“ …..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang harus stock opname disana terus juga harus ada kepala instalsi
farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo kita 3 bulan sekali untuk keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali
” GF-3
Hal tersebut tidak sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun
2010, yang menyebutkan bahwa stock opname minimal perlu dilakukan untuk menjaga kesesuaian antara jumlah obat dengan pencatatan setiap
3 bulan sekali secara rutin. Stock opname ini dilakukan tanpa perlu menunggu perintah siapapun dan harus rutin dilaksanakan oleh
penanggung jawab stock opname gudang farmasi.
5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan
Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaan penyimpanan obat yang dilakukan
di gudang farmasi. Pelaporan setiap dokumen penyimpanan dilakukan secara berkala sesuai dengan jenis dokumen penyimpanan, seperti pada
tabel berikut.
Tabel 5.2 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat Gudang Farmasi RS Mulya
Sumber : observasi, telaah dokumen dan wawancara peneliti
Pada pelaksanaannya pelaporan terhadap dokumen-dokumen tersebut terkadang dilakukan petugas secara tidak tepat waktu. Ini
disebabkan petugas pembuat laporan terkadang tidak memiliki waktu yang cukup untuk membuat laporan karena harus menyelesaikan
pekerjaannya yang menumpuk. terlambatnya pelaporan dokumen menyebabkan pendataan terhambat. Ini sebagaimana pernyataan yang
disebutkan informan berikut.
“ Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama buku defecta atau buku-buku permintaan itu aku petugas gudang
harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi kalo kartu stok induk diperiksanya per minggu aja. Nah kalo stock opname sama
NO. Dokumen
Dibuat oleh Pelaporan
Dilaporkan Kepada
1. Dokumen Harian
Penerimaan Obat Petugas
Gudang Setiap Hari
Kepala Instalasi Farmasi
2. Buku Harian
Pengeluaran Obat Buku Defecta
Petugas Gudang
Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi
3. Kartu Induk
Persediaan Petugas
Gudang Setiap Minggu
Kepala Instalasi Farmasi
4. Surat Bukti Barang
Keluar Laporan Mutasi
Petugas Gudang
Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi
5. Laporan Hasil Stock
Opnam Kepala
Instalasi Farmasi
Setelah Pelaksanaan
Stock Opname Kepala Divisi Pelayanan RS
Bagian Keuangan Direktur RS Mulya
laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa,
yang faktur sebulan sekali pas akhir bulan
” GF-1
“ yang aku buat kan laporan stok opname itu setiap abis kegiatan stok opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname
dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke direktur RS
” GF-2
Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah sesuai dengan pedoman
penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Pelaporan semua dokumen sudah dilakukan secara
berkala, meskipun pada pelaksanaannya terkadang masih ada pelaporan dokumen yang tidak tepat waktu.
5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat Pencatatan dengan Stock Fisik
Hasil observasi dan telaah dokumen mendapati bahwa dari 52 jenis obat fast moving terdapat 12 jenis obat atau sebesar 23 yang tidak sesuai jumlah
fisiknya di gudang farmasi dengan pencatatannya. Sebagaimana yang dapat
dilihat pada tabel 5.3 berikut.
Tabel 5.3 Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlah dengan Pencatatan
No. Nama Obat
Jumlah Stok Gudang
Jumlah Stok Komputer
1. Benutrion Ev. Infus
12 Botol 16 Botol
2. Sanmol Infus
28 Botol 29 Botol
3. Sanmol Tablet
0 Botol 100 Botol
4. Imboost Force Tablet
30 Tablet 0 Tablet
5. Omeprazole
0 Tablet 150 Tablet
6. Lansoprazole
0 Tablet -150 Tablet
7. Provital
0 Tablet -50 Tablet
8. Acran 300 Tablet
60 Tablet 90 Tablet
9. Lameson 8 Tablet
0 Tablet 100 Tablet
10. Lameson 16 Tablet
0 Tablet 100 Tablet
11. Ondansetron Injeksi
90 Ampul 0 Ampul
12. L-Zinc Sirup
0 Botol -1 Botol
Sumber : Observasi Peneliti
Ketidaksesuaian antara jumlah obat yang ada pada gudang dengan jumlah obat pada pencatatan biasanya disebabkan karena terkadang pada saat
pengeluaran obat ada obat-obatan yang tidak tercatat saat keluar atau pada saat penerimaan obat petugas tidak langsung menginput data pemasukan obat pada
sistem komputer dan kemudian obat tersebut sudah langsung diambil atau digunakan sehingga obat masuk dan keluar tidak tercatat. Ini sesuai dengan
pernyataan berikut.
“ itu biasanya kalo ngga sama tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi
lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang