Tahap Define Pengolahan Data

5.2. Pengolahan Data

Pengolahan data dilakukan dengan pendekatan Lean Six Sigma menggunakan metode DMAIC Define-Measure-Analyze-Improve-Control. Metode DMAIC ini digunakan sebagai tahapan dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi di perusahaan.

5.2.1. Tahap Define

Pada tahap Define dilakukan penentuan masalah dengan membuat project statement, diagram SIPOC, pemilihan produk, value stream mapping, dan voice of customer. 1. Project Statement Pernyataan Proyek Ada beberapa komponen dalam melaksanakan suatu pernyataan proyek yaitu sebagai berikut: 1. Business Case Masalah Perusahaan Untuk menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif, perusahaan harus mampu memenuhi kepuasan konsumen dengan menghasilkan produk yang berkualitas kepada pelanggan. Namun, pada saat ini perusahaan memiliki permasalahan dalam waktu penyelesaian produksinya. Hal ini dikarenakan banyaknya pemborosan dan kecacatan produk yang terjadi selama proses produksi. Berdasarkan data jumlah permintaan produk, produk yang paling banyak dipesan pelanggan adalah formulir. Dalam memenuhi jumlah permintaan ini, perusahaan diharapkan dapat menghasilkan produk Universitas Sumatera Utara formulir dengan cepat dan berkualitas tinggi sehingga kepuasaan pelanggan dapat dipenuhi sehingga objek penelitian yang dipilih yaitu produk formulir. 2. Problem Statement Pernyataan Masalah Masalah pada perusahaan adalah banyaknya pemborosan yang terjadi selama proses produksi formulir berlangsung, dimana pemborosan banyak terjadi pada daerah kerja proses pemotongan. 3. Project Scope Ruang Lingkup Proyek Ruang lingkup dalam proyek penyelesaian masalah perusahaan adalah produk formulir dengan data historis pada bulan Oktober 2011. 4. Goal Statement Pernyataan Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah mengidentifikasi pemborosan waste dan menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki nilai tambah non value added, serta peningkatan kualitas proses produksi maupun kualitas hasil produk jadi selama proses produksi formulir berlangsung dengan pendekatan Lean Six Sigma menggunakan metode DMAIC. 5. Project Timeline Batas Waktu Proyek Batas waktu pengerjaan penelitian ini yaitu sampai bulan April 2012.

2. Pemilihan Produk

Produk yang dihasilkan oleh perusahaan terdiri atas berbagai macam produk berbahan baku kertas dengan spesifikasi yang berbeda-beda. Produk yang dipilih sebagai objek penelitian adalah formulir. Pemilihan produk ini dilihat berdasarkan data jumlah permintaan pelanggan kepada perusahaan pada bulan Universitas Sumatera Utara Oktober 2011. Grafik jumlah permintaan produk bulan Oktober 2011 dapat dilihat pada Gambar 5.2. Gambar 5.2. Histogram Jumlah Permintaan bulan Oktober 2011 Untuk memenuhi tingkat kebutuhan pelanggan yang tinggi akan produk formulir, maka perusahaan diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang sering terjadi pada proses produksi sehingga kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi oleh perusahaan dengan menghasilkan produk dengan cepat dan berkualitas kepada para pelanggan.

3. Diagram SIPOC

Supplier-Input-Process-Output-Customer Diagram SIPOC menggambarkan informasi mengenai Supplier, Input, Process, Output dan Customeryang terlibat dalam proses produksi formulir. Elemen-elemen yang digunakan dalam diagram SIPOC adalah sebagai berikut : 1. Supplier : Gudang bahan baku, dan Gudang peralatan 2. Input : Kertas, tinta, printing plate, cairan etching dan kertas pembungkus 100000 200000 300000 400000 500000 600000 Formulir Blok Formulir Kop Surat Kartu Box Jumlah Permintaan Oktober 2011 jumlah permintaan lembar Universitas Sumatera Utara 3. Process : Pembuatan plat cetak, Pencetakan, Pemeriksaan Penyusunan, Pemotongan, Pemeriksaan hasil pemotongan, Penomoran, dan Pengepakan 4. Output : Formulir 5. Customer : Gudang produk jadi Diagram SIPOC untuk proses produksi Formulir dapat dilihat pada Gambar 5.3. Gambar 5.3. Diagram SIPOC Proses Produksi Formulir

