi dapat berjalan dengan benar dan sesuai dengan apa yang
diharapkan. Dalam tahapan implementasi ini Penulis hanya melakukan tes uji
coba sistem kepada para calon user sebelum perusahaan memutuskan untuk benar-benar meng-implementasikan sistem ini untuk di pergunakan sehari-hari.
Tahapan tersebut antara lain:
a. Metode Pre-test Sebelum Implementasi
Pada metode ini, Penulis mengemukakan keadaan sistem dan keadaan karyawan sebelum di implementasikannya Sistem Manajemen Pengetahuan
pada Departemen Sumber Daya Manusia, data yang diambil berdasarkan hasil analisa data yang diperoleh dari karyawan itu sendiri didalam
perusahaan, hasil data yang diperoleh adalah : hasil data Pre-test terlampir 1.
Presentase penilaian karyawan yang bermasalah dalam melakukan pekerjaan sehari-hari.
Presentase Karyawan yang bermasalah dalam melakukan kegiatan kerja sehari-hari
71 29
Bermasalah Tidak Bermasalah
Gambar 4.69 Diagram Presentase Karyawan yang bermasalah
dalam melakukan kegiatan kerja sehari-hari
Dari diagram diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sebagian besar karyawan PT. Mitra Mega Semesta DoctoRabbit mengalami permasalahan
dalam melakukan kegiatan pekerjaan sehari-hari atau sebesar 71 responden yang memilih. Permasalahan yang dihadapi oleh karyawan pada umumnya terdiri
dari ketika mereka ada tugas di luar kantor dan pekerjaan lainnya.
2. Presentase penilaian terhadap permasalahan yang sering dihadapi karyawan
Presentase penilaian terhadap permasalahan yang sering dihadapi karyawan
20 27
16 22
19 26
10 14
3 4
5 7
bahan pengajaran yang terlalu sulit
mencari referensi untuk menyelesaikan masalah
waktu yang sempit untuk melakukan brainstorming
antar karyawan materi presentasi yang
dihadapkan ke klien kurang
teknik penyampaian presentasi kurang
susahnya memahami situasi klien
Gambar 4.70 Diagram presentase penilaian terhadap
Permasalahan yang sering dihadapi karyawan Dari diagram di atas dapat diketahui masalah-masalah yang dialami oleh
karyawan pada saat mereka melakukan pekerjaan sehari-hari. Berdasarkan hasil dari kuesioner yang diberikan ke responden diketahui bahwa permasalahan utama
yang dipilih oleh 27 responden adalah bahan materi pengajaran yang terlalu sulit sehingga sulit dimengerti oleh para tutor, sehingga dalam pelaksanaan tugas
pengajaran dalam kegiatan klien terhambat karena ketidakpahaman tutor dalam menguasai materi. Selain permasalahan materi, permasalahan lain yang di pilih
yaitu 26 responden memilih bahwa waktu yang sempit untuk melakukan sebuah proses share knowledge atau brainstorming antar karyawan, sehingga pengetahuan
yang dimiliki karyawan tidak merata, dan tidak terjadi perluasan pengetahuan karyawan. Permasalahan lainnya adalah kurangnya referensi untuk meyelesaikan
permasalahan kerja sebanyak 22 yang dipilih responden dan permasalahan lainnya yang berkutat pada teknik presentasi karyawan terhadap klien perusahaan.
