mengalami beberapa masalah dalam melakukan penyimpanan obat, seperti sulitnya meletakkan obat dengan sistem FIFOFEFO dan sulitnya
melakukan pemisahan obat berdasarkan sediaannya.
5.4 Proses Penyimpanan Obat
Proses penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari beberapa tahapan mulai dari proses penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,
stock opname obat dan pencatatan dan pelaporan.
5.4.1 Penerimaan Obat
Di rumah sakit Mulya proses penerimaan dan pemeriksaan obat yang baru datang dari distributor obat dilakukan di gudang farmasi RS
Mulya. Berdasarkan standar prosedur operasional penerimaan obat RS Mulya, penerimaan dan pemeriksaan obat-obatan yang baru datang dari
distributor merupakan tugas petugas gudang farmasi. Jika petugas gudang farmasi tersebut tidak dapat menerima atau tidak hadir maka
penerimaan obat seharusnya dilakukan oleh bagian Purchasing RS Mulya. Namun kenyataannya bila petugas gudang tidak ada yang
menerima dan memeriksa obat adalah petugas instalasi farmasi. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut.
“ Itu petugas gudang farmasinya aja yah, kalo petugas gudang ngga ada harusnya sih bagian purchasing yang terima karena mereka yang
tau obat apa aja yang mereka pesen dan yang datang.
“ GF-2
Adapun kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang berdasarkan hasil observasi peneliti sebagai berikut.
1. Penerimaan barang dari supplier perusahaan farmasi dilakukan
melalui unit gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan hanya boleh diterima oleh petugas gudang farmasi.
2. Supplier perusahaan farmasi datang ke gudang farmasi RS Mulya
dengan membawa faktur pembelian atau Purchase Order. 3.
Petugas gudang akan menyesuaikan dan melakukan pemeriksaan terhadap Faktur yang dibawa oleh supplier kemudian disesuaikan
antara daftar barang di fatur dengan barang yang datang. 4.
Setelah itu petugas gudang mecocokkan antara barang yang datang, faktur dengan barang yang ditulis pada Surat Pemesanan.
Pemeriksaan dilakukan terhadap banyaknya obat pesanan kuantiti dan jenis obat yang dipesan.
5. Jika semua sudah sesuai, petugas gudang akan menandatangi dan
memberikan cap pada faktur. 6.
Petugas gudang akan memberikan surat pesanan berwarna putih kepada petugas ditributor dan petugas distributor akan memberikan
copy-an kertas faktur berwana kuning dan merah kepada petugas gudang.
7. Petugas menginput data obat yang datang pada sistem komputer
yang bernama purcahse order. Data yang diinput antara lain : a.
Nama distributor obat b.
Nama penerima obat di gudang farmasi c.
Tanggal pemesanan obat tercantum pada surat pemesanan
d. Tanggal penerimaan obat
e. Nama obat yang datang
f. Jumlah obat yang datang
g. Harga obat yang datang
h. Discountpotongan harga jika ada
i. Total harga per obat
j. Total harga keseluruhan obat
8. Petugas gudang farmasi kemudian akan melakukan memperbarui
data obat yang datang pada kartu induk persediaan inventory stok pada sistem komputer gudang farmasi dengan cara menceklis kotak
add inventory. Secara otomatis akan bertambah data persediaan di kartu induk persediaan.
9. Terakhir petugas akan mencetak data yang diinput tadi dalam
bentuk selembar kertas rangkap 2 dan disatukan dengan faktur pembelian serta surat pemesanan warna kuning dan merah milik
petugas gudang farmasi.
Setelah petugas melakukan kegiatan diatas, seharusnya petugas melakukan pencatatan obat dan faktur yang datang tersebut pada buku
penerimaan obat, namun petugas tidak melakukannya. Hal ini terjadi karena petugas gudang merasa tidak memiliki cukup waktu untuk
melakukan pengisian pada buku penerimaan tersebut akibat banyaknya pekerjaan lain yang harus dikerjakan oleh petugas.
“ harusnya setelah itu isi buku penerimaan obat gitu, nyatet tanggal datang obat, distributor, nomor faktur sama total fakturnya tapi akunya
ga sempet hehe
” GF-1
Selain itu, terdapat hambatan yang mengganggu pekerjaan petugas gudang farmasi yaitu jam datang distributor obat yang
terkadang tidak sesuai dengan jam yang sudah ditentukan oleh petugas gudang farmasi. Jadi terkadang saat distributor datang tidak jelas siapa
yang bertanggung jawab menerima obat. Ini didukung oleh pernyataan salah satu informan sebagai berikut.
“ Hambatannya ya paling sih kalo akunya ngga ada, suka bingung siapa yang harus nerima barangnya, aku kan maunya jelas misalnya
aku ngga ada siapa gitu yang nerima jadi kalo ada apa-apa gampang aku nyari taunya.
” GF-1
Dari sini terlihat bahwa kegitan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut
disebutkan bahwa salah satu kegiatan yang harus dilakukan saat menerima obat adalah memeriksa tanggal kadaluarsa obat dan segera
melakukan pencatatan, tujuannya adalah agar obat terhindar dari kadaluarsa dan kerugian akibat kesalahan pencatatan obat datang oleh
petugas gudang.