4. Value Stream Mapping

Value stream mapping adalah suatu penggambaran proses produksi perusahaan secara menyeluruh dimana setiap proses yang terdapat di dalamnya dinilai apakah memberikan nilai tambah terhadap pelanggan atau tidak. Data-data yang digunakan dalam pembuatan value stream adalah data-data yang berkaitan Supplier Input Process Output Customer Pembuatan plat cetak Pencetakan Pemotongan Pemeriksaan Penyusunan Pemeriksaan hasil potongan Penomoran Pengepakan Gudang Bahan Baku Gudang Peralatan Kertas Tinta Printing Plate Cairan Etching Formulir Gudang Produk jadi Kertas Pembungkus Universitas Sumatera Utara dengan proses produksi beserta dengan waktunya yang diperoleh dari peta aliran proses. Selain itu juga dilakukan pengamatan mengenai kegiatan perusahaan secara menyeluruh mulai dari pemesanan produk hingga produk siap dikirimkan kepada pelanggan. Dari hasil pengamatan yag dilakukan, kegiatan manufaktur pada proses produksi formulir terdiri atas bagian PPC, purchasing, marketing, gudang dan produksi dimana masing-masing dilaksanakan oleh seorang manager ataupun kepala bagian. Pada kegiatan purchasing, bahan baku yang masuk setiap dua kali seminggu rata-rata berjumlah 200 rim kertas ukuran plano. Pada proses produksi, proses pembuatan plat cetak, pencetakan pemotongan, penomoran dan pengepakan dikerjakan berdasarkan keputusan manager produksi yang telah diinformasikan terlebih dahulu satu hari sebelum proses produksi dilaksanakan. Jumlah barang yang terdapat dalam proses ditentukan oleh jumlah produksi yang dilaksanakan oleh perusahaan. Dalam proses produksi, terdapat WIP Work in Process yaitu formulir yang menunggu untuk dikemas. Gambar value stream mapping untuk 1 siklus proses produksi formulir dapat dilihat pada Gambar 5.4. Universitas Sumatera Utara Gambar 5.4. Value Stream Mapping untuk Satu Siklus Proses Produksi Formulir Pembuatan plat cetak Op : 1 CT : CO : - Uptime : 80 1 shift Pencetakan Op : 1 CT : CO : - Uptime : 95 1 shift Pemotongan Op : 1 CT : CO : - Uptime : 95 1 shift Pemeriksaan Penyusunan Op : 1 CT : CO : - Uptime : 80 1 shift Pemeriksaan Hasil Pemotongan Op : 1 CT : CO : - Uptime : 80 1 shift Penomoran Op : 1 CT : CO : - Uptime : 95 1 shift Pengepakan Op : 2 beregu CT : CO : - Uptime : 80 1 shift 1 unit I 1 unit I 1 unit WIP WEEKLY Supplier Customer PPC Purchasing Marketing Gudang Produksi MONTHLY DAILY DAILY DAILY DAILY DAILY DAILY DAILY ORDER Gudang Produk Jadi 1 unit I Gudang Bahan Baku 1 unit I WEEKLY 1 X WEEKLY 1 unit I Universitas Sumatera Utara

5. Voice of Customer Identifikasi Kebutuhan Pelanggan

Pelanggan dari produk formulir yaitu instansi pemerintah seperti dinas perpajakan, dinas pendapatan daerah, dan kantor pemerintahan daerah lainnya. Kebutuhan pelanggan dari perusahaan adalah kualitas produk yang baik, yaitu hasil cetakan yang baik dan rapi sesuai dengan desain yang telah disepakati, baik dari segi isi dan ukuran, dan penyelesaian maupun pengiriman produk jadi sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. Seluruh kebutuhan pelanggan ini dapat dijaga dengan baik oleh perusahaan melalui proses inspeksi yang ketat selama proses produksi berlangsung.

5.2.2. Tahap Measure