13 e.
Masukan Sistem Merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya
menjadi bahan untuk diproses. f.
Keluaran Sistem Merupakan hasil dari pemrosesan sistem, yang bisa berupa suatu informasi,
saran, cetakan laporan, dan sebagainnya. g.
Pengolahan Sistem Merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna. h.
Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai
sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan
dan keluaran yang dihasilkan.
2.1.1.3 Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut: Jogiyanto, 2005:6
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak abstract system adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang
berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik physical system merupakan sistem yang ada secara fisik.
Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
14
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah natural system adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia human made system adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem informasi merupakan contohnya, karena menyangkut
penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
Sistem tertentu deterministic system beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi
dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan
berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu probabilistic system adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup closed system merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara
otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Sistem terbuka open system adalah sistem yang berhubungan dan
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.
Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
15
2.1.2 Konsep Dasar Informasi 2.1.2.1 Data Versus Informasi
Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
McLeod, 2004:12.
Data adalah deskripsi dari sesuatu atau kejadian yang kita hadapi the description of things and events that we face. Definisi data yang lain adalah data
merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kesatuan nyata adalah berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan
orang yang betul-betul ada dan terjadi. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktor-faktor tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi
suatu informasi Ladjamudin, 2005:8.
2.1.2.2 Siklus Informasi
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam
menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data adalah sebagai berikut:
Sumber: Ladjamudin, 2005: 11. Gambar 2.1 Siklus Informasi
16
2.1.2.3 Kualitas Informasi
John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar :
Sumber : Jogiyanto, 2005:10 Gambar 2.2 Kualitas Informasi
Informasi yang baik adalah informasi yang berkualitas, informasi yang berkualitas ditentukan oleh hal-hal sebagai berikut: Kadir, 2003: 46
a. Akurat accurate
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu timelines
Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat, karena nantinya tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga apabila dijadikan dasar dalam
pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan pengambilan keputusan dan tindakan.
c. Relevan relevance
Informasi harus memberikan manfaat yang baik untuk pemakai informasi tersebut.
17
2.1.2.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu: manfaat dan biaya
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi
umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi
dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan Jogiyanto, 2005:11.
2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan Jogiyanto, 2005:11. Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi
informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah
organisasi Whitten, 2004:10.
18
2.1.3.2 Komponen Sistem Informasi
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti: Kadir, 2003:70
a. Perangkat keras hardware
Mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer. b.
Perangkat lunak software atau program Sekumpulan intruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk
memproses data. c.
Prosedur Sekumpulan aturan yang diapakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan
pembangkitan keluaran yang dikehendaki. d.
Orang Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem
informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. e.
Basis data database Sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan
penyimpanan data. f.
Jaringan komputer dan komunikasi data Sistem penghubung yang memungkinkan sumber resources dipakai secara
bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
19
2.1.4 Konsep Sistem Manajemen Pengetahuan Knowledge Management System
2.1.4.1 Pengertian Manajemen dan Fungsi Manajemen
Manajemen mengacu pada proses mengkoordinasi dan mengintegrasikan kegiatan-kegiatan kerja agar terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan
melalui orang lain. Robin, 2000:8.
Menurut Robin dan Coulter 2000:11, prinsip manajemen yang fundamental meliputi empat fungsi tradisional manajemen, yaitu planning,
organizing, leading dan control.
a. Planning
Mencakup mendefinisikan tujuan, penerapan strategi dan mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan.
b. Organizing
Menentukan tugas-tugas apa saja yang akan dikerjakan, siapa yang mengerjakan, bagaimana tugas-tugas dikelompokkan dan tingkat mana keputusan-
keputusan harus dibuat. c.
Leading Mengarahkan, dan memotivasi semua pihak yang terlibat dan merencanakan
pertentangan. d.
Controlling Memantau kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa semua orang
menacapai apa yang telah direncanakan dan mengkoreksi penyimpangan yang signifikan.
20
2.1.4.2 Pengertian Pengetahuan Knowledge
Pengetahuan adalah seluruh kesadaran jiwa dan keahlian-keahlian yang mana setiap individu dapat menggunakannya untuk memecahkan suatu masalah.
Keduanya termasuk dalam teori dan aturan atau instruksi yang dilaksnakan setiap hari untuk suatu tindakan. Pengetahuan didasari pada data dan informasi. Probst
et al, 2000:24. Menurut Drucker, Knowledge atau pengetahuan adalah informasi yang
mengubah sesuatu atau seseorang, hal itu terjadi ketika informasi tersebut menjadi dasar untuk bertindak, atau ketika informasitersebut memampukan seseorang atau
institusi untuk mengambil tindakan yang berbeda atau tindakan yang lebih efektif. Tobing, 2007:8.
Proses perubahan informasi menjadi knowledge pengetahuan menurut Davenport dan Prusak seperti yang ditulis oleh Tobing 2007:18, dilakukan
melalui empat tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu : a.
Comparison Membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi yang
lain yang telah diketahui. b.
Consequences Menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk
pengambilan keputusan dan tindakan. c.
Connection Menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi dengan
hal-hal lainnya. d.
Conversations
21 Membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait
informasi tersebut.
2.1.4.3 Tipe Knowledge dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi knowledge pengetahuan di kelompokkan menjadi 3 jenis yaitu: Wiryana, 2002
a. Tacit Knowledge
Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses oleh pikiran seseorang. Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasi atau
disusun dalam bentuk tertulis. Dalam knowledge ini termasuk intuisi, cognitive knowledge. Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit
untuk dikodifikasikan. Biasanya knowledge ini terkumpul dari pengalaman sehari- hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan. Knowledge jenis ini akan menjadi explicit
knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat tertulis, grafik, dsb..
b. Explicit Knowledge
Knowledge yang telah dikodifikasi atau diekplisitkan. Jadi biasanya sudah direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur. Knowledge ini
jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer kepada pihak lain.
c. Share Knowledge
Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama dalam suatu komunitas.
22
2.1.4.4 Pengertian Manajemen Pengetahuan Knowledge Management
Menurut American Productivity and Quality Centre APQC manajemen pengetahuan atau knowledge management adalah pendekatan-pendekatan
sistematik yang membantu muncul dan mengalirnya informasi dan knowledge kepada orang yang tepat pada saat yang tepat untuk menciptakan nilai. Tobing,
2007:8. Menurut Deborah Wyburn, Manajemen Pengetahuan adalah menyangkut
bekerja sama sebagai sebuah team untuk berkolaborasi dan berbagi pengetahuan dan untuk saling belajar. Tobing, 2007:23.
2.1.4.5 Pengertian Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem manajemen pengetahuan adalah mekanisme dan proses yang terpadu dalam penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan
pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi asset intelektual organisasi yang pemanen. Tobing, 2007:8.
2.1.4.6 Proses Utama Dalam Manajemen Pengetahuan
Menurut Probst et. Al 2000:29 untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokkan dan
pengkategorian masalah yang ditemui diperusahaan tersebut. Ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktifitas yang dianggap sebagai proses inti knowledge
managemant dan
tekait satu
dengan yang
lainnya. Dalam
proses pengidentifikasian tersebut diperlukan metode analisis yang disebut core process
knowledge management proses inti manajemen pengetahuan.
23
Sumber : Probst et Al. 2000:30 Gambar 2.3 core process knowledge management
Manajemen Pengetahuan Knowledge Management memiliki enam unsur proses inti yaitu:
a. Knowledge Identification
Mengidentifikasi pengetahuan
ekplisit berarti
menganalisa dan
menggambarkan lingkungan perusahaan. Banyak sekali perusahaan yang kesulitan untuk mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi
dan kemampuan. Ketidakjelasan mengakibatkan ketidakefisienan, keputusan yang tidak tersampaikan, dan duplikasi. Knowledge management yang efektif harus
memastikan kejelasan eksternal dan internal dan membantu karyawan secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan.
b. Knowledge Acquisition