3. Presentase penilaian terhadap solusi yang didapatkan oleh karyawan
Presentase penilaian terhadap solusi yang didapatkan oleh karyawan
25 39
22 34
10 16
5 8
2 3
memberikan tutorial atau juklak untuk memudahkan
karyawan sering-sering melakukan
brainstorming atar karyawan
melakukan pelatihan memberikan contoh
kasus dan penyelesaiannya
menentukan karyawan menurut skill yang
dikuasainya
Gambar 4.71 Diagram presentase penilaian terhadap
Solusi yang didapatkan Karyawan Diagram diatas menjelaskan solusi yang dilakukan karyawan dalam
menghadapi permasalahan yang ada di perusahaan sehari-hari. Hampir sebagian karyawan akan membutuhkan sebuah tutorial atau juklak atau SOP untuk
memudahkan dalam melaksanakan pekerjaannya dan menyelesaikan masalahnya sebanyak 39 responden yang memilih. Selain itu solusi yang diambil adalah
34 responden memilih untuk bersama-sama melakukan brainstorming antar karyawan agar pengetahuan yang dimiliki karyawan bisa bertukar agar semakin
luas. Solusi lainnya adalah sebanyak 16 responden memilih melakukan pelatihan-pelatihan di perusahaan untuk meningkatkan skill dan 8 responden
memilih memberikan contoh kasus dan penyelesaiannya untuk memberikan gambaran atau referensi.
4. Presentase penilaian terhadap persiapan karyawan dalam menjalankan
pekerjaan di luar kantor.
Presentase penilaian terhadap persiapan karyawan dalam menjalankan pekerjaan di luar
kantor
29 37
3 4
20 25
12 15
15 19
mencari karyawan lain yang lebih ahli
mempersiapkan sendiri atau coba sendiri
mencari dokumen atau SOP yang ada
mencari referensi dari pengalaman teman
mencari referensi dari buku dan internet
Gambar 4.72 Diagram presentase penilaian terhadap
Persiapan karyawan dalam menjalankan pekerjaan luar kantor Diagram diatas menjelaskan bahwa presentase karyawan dalam
mempersiapkan diri mereka dalam menyiapkan segala sesuatu yang akan di bawa pada saat bertemu klien atau melakukan pekerjaan di luar kantor. Sebanyak 37
responden memilih mencari karyawan yang lebih ahli untuk sekedar bertukar ilmu dan berdiskusi. Cara lain yang dilakukan adalah dengan mencari dokumen atau
SOP yang tersedia sebanyak 25 responden. Hal lain yang dilakukan adalah dengan mencari referensi internet dan buku sebanyak 19 responden, dan
sebanyak 15 responden menanyakan pengalaman kepada rekan atau teman kerja serta 4 responden mempersiapkan sendiri atau coba sendiri.
5. Presentase penilaian terhadap persiapan karyawan dalam mengerjakan
pekerjaannya.
Presentase penilaian karyawan terhadap bahan yang di
gunakan dalam melaksanakan pekerjaannya
20 41
18 37
11 22
konsultasi dengan karyaw an lain
konsultasi dengan atasan
mencari referensi lew at dokumen yang ada
Gambar 4.73 Diagram presentase penilaian terhadap
Bahan materi yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan Dari diagram diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sebelum melakukan
pekerjaan di kantor atau luar kantor, biasanya karyawan akan mempersiapkan bahan atau materi yang diperlukan untuk keperluannya, biasanya didapatkan dari
hasil konsultasi dengan karyawan lain sebanyak 41 responden. Cara lain yaitu karyawan bisa menanyakan langsung dan berkonsultasi dengan atasannya
sebanyak 22 responden memilihnya, ataupun dengan hasil dari referensi deokumen yang ada di perusahaan sebanyak 37 responden.
6. Presentase penilaian karyawan terhadap kebutuhan media sharing
knowledge
Presentase peniliaian karyawan terhadap kebutuhan media sharing knowledge
96 4
karyawan yang membutuhkan media
sharing knowledge karyawan yang tidak
membutuhkan media sharing knowledge
Gambar 4.74 Diagram presentase penilaian terhadap
Kebutuhan media sharing knowledge Diagram diatas menunjukkan bahwa sebanyak 96 responden
membutuhkan media sharing knowledge sebagai media untuk membantu mereka dalam melaksanakan tugas sehari-hari dan membagi knowledge yang dimiliki
serta sebagai media bagi mereka untuk mencari knowledge yang mereka perlukan.
b. Metode Post-test Setelah Implementasi