70
B. Penyajian Data
Data mengenai peranan kepala sekolah dalam manajemen sarana dan prasarana sekolah meliputi perencanaan kebutuhan, penyaluran dan penggunaan,
pemeliharaan, pengendalianpengawasan, serta hambatan yang dihadapi dalam mengelola sarana dan prasarana sekolah di SMP Negeri Se-Kecamatan Panjatan
yang diperoleh dari wawancara. Pedoman wawancara ini terdiri dari 33 butir pertanyaan yang dalam pelaksanaannya sering dikembangkan sendiri oleh peneliti
untuk lebih menambah informasi mengenai peranaan kepala sekolah dalam manajemen sarana dan prasarana sekolah. Data yang diperoleh dari hasil observasi
dan dokumentasi, peneliti gunakan untuk mendukung dan melengkapi hasil analisis terhadap data yang diperoleh dari wawancara. Berikut akan disajikan hasil
penelitian yang akan digunakan untuk menjawab rumusan masalah seperti apa yang dikemukakan pada bab 1.
1. Peranan Kepala Sekolah dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana
a SMP Negeri 1 Panjatan
Kegiatan perencanaan sarana dan prasarana sekolah ditentukan oleh peranan kepala sekolah dalam kegiatan perencanaan, yakni sebagai berikut.
1 Penyusunan rencana pengadaan, 2 Analisa kebutuhan dan penentuan skala prioritas,
3 Penunjukkan panitia, dan 4 Pelaksanaan pengadaan.
Adapun data mengenai peranan kepala sekolah SMP N 1 Panjatan yang didapat dari penelitian dijabarkan sebagai berikut.
71 1
Penyusunan Rencana Pengadaan Perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana sekolah adalah kegiatan yang
dilakukan oleh pihak sekolah yaitu melakukan rapat perencanaan dan pendataan sarana yang akan diadakan. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan
Tim Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana SMP Negeri 1 Panjatan ditemukan bahwa SMP ini melakukan rapat perencanaan terlebih dahulu setiap
akan melakukan pengadaan sarana dan prasarana sekolahnya. Menurut Kepala Sekolah SMP Negeri 1 Panjatan perencanaan harus dilakukan dengan matang dan
terkoordinasi, yang ditandai dengan adanya berbagai pertimbangan serta koordinasi atau hubungan baik dari berbagai pihak yang bersangkutan pengadaan
barang. Dengan adanya rapat perencanaan, maka secara tidak langsung pihak sekolah akan mengetahui hal apa saja yang akan diadakan melalui keputusan
bersama dengan analisa kebutuhan dan penentuan skala prioritas untuk disesuaikan dengan anggaran yang dimiliki oleh sekolah, hal ini dapat
disimpulkan dari kutipan wawancara dengan KS1, “…kita mengadakan rapat
perencanaan terlebih dahulu untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang diperlukan melalui analisis kebutuhan dan menyesuaikannya dengan anggaran
yang dimiliki oleh sekolah…”. Kepala sekolah SMP N 1 Panjatan mencari dan mengumpulkan informasi
mengenai keberadaan serta kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki sekolah sebelum mengadakan rapat perencanaan tahunan. Kegiatan ini dilakukan sebelum
awal tahun ajaran baru, namun secara tidak langsung pendataan mengenai keberadaan serta kondisi sarana prasarana dilakukan setiap hari, karena setiap hari
72 data tersebut diperbarui berdasarkan dari masukan semua warga sekolah tentang
kondisi sarana yang dimiliki sekolah. Dari hasil analisis dokumen RKAS juga ditemukan informasi bahwa kegiatan pendataan keberadaan serta kondisi sarana
dan prasarana sekolah dilakukan beberapa hari sebelum diadakan rapat perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah pada awal tahun ajaran
baru. Dilanjutkan dengan hasil pengamatan yang dilakukan oleh peneliti pada saat rapat perencanaan sarana dan prasarana sekolah dapat diketahui informasi
mengenai adanya partisipasi warga sekolah dalam memberikan informasi secara spesifik mengenai keberadaan dan kondisi sarana dan prasarana sekolah saat ini
kepada kepala sekolah dan memberikan masukan-masukan mengenai rencana pengadaan yang akan dilakukan. Jadi, dari hasil pemaparan data diatas maka dapat
disimpulkan bahwa dalam kegiatan penyusunan rencana pengadaan sarana dan prasarana dilakukan oleh kepala sekolah bersama dengan tim perencanaan melalui
analisis kebutuhan dan penyesuaian dengan anggaran yang dimiliki oleh sekolah. 2
Analisa Kebutuhan dan Penentuan Skala Prioritas Pada rapat perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dilakukan kegiatan
analisa kebutuhan dan penentuan skala prioritas berdasarkan hasil pendataan mengenai keberadaan dan kondisi sarana dan prasarana yang telah dilaksanakan
guna menghasilkan daftar kebutuhan yang memuat sarana dan prasarana apa saja yang akan dibeli atau diadakan. Kepala sekolah melakukan kegiatan analisa dan
penentuan skala prioritas kebutuhan di setiap rapat perencanaan. Kegiatan ini dilaksanakan secara mufakat, dan menetapkan kebutuhan yang lebih penting dan
mendesak yang dilaksanakan terlebih dahulu.
73 Kepala sekolah selalu berusaha untuk menentukan suatu tindakan atau
kebijakan secara bersama melalui rapat, terbukti dengan selalu diadakan rapat dalam menganalisa sarana dan prasarana kebutuhan sekolah dan menentukan
skala prioritas terhadap kebutuhan yang sangat penting dan paling diutamakan saat itu melalui berbagai pertimbangan. Hal tersebut seperti yang diungkapkan
oleh KS1, “Pertama, melihat perbandingan anggaran tahun itu; yang kedua melihat
kondisi stok barang atau mungkin inventaris. Beli yang baru mengganti yang lama atau mungkin pengadaan yang murni baru. Untuk prosedur kita
sesuaikan dengan kebutuhan guru, karyawan, dan siswa
”. Pernyataan tersebut didukung oleh hasil wawancara yang dilakukan oleh
peneliti dengan WKS1, “Kepala sekolah menganalisis kebutuhan secara umum saja apa yang sekiranya dibutuhkan maka kita adakan segera dengan melihat
persediaan dana yang ada”. Selanjutnya, menurut hasil pengamatan yang dilakukan oleh peneliti terhadap
peranan kepala sekolah ketika melakukan analisis kebutuhan dan menetapkan skala prioritas dalam rapat perencanaan, diperoleh hasil bahwa analisa dan
penentuan skala prioritas merupakan hal utama yang dibahas dalam rapat perencanaan pengadaan sarana prasarana. hasil rapat merupakan penentuan
pengadaan sarana prasarana selanjutnya, karena kebutuhan akan sarana prasarana tidak dapat ditunda terutama untuk tipe barang habis pakai.
Dari semua pernyataan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dalam rapat perencanaan pengadaan sarana dan prasarana kepala sekolah memutuskan hasil
rapat berupa suatu daftar kebutuhan sarana dan prasarana sekolah yang didapat dari usulan-usulan serta masukan-masukan dari anggota tim perencanaan
74 pengadaan sarana dan prasarana berdasarkan analisa kebutuhan dan skala
prioritas. 3
Penunjukkan Panitia Pembentukan panitia pengadaan merupakan kegiatan yang dilakukan
sebagai tindak lanjut dan pelaksanaan dari program yang telah diagendakan sesuai dengan keputusan rapat perencanaan. Pada keputusan tersebut, kepala sekolah
menunjuk tim RKAS, tim belanja tahunan, serta menunjuk seorang staf bagian sarana dan prasarana untuk menjadi ketua panitia pengadaan sebagai
penanggungjawabnya. KS1 menyatakan bahwa, “…Tinggal kita lihat apa yang
diadakan dan berapa nilainya, nanti kan itu ada ketentuan-ketentuan dan prose
durnya”. Didukung dengan pernyataan KMS1, “…Untuk dasar pembentukannya tentu saja dipilih yang berkompeten dan
berhubungan dengan perencanaan pengadaan tersebut ”.
Hal tersebut menunjukkan bahwa keanggotaan dalam panitia pengadaan ditunjuk oleh kepala sekolah disesuaikan dengan kebutuhan sarana dan prasarana
yang akan diadakan, hal ini dimaksudkan agar pengadaan ditangani oleh orang yang bersangkutan dengan sarana dan prasarana serta paham dengan sarana dan
prasarana yang akan diadakan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peneliti diketahui bahwa pada
saat pelaksanaan rapat perencanaan pengadaan sarana dan prasarana terdapat anggota yang hadir dalam rapat yakni tim perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana yang terdiri dari kepala sekolah sebagai ketua dan penanggung jawab,
75 wakil kepala sekolah bagian sarana dan prasarana, guru, dan staf pengelola sarana
prasarana. Jadi, dapat disimpulkan bahwa penunjukkan panitia perencanaan dilakukan
oleh kepala sekolah dengan mempertimbangkan keterlibatan seseorang tersebut dengan pengelolaan sarana dan prasarana yang nantinya akan diadakan dengan
maksud supaya pengadaan sarana dan prasarana dapat ditangani oleh orang yang paham dengan sarana dan prasarana yang akan diadakan.
4 Pelaksanaan Pengadaan
Pengadaan sarana dan prasarana di SMP Negeri 1 Panjatan sebagian besar dilakukan melalui pembelian. Adapun sumber dana yang digunakan adalah dana
yang berasal dari dana BOS regular, BOSDA, dan BPBD Kabupaten. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh KS1 “Semua dana yang didapat oleh sekolah
sendiri itu dari dana BOS regular, BOSDA, dan BPBD Kabupaten ”.
Hal tersebut didukung dengan hasil pencermatan dokumen yang dilakukan oleh peneliti terhadap dokumen inventaris barang di SMP Negeri 1 Panjatan
memperoleh informasi bahwa sekolah ini tidak menerima barang dalam bentuk droping dan melakukan pengadaan dengan menggunakan dana dari BOS,
BOSDA, dan BPBD kabupaten. Dropping yang sudah pernah ada di sekolah ini kebanyakan tidak sesuai dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan sekolah.
Selain berperan dalam menentukan sumber dana dalam pengadaan sarana dan prasarana, kepala sekolah juga mengadakan evaluasi atau penilaian kembali
terhadap pelaksanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah seperti pendapat
76 WKS1, “…kepala sekolah melakukan evaluasi untuk kebutuhan kebutuhan
pengadaan sarana prasarana”. Kegiatan penilaian dilakukan dengan pengecekan barang hasil pengadaan
yang dilakukan oleh SMP Negeri 1 Panjatan, Kepala Sekolah kadang ikut mendampingi dalam proses ini sebagai bentuk peran kepala sekolah dalam kontrol
pengadaan barang, penjelasan ini sesuai dengan pernyataan KS1, “…Ya karena
saya sebagai kepala sekolah dan penanggungjawab dalam pengadaan sarana dan prasarana sekolah, saya sering ikut melakukan checking
tersebut”. Menurut pengamatan yang dilakukan di lapangan, kepala sekolah turun
langsung dalam mengawasi proses pengadaan sarana dan prasarana, walaupun sebenarnya kegiatan ini tidak diikuti setiap ada pengadaan karena padatnya jadwal
dan pekerjaan kepala sekolah, namun hal itu merupakan suatu tindakan positif yang dimiliki kepala sekolah dalam lingkungan kerjanya.
Dari berbagai pernyataan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa peranan kepala sekolah dalam kegiatan pelaksanaan pengadaan sarana dan prasarana
adalah sebagai penentu sumber dana pengadaan, melakukan penilaian kembali atau evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dengan melakukan pengecekan
barang.
b SMP Negeri 2 Panjatan
Keberhasilan perencanaan sarana dan prasarana sekolah ditentukan oleh berbagai faktor yang salah satunya adalah peranan kepala sekolah dalam kegiatan
perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah. Kegiatan perencanaan
77 tersebut terdiri dari kegiatan penyusunan rencana pengadaan, analisa kebutuhan,
penentuan skala prioritas, penunjukkan panitia, dan pelaksanaan pengadaan.
