commit to user 22
kepala humas akan membawa citra yang baik pula terhadap organisasi yang diwakili
Berdasarkan pengertian di atas maka fungsi PR bersifat melekat pada
manajemen perusahaan, yakni bagaimana PR dapat menyelenggarakan komunikasi dua arah timbal balik two ways communication antara
organisasilembaga yang diwakilinya dengan publiknya. Komunikasi yang bersifat timbal balik ini sangat penting dan mutlak harus ada dalam kegiatan PR,
melalui proses komunikasi timbal balik inilah, individu maupun kelompok dapat menyampaikan dan atau bertukar informasi kepada lembaga atau organisasi
perusahaan dengan tujuan menciptakan saling pengertian mutual understanding, saling menghargai mutual appreciation, saling mempercayai mutual
confidence, menciptakan good will, memperoleh dukungan public public
support , dan terciptanya feedback merupakan prinsip pokok dalam komunikasi
public relations
demi tercapainya
citra yang
positif bagi
suatu lembagaperusahaan
27
. Pengembangan dari saling pengertian ini dapat diperhatikan melalui empat
tahapan atau langkah-langkah proses komunikasi PR dalam manajemen meliputi
28
:
1. Mendefinisikan Permasalahan Defining Problems
Tahap ini PR diarahkan kepada usaha mengumpulkan data terhadap sasaran komunikasi, misalnya meneliti siapa komunikannya, bagaimana
situasi dan kondisinya serta harus mengetahui apa yang dibutuhkan komunikan. Langkah ini biasa dikenal dengan istilah fact finding
27
Rosady Ruslan, Op.Cit, hal.. 23
28
Dr. phill. Astrid S. Susanto, Komunikasi dalam Teori dan Praktek. Jilid III: Hubungan Masyarakat dan Periklanan,
Binacipta,Bandung,1989, hal.125
commit to user 23
2. Perencanaan dan Program Planning and Programming
Setelah menganalisa pendapat, sikap dan reaksi publik serta penyusunan daftar masalah berdasarkan data dan fakta yang ditemukan, lalu
diintegrasikan atau diserahkan dengan kebijakan dan kegiatan organisasi. Pada tahap ini dapat ditemukan pilihan yang diambil serta menentukan
orang-orang yang akan mengerjakan pelaksanaannya nanti.
3. Aksi dan Komunikasi Action and Communication
Dalam tahap ini PR melakukan tindakan untuk mengkomunikasikan rencana-rencana yang telah dipersiapkan kepada semua pihak yang
bersangkutan dengan metode yang sesuai. Dalam tahap ini menjelaskan tindakan yang diambil dan tujuan jatuhnya pilihan tersebut.
Sebagai komunikator sebuah lembaga atau perusahaan, PR harus dapat mempersuasi komunikannya dan dari proses itulah terdapat aspek relasi
yang sangat membantu dalam aktivitas perusahaan atau organisasi. PR harus mampu mengintegrasikan usaha-usaha, sikap dan perbuatan
organisasi dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya
29
. Jika dikaitkan dengan komunikasi yang dilakukan PR, Astrid 1982
dalam bukunya Komunikasi Kontemporer menyebutkan komunikasi akan lebih efektif apabila menggunakan bahasa yang lebih cocok dengan
situasi komunikasi maupun menggunakan bentuk dan gaya bahasa yang paling menarik dan bernilai bagi komunikan
30
. Selain itu pesan yang
29
Hamdan Adnan dan Hafin Cangara, Prinsip-Prinsip Ilmu Hubungan Masyarakat, Usaha Nasional, Surabaya, 1996, hal.16
30
Tommy S dan Fahrianoor, Komunikasi Penyuluhan Dalam Teori dan Praktek, Arti Bumi Intaran, Yogyakarta, 2004, hal. 25
commit to user 24
disampaikan juga disesuaikan dengan kondisi komunikan itu sendiri. Wilbur Schramm seperti yang dikutip Onong menampilkan apa yang
disebut the condition of success in communication yaitu kondisi yang harus dipenuhi agar suatu pesan membangkitkan tanggapan yang
dikehendaki. Kondisi tersebut dirumuskan sebagai berikut
31
: 1. Pesan dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat
menarik perhatian komunikan 2. Pesan disampaikan menggunakan lambang-lambang yang tertuju
kepada pengalaman yang sama antara komunikator dengan komunikan
3. Pesan membangkitkan
kebutuhan pribadi
komunikan dan
menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut. 4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan
tadi yang layak bagi situasi kelompok dimana komunikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberikan tanggapan yang
dikehendaki
Untuk mengembangkan proses komunikasi timbal balik, PR dapat melakukan berbagai metode dan teknik komunikasi secara langsung
face to face communication kepada komunikannya , meliputi
32
: 1. Komunikasi antar persona
Komunikasi antar persona atau interpersonal communication adalah komunikasi antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
dyadic communication atau antara seorang komunikator dengan
dua orang komunikan triadic communication. Komunikasi sifatnya dialogis secara tatap muka dan umpan balik terjadi secara langsung
immediate feedback. Maka komunikasi ini sering dipergunakan
untuk melakukan persuasi persuasive communication, yaitu komunikasi yang melibatkan upaya seseorang yang dengan sadar
merubah tingkah laku seseorang atau sekelompok orang melalui penyampaian pesan.
2. Komunikasi kelompok Komunikasi kelompok group communication adalah komunikasi
antara seseorang dengan sekelompok orang yang lebih dari dua orang secara tatap muka. Berdasarkan kelompok ciri dan sifat
kelompok dalam hubungannya dengan proses komunikasi, komunikasi kelompok dibedakan menjadi;
31
Ibid, hal.29
32
Onong Uchjana E, Op. Cit hal. 25
commit to user 25
a. Komunikasi kelompok kecil Yaitu sejumlah orang, tiga orang atau lebih, tetapi sedemikian
kecilnya sehingga mereka dapat berinteraksi secara pribadi dengan kesadaran akan dirinya masing-masing dan dengan
kesadaran akan tujuan dan masalah bersama.
b. Komunikasi kelompok besar Komunikasi kelompok besar adalah komunikasi dengan sejumlah
besar komunikan, yang karena banyaknya anggota kelompok itu hampir tidak terdapat kesempatan pada mereka untuk tanggapan
secara verbal.
4. Penilaian Evaluation
