Stock Opname Proses Penyimpanan Obat

“ …..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang harus stock opname disana terus juga harus ada kepala instalsi farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo kita 3 bulan sekali untuk keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali ” GF-3 Hal tersebut tidak sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa stock opname minimal perlu dilakukan untuk menjaga kesesuaian antara jumlah obat dengan pencatatan setiap 3 bulan sekali secara rutin. Stock opname ini dilakukan tanpa perlu menunggu perintah siapapun dan harus rutin dilaksanakan oleh penanggung jawab stock opname gudang farmasi.

5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi. Pelaporan setiap dokumen penyimpanan dilakukan secara berkala sesuai dengan jenis dokumen penyimpanan, seperti pada tabel berikut. Tabel 5.2 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat Gudang Farmasi RS Mulya Sumber : observasi, telaah dokumen dan wawancara peneliti Pada pelaksanaannya pelaporan terhadap dokumen-dokumen tersebut terkadang dilakukan petugas secara tidak tepat waktu. Ini disebabkan petugas pembuat laporan terkadang tidak memiliki waktu yang cukup untuk membuat laporan karena harus menyelesaikan pekerjaannya yang menumpuk. terlambatnya pelaporan dokumen menyebabkan pendataan terhambat. Ini sebagaimana pernyataan yang disebutkan informan berikut. “ Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama buku defecta atau buku-buku permintaan itu aku petugas gudang harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi kalo kartu stok induk diperiksanya per minggu aja. Nah kalo stock opname sama NO. Dokumen Dibuat oleh Pelaporan Dilaporkan Kepada 1. Dokumen Harian Penerimaan Obat Petugas Gudang Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi 2. Buku Harian Pengeluaran Obat Buku Defecta Petugas Gudang Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi 3. Kartu Induk Persediaan Petugas Gudang Setiap Minggu Kepala Instalasi Farmasi 4. Surat Bukti Barang Keluar Laporan Mutasi Petugas Gudang Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi 5. Laporan Hasil Stock Opnam Kepala Instalasi Farmasi Setelah Pelaksanaan Stock Opname Kepala Divisi Pelayanan RS Bagian Keuangan Direktur RS Mulya laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa, yang faktur sebulan sekali pas akhir bulan ” GF-1 “ yang aku buat kan laporan stok opname itu setiap abis kegiatan stok opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke direktur RS ” GF-2 Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Pelaporan semua dokumen sudah dilakukan secara berkala, meskipun pada pelaksanaannya terkadang masih ada pelaporan dokumen yang tidak tepat waktu.

5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat Pencatatan dengan Stock Fisik

Hasil observasi dan telaah dokumen mendapati bahwa dari 52 jenis obat fast moving terdapat 12 jenis obat atau sebesar 23 yang tidak sesuai jumlah fisiknya di gudang farmasi dengan pencatatannya. Sebagaimana yang dapat dilihat pada tabel 5.3 berikut. Tabel 5.3 Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlah dengan Pencatatan No. Nama Obat Jumlah Stok Gudang Jumlah Stok Komputer 1. Benutrion Ev. Infus 12 Botol 16 Botol 2. Sanmol Infus 28 Botol 29 Botol 3. Sanmol Tablet 0 Botol 100 Botol 4. Imboost Force Tablet 30 Tablet 0 Tablet 5. Omeprazole 0 Tablet 150 Tablet 6. Lansoprazole 0 Tablet -150 Tablet 7. Provital 0 Tablet -50 Tablet 8. Acran 300 Tablet 60 Tablet 90 Tablet 9. Lameson 8 Tablet 0 Tablet 100 Tablet 10. Lameson 16 Tablet 0 Tablet 100 Tablet 11. Ondansetron Injeksi 90 Ampul 0 Ampul 12. L-Zinc Sirup 0 Botol -1 Botol Sumber : Observasi Peneliti Ketidaksesuaian antara jumlah obat yang ada pada gudang dengan jumlah obat pada pencatatan biasanya disebabkan karena terkadang pada saat pengeluaran obat ada obat-obatan yang tidak tercatat saat keluar atau pada saat penerimaan obat petugas tidak langsung menginput data pemasukan obat pada sistem komputer dan kemudian obat tersebut sudah langsung diambil atau digunakan sehingga obat masuk dan keluar tidak tercatat. Ini sesuai dengan pernyataan berikut. “ itu biasanya kalo ngga sama tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang