Analisa dan perancangan sistem manajemen pengetahuan (knowzedge menegemnt system) pada departemen sumberdaya manusia (studi kasus Pt. Mitra Mega Semesta (doctoRabbit)

file:///E|/PDF/Abstraksi.txt

ABSTRAKSI

MUHAMMAD FAHRI -104093002970. Analisa dan Perancangan Sistem

Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) Pada Departemen

Sumber Daya Manusia (studi kasus PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)) dibawah

bimbingan Bayu Waspodo, MM dan Inayatullah, MMSI.

PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah sebuah perusahaan swasta

yang bergerak dalam bidang jasa yang menaungi kegiatan event organizer, event

management, party organizer, science center dan adventures yang berbasis sains.

Kemajuan teknologi mendorong organisasi tidak hanya berfokus pada kebutuhan pada

informasi semata, namun sudah mulai mengarah pada kebutuhan pengetahuan

(knowledge) bagi mereka. Knowledge dianggap sebagai sebuah resource atau asset

bagi orang yang memegang peranan penting di sebuah oganisasi. Namun knowledge

yang sudah ada jika tidak digunakan dan didokumentasikan dengan baik, maka akan

sia-sia dan kemudian bisa hilang. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah aplikasi yang

tentunya berbasis Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System)

agar dapat membantu dalam pengumpulan dan penyebaran knowledge untuk

dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh karyawan di kantor pusat maupun kantor

cabang. Penerapan berbasis web pada aplikasi ini, diharapkan memberikan

kemudahan dalam penerapannya untuk setiap karyawan yang ingin mengaksesnya.

Dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan metodologi pengembangan

Rapid Application Development (RAD) dan) dengan Unified Modelling Language

(UML ) sebagai tools dalam perancangannya.

V Bab + xxiii Halaman + 207 Halaman + Daftar Pustaka + Lampiran, 2010

Kata Kunci :

Sistem Manajemen Pengetahuan, DoctoRabbit, Knowledge

Management System, Building Block Knowledge Management,

RAD, UML.

ABSTRAKSI

MUHAMMAD FAHRI -104093002970. Analisa dan Perancangan Sistem

Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) Pada Departemen Sumber Daya Manusia (studi kasus PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)) dibawah bimbingan Bayu Waspodo, MM dan Inayatullah, MMSI.

PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang jasa yang menaungi kegiatan event organizer, event management, party organizer, science center dan adventures yang berbasis sains. Kemajuan teknologi mendorong organisasi tidak hanya berfokus pada kebutuhan pada informasi semata, namun sudah mulai mengarah pada kebutuhan pengetahuan (knowledge) bagi mereka. Knowledge dianggap sebagai sebuah resource atau asset bagi orang yang memegang peranan penting di sebuah oganisasi. Namun knowledge yang sudah ada jika tidak digunakan dan didokumentasikan dengan baik, maka akan sia-sia dan kemudian bisa hilang. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah aplikasi yang tentunya berbasis Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) agar dapat membantu dalam pengumpulan dan penyebaran knowledge untuk dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh karyawan di kantor pusat maupun kantor cabang. Penerapan berbasis web pada aplikasi ini, diharapkan memberikan kemudahan dalam penerapannya untuk setiap karyawan yang ingin mengaksesnya. Dalam perancangan sistem ini, penulis menggunakan metodologi pengembangan Rapid Application Development (RAD) dan) dengan Unified Modelling Language

(UML ) sebagai tools dalam perancangannya.

V Bab + xxiii Halaman + 207 Halaman + Daftar Pustaka + Lampiran, 2010

Sistem Manajemen Pengetahuan, DoctoRabbit, Knowledge Management System, Building Block Knowledge Management, RAD, UML.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Era globalisasi yang diwarnai semakin maraknya inovasi ditandai juga dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma dari yang semula mengandalkan pada resource based menjadi knowledge based yang bertumpu pada analisis bidang ilmu pengetahuan tertentu, misalnya kemasan informasi, metadatabase, data mining, data warehouse dan sebagainya, disertai dengan kemampuan SDM.

Oleh karena itu, peran pendidikan dan knowledge sharing di kalangan karyawan amat besar untuk meningkatkan kemampuan manusia dalam berfikir secara logis yang nantinya akan menghasilkan suatu yang kreatif dan inovatif. (Setiarso, 2009)

PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang Event Organizer yang berbasis sains. Dengan adanya perkembangan dalam bidang teknologi informasi diharapkan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat mempertahankan eksistensinya dengan mensosialisasikan proses pertukaran pengetahuan atau sharing knowledge yang ada di dalam perusahaan.

Pada PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit), tentunya tentang segala hal yang berhubungan dengan sistem informasi, termasuk perluasan ke arah pengembangan knowledge merupakan fokus penerapan yang setidaknya

menunjang salah satu peran dari perusahaan. Di dalam perusahaan, terdapat berbagai macam knowledge yang digunakan untuk mendukung operasional yang ada di perusahaan. Didalam hal ini karena menitikberatkan pada satu departemen, maka yang sangat berperan dalam pengendalian segala aktivitas operasional yang tercakup di dalam sebuah perusahaan adalah seorang General Manager dan semua manager yang menaungi departemen masing-masing.

PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) menyadari, bahwa knowledge adalah sebuah faktor yang penting untuk menunjang kesuksesan dan eksistensi perusahaan dimata pelanggannya dan masyarakat umum. Dengan adanya pengetahuan yang tersebar dan terdistribusi dengan baik, maka diharapkan perusahaan dapat berkembang dan bertahan dalam persaingan usaha yang semakin keras dengan menerapkan proses pembelajaran dengan konsep yang dinamakan Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management.

Knowledge dianggap sebagai salah satu resource atau asset bagi orang yang memegang peranan penting. Knowledge yang sudah ada jika tidak dipergunakan lagi dan dijaga dengan baik, maka akan menjadi sia-sia bahkan hilang. Knowledge yang baik adalah knowledge yang dapat digunakan terus-menerus dan dapat dikembangkan, diperbaharui dan terpelihara dengan rapih. Aktifitas yang secara terus-menerus dalam menggunakan knowledge dapat menambah kemampuan kolektif bagi individu, kelompok dan pada akhirnya tercipta kebebasan bersama pada sebuah organisasi.

Pengetahuan (knowledge) sebagai sumber hilang dari lingkungan perusahaan dapat disebabkan dalam beberapa faktor, faktor internalnya antara lain adanya mutasi kerja, kematian, pegawai yang resign (berhenti bekerja) atau

bahkan pindah bekerja ke perusahaan lain yang dianggap sebagai kompetitor. Sedangkan faktor eksternalnya adalah misalnya globalisasi bisnis, kompetisi, para pelanggan dan kompetitor yang semakin canggih. Sehingga pada prinsipnya kehilangan pengetahuan merupakan kehilangan investasi yang sudah dilakukan perusahaan, karena pengetahuan diperoleh dari proses pembelajaran dan pengalaman yang cukup panjang.

Untuk mengelola konsep tersebut, maka diperlukannya sebuah sistem yang dapat merealisasikan konsep manajemen pengetahuan atau knowledge management tersebut sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja karyawan perusahaan. Aplikasi manajemen pengetahuan sistem atau knowledge management system yang dirancang memiliki kegunaan untuk mengelola dan menyebarkan pengetahuan agar dapat digunakan dalam rangka memperlancar aliran informasi yang ada didalam perusahaan sehingga dapat didistribusikan dengan baik dan dimanfaatkan semaksimal mungkin oleh para karyawan untuk meningkatkan pengetahuan mereka didalam perusahaan. Knowledge Management System merupakan tools yang berbasiskan web yang memudahkan setiap penggunanya dalam mengumpulkan, mengelola, menyimpan dan menggunakan kembali, serta mendistribusikan knowledge yang ada di dalam sebuah organisasi.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka penulis mendapati permasalahan yang ada antara lain:

1. Bagaimana untuk mengoptimalkan perolehan dan penyebaran informasi yang dibutuhkan dalam peningkatan kinerja dan produktivitas perusahaan ?

2. Bagaimana upaya untuk proses pemusatan, pendokumentasian dan pengelompokan serta penyebaran pengetahuan seputar perusahaan untuk peningkatan kinerja karyawan ?

1.3 Batasan Masalah

Batasan Masalah yang akan dibahas dalam perancangan aplikasi ini adalah:

1. Studi kasus penelitian ini dilakukan di PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit).

2. Perancangan sistem manajemen pengetahuan dilakukan pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta untuk digunakan oleh user internal perusahaan.

3. Merancang sebuah aplikasi berbasis web yang mencakup memperoleh knowledge, sharing and distribution knowledge, dan komunikasi, serta pendokumentasian knowledge didalam perusahaan.

4. Membahas mengenai cara memperoleh dan menyimpan knowledge yang dibutuhkan, serta memanfaatkan knowledge yang ada seefektif mungkin. 5. Ilmu-ilmu pengetahuan yang ada dalam sistem manajemen pengetahuan ini

akan berfokus pada ilmu-ilmu yang berkaitan dengan kegiatan karyawan dalam mencari klien atau menjalankan pekerjaan secara baik di luar kantor, seperti bagaimana cara meningkatkan kualitas menangani klien, pengembangan produk dan inovasi dalam produksi, teknik presentasi, teknik negoisasi, teknik pembuatan proposal dan pengembangan knowledge lainnya dan mempertahankan kualitas produk yang sudah dianggap baik.

6. Perancangan sistem manajemen pengetahuan ini dititikberatkan pada upaya mengalirkan knowledge mengenai hasil-hasil riset sains yang dilakukan oleh karyawan pusat ke karyawan cabang atau sebaliknya, agar proses sharing knowledge dapat mengalir secara optimal dan berimbang, sehingga mampu meningkatkan kinerja.

7. Pada sistem ini, Penulis hanya menitikberatkan pada proses perancangan sistem dan tidak melakukan proses implementasi dan instalasi sistem di perusahaan.

8. Perancangan aplikasi tidak membahas masalah keamanan dan perlindungan terhadap komputer serta jaringan secara detail.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:

1. Memperoleh dan mengorganisir pengetahuan yang ada di perusahaan sehingga dapat dikelola dengan baik oleh karyawan sesuai dengan kebutuhan didalam perusahaan.

2. Mengintegrasikan knowledge yang tersedia kedalam suatu database dan dapat digunakan selanjutnya oleh sumber daya manusia yang berada di perusahaan tersebut sehingga memudahkan proses pencarian informasi yang dibutuhkan oleh karyawan.

3. Merancang aplikasi sistem manajemen pengetahuan yang berguna dan memiliki kemampuan dalam pengelolaan informasi dan pendistribusiannya. 4. Untuk dapat menganalisis kebutuhan perusahaan atas sarana komunikasi

5. Memungkinkan pertukaran pengetahuan antar karyawan.

6. Mengurangi kesalahan persepsi mengenai knowledge yang ada di perusahaan tersebut dan mengurangi waktu untuk menemukan solusi suatu masalah.

7. Mempersempit batasan jarak dan waktu antara komunitas yang ingin saling berbagi pengetahuan.

Adapun manfaat yang didapat dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Penulis

a. Untuk memenuhi salah satu syarat didalam menyelesaikan jenjang pendidikan strata satu pada Fakultas Sains dan Teknologi program studi sistem informasi.

b. Menambah wawasan penulis didalam proses perancangan aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan khususnya pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta.

2. Bagi PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)

a. Dapat mengelola pengetahuan yang ada dalam Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta agar dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam perusahaan.

b. Memberi kemudahan dalam pendistribusian dan penyebaran pengetahuan di dalam perusahaan khususnya di Departemen Sumber

Daya Manusia dengan menggunakan aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan.

c. Membantu para karyawan untuk memperoleh pengetahuan yang dibutuhkan.

d. Semoga penulisan ini juga dapat bermanfaat bagi pihak lain atau pembaca sebagai media informasi khususnya bagi pembaca yang memiliki minat dan kepentingan yang sama.

1.5 Metodologi penelitian

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

1. Penelitian Kepustakaan dan Studi Literatur (Library and Literature

Research)

Metode kepustakaan dan studi literatur dilakukan untuk mengumpulkan data dengan mencari dan membaca buku-buku yang dapat menunjang dalam penyusunan skripsi ini serta mencari data yang berhubungan melalui media internet dan juga memperoleh hasil perbandingan terhadap skripsi dengan judul sejenis. Skripsi yang dibandingkan adalah skripsi dengan judul sama yaitu Knowledge Management, sehingga akan terlihat kelebihan dan kekurangan dari skripsi tersebut, dan saran-saran untuk skripsi yang akan dibuat.

2. Penelitian Lapangan (Field Research)

Dalam penelitian lapangan, dilakukan dengan mendatangi dan mewawancarai langsung terhadap pihak-pihak yang terkait didalam perusahan,

seperti diantaranya Manager, Head Division HRD serta para karyawan, dan melakukan observasi didalam perusahaan terhadap kegiatan yang dilakukan.

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Perancangan yang digunakan dalam merancang sistem manajemen pengetahuan ini adalah metode perancangan sistem dengan Rapid Application Development (RAD) dan berorientasi objek (OOAD) serta menggunakan tools UML (Unified modelling Language) (Mathiassen et al, 2000 ), dan menggunakan bahasa pemograman PHP dengan database MySQL.

Adapun pengertian RAD yaitu sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkain prototype / prototipe kerja sebuah sistem yang pada akhirnya berkembang ke dalam sistem final (atau sebuah versi). Adapun tahapan RAD adalah sebagai berikut:

a. Mendefinisikan Lingkup (Scope Definition) b. Analisis Sistem (System Analysis)

c. Perancangan Sistem (System Design)

d. Implementasi Sistem (System Construction and Testing) (Whitten et al, 2004 : 104).

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika dalam penulisan skripsi ini disusun dalam lima bab, dimana masing-masing bab saling berhubungan. Adapun Penulis membagi skripsi ini ke dalam beberapa bab yang secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini akan diuraikan latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan teori-teori yang relevan dalam menganalisis dan merancang sistem yang diperoleh dari berbagai sumber seperti buku referensi maupun internet yang menjadi landasan dan penulisan skripsi ini.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas metode pengumpulan data dan tahapan perancangan sistem yang digunakan. Perancangan sistem pada penelitian ini menggunakan alur sistem Rapid Application Diagram (RAD) .

BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang perusahaan, sejarah, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan yang ada di perusahaan. Pada tahap analisis seperti analisis sistem yang sedang berjalan, analisis proses bisnis, analisa building block manajemen pengetahuan (core process knowledge management). Bab ini juga berisi analisa permasalahan, analisa kebutuhan sistem dan analisa

solusi permasalahan yang diusulkan serta knowledge goal dari perusahaan.

Selain itu bab ini juga menjelaskan mengenai perancangan sistem manajemen pengetahuan yang diusulkan yang meliputi arsitektur perancangan yang diusulkan, fitur aplikasi manajemen sistem, penjelasan fitur, rancangan aplikasi, class diagram, use case serta sequence diagram. Dalam bab ini juga berisikan rancangan layar (interface) dari aplikasi yang dirancang.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini akan menguraikan kesimpulan dari pembahasan dalam merancang sistem manajemen pengetahuan, dan saran yang digunakan sebagai masukan untuk pengembangan sistem manajemen pengetahuan perusahaan.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Teori-Teori Umum

2.1.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1.1 Pengertian Sistem

Dalam mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan elemen. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut: yaitu suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Ladjamudin, 2005:2).

Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang saling berhubungan satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005:34).

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (McLeod, 2004:9).

Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (Kadir, 2003:54).

2.1.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu: (Ladjamudin, 2005:3).

a. Komponen Sistem

Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batasan Sistem

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang memepngaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung Sistem

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini, sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.

e. Masukan Sistem

Merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.

f. Keluaran Sistem

Merupakan hasil dari pemrosesan sistem, yang bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainnya.

g. Pengolahan Sistem

Merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna.

h. Sasaran Sistem

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

2.1.1.3 Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut: (Jogiyanto, 2005:6)

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Sistem fisik (physical system) merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.

Sistem buatan manusia (human made system) adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem informasi merupakan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu

Sistem tertentu (deterministic system) beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.

Sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup (closed system) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.

Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.

2.1.2 Konsep Dasar Informasi

2.1.2.1 Data Versus Informasi

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. (McLeod, 2004:12).

Data adalah deskripsi dari sesuatu atau kejadian yang kita hadapi (the description of things and events that we face). Definisi data yang lain adalah data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktor-faktor tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi (Ladjamudin, 2005:8).

2.1.2.2 Siklus Informasi

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data adalah sebagai berikut:

Sumber: Ladjamudin, 2005: 11.

2.1.2.3 Kualitas Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar :

Sumber : Jogiyanto, 2005:10

Gambar 2.2 Kualitas Informasi

Informasi yang baik adalah informasi yang berkualitas, informasi yang berkualitas ditentukan oleh hal-hal sebagai berikut: (Kadir, 2003: 46)

a. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

b. Tepat waktu (timelines)

Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat, karena nantinya tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga apabila dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan pengambilan keputusan dan tindakan.

c. Relevan (relevance)

Informasi harus memberikan manfaat yang baik untuk pemakai informasi tersebut.

2.1.2.4 Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu: manfaat dan biaya

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan (Jogiyanto, 2005:11).

2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1.3.1Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2005:11).

Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whitten, 2004:10).

2.1.3.2Komponen Sistem Informasi

Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti: (Kadir, 2003:70)

a. Perangkat keras (hardware)

Mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer. b. Perangkat lunak (software) atau program

Sekumpulan intruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk memproses data.

c. Prosedur

Sekumpulan aturan yang diapakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.

d. Orang

Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

e. Basis data (database)

Sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

f. Jaringan komputer dan komunikasi data

Sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.

2.1.4 Konsep Sistem Manajemen Pengetahuan ( Knowledge Management

System )

2.1.4.1Pengertian Manajemen dan Fungsi Manajemen

Manajemen mengacu pada proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. (Robin, 2000:8).

Menurut Robin dan Coulter (2000:11), prinsip manajemen yang fundamental meliputi empat fungsi tradisional manajemen, yaitu planning, organizing, leading dan control.

a. Planning

Mencakup mendefinisikan tujuan, penerapan strategi dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.

b. Organizing

Menentukan tugas-tugas apa saja yang akan dikerjakan, siapa yang mengerjakan, bagaimana tugas-tugas dikelompokkan dan tingkat mana keputusan-keputusan harus dibuat.

c. Leading

Mengarahkan, dan memotivasi semua pihak yang terlibat dan merencanakan pertentangan.

d. Controlling

Memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa semua orang menacapai apa yang telah direncanakan dan mengkoreksi penyimpangan yang signifikan.

2.1.4.2Pengertian Pengetahuan (Knowledge)

Pengetahuan adalah seluruh kesadaran jiwa dan keahlian-keahlian yang mana setiap individu dapat menggunakannya untuk memecahkan suatu masalah. Keduanya termasuk dalam teori dan aturan atau instruksi yang dilaksnakan setiap hari untuk suatu tindakan. Pengetahuan didasari pada data dan informasi. ( Probst et al, 2000:24).

Menurut Drucker, Knowledge atau pengetahuan adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasitersebut memampukan seseorang atau institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif. (Tobing, 2007:8).

Proses perubahan informasi menjadi knowledge (pengetahuan) menurut Davenport dan Prusak seperti yang ditulis oleh Tobing (2007:18), dilakukan melalui empat tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu :

a. Comparison

Membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi yang lain yang telah diketahui.

b. Consequences

Menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan tindakan.

c. Connection

Menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi dengan hal-hal lainnya.

Membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait informasi tersebut.

2.1.4.3Tipe Knowledge dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi knowledge (pengetahuan) di kelompokkan menjadi 3 jenis yaitu: (Wiryana, 2002)

a. Tacit Knowledge

Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses oleh pikiran seseorang. Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasi atau disusun dalam bentuk tertulis. Dalam knowledge ini termasuk intuisi, cognitive knowledge. Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit untuk dikodifikasikan. Biasanya knowledge ini terkumpul dari pengalaman sehari-hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan. Knowledge jenis ini akan menjadi explicit knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat (tertulis, grafik, dsb.).

b. Explicit Knowledge

Knowledge yang telah dikodifikasi atau diekplisitkan. Jadi biasanya sudah direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur. Knowledge ini jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer kepada pihak lain.

c. Share Knowledge

2.1.4.4 Pengertian Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)

Menurut American Productivity and Quality Centre (APQC) manajemen pengetahuan atau knowledge management adalah pendekatan-pendekatan sistematik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan knowledge kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. (Tobing, 2007:8).

Menurut Deborah Wyburn, Manajemen Pengetahuan adalah menyangkut bekerja sama sebagai sebuah team untuk berkolaborasi dan berbagi pengetahuan dan untuk saling belajar. (Tobing, 2007:23).

2.1.4.5 Pengertian Sistem Manajemen Pengetahuan

Sistem manajemen pengetahuan adalah mekanisme dan proses yang terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi asset intelektual organisasi yang pemanen. (Tobing, 2007:8).

2.1.4.6 Proses Utama Dalam Manajemen Pengetahuan

Menurut Probst et. Al (2000:29) untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokkan dan pengkategorian masalah yang ditemui diperusahaan tersebut. Ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktifitas yang dianggap sebagai proses inti knowledge managemant dan tekait satu dengan yang lainnya. Dalam proses pengidentifikasian tersebut diperlukan metode analisis yang disebut core process knowledge management (proses inti manajemen pengetahuan).

Sumber : Probst et Al. 2000:30

Gambar 2.3 core process knowledge management

Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) memiliki enam unsur proses inti yaitu:

a. Knowledge Identification

Mengidentifikasi pengetahuan ekplisit berarti menganalisa dan menggambarkan lingkungan perusahaan. Banyak sekali perusahaan yang kesulitan untuk mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi dan kemampuan. Ketidakjelasan mengakibatkan ketidakefisienan, keputusan yang tidak tersampaikan, dan duplikasi. Knowledge management yang efektif harus memastikan kejelasan eksternal dan internal dan membantu karyawan secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan.

b. Knowledge Acquisition

Perusahaan memasukkan bagian terpenting dari pengetahuan mereka dari luar. Hubungan dengan customer, supplier, peasaing dan mitra kerja disadari mempunyai potensi untuk menghasilkan pengetahuan. Perusahaan juga dapat membeli pengetahuan yang tidak bisa dibangun sendiri dengan merekrut ahli atau

memperolehnya dari perusahaan lain. Knowledge management yang sistematik harus mengambil kemungkinan ini sebagai sesuatu yang harus diperhatikan.

c. Knowledge Development

Pembangunan pengetahuan sebagai buiding block yang melengkapi dalam memperoleh pengetahuan. Fokusnya adalah menghasilkan kemampuan baru, produk baru, ide yang lebih baik, dan proses yang lebih efisien. Pembangunan pengetahuan meliputi seluruh usaha manajemen yang ditujukan dengan cara menghasilkan kemampuan yang belum ada di organisasi atau yang belum ada keberadaannya didalam atau diluar organisasi.

Secara Tradisional, pembangunan pengetahuan dipakai perusahaan dalam melakukan riset pasar, membangun departemen, padahal pengetahuan penting dapat juga muncul dari salah satu bagian dalam organisasi. Dalam building block ini, diperiksa secara umum apa yang dilakukan perusahaan dalam berhadapan dengan ide baru dan menggunakan kreativitas karyawannya. Ketika dipertimbangkan dari sudut pandang knowledge management, bahkan aktivitas yang dahulu dipandang sederhana, seperti proses produksi dapat dianalisa dan dioptimalkan sehingga menghasilkan pengetahuan.

d. Knowledge Sharing and Distribution

Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi adalah kondisi yang vital untuk mengubah informasi yang dikhususkan atau pengalaman menjadi suatu yang dapat digunakan oleh organisasi. Penentuan pada siapa saja pengetahuan tersebut dapat diakses dan seberapa luas akses yang diberikan. Pendistribusian pengetahuan memerlukan fasilitas yang menunjang agar pengetahuan yang dimaksud dapat diterima oleh orang yang bersangkutan.

Langkah yang paling penting adalah menganalisa peralihan pengetahuan dari individual ke grup atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi.

e. Knowledge Utilization

Keseluruhan inti dari knowledge management adalah memastikan bahwa pengertahuan yang sudah ada dalam organisasi dipakai secara produktif untuk keuntungan organisasi tersebut. Tetapi ada beberapa hal yang tidak menjadi penentu yaitu identifikasi yang sukses, dan distribusi pengetahuan yang penting tidak menjamin bahwa itu akan dipakai oleh perusahaan dalam aktivitasnya sehari-hari. Ada beberapa tantangan yang merintangi penggunaan pengetahuan yang berasal dari luar. Oleh karena itu langkah-langkah harus diambil untuk memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan aset pengetahuan seperti hak paten dan license digunakan secara penuh.

f. Knowledge Retention

Kompetensi yang dibutuhkan tidak secara otomatis tersedia setiap saat. Pemeliharaan yang selektif dari informasi, dokumen dan pengalaman-pengalaman membutuhkan manajemen. Organisasi biasanya mengkomplain bahwa penyusunan organisasi kembali akan menghabiskan sebagian ingatan organisasi. Proses-proses untuk memilih, mengurutkan dan secara berkala meng-update knowledge tersebut dari nilai potensi masa mendatang harus didistrukturisasikan secara hati-hati. Knowledge retention bergantung pada penggunaan yang efisien dari media penyimpanan organisasi global.

2.1.4.7 Practical Building Blocks dari Manajemen Pengetahuan

Menurut Probst et. al (2000:33) proses pengendalian sumber-sumber knowledge merupakan proses yang sangat penting bagi pencapaian kesuksesan jangka panjang dari knowledge management.

a. Penyempurnaan konsep (completing the concept)

Proses inti knowledge management akan berkembang saat penanganan knowledge sebagai suatu sumber. Akan ada banyak kesulitan jika perusahaan gagal mengimplementasikan penanganan knowledge melalui suatu startegi. Intervensi-intervensi operasional harus dibuat melalui sebuah framework yang akan mengkoordinasikan dan mengarahkan intervensi tersebut.