1 Penyusunan Rencana Pengadaan
Rapat perencanaan selalu dilakukan setiap awal tahun ajaran baru sebagai langkah awal dalam penentuan program apa saja yang akan dilakukan selama
setahun ke depan. Perencanaan yang dilakukan dalam rapat tahunan ini tidak hanya lingkup sarana dan prasarana, tetapi semua aspek yang berhubungan
dengan kelangsungan pembelajaran maupun kebutuhan sekolah. Dari analisis dokumen RKAS sekolah diperoleh informasi bahwa
perencanaan kebutuhan dilakukan dengan rapat tahunan menyesuaikan dengan kebutuhan sekolah untuk satu tahun kedepan yang nantinya dirumuskan dalam
Rencana Anggaran Pendapatan Sekolah RAPBS. Sumber dana yang diperoleh dan pengalokasiannya terperinci pada proses ini yang dirangkum dalam suatu
rencana kebutuhan dan anggaran sekolah RKAS. Menurut KS2 kegiatan perencanaan diharapkan dapat menyeimbangkan antara pemasukkan dan
pengeluaran sekolah, namun pada kenyataannya sekolah ini sering mengalami defisit karena pengeluaran yang bersifat insidental.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa kegiatan perencanaan pengadaan di SMP N 2 Panjatan dilakukan dengan rapat tahunan menyesuaikan dengan kebutuhan
sekolah untuk satu tahun kedepan yang nantinya dirumuskan dalam Rencana Anggaran Pendapatan Sekolah.
78 2
Analisa Kebutuhan dan Penentuan Skala Prioritas Pembahasan dalam rapat perencanaan di SMP Negeri 2 Panjatan juga
mencakup hal apa saja yang akan diadakan dalam satu tahun kedepan dengan melihat anggaran sekolah yang ada. Penetapan skala prioritas ditentukan dalam
rapat atau musyawarah secara mufakat, hal ini dilakukan sebagai bentuk transparansi program dan penganggaran dana yang akan digunakan termasuk di
dalamnya adalah komite sekolah. Peran komite di SMP Negeri 2 Panjatan sangat aktif dalam keorganisasian sekolah. Secara tidak langsung komite sekolah juga
berhak mengetahui dan ikut menyetujui apa saja kebutuhan yang akan diadakan sekolah. Analisis di atas menggambarkan bahwa SMP Negeri 2 Panjatan
melakukan penentuan skala prioritas secara musyawarah dalam rapat perencanaan sebagai pemecahan masalah terhadap kepentingan bersama dalam lingkup
sekolah, hal ini tetap dilakukan walaupun Kepala Sekolah juga memiliki kebijakan tersendiri untuk menentukan.
KMS2 menyatakan, “…kedudukan kami sebagai komite yaitu harus memberikan advice serta support kepada sekolah sekaligus menjadi mediator
antara pemerintah dengan masyarakat jadi mau nggak mau ya harus melibatkan komite
”. Pencermatan terhadap dokumen pencatatan kondisi sarana dan prasarana
dapat diketahui daftar sarana dan prasarana apa saja yang perlu diperbaiki atau diadakan karena kondisinya yang rusak atau hilang. Daftar kondisi sarana dan
prasarana sekolah yang ada akan diseleksi lagi sesuai kebutuhan sekolah saat itu
79 juga, kegiatan ini dilakukan dengan menyesuaikan anggaran yang dimiliki oleh
sekolah. Menurut berbagai pernyataan di atas maka dapat disimpulkan bahwa dalam
kegiatan analisis kebutuhan dan penentuan prioritas kebutuhan kepala sekolah menetapkan rencana pengadaan sesuai dengan keputusan dalam rapat perencanaan
secara mufakat setelah melalui berbagai pertimbangan analisis kebutuhan dan skala prioritas barang.
