Panduan RUTA untuk memadukan manajemen risiko bencana ke dalam proyek pembangunan pedesaan

Kotak 3 Panduan RUTA untuk memadukan manajemen risiko bencana ke dalam proyek pembangunan pedesaan

Unidad Regional de Asistancia Técnica (RUTA) mengembangkan panduan ini bagi perencana dan manajer proyek

lapangan pada berbagai skala operasi. 2 RUTA adalah lembaga yang mendapat mandat untuk memberikan

bantuan teknis dalam bidang pembangunan pedesaan yang berkelanjutan kepada seluruh kementerian pertanian di Amerika Tengah, serta didukung oleh pemerintahan nasional dan badan-badan internasional.

Panduan ini bertujuan untuk menguatkan fokus pada pengurangan risiko dalam seluruh siklus proyek. Titik awalnya adalah untuk mengidentifikasi titik masuk (entry point) bagi manajemen risiko bencana selama tahap identifikasi serta perumusan proyek, serta untuk menggarisbawahi isu pokok yang harus ditanggapi: panduan ini meletakkan kerangka untuk melakukan hal ini (lihat Tabel 2). Namun, ada juga panduan bagi tindakan untuk memastikan bahwa pendekatan manajemen risiko bencana telah diadopsi dalam fase-fase lain di dalam siklus proyek. Hal ini terwakili dalam bentuk kerangka isu maupun kerangka pertanyaan, bagan alur serta pohon pengambilan keputusan.

Perangkat-perangkat umum ini hanya merupakan sebagian dari panduan ini, yang juga mengandung saran tentang bagaimana menganalisis kapasitas dan kerentanan masyarakat, mengkaji kekuatan dan kelemahan berbagai pelaku kelembagaan, mengidentifikasi risiko bahaya alam serta penilaian kerentanan sektoral. Dengan merujuk secara khusus kepada pembangunan pedesaan, panduan ini menyediakan kerangka pertanyaan yang cukup umum untuk mengidentifikasi serangkaian ancaman potensial terhadap pertanian, lingkungan, pertumbuhan ekonomi, infrastruktur, dan pendidikan. Dalam beberapa kasus, ini didukung dengan saran mengenai jenis-jenis data yang harus dikumpulkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu. Ada juga panduan untuk memastikan apakah isu-isu relevan sudah dimasukkan ke dalam kerangka acuan bagi para konsultan yang terlibat di dalam rancangan dan penilaian proyek.

Sumber: Kiesel (2001).

Tabel 2 Panduan RUTA untuk manajemen risiko dalam proyek pembangunan pedesaan: Titik masuk dalam siklus proyek

Fase Titik Masuk

Tindakan

Identifikasi

Kajian Awal Dalam kerangka acuan (terms of referencei/TOR) bagi para konsultan untuk menyiapkan kajian awal dan kajian prapembiayaan, masukkan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

 Apakah bahaya-bahaya alam bisa menimbulkan faktor-faktor yang relevan dengan bencana bagi proyek ini? Apa saja, dan mengapa?  Apakah proyek ini bisa meningkatkan risiko?  Risiko-risiko apa yang bisa berdampak langsung terhadap proyek?  Apa yang bisa menjadi dampak potensial proyek ini dalam

pencegahan bencana?  Pastikan konsultasi dengan lembaga-lembaga yang relevan  Masukkan manajemen dan pengurangan risiko sebagai poin

khusus dalam isu dan panduan utama donor

2 Panduan ini dipublikasikan dalam bahasa Spanyol, dan masih belum bisa didapatkan secara online maupun dalam bahasa lainnya. Untuk mendapatkannya, hubungi http://www.ruta.org

78 KONSORSIUM PROVENTION – Perangkat untuk Mengarusutamakan Pengurangan Risiko Bencana

Semiloka  Pastikan bahwa informasi yang relevan sudah tersedia (kajian- perencanaan yang

kajian, data, dll.)

partisipatif  Pastikan partisipasi dan konsultasi dengan para pemangku kepentingan termasuk di antaranya lembaga-lembaga dan

perseorangan dengan pengetahuan mengenai manajemen risiko  Pastikan bahwa analisis masalah memberi perhatian terhadap hal- hal yang berkaitan dengan manajemen pengurangan risiko dan bagaimana problem itu didefinisikan

 Analisis apakah intervensi telah diarahkan secara khusus terhadap manajemen pengurangan risiko (kegiatan maupun asumsi)  Uji kebijakan sosial-budaya dan kelembagaan, kapasitas manajemen dan kelaikan ekonomi dan keuangan, terhadap kriteria kelestarian

 Kembangkan dan perbaiki indikator

Rancangan proposal Pastikan bahwa isu-isu yang berkaitan dengan manajemen dan pengurangan risiko telah tercakup dalam rancangan proposal

pendanaan, dalam bagian-bagian penting berikut ini:  Identifikasi masalah  Dokumentasi yang tersedia  Kegiatan  Asumsi-asumsi  Risiko  Faktor keberlanjutan

Perumusan

Kerangka acuan  Masukkan manajemen risiko bencana ke dalam TOR bagi para untuk studi kelaikan

konsultan yang melaksanakann studi kelaikan  Buatlah rujukan kepada kajian-kajian, laporan-laporan, dan data- data yang relevan, dan konsultasikan dengan lembaga-lembaga yang relevan

Analisis pendanaan Pertimbangkan manajemen pengurangan risiko ke dalam analisis proposal

proposal pendanaan, khususnya:  Seluruh masalah yang relevan yang berkaitan dengan manajemen

risiko  Intervensi yang mempertimbangkan kegiatan ini ke dalam

kegiatan-kegiatan dan asumsi-asumsinya  Pastikan bilamana ada dugaan ancaman yang berkaitan dengan manajemen risiko (misalnya, suatu keadaan yang sangat vital yang belum ditilik kembali yang bisa membahayakan suatu proyek atau aktivitasnya sejak awal)

 Apakah manajemen risiko telah diperhitungkan seluruhnya sehubungan dengan keberlanjutan intervensi ini

Sumber: Kiesel (2001), hal. 26 (terjemahan tidak resmi).

4. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan

Dalam menerapkan segala jenis perangkat untuk memasukkan pengurangan risiko bencana ke dalam manajemen siklus proyek, sebelumnya harus memperhatikan hal-hal berikut:  Cakupan isu yang luas merupakan hal yang penting: perangkat-perangkat ini tidak boleh kehilangan tahap

penting dalam perencanaan proyek atau komponen-komponen proyek, tidak boleh juga meninggalkan aspek risiko yang penting serta faktor-faktor yang membentuknya.

 Setiap lembaga pengguna harus membuat keputusannya sendiri mengenai berapa banyak penelitian yang

diperlukan untuk mengidentifikasi isu-isu yang relevan atau menjawab pertanyaan bagi pengambilan keputusan yang efektif serta integrasi pengurangan risiko bencana ke dalam siklus proyek. Hal ini barangkali tergantung

Catatan Panduan 5 Catatan Panduan 5

 Lembaga-lembaga bisa memilih untuk menyesuaikan metode yang sudah ada serta perangkat perencanaannya, atau mengadopsi perangkat baru yang didesain demi tujuan (misalnya, dari IDB dan RUTA), yang menurut mereka efektif. Namun, metode yang dipilih harus sesuai dengan sistem dan pendekatan siklus proyek lembaga itu. Hindari situasi-situasi di mana beragam perangkat pengkajian atau daftar uji yang dipergunakan untuk menilai beragam isu ternyata tidak saling berkaitan atau terintegrasi dengan keseluruhan proses manajemen proyek.

 Bagi para staf, harus jelas apakah perangkat-perangkat ini bersifat boleh dilakukan atau wajib dilakukan. Begitu juga tentang kegunaanya serta kapan dan bagaimana menggunakannya. Ada beberapa perangkat yang dipergunakan dalam tahap-tahap tertentu. Namun, ada juga perangkat lain yang jelas-jelas berhubungan dengan dokumen proyek tertentu.

 Bila panduan perencanaan proyek suatu lembaga mencakup sejumlah besar isu pembangunan, penambahan isu lanjutan – pengurangan risiko bencana – ke dalam daftar ini barangkali tidak cukup untuk meningkatkan profil subyek ini dalam lembaga tersebut.

 Lembaga-lembaga yang bergerak di bidang pembangunan harus sadar bahwa staf mereka barangkali menolak menggunakan tambahan daftar uji dan panduan, terutama bila proses pengkajian proyek sudah terlalu panjang dan mahal, atau bila staf telah bekerja terlalu banyak. Risiko bahwa ada kemungkinan staf tidak betul-betul melaksanakannya dalam kaitannya dengan hal ini atau isu-isu lain harus dinyatakan. Oleh karena itu, bisa jadi ada kebutuhan advokasi internal mengenai keuntungan mengadopsi pendekatan manajemen risiko bencana.

 Staf harus dilatih untuk menggunakan perangkat perencanaan secara efektif, baik perangkat yang baru maupun yang telah disesuaikan. Lembaga ini juga perlu melakukan investasi untuk mendapatkan serta berbagi pelajaran yang dipetik sehubungan dengan pelaksanaan pendekatan yang dipakai.

 Pelatihan saja mungkin tidak cukup untuk memastikan penggunaan perangkat secara efektif. Dukungan manajemen dan teknis (misalnya, penasehat teknis dan helpdesks) mungkin juga diperlukan.

 Apa pun metode yang diadopsi untuk memasukkan manajemen risiko bencana ke dalam siklus manajemen proyek, penting untuk memastikan bahwa manajemen risiko bencana ini efektif untuk mengkaji risiko. Selain itu, rancangan dan pelaksanan proyek disesuaikan menurut hal ini. Langkah ini akan sangat tergantung kepada keseluruhan sistem perencanaan, pemantauan dan penilaian lembaga ini.