43 2. Kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan laporan.
Semua perlengkapan pendidikan di sekolah atau barang inventaris sekolah harus dilaporkan, termasuk perlengkapan baru kepada pemerintah, yaitu
departemennya.Sekolah-sekolah swasta wajib melaporkannya kepada yayasannya. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang.
Pelaporan tersebut dilakukan sekali dalam setiap triwulan, misalnya pada setiap bulan Juli, Oktober, Januari dan April tahun berikutnya.
Biasanya di sekolah itu ada barang rutin dan barang proyek. Bilamana demikian halnya, maka pelaporannya pun harus dibedakan. Dengan demikian, ada
laporan barang rutin dan laporan barang proyek Ibrahim Bafadal, 2004: 61.
e. Penghapusan Sarana dan Prasarana Pendidikan
Yang dimaksud dengan penghapusan adalah kegiatan yang mempunyai tujuan untuk menghapuskan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku. Penghapusan sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan
perlengkapan mempunyai arti sebagai berikut. 1 Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang lebih besar,
yang disebabkan oleh: a
Pengeluaran yang semakin besar untuk pemeliharaanperbaikan barang-barang yang kondisinya semakin buruk.
b Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang-
barang lain yang karena beberapa sebab tidak dipergunakan lagi. 2 Meringankan beban kerja inventarisasi
44 3 Membebaskan barang dari tanggung jawab satuan organisasi yang
mengurusnya menurut peraturan dan ketentuan yang berlaku Piet A. Sahertian, 1994: 198. Barang-barang yang dapat dihapuskan dari daftar inventaris harus
memenuhi salah satu atau lebih dari syarat-syarat di bawah ini: 1.
Keadan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi 2.
Perbaikan akan menelan biaya yang besar sekali sehingga merupakan pemborosan uang Negara.
3. Secara teknis dan ekonomis kegunaan tidak seimbang dengan biaya
pemeliharaan. 4.
Penyusutannya berada di luar kekuasaan pengurus barang misalnya bahan- bahan kimia.
5. Barang kelebihan yang jika disimpan lebih lama, akan rusak dan tidak
dapat dipakai lagi. 6.
Ada penurunan efektifitas kerja, misalnya dengan mesin tulis baru sebuah konsep dapat diselesaikan dalam waktu lima hari, tetapi dengan mesin tulis
yang hampir rusak harus diselesaikan dalam waktu 10 hari. 7.
Dicuri, terbakar, diselewengkan, musnah akibat bencana alam, dan sebagainya.
Sebagaimana disampaikan oleh Ary H. Gunawan 1996: 151, dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis cara, yaitu:
1. Menghapus dengan menjual barang-barang melalui kantor lelang Negara prosedurnya adalah sebagai berikut:
a. Pembentukan Panitia Penjualan oleh Pimpinan Unit Utama Rektor,
Kopertis, dsb yang bersangkutan. b.
Melaksanakan sesuai prosedur lelang. c.
Mengikuti cara pelanggan yang berlaku. d.
Pembuatan “risalah lelang” oleh kantor lelang, yang menyebutkan banyaknya nama barang, keadaan barang yang dilelang serta nama dan
alamat pelelang serta harga jualnya. e.
Pembayaran uang lelang yang disetorkan pada kas Negara, selambat- lambatnya tiga hari kerja setelah hari lelang.
f. Biaya lelang dan biaya lainnya dana sosial, MPO, dsb yang dibebankan
pada pembelipemenang lelang.
45 2. Pemusnahan
Menurut Ari H. Gunawan 1996:151, pemusnahan terhadap barang barang yang diusulkan untuk dihapus harus sesuai surat keputusan untuk dimusnahkan,
maka pemusnahannya dilakukan unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh pejabat pemerintah daerah setempat minimal LurahKades dan atau
kepolisian Negara, serta mengikuti segala tata cara pemusnahan yang berlaku dibakar, dikubur, dsb.
D. Kepala Sekolah dalam Pengelolaan Sarana dan Prasarana