3 Penunjukan panitia
Menurut KS2, dalam kegiatan perencanaan pengadaan sarana dan prasarana sekolah dibentuk panitia khusus yang disebut dengan tim perencanaan. Tim
perencanaan ini terdiri dari kepala sekolah, wakil kepala sekolah bagian sarana dan prasarana, staf pengelola sarana dan prasarana, komite sekolah, dan guru mata
pelajaran. Penunjukkan anggota tim perencanaan dilakukan oleh kepala sekolah
berdasarkan berbagai pertimbangan seperti yang diungkapkan oleh KS2, “Dasar
pembentukannya dengan melihat siapa saja yang bersangkutan langsung dan tentunya memiliki peran dalam keberadaan sarpras sekolah
”. Hal tersebut didukung dengan pendapat yang dikemukakan oleh
WKS2, “…Untuk urusan sarana prasarana tentunya yang kompeten dalam sarana prasarana, komite
sekolah, ketua, sekretaris, dan bendahara ”.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa kepala sekolah menunjuk anggota tim perencanaan dengan mempertimbangkan seseorang yang bersangkutan langsung,
80 memiliki peran dan tanggung jawab serta mengetahui tentang sarana dan
prasarana yang akan diadakan 4
Pelaksanaan pengadaan Menurut KS2 pelaksanaan pengadaan di SMP Negeri 2 Panjatan juga
dilakukan oleh panitia pengadaan, namun untuk kebutuhan rutin, sekolah telah memiliki panitia tersendiri dan tetap keanggotaannya selama menjadi warga
sekolah tersebut yang biasa disebut dengan panitia belanja. Kepanitiaan yang dibentuk didasarkan pada kebutuhan yang akan diadakan secara rutin maupun
insidental. Bagian-bagian yang sangat berperan penting dan visual dalam kepanitiaan pengadaan ini ada pada bagian sarana dan prasarana TU dan
keuangan. Proses pengadaan sarana dan prasarana dilakukan setelah ada panitia
pengadaan dan disesuaikan dengan agenda pengadaan dalam rapat perencanaan. Proses pengadaan yang dilakukan SMP Negeri 2 Panjatan sebagian besar dengan
melakukan pembelian dari macam-macam dana pemerintah, misal dana BOSDA, walaupun ada cara dengan hibah tapi itu hanya sebagian kecil dari sarana dan
prasarana yang dimiliki sekolah. Pada tahun ajaran ini sekolah juga tidak mengajukan proposal pengadaan kebutuhan, hal ini sesuai dengan hasil
pencermatan dokumen dropping bahwa sekolah ini nihil tidak menerima dropping dari pemerintah pusat, provinsi, kabupaten, maupun pihak ketiga. Analisis di atas
dapat diketahui bahwa sekolah ini secara garis besar melakukan pengadaan dengan mengendalikan anggaran dari pemerintah dengan cara pembelian.
81 Pengecekan terhadap barang yang telah diadakan harus selalu dilakukan
untuk penyesuaian dengan kriteria awal. KS2 menyatakan bahwa beliau melakukan pengecekkan terhadap barang pengadaan sesuai dengan prosedur yang
ada, hal ini dimaksudkan untuk melakukan pengawasan terhadap proses pengadaan karena kalau ada barang yang tidak sesuai bisa langsung diadakan
komplain terhadap pihak yang terkait. Fungsi dari penunjukkan anggota dalam kepanitiaan sesuai dengan bidangnya akan tampak pada proses ini, panitia akan
melakukan pengecekkan terhadap sarana dan prasarana yang diadakan untuk diketahui kondisinya setelah sampai di sekolah. Jika nantinya terdapat kecacatan
atau kekurangan bisa langsung di-return, dengan demikian pihak sekolah akan mendapatkan sarana dan prasarana pengadaan yang benar-benar sesuai dengan
apa yang diharapkan.
2. Peranan Kepala Sekolah dalam Penyaluran Sarana Prasarana