Knowledge goals dan knowledge assessment akan memperkuat konsep knowledge management dan mengubahnya menjadi suatu sistem manajemen. Knowledge goals akan mengklarifikasi arah-arah strategis dari knowledge management dan tujuan dari intervensi-intervensi khusus menjadi nyata. Sedangkan proses dari knowledge assessment akan melengkapi sistem tersebut. Knowledge assessment akan menyediakan data-data penting bagi pengendalian strategis dari proyek-proyek knowledge management.

b. Knowledge Goals

Knowledge Goals akan memberikan arah bagi Knowledge management. Knowledge goals akan menciptakan ketrampilan-ketrampilan yang perlu dikembangkan, dan pada tingkat apa ketrampilan tersebut dikembangkan. Normative knowledge goals ditujukan untuk menciptakan knowledge-aware dalam perusahaan, dimana ketrampilan-ketrampilan dari setiap individu dibagikan dan dikembangkan.

Hal ini akan membangun knowledge management yang efektif. Startegic knowledge goals mendefinisikan pengetahuan inti dari organisasi dan menspesifikasikan ketrampilan-ketrampilan yang akan dibutuhkan dimasa mendatang. Operational knowledge goals dikaitkan dengan pengimplementasian knowledge management. Operational knowledge goals mengubah Normative goals dan Strategic goals menjadi tujuan nyata.

c. Knowledge Assessment

Diperlukan metode-metode untuk pengukuran knowledge. Cara-cara yang digunakan dalam formulasi knowledge goals akan menentukan bagaimana evaluasinya. Kualitas dari tujuan akan menjadi jelas pada tahapan evaluasi. Proses pengawasan penting bagi pencapaian jangka panjang knowledge managemant yang efektif.

Ada delapan element building block dari knowldege management, yang ditunjukkan pada Gambar 2.4 berikut ini:

Sumber: Probst et al, 2000:34

2.1.4.8Definisi Knowledge Goals

Menurut Probst, knowledge goals memberikan arah kepada knowledge management. Knowledge goals menentukan keahlian apa yang aharus dikembangkan dan dalam tingkatan apa. Normative knowledge goals bertujuan untuk menciptakan suatu budaya perusahaan yang peka terhadap knowledge, dimana kemampuan individu disebarkan dan dikembangkan. Hal ini membangun suatu keadaan untuk knowledge management yang efektif. Startegic knowledge goals menentukan core knowledge dari perusahaan dan menentukan kemampuan yang dibutuhkan dimasa mendatang. Operational knowledge goals berhubungan dengan implementasi dari knowledge management, ia merumuskan normative dan strategic goals menajdi kegiatan yang kongkrit/jelas. ( Probst et. al, 2000:33).

Knowledge goals akan memberikan arah pada proses penting perusahaan seperti :

a. Element inti dalam perencanaan strategis

b. Menyediakan dasar bagi implementasi dan pengawasan c. Arahan umum umtuk pengembangan aktifitas

Probst mengkategorikan knowledge goals menjadi 3 kategori, yaitu :

1. Normative Knowledge Goals

Normative knowledge goals memberikan kesempatan kepada manajer untuk menciptakan budaya perusahaan yang knowledge-friendly dan menciptakan kebijakan-kebijakan yang mendukungnya. Langkah yang paling penting menuju suatu manajemen yang berbasiskan knowledge berada pada diterimanya fakta bahwa knowledge merupakan suatu yang penting untuk kesuksesan perusahaan. Dengan kata lain, tujuan utama dari normative knowledge goals adalah untuk

menciptakan budaya perusahaan yang knowledge-aware dan knowledge-friendly. (Probst et al, 2000:45-46).

Tujuan utama dari Normative knowledge goals adalah :

a. Menciptakan kondisi untuk strategic dan operational goals yang berorientasi knowledge.

b. Ditujukan untuk menciptakan budaya perusahaan yang peka terhadap knowledge.

c. Dibutuhkan dukungan dan komitmen dari top management.

2. Strategic Knowledge Goals

Strategic knowledge goals dapat menggantikan perencanaan strategis tradisional dengan menyediakan gambaran keahlian atau pengetahuan yang dibutuhkan di masa depan. Strategic knowledge goals menunjukkna keahlian apa yang harus dikembangkan dan dikelola, dan menentukan mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Strategic knowledge goals juga berisi rencana untuk bentuk startegis struktur perusahaan yang dibutuhkan mendukungnya. (Probst et al, 2000:53).

Fungsi dari strategic knowledge goals dapat disimpulkan sebagai berikut: a. Mendefinisikan keahlian atau pengetahuan yang dibutuhkan dimasa depan. b. Menunjukan isi dari core knowledge perusahaan.

c. Memugkinkan strategi antara terstruktur organisasi sejajar dengan management system.

3. Operational Knowledge Goals

Menurut Probst et al, ide-ide baru manajemen biasanya hanya berada pada tahap refleksi strategi, dan sebagai akibatnya tidak pernah secara nyata diterapkan.

Operational knowledge goals mengarah kepada kontrol dan pengawasan yang sistematis terhadap knowledge dalam konteks proses implementasi. (Probst et al, 2000:58).

Fungsi dari Operational knowledge goals dapat disimpulkan sebagai berikut:

a. Menjamin bahwa knowledge management diimplementasikan pada tingkat operasional.

b. Menerjemahkan normative dan strategic knowledge goals menjadi kegiatan yang kongkrit.

c. Mengoptimalkan insfrastruktur dari knowledge management.

2.1.4.9 Knowledge Goals pada tingkat yang berbeda

Normative goals berhubungan dengan visi umum dari kebijakan perusahaan dan semua aspek dari kebudayaan perusahaan. Strategic goals akan menciptakan program jangka penjang untuk merealisasikan visi tersebut. Operational goals membantu menjamin bahwa program-program strategis tersebut telah diimplementasikan dalam kegiatan perusahaan. Sehingga, knowledge goals pada tingkat berbeda harus saling melengkapi dan berkontribusi untuk merealisasikan tujuan-tujuan perusahaan. (Probst et al, 2000:45).

Tabel 2.1 di bawah ini akan menunjukkan tabel knowledge goals pada tiga

level yang berbeda.

Tabel 2.1 Knowledge Management Goals

! " #

$ % _$

&

'

'

(

)$*

&

2.1.4.10 Parameter Sistem Manajemen Pengetahuan

Dalam mendesain Knowledge Management beberapa parameter sistem perlu dipertimbangkan yaitu: (Wiryana, 2002)

1. Ketersediaan sistem (availibility) diharapkan mendukung proses dan budaya sharing.

2. Informasi yang ada dalam Knowledge Management harus dapat dijaga keakuratannya.

3. Metode penyimpanan, index dan pencarian harus dapat dilakukan secara mudah dan hasilnya efektif.

4. Sistem sebaiknya dapat selalu terakses dengan mudah. Dalam hal ini jelas pertimbangan perangkat yang dapat mengaksesnya harus seluas mungkin. Serta tidak terbatasi oleh satu platform saja.

! !

" # "

$

% %

% &

' (

% '

" ( )

* $

* $

Sumber : O’Brien, 2005:465

Gambar 2.5 Contoh mengenai kemampuan dan komponen dari portal

pengetahuan perusahaan menekankan penggunaannya sebagai sistem manajemen pengetahuan berbasis web

2.2 Teori-Teori Khusus

2.2.1 Konsep Dasar OOAD (Object Oriented Analysis and Design)

2.2.1.1 Pengertian OOA (Object Oriented Analysis)

Object Oriented Analysis / Analisis Berorientasi Objek adalah sebuah teknik model driven yang mengintegrasikan data dan proses kedalam konstruksi yang disebut objek. Model-model OOA adalah gambar-gambar yang mengilustrasikan objek-objek sistem dari berbagai macam perpsektif, seperti srtuktur, kelakuan, dan interaksi objek-objek (Whitten et al, 2004 : 179).

Objek adalah pembungkusan data (disebut properti) yang mendeskripsikan orang, objek, tempat, kejadian, atau sesuatu yang berlainan, dengan semua proses (disebut metode) yang diizinkan untuk menggunakan atau memperbaharui data dan properti-properti tersebut (Whitten et al,2004 : 179).

2.2.1.2 Pengertian OOD (Object Oriented Design)

Object Oriented Design / Perancangan Berorientasi Objek adalah sebuah pendekatan yang digunakan untuk menentukan solusi perangkat lunak khususnya pada objek yang berkolaborasi, atribut mereka dan metode mereka (Whitten et al, 2004 : 648).

2.2.2 Konsep Dasar UML (Unified Modelling Language)

2.2.2.1 Pengertian UML

UML adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh model-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan design sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemograman berorientasi objek (OO). (Fowler, 2004:1)

UML (Unified Modeling Language) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik/gambar untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan software berbasis OO (Object-Oriented). UML sendiri juga memberikan standar penulisan sebuah sistem blue print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam bahasa program yang spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem software (http://www.omg.org).

2.2.2.2 UML Diagram

UML menawarkan diagram yang dikelompokkan menjadi lima perspektif berbeda untuk memodelkan suatu sistem. Diagram UML menyajikan perspektif yang berbeda mengenai sistem informasi. Bagian berikut menjelaskan berbagai diagram UML beserta pengertiannya (Whitten et al, 2004 : 418-419).

2.2.2.2.1Class Diagram

Class Diagram menggambarkan kumpulan dari class-class dan hubungan struktural mereka. UML memiliki class diagram, mereka merupakan penjelasan yang penting di dalam analisa dan design berorientasi objek.

2.2.2.2.2Deployment Diagram

Deployment diagram menjelaskan tentang konfigurasi sistem pada form prosesor dan melampirkan objek-objek ke dalam prosesor. Prosesor adalah sebuah unit yang menyelenggarakan sebuah proses. Sejak kita membicarakan tentang dasar dari konfigurasi, kita akan menggambarkan prosesor sebagai objek.

2.2.2.2.3Sequence Diagram

Sequence Diagram menjelaskan interaksi diantara beberapa objek dari waktu ke waktu. Ini merupakan tambahan dari class diagram, yang menjelaskan secara umum. Sequence diagram dapat menahan detail tebtang kompleksitas, situasi yang dinamis yang menyertakan beberapa dari banyak objek yang dihasilkan dari class-class yang ada di class diagram.

2.2.2.2.4Statechart Diagram

Statechart Diagram menjelakan mengenai prilaku secara umum dari semua objek di dalam class tertentu dan contain state dan transisi diantara mereka. Statechart diagram adalah bagian dari UML.

2.2.2.2.5Use Case Diagram

Use case diagram menunjukkan hubungan antara actor dan use cases. Diagram ini dapat ditemukan di dalam UML, diagram ini pada dasarnya menjelaskan hal yang sama seperti yang terdapat di tabel aktor. Actor dan use case adalah dua elemen utama didalam penjelasan mengenai use case diagram. Mereka dapat terhubung satu sama lain, dengan demikian indikasi bahwa pemberian actor dalam sebuah diagram dapat berpartisipasi dalam pemberian use case. Actor dan use case juga saling terkait melalui penggunaan struktur class diagram.

2.2.2.2.6Navigation Diagram

Navigation Diagram merupakan sejenis dari statechart diagram yang berfokus pada keseluruhan yang dinamis dari user interface. Diagram menunjukkan partisipasi windows dan transisinya. Satu window mewakili state, setiap bagian mempunyai nama dan berisi sebuah icon (miniatur window).

2.2.2.2.7Window Diagram

Window Diagram menjelaskan layout dari satu window dan mengandung ke-detail-an outline dari elemen-elemen window.

2.2.3 Rapid Application Development (RAD)

Rapid Application Development (RAD) adalah suatu pendekatan desain sistem yang menggunakan teknik terstruktur, prototyping, dan JAD (Joint Application Development) untuk mengembangkan sistem secara cepat. (Whitten,2004 : 452).

RAD adalah sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkaian prototype bekerja sebuah sistem yang pada akhirnya berkembang kedalam sistem final. (Whitten, 2004: 104).

Adapun Strategi dari RAD dapat digambarkan melalui Gambar 2.6. dibawah ini:

Sumber : Whitten et al ,2004 : 105

2.2.4 Basis Data dan Database Management System (DBMS)

2.2.4.1 Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Jogiyanto HM, 2005:711).

Sampai dengan membentuk suatu database, data mempunyai jenjang yang dapat digambarkan sebagai berikut: (Jogiyanto HM, 2005:714).

+

&

) &

Sumber : Jogiyanto, 2005:714

Gambar 2.7 Jenjang dari data

Keterangan Gambar 2.7:

1. Characters merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus (special characters) yang membentuk suatu item data atau field.

2. Field menggambarkan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field membentuk suatu record.

Ada empat tipe field yang dapat disimpan, yaitu: (Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman, 2004:520)

a. Primary key adalah field yang merupakan identitas unik sebuah record di dalam sebuah file.

b. Secondary / alternate key adalah sebuah field yang mengidentifikasikan record tunggal atau sebuah subset dari record-record yang terkait.

c. Foreign key adalah field yang menunjuk pada record di dalam file yang berbeda di dalam sebuah database.

d. Descriptive field adalah field yang bukan kunci.

3. Record / tuple merupakan kumpulan dari field yang membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file. Misalnya file mahasiswa, tiap-tiap record dapat mewakili data tiap-tiap mahasiswa.

4. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya file mata kuliah berisi data tentang semua mata kuliah yang ada.

Adapun tipe file dan tabel konvensional antara lain: (Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman, 2004:521-522)

a. Master files adalah tabel yang record-nya relatif tetap. Sekali record ditambah ke master file, record akan tersimpan di dalam sistem. Meskipun values of fields pada sebuah record diubah, tetapi individual record-nya tetap tersimpan. Contoh master files yaitu customers, products dan suppliers.

b. Transaction files adalah tabel yang record-nya menggambarkan business events. Dalam sistem informasi, transaction record biasanya tersimpan dalam jangka waktu tertentu. Contoh transaction files yaitu orders, invoices dan registrations.

c. Document files adalah tabel yang berisi data historis. Document files digunakan untuk memudahkan untuk retrieval dan review tanpa regenerating dokumen.

d. Archival files adalah tabel yang berisi record file master dan transaksi yang sudah dihapus dari online storage.

e. Table look-up files adalah tabel yang berisi data yang relatif statis dan dapat di-share oleh aplikasi untuk menjaga konsistensi dan meningkatkan performa. Contoh table look-up files sales tax tables dan income tax tables. f. Audit files adalah tabel yang record-nya di-update untuk file lain, khususnya

master files dan transaction files.

g. Database merupakan kumpulan dari file membentuk suatu database.

2.2.4.2 Database Management System (DBMS)

Database Management System (DBMS) atau sistem manajemen basis data adalah perangkat lunak komputer khusus yang digunakan untuk membuat, mengontrol, dan mengelola sebuah database (Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley & Kevin C. Dittman, 2004:524).

Inti dari DBMS adalah database engine. Database engine merespon command-command khusus untuk membuat database dan membuat, membaca, meng-update serta menghapus record di dalam database.

Semua operasi input dan output yang berhubungan dengan database harus menggunakan DBMS. Bila pemakai akan mengakses database, DBMS menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan database (Jogiyanto HM, 1999:734).

Hubungan pemakai dengan database dapat dilakukan dengan dua cara: a. Secara interaktif menggunakan bahasa pertanyaan (query language). b. Dengan menggunakan program aplikasi.

2.2.5 Konsep Dasar Internet

2.2.5.1 Pengertian Internet

Interconnected Network yang lebih populer dengan sebutan Internet merupakan sekumpulan jaringan yang terhubung satu dengan lainnya, dimana jaringan menyediakan sambungan menuju global informasi. Internet telah memungkinkan komunikasi antar komputer dengan menggunakan Transmission Control Protocol / Internet Protocol (TCP/IP) yang didukung media komunikasi, seperti satelit dan paket radio. Jadi, jarak jangkaunya tidak terbatas. (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2007:23)

2.2.5.2 Sejarah Internet

Pada mulanya, internet berasal dari impian J.C.R. Licklider (1915-1990), seorang psikolog di Massachusetts Institute of Technology, tentang sebuah Galatic Networks di awal tahun 1960-an. Kemudian, ketika Licklider bekerja di Advanced Research Project Agency (ARPA) di Pentagon, Lawrence G. Robert mencoba mewujudkan impiannya.

Meskipun pertemuan antara Licklider dan Robert terjadi tahun 1964, Robert baru benar-benar konsentrasi untuk pengembangan internet mulai Desember 1966. Kemudian, Robert mulai menguraikan rencana jaringannya dalam konferensi-konferensi para peneliti. Akhirnya, internet dikembangkan dalam suatu penelitian militer Amerika Serikat yang disebut Advanced Research Project Agency Network (ARPANet). ARPANet menghubungkan pusat penelitian departemen pertahanan dengan pusat-pusat penelitian di universitas-universitas di Amerika Serikat. Tujuannya adalah menghadapi kemungkinan terjadinya serangan nuklir karena sifat jaringan internet tidak mudah dilumpuhkan hanya dengan merusak satu titik pusat layanan. Apabila satu titik diserang, maka sistem jaringan tetap dapat berfungsi. Internet memiliki protokol dan sistem pencari rute-rute alternatif untuk mengalirkan data dan informasi.

Beberapa elemen utama ARPANet disumbang oleh para periset seperti Leornard Kleinrock dan Paul Baran di Amerika Serikat serta Donald W. Davies di Inggris. Masing-masing membuat pendekatan untuk packet switching yang menjadi solusi untuk berbagai hambatan bandwidth. Caranya adalah dengan membagi pesan yang akan ditransmisikan menjadi paket-paket data kecil dan

mengirimkannya melalui kabel-kabel yang sama. Sementara itu, Roberts meminta bantuan Vinton G. Cerf dan Robert E. Kahn untuk mengembangkan sebuah protokol kontrol jaringan yang berfungsi menata kekacauan rencana packet switching. Di akhir 1970-an, mereka berhasil menyempurnakannya menjadi Transmission Control Protocol atau Internet Protocol (TCP/IP) yang masih digunakan hingga sekarang. Sebaliknya, untuk merakit perangkat keras pertama ARPANet Robert memilih Bolt, Beranek, and Newman (BBN) untuk membuat saklar jaringan yang pertama dan membangun server jaringan pertama di wilayah pesisir Timur pada tahun 1970. Inovasi selanjutnya dilakukan oleh Ray Tomlinson dari BBN. Ia membuat sebuah program e-Mail pada tahun 1971 yang kemudian menarik para ilmuwan lainnya ikut berkiprah di dalam Internet.

Sejarah internet telah menempuh waktu yang panjang. Namun, umumnya orang hanya melihat pada tahun 1970-an saat terjadi perkembangan teknologi informasi yang sangat menakjubkan. Peristiwanya adalah terbentuknya konvergensi antara teknologi komputer dan telekomunikasi, lalu melahirkan sebuah teknologi baru yang sangat dahsyat, yaitu internet.

Meskipun demikian, perkembangan teknologi internet sempat surut hingga tahun 1990-an gaung internet kembali merebak. Internet menjadi populer kembali sejak tahun 1995 dan ditandai bertambahnya secara drastis domain komersial dan jaringan World Wide Web (WWW).

Di Indonesia, jaringan internet mulai dikembangkan pada tahun 1983 di Universitas Indonesia berupa UINet oleh Dr. Joseph F.P. Luhukay. Ketika itu, ia baru menamatkan program doktor Filosofi Ilmu Komputer di Amerika Serikat.

Jaringan dibangun selama empat tahun. Pada tahun yang sama, Luhukay pun mulai mengembangkan University Network (Uninet) di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Uninet merupakan jaringan komputer dengan jangkauan lebih luas dan meliputi Universitas Indonesia, Institut Teknologi Bandung, Institut Pertanian Bogor, Universitas Gajah Mada, Institut Teknologi Surabaya, Universitas Hasanudin, dan Ditjen Dikti. (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2007:21-23)

2.2.5.3Sumber Daya Internet

Internet memiliki banyak sumber daya seperti pada tabel di bawah ini: (Kadir, 2003:374)

Tabel 2.2 Daftar sumber daya pada internet

Sumber Daya Keterangan

E-mail

Digunakan untuk melakukan pertukaran surat elektronis.

User Newsgroup Forum diskusi.

LISTSERV

Kelompok diskusi dengan menggunakan surat elektronis.

Internet Relay Chat (IRC)

Fasilitas yang memungkinkan pemakai melakukan percakapan dalam bentuk bahasa tertulis secara interaktif.

Telnet

Fasilitas yang memungkinkan koneksi (login) ke suatu sistem komputer.

File Transfer Protocol (FTP)

Sarana untuk melakukan transfer berkas dari komputer lokal ke komputer lain atau sebagainya.

Gopher

Perangkat yang memungkinkan pemakai untuk menemukan informasi yang terdapat pada server gopher melalui menu yang bersifat hirarkis.

Archie

Perangkat yang dapat digunakan untuk melakukan pencarian berkas pada situs FTP.

Very Easy Rodent-Oriented Netwide Index to Computer Archieves (Veronica)

Merupakan kemampuan tambahan yang dipakai untuk melakukan pencarian pada situs-situs gopher.

Wide Area Information Servers (WAIS)

Perangkat yang digunakan untuk melakukan pencarian data pada internet yang dilaksanakan dengan menyebutkan nama database dan kata kunci yang dicari.

World Wide Web (WWW)

Sistem yang memungkinkan pengaksesan informasi dalam internet melalui pendekatan hypertext (HTTP).

Sumber :Kadir, 2003:374

2.2.5.4 HyperText Transfer Protocol (HTTP)

HyperText Transport Protocol (HTTP) adalah suatu protokol internet yang digunakan oleh WWW. Dengan protokol ini sebuah web client (dalam hal ini

browser) seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox dapat melakukan pertukaran data hypermedia, seperti teks, gambar, suara bahkan video dengan web server. HTTP pertama kali dibuat oleh Tim Berners-Lee pada tahun 1990, dengan versi HTTP/0.9. Versi terbaru HTTP adalah HTTP/1.1. (Widodo, 2005:255-256).

2.2.5.5 Aplikasi Web

Aplikasi web dapat dibagi menjadi 2 kategori, yaitu web statis dan web dinamis (Kadir, 2003:386).

a. Web Statis

Web statis adalah aplikasi web yang berisi atau menampilkan informasi-informasi yang sifatnya statis (tetap). Disebut statis karena pengunjung tidak dapat berinteraksi dengan web tersebut. Pada web statis pengunjung hanya dapat melihat isi dokuman pada halaman web. Web statis biasanya menggunakan pemrograman web HTML dan tidak memiliki database.

b. Web Dinamis

Web dinamis adalah aplikasi web yang menampilkan informasi serta dapat berinteraksi dengan pengunjung dengan menggunakan form sehingga dapat mengolah informasi yang ditampilkan. Web dinamis biasanya menggunakan pemrograman web PHP dan memiliki database untuk menyimpan informasi, seperti MySQL.

2.2.5.6 Web Server

Web server adalah suatu perangkat lunak atau program (dan juga mesin yang menjalankan program) yang mengerti protokol HTTP dan dapat menanggapi permintaan-permintaan dari web browser yang menggunakan protokol.

Web server yang terkenal diantaranya adalah Apache dan Microsoft Internet Information Service (IIS). Apache merupakan web server antar-platform, sedangkan IIS hanya dapat beroperasi di sistem operasi Microsoft Windows saja. (Widodo, 2005:680).

Gambar 2.8 Logo web server APACHE

2.2.5.7Web Browser

Web browser ini mengacu pada suatu sistem perangkat lunak yang memungkinkan mengambil hypermedia dengan mengetik parameter pencarian atau mengklik grafik. Kemampuan ini membebaskan dari keharusan untuk mengetahui URL dari webpage yang berisi informasi yang dibutuhkan. Browser yang popular mencakup Infoseek, WebCrawler, dan Yahoo. Browser disebut juga search engine. (McLeod, 2004).

2.2.6 PHP

PHP adalah singkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman server side scripting, bahasa pemrograman yang digunakan oleh

web server untuk menghasilkan dokumen HTML secara on-the-fly. PHP merupakan interpreter yang dapat dieksekusi sebagai program Common Gateway Interface (CGI) untuk web server atau dijadikan modul dari web server. PHP merupakan bahasa script selain paling populer di lingkungan pemrogram, pengembang web, di lingkungan web server Apache, kini juga telah menjadi salah satu alternatif bahasa script di lingkungan web server di Windows.

PHP telah tersedia pada hampir semua sistem operasi jaringan yang menyediakan web server terutama web server Apache. Web server berbasis Windows non Apache juga telah mendukungnya, seperti IIS, PWS, atau Xitami, dari Windows 98/ME sampai dengan Windows NT 4/2000 dan XP.

Portabilitas aplikasi yang dikembangkan dengan menggunakan PHP lebih mudah, dan tidak membutuhkan perubahan pada source code aplikasi, salinkan langsung ke dalam server tujuan, maka aplikasi dengan PHP langsung dapat dijalankan. Portabilitas adalah kemampuan untuk dipindahkan dari satu platform sistem operasi kepada platform sistem operasi lain, misal dari Windows ke Linux atau sebaliknya. Kemudahan portabilitas ini adalah karena samanya PHP pada semua platform.

Halaman-halaman web yang menggunakan PHP sebagai script pengembangan aplikasinya memungkinkan membuat situs yang memiliki sajian informasi yang:

a. Interaktif, server dapat menerima masukan dari pemakai kemudian memproses masukan tersebut kemudian memberikannya lagi kepada pemakai berupa data hasil pengolahan.

b. Halaman dibuat berdasarkan suatu permintaan dari pengunjung/pemakai. Pemakai dapat memasukkan kriteria informasi yang diinginkan, PHP akan mengakses ke dalam database seperti MySQL untuk menampilkan informasi yang diminta tersebut.

c. Menampilkan informasi terbaru secara otomatis. Halaman web akan secara otomatis menampilkan informasi berdasarkan kriteria yang digunakan untuk meng-otomatisasi berita yang terbaru. (Sidik, 2005:323-325)

Gambar 2.9 Logo PHP

Kode HTML

Sumber: Kadir, 2003:389

Gambar 2.10 Mekanisme kerja permintaan dokumen PHP

Pada Gambar 2.11 terlihat bahwa ada pemrosesan di server untuk menterjemahkan kode PHP menjadi kode HTML. Kode HTML yang diterjemahkan oleh mesin PHP-lah yang akan diterima oleh pemakai (client). (Kadir, 2003:389).

2.2.7 MySQL

2.2.7.1 Mengenal MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirmkan datanya dengan sangat cepat, multiuser serta menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language).(Nugroho,2005).

MySQL memiliki dua bentuk lisensi, yaitu FreeSoftware dan Shareware. MySQL yang biasa kita gunakan adalah MySQL FreeSoftware yang berada dibawah lisensi GNU/GPL (General Public License). MySQL menggunakan logo standar berbentuk ikan lumba-lumba, seperti berikut ini:

Gambar 2.11 Logo MySQL

2.2.7.2 Kelebihan MySQL

MySQL adalah sebuah database server, dapat juga berperan sebagai client/server, yang open source dengan kemampuan dapat berjalan baik di OS (Operating System) manapun, dengan Platform Windows maupun Linux. Selain itu database ini memiliki beberapa kelebihan dibanding database lain, diantaranya adalah:

a. MySQL sebagai Database Management System (DBMS).

c. MySQL adalah sebuah Software database yang open source, artinya program ini bersifat free atau bebas digunakan oleh siapa saja tanpa harus membeli dan membayar lisensi kepada pembuatnya.

d. MySQL merupakan sebuah database server, jadi dengan menggunakan database ini anda dapat menghubungkannya ke media internet sehingga dapat diakses dari jauh.

e. MySQL merupakan sebuah database client. Selain menjadi server yang melayani permintaan, MySQL juga dapat melakukan query yang mengakses database pada server. Jadi MySQL dapat juga berperan sebagai client. f. MySQL mampu menerima query yang bertumpuk dalam satu permintaan

atau yang disebut Multi-Threading.

g. MySQL merupakan sebuah database yang mampu menyimpan data berkapasitas sangat besar hingga berukuran Gigabyte sekalipun.

h. MySQL didukung oleh driver ODBC, artinya database MySQL dapat diakses menggunakan aplikasi apa saja termasuk berupa visual sperti Delphi amupun Visual Basic.

i. MySQL adalah database menggunkan enkripsi password. Jadi database ini cukup aman karena memiliki password untuk mengaksesnya.

j. MySQL merupakan Server database yang multi user, artinya database ini tidak hanya digunakan oleh sepihak orang akan tetapi merupakan database yang dapat digunakan oleh banyak pengguna.

k. MySQL dapat menciptakan lebih dari 16 kunci per tabel, dan dalam satu kunci memungkinkan berisi belasan Field (Kolom).

l. MySQL mendukung field yang dijadikan sebagai kunci primer dan kunci unik (unique).

m. MySQL didukung oleh sebuah komponen C dan perl API, sehingga Database MySQL dapat diakses melalui sebuah program aplikasi yang berada dibawah protokol internet berupa web. Biasanya aplikasi yang sering digunakan adalah PHP dan Perl.

n. MySQL memiliki kecepatan dalam pembuatan tabel maupun peng-update-an table.

o. MySQL menggunakan suatu bahasa permintaan standar yang bernama SQL (Structured Query Language) yaitu sebuah bahasa permintaan yang distandarkan pada beberapa database server seprti oracle, PostGreSQL dll.

2.2.7.3 Perbedaan MySQL dan SQL

SQL adalah sebuah bahasa permintaan database yang terstruktur. Bahasa SQL dibuat sebagai bahasa yang dapat merelasikan beberapa tabel dalam database maupun merelasikan antar database.

MySQL adalah sebuah program database server yang memrlukan sebuah bahasa permintaan dalam melayani permintaan user.

Jadi dari pengertian di atas kita tahu bahwa MySQL adalah program database server dan SQL adalah bahasa yang digunakan didalamnya. SQL dibagi menjadi dua bentuk query, yaitu:

DDL adalah sebuah metode Query SQL yang berguna untuk mendefinisikan data pada sebuah database, adapun Query yang dimiliki adalah:

a. CREATE : Digunakan untuk melakukan pembuatan tabel dan database. b. DROP : Digunakan untuk melakukan penghapusan tabel maupun database. c. ALTER : Digunakan untuk melakukan pengubahan struktur tabel yang telah

dibuat, baik menambah Field (add), mengganti nama Field (change) ataupun menamakannya kembali (rename), serta menghapus (drop).

2. DML (Data Manipulation Language)

DML adalah sebuah metode Query yang dapat digunakan apabila DDL telah terjadi, sehingga fungsidari query ini adalah untuk melakukan pemanipulasian databse yang telah ada atau telah dibuat sebelumnya. Adapun Query yang termasuk di dalamnya adalah:

a. INSERT : Digunakan untuk melakukan penginputan /pemasukan data pada tabel database

b. UPDATE : Digunakan untuk melakukan pengubahan atau peremajaan terhadap data yang ada pada tabel.

c. DELETE : Digunakan untuk melakukan penghapusan data pada tabel. Penghapusan ini dapat dilakukan secara sekaligus (seluruh isi tabel) maupun hanya beberapa Recordset.

Kedua bentuk Query SQL tersebut dapat digunakan pada semua model basis data yang mendukungnya, baik yang berbasis Unix maupun Windows. Di dalam Windows misalnya, anda dapat mengimplementasikannya pada program penghasil

database seperti microsoft access atau pada semua database bawaan program visual seperti database Desktop yang bernama Paradox.

2.2.8 Rich Picture

Menurut Howard, Rich Picture adalah sebuah gambaran menggunakan semacam kartun yang melukiskan seluruh kepentingan stakeholder, dan beberapa dari struktur utama konteks kerja. Rich picture adalah sebuah alat untuk mencatat dan mengeluarkan pendapat tentang aspek-aspek dari konteks kerja, secara teliti, bagaimana mereka akan mempengaruhi desainnya (Howard, 1998).

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Metode Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan penelitian. Untuk mengumpulkan data dari sampel penelitian dilakukan dengan metode tertentu sesuai dengan tujuannya (Gulö, 2002). Dalam penelitian ini penulis menggunakan tiga metode untuk mengumpulkan data, yaitu penelitian kepustakaan (Library Research), pengamatan di lapangan (observasi), dan wawancara.

a. Penelitian Kepustakaan dan studi literatur (Library and Literature

Research)

Penulis melakukan penelitian kepustakaan sebagai bahan tambahan guna melengkapi kekurangan-kekurangan data yang diperoleh dari hasil wawancara dan observasi. Pengumpulan data dengan cara mengambil dari literatur, sumber-sumber media cetak maupun elektronik yang dapat dijadikan acuan pembahasan masalah dan dibuktikan dengan adanya daftar pustaka yang terlampir.

Pada metode pengumpulan data, penulis juga mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini. Adapun data-data buku yang digunakan dalam penulisan skripsi terdapat dalam daftar pustaka. Pencarian melalui media elektronik seperti internet juga dilakukan dalam memperoleh data-data tambahan yang tidak ditemukan pada media cetak.

Adapun studi literarur atau kajian literatur merupakan salah satu kegiatan penelitian yang mencakup : memilih teori-teori hasil penelitian, mengidentifikasi literatur, menganalisa dokumen, serta menerapkan hasil analisa sebagai landasan teori bagi penyelesaian masalah dalam penelitian yang dilakukan. Teori yang tepat disini adalah teori-teori yang bersesuaian dengan ruang lingkup masalah (Subana dan Sudrajat, 2005).

Dalam perbandingan sebagai acuan dalam pembuatan aplikasi sistem manajemen pengetahuan, maka dibutuhkan pengamatan terhadap aplikasi yang telah dibuat. Dari hasil pengamatan yang dilakukan oleh Penulis pada skripsi dengan judul ” Analisis dan Perancangan Knowledge Management Bagian Human Resources Development PT. XYZ ” yang disusun oleh Monica

Anggraeni, di dapat kelebihan dan kekurangan yang akan diuraikan pada Tabel

3.1 dibawah ini :

Tabel 3.1 Hasil penelitian studi literatur

Kelebihan Aplikasi Kekurangan Aplikasi 1. User Interface (User Friendly)

sehingga memudahkan bagi user dalam mengoperasikan aplikasi tersebut.

2. Menyediakan fitur untuk mendownload file oleh user, sehingga apabila karyawan membutuhkannya suatu file bisa

1. Jaringan Intranet

2. Tidak adanya fitur untuk menampilkan gambar, hampir semua menu yang tersedia hanya berisikan tulisan ataupun pengisian data sehingga sangat monoton terhadap apa yang di tampilkan. 3. Dari tampilan aplikasinya masih

langsung download di aplikasi tersebut.

3. Memberikan umpan balik yang informatif, seperti saat melakukan pengisian data dan di proses maka akan memberikan keterangan terhadap pengisian data tersebut baik gagal ataupun berhasil.

4. Saran dan keluhan dapat di simpan di dalam komputer dan dapat diolah menjadi sebuah laporan.

terlalu sederhana seperti header web yang hanya berupa garis persegi panjang polos tanpa ada tulisan, serta penggunaan gambar masih sedikit hanya logo

perusahaan saja yang ditampilkan.

b. Pengamatan (Observasi)

Menurut Nan Lin (1976), Pengamatan (observasi) adalah metode pengumpulan data dimana peneliti mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian (Gulö, 2002).

Penyaksian terhadap peristiwa-peristiwa itu bisa dengan melihat, mendengarkan, merasakan, yang kemudian dicatat seobyektif mungkin (Gulö, 2002).

Dalam hal ini penulis adalah pengamat sebagai partisipan (Gulö, 2002), dimana peneliti hanya berpartisipasi sepanjang yang dibutuhkan dalam penelitiannya.

Penelitian ini dilakukan dengan cara meninjau dan melakukan pengamatan secara langsung ke lapangan terhadap suatu kegiatan yang sedang dilakukan atau berjalan, untuk memperoleh semua data yang dibutuhkan. Penulis melakukan pengamatan langsung di departemen sumber daya manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit), mulai dari semua kegiatan yang terjadi, kegiatan para karyawan di dalam kantor maupun kegiatan diluar kantor, dan terlibat langsung dalam proses sharing serta diskusi yang dilakukan oleh para karyawan di dalam perusahaan.

Pengamatan ini dilakukan selama menjalani penelitian pada tanggal 1 Agustus 2008 - 30 November 2008, bertempat di PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) Gallery Niaga 9Q, Jl. H. Nawi Raya Kav. 9-11 Jakarta Selatan.

c. Wawancara

Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dengan responden (Gulö, 2002:119). Wawancara ini penulis lakukan dalam bentuk wawancara berstruktur, di mana pertanyaan-pertanyaan mengarahkan jawaban dalam pola pertanyaan yang dikemukakan (Gulö, 2002).

Dalam metode ini, penulis melakukan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait di perusahaan, ini mencakup General Manager, HRD Manager, Branch Manager PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) serta para karyawan di kantor pusat maupun kantor cabang, hal ini dilakukan demi mendapatkan data dan informasi beserta hal yang dibutuhkan sehingga penulis dapat mencatat hal-hal yang penting dan perlu dijadikan bahan analisa dalam penulisan skripsi ini. Adapun catatan hasil wawancara dapat dilihat pada lampiran.

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, Penulis memperoleh dan mengumpulkan informasi-informasi mengenai:

2) Keadaan umum perusahaan 3) Visi, misi dan tujuan perusahaan 4) Struktur organisasi

5) Keadaan karyawan 6) Sistem kerja karyawan

7) Keadaan perusahaan dalam mengelola pengetahuan.

3.2 Metode Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem lama. Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005).

Dalam system analysis and design, metode pengembangan sistem yang digunakan adalah RAD (Rapid Application Development) atau Pengembangan Aplikasi Cepat sebagai pendekatan dalam proses pengembangan sistem. Sebuah strategi pengembangan sistem yang menekankan kecepatan pengembangan melalui keterlibatan pengguna yang ekstensif dalam konstruksi, cepat, berulang dan bertambah serangkaian prototype bekerja sebuah sistem yang pada akhirnya berkembang kedalam sistem final. (Whitten et al, 2004).

Metode pengembangan sistem ini terdiri dari beberapa aktifitas yang tentunya sesuai dengan tahapan yang sebelumnya telah dijabarkan pada alur pengembangan sistem. Tahapan tersebut yaitu:

a. Mendefinisikan Lingkup (Scope Definition)

Pada tahap ini, user dan analyst menentukan batasan ruang lingkup proyek, melakukan semacam pertemuan untuk melakukan identifikasi tujuan dari aplikasi atau sistem dan melakukan identifikasi kebutuhan informasi untuk mencapai tujuan. Pada tahap ini hal terpenting adalah adanya keterlibatan dari kedua belah pihak.

b. Analisis Sistem (Analysis)

Tahapan analisa sistem dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Bisa juga karena diinginkannya pengembangan dari sistem yang sedang berjalan. Permintaan dapat datang dari seorang manajer di luar departemen sistem informasi atau dari pihak eksekutif yang melihat adanya masalah atau menemukan adanya peluang baru. (Kadir, 2003).

Dalam tahap ini akan membahas tentang uraian singkat gambaran umum perusahaan. Kemudian menganalisis permasalahan yang sering terjadi pada sistem yang sedang berjalan.

Adapun metode yang digunakan adalah Analisis berorientasi objek/Object-oriented analysis (OOA) dan dimodelkan dengan UML (Unified Modelling Language) sebagai tools-nya. Diagram UML yang digunakan adalah Activity Diagram. Selain activity diagram, juga digunakan diagram lain diluar diagram yang disediakan UML namun peranannya cukup penting dalam mendukung tahapan analisis sistem berorientasi objek, yaitu Rich Picture.

Menurut Howard,Rich Picture adalah sebuah gambaran menggunakan semacam kartun yang melukiskan seluruh kepentingan stakeholder, dan beberapa

25. Tampilan Form DATABASE KNOWLEDGE MAP

HALAMAN PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR ASLI KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.

Depok, Juli 2010/ Rajab 1931 H

Muhammad Fahri 104093002970

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Segala Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala karunia-Nya karena penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul Analisa Dan Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) Pada Departemen Sumber Daya Manusia (Studi Kasus PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)) dengan baik. Shalawat serta salam penulis haturkan kepada Nabi Muhammad SAW, para sahabat serta keluarga beliau dan seluruh pengikutnya hingga akhir zaman.

Skripsi ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan program S1 pada Program Studi Sistem Informasi di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Setelah seluruh penulisan skripsi ini terlaksana, penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu baik itu berupa motivasi, bimbingan, moril maupun materil, yang ditujukan kepada:

1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.SIS, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.

2. Bapak Aang Subiyakto, M.Kom, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dan Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI, selaku Sekretaris Program Studi Sistem Informasi, yang telah banyak memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan proses penyelesaian skripsi. 3. Bapak Bayu Waspodo, MM, selaku dosen pembimbing I dan Bapak

pengarahan dengan sabar dalam membantu menyelesaikan penulisan skripsi ini.

4. Seluruh jajaran dewan direksi dan karyawan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) khususnya Mas Handikin, Mbak Amie, Mas indra, Bos Bilal, Mbak Yana, Bu Tika dan karyawan lainnya baik di kantor pusat maupun kantor cabang yang telah berbagi ilmu dan pengalamannya. 5. Babab dan Ibu serta kakak-kakakku dan adikku tersayang serta para

keponakanku yang telah memberi support, motivasi, keceriaan dan omelannya, baik moril maupun materil. ” doa’in AA agar bisa mewujudkan cita-cita kalian...Amiin..”

6. Sahabat-sahabatku, saudaraku di SI B 2004 ”Mantabbun” Terima kasih kawan atas bantuannya, omelannya, saran dan kritiknya, support dan motivasinya yang diberikan ke penulis. ” you’re the best, thanks guys.. Mari kita wujudkan impian kita… hidup Mantabbun…”

7. Rekan-rekan Dapur Seni FST khususnya Endang, Fetty, Santo, Ical, Chandra, Sidik yang telah menemani dan mengisi hari-hari Penulis selama proses penyusunan skripsi ini di kampus dan seluruh temen-teman TI/SI lainya yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, tetapi tidak mengurangi rasa terima kasihnya kepada kalian semua.

8. Rekan-rekan Karang Taruna Citra Remaja RW 11 Tugu Cimanggis Depok, seluruh pengurus dari Bimbingan Belajar dan Kursus Komputer “Zid Ilma”, terima kasih atas motivasi dan support kepada Penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

Penulis sadar bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun agar penyusunan skripsi ini menjadi lebih baik lagi.

Akhir kata, semoga skripsi ini bermanfaat khususnya kepada penulis sendiri dan bagi yang membacanya.

Depok, Juni 2010 / Rajab 1931 H

Muhammad Fahri 104093002970