Prosedur Penyimpanan Obat Input Penyimpanan Obat
Karena dengan adanya dokumen dapat membantu petugas dalam meminimalisir kesalahan dan kehilangan. Adapun dokumen yang
terdapat di gudang farmasi RS Mulya berdasarkan hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen antara lain sebagai berikut.
1. Buku harian penerimaan obat
Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya. buku harian penerimaan obat merupakan
dokumen berbetuk buku yang dibuat tabel-tabel didalamnya. Tabel- tabel tersebut terdiri dari dari kolom hari dan tanggal, kolom nama
distributor, kolom no. faktur dan kolom total harga fartur. Namun pada pelaksanaannya buku ini hampir tidak pernah diisi oleh
petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas merasa kesulitan dan tidak memiliki cukup waktu jika harus mencatat di buku harian
penerimaan obat, karena selain itu petugas gudang juga harus membuat laporan pembelian obat setiap harinya.
Laporan pembelian obat merupakan kumpulan hasil print out data obat yang masuk dan faktur pembelian obat pada hari tersebut.
Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketahui bahwa dokumen ini dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya.
Kemudian dilaporkan kepada kepala Instalasi Farmasi RS Mulya setiap harinya untuk mengetahui jumlah pembelian dan barang yang
datang setiap harinya. Laporan pembelian berisi : a.
Tanggal obat di pesan b.
Tanggal obat datang
c. Penerima obat
d. Nama distributor obat
e. Nama obat
f. Jumlah obat
g. Harga satuan obat
h. Total harga obat per-jenis
i. Total keseluruhan harga obat
Menurut petugas gudang laporan pembelian ini sudah dapat mewakili semua poin yang dicatat dalam buku penerimaan obat.
Meskipun manajemen rumah sakit menginginkan tetap adanya buku penerimaan obat untuk arsip gudang, karena laporan pembelian akan
dilaporkan ke bagian keuangan. Ini didukung dengan pernyataan informan berikut.
“ aku ngga pernah ngisi buku penerimaan obat soalnya kan isinya hampir sama kaya laporan pembelian obat yang tiap hari aku bikin,
..ngga sempet kalo bikin dua-
duanya” GF-1
“ …kalo manajemen maunya buku penerimaan itu tetep kita isi ya buat arsip gudang, karena laporan ini kan nantinya dikasih ke
keuangan jadi gudang ngga megang” GF-2
2. Buku harian pengeluaran atau biasa disebut sebagai buku defecta
Buku harian pengeluaran obat di gudang farmasi RS Mulya disamakan dengan buku defecta atau buku permintaan. Buku
pengeluaran obat pertama akan diisi oleh masing-masing unit yang
akan melakukan permintaan obat. Di buku ini setiap unit yang akan melakukan permintaan obat harus mengisi nama obat yang
diperlukan, jumlah obat yang dibutuhkan dan dari unit mana serta melampirkan SP atau surat permintaan unit.
Setelah itu petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang akan dikeluarkan ke unit setelah memeriksa persediaan di gudang
farmasi. Terkadang jumlah obat yang diminta tidak sesuai dengan jumlah obat yang diberikandikeluarkan oleh unit gudang farmasi.
Ini dikarenakan petugas gudang menyesuaikan dengan jumlah persediaan yang ada di gudang farmasi RS Mulya. Ini sebagaimana
pernyataan informan berikut.
“ kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus
diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga sama
” GF-1
3. Kartu induk persediaan
Kartu induk persediaan yang terdapat di gudang farmasi RS Mulya hanya terdapat pada sistem komputer. Berdasarkan hasil
observasi dan telaah dokumen diketaui bahwa kartu induk persediaan obat akan terisi secara otomatis saat petugas melakukan
input pada data penerimaan obat. kartu induk persediaan ini akan diperikasa dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap
satu minggu sekali dan pada saat akan dilaksanakannya stock opname gudang farmasi. sebagaimana pernyataan informan berikut